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Evernote進階操作-#P1-05

《數位職人必備的超效知識管理術》
 
你認識喬丹嗎？還是魔術強森？這些都是陪我渡過青春期的大明星，未曾謀面卻是重要支柱。為了知悉大明星最新的招術，所屬球隊的戰蹟，總是省吃節用的買籃球周刊。累積一段時間之後，雜誌佔滿房間，凌亂程度自然不在話下，實在看不下去的母親就經常會“提醒“我，能不能將你不看的雜誌處理一下呢？

我心中的OS，「我有時候還是會看，而且是我“辛苦“得來，不想丟啊！」後來，連我自己也忍不住，細細的回想，其實我經常看雜誌的某幾頁而非全部，於是我決定將雜誌一再翻閱的內容剪下來，並分為籃球場上五大位置﹙控球後衛、得分後衛、大小前鋒，中鋒﹚，好幾百本的雜誌，體積變成原有的幾十分之一，且收好在自己的櫃子中，想看立即找到，這個工作，於職場上就是整理文件的技能。

當我們開始收集許多的資訊，接續就要進行必要的整理，而整理的目的，在於留下對自己真正重要的東西。
整理建檔並不是為了丟棄，而是為了留下。~by日本設計師坂戶健司
Evernote 是我們知識的大本營，不是為整理而整理，而是理清自己所需，將資訊放到該去的地方，將一些常用的範本，集中管理，快速的引用並快速的解決問題。

 

建立 Evernote 帳戶時，會有一本預設記事本，建議您重新命名記事本，命名為「收件箱」或是「暫存區」，將所有初次收集到的「記事」放到「收件箱」記事本，沉澱一段時間，再進一步分類整理，主要目的是為剋服當下的衝動，回到理智面來思考，避免造成Evernote裡面有大量的資訊，分不清楚何者該留？何者該棄？

若要進行「記事」管理，以下幾個功能，協助您於「記事」管理更加便利：
  1. 移動記事
  2. 複製記事
  3. 合併記事
  4. 製作總目錄
  5. 複製記事連結
  6. 加入標籤
移動記事：當我們將「記事」按照類別、位置或用途來區隔時，就需要開一個檔案匣也是「記事本」來存放。移動記事，可以快速將「記事」移到該去的「記事本」中，讓這些記事類型有所區隔而且較容易尋找。

 

複製記事：當我們開始整理相同的資訊時，為了採用統一的格式，先建立一則「記事」，利用複製記事將範本格式進行複製，這樣一來所有的「記事」的內容都會統一，這個技巧，我用於書籍的整理上。

 

合併記事：用來將多篇「記事」進行合併，例如專案的資訊的整合。合併記事非常簡單。Windows 上請按住 CTRL，Mac 版請按住 Cmd 再按滑鼠選擇多篇記事，點選記事清單旁視窗中的合併記事，新記事標題會直接使用最上面的記事的標題。

若不小心合併了記事，都可以從「垃圾桶」記事本復原每一則記事。合併的記事排序，可指定排序選項（例如：「標題」、「建立日期」、「更新日期」等），先將記事排序好，再進行合併。

製作總目錄：當我們「記事」較多時，可以建立一份參考的索引，以方便我們快速的尋找，將您要建立索引的記事選取之後，即可建立一份目錄記事。

複製記事連結：記事連結讓您可以從一則記事連到另一則記事。如同上一個功能製做總目錄的方式，這是系統協助我們建立的，而此功能，可以在「記事」的任意位置上，插入記事連結，讓資訊形成一個網狀的連結系統。

加入標籤：當您為一則「記事」分類困擾時，可以於該記事中加入單一或多組關鍵字，當您希望使用關鍵字在記事本裡更快找到記事時，就能透過標籤檢索出相同類別的「記事」，是另類的搜尋的方式。

整理到底是為何？為了我們寶貴的時間，不希望浪費時間在找東西上。同時，整理時，我們也可以加入設計力，強化我們對資訊的管理。

《大整理術》作者坂戶健司，也是一位設計師於書中提及，整理應要做到四大關鍵，就是顏色統一、形狀統一、形式統一、大小統一。同類型的資料，放入相同顏色的資料檔案中，不但外觀要去思考統一，「記事」內容也要進行統一。整理除了「外表」美觀，更進一步，是重要的是，更有設計感。

美，是重要的元素。不美，沒有人想看，美，讓會讓人一再流連忘返。從設計師的觀點，帶入整理的心法，整理需要邏輯力，更需要的是設計力。您，今天設計了嗎？
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閱讀旅圖：OGSM打造高敏捷團隊

年度計畫、KPIs慢慢走入輔助的角色，取而代之是一種「變動性」指標的方法。從新聞的瀏覽當中，常見的標題為「雪崩式」〇〇，以2020的疫情而言，旅遊業 雪崩式下滑速度 ，讓人感到十分難以適應這個世界，除了標題是為吸引人之外，更重要的是，現在世界變得太快，不再是狼來了，而是被咬了。 雖世界變化的很快，目標與計畫的本質從未變更，不斷地進步是方法。未來三十年的藍圖依然可以想，只不過，別忘記要隨時更新而已。談到「可變的」目標或是計畫，去年最為熱門的方法就是「OKR目標管理」，因這個議題而出了許多本書，這些書籍內容大部分都是以國外的經驗為主，少有一本在地化經驗的書。 一個系統的導入過程，相信不論是經營者、專業經理人，甚至員工，都會希望聽聽本土的案例如何進行？畢竟若能有一個本土實際的案例來作為參考，那麼就最好 要 不過。因為一位好友-詹〇〇的推薦，讓我接觸到這一本書，閱讀時因為有之前OKR的知識，覺得這一本不論是在觀念的說明，還是計畫的過程，非常符合國內中小企業，甚至是個人工作很值得參考的一本書。 於變化時代之下，用一張紙管理自己的年度計畫與目標，將一些重要的工作進行整理，這樣一來不但能夠聚焦，更能強化自己在快速變化的世界裡有著強韌的適應性，就讓我們一起來閱讀《 OGSM打造高敏捷團隊 》吧！ ❙  OGSM方法簡介 什麼是OGSM呢？由以下4大內容所組成： Objective（最終目的）：企業願景，是全公司上下均須全力以赴的最終目的。 Goal（具體目標）：SMART原則將目標化為實際作為，讓員工均能集中目標且竭盡全力朝目標前進。 Strategy（策略）：以三大資源「人、錢、時間」，進一步設定出達到具體目標的做法。 Measure（檢核）：在執行策略的過程中，將過程切割成小的指標，透過設定小指標，讓執行者確定沒有走偏或走錯路徑。 ❙ 3步驟輕鬆寫出Objective最終目的 任何方法的目的，都是企業往理想方向邁進。設定最終目的，主要提供員工前進的方向，引導到何處，進而產生競爭優勢是重要關鍵，所以第一步必須審視環境。環境的資料有兩種，一種是外部環境，另一種是內部環境。如果你對於撰寫「最終目的」很頭痛，以下3步驟將幫助你寫出專屬的理想國藍圖。 第1步：蒐集外部資訊 對外部環境的審視可以使用SWOT分析，建議只要特別回答自身的優勢﹙Strength﹚、機會﹙Opportunity﹚
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閱讀旅圖：5W1H經典思考法

PEST、SF、3C、SWOT、價值鏈、PPM、STP、4P、AIDMA、AISAS、產品生命週期、〇〇流問題解決法、ㄨㄨ式創意發想法…等，各式各樣的商業架構，相信大家都略知一二，或是 曾 經使用過其中一、兩個方法。 的確，這些架構或思考工具是開闊思想、整理思緒的強大武器，只要適時適所地善加運用，還能作為加深思想的思考工具。 不過，現今的職場上，能 活用這些思考架構並做出成果 的人並不常見。為何會如此？職場上 究竟發生了什麼事呢？《 5W1H經典思考法：容易獲得成果的人都在用 》的作者渡邊，提出他的看法： 為了讓提案看起來更有內容，加入過多沒意義的架構去 分析的「虛有其表型」 只是習慣性地把資訊套進框架中，然後將其一一列出整 理的「實況轉播型」 不分青紅皂白地硬用架構，結果無法好好統整而使自己 陷入混亂的「弄巧成拙型」 這三種「架構症候群」已經蔓延在大街小巷之中。 這些症狀的共通點，就是不知道自己為何要用這些架 構﹙ 想找出什麼重點 ﹚。換句話說，架構症候群的人不擅 長讓思考化繁為簡，直搗核心問題。 明明學了很多架構及創造、思考法，卻無法適當活用。那為何不將複雜 轉 化至最簡單的手法呢？ 在發現問題、構思點子、說服他人或解決問題時，將能開 闊視野且釐清本質的5W1H分散、拆解，或是組合。 光靠5W1H這個 簡單卻強大的思考工具， 就能做到許多你意想不到的事情。 ❙  以Big- Why回推「真正目的」 製造醫療相關產品的公司HogyMedical，當初也是如此。現在他們是製造針筒、手術刀、縫線等多種手術相關消耗品，創造高銷售純利﹙ 2017年3月期：16% ﹚的優良醫療相關器械製造商。 過去，他們 主要的販賣手法 是將產品拿去向醫師一一推銷， 因為他們認為自己只是賣 針筒或手術刀等物品的業者。 但是， 在重新審視「我們公司是為了什麼存在？」 「為什麼顧客不買我們的產品？」等目的﹙ Why ﹚之後， 他們發現顧客重視的並非「安全 的 在短時間內完成手術」; 更進一步察覺到 ， 顧客追求的真正目的﹙ Big- Why ﹚是「增加一天內的手術數量，改善醫院的經營狀況﹙ 事業收益 ﹚」 。 於 是，Hogy Medical 以回推出來的結果，重新定義了公司的事業目的。 現在， 將自家製造的42種器材包裝成一包的「白 內障手術包」， 有了手術器具包之後，醫院的手術 前置準備時
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動手來張心智圖-閱讀與繪製一次搞定-02

《職場心智圖-超簡單、高效能》  工人要蓋房子，最好先看過設計圖？知道房子長什麼樣子？想要學彈鋼琴，最好摸過鋼琴，讓手指試試按下琴鍵那一刻的觸感。 當你想學心智圖時，最好也先看過心智圖，並且學習如何看一張心智 圖，有「看」心智圖的經驗跟能力之後，我們學習「做」心智圖就更事半功倍。 一張心智圖色彩繽紛，排列的方式也與我們熟知的條列式大為不同？如何來閱讀心智圖，當然首先就得了解，如何正確閱讀心智圖，才能有『見林亦見樹』的效果。 閱讀一張心智圖，共分為三個步驟： 從 中心主題 (Central Image)的圖像開始，那是心智圖的焦點。 閱讀與中心圖像聯結的所有 主幹(Main Branch) 上關 鍵字。它相當於一個章節的標題，可以讓你瞭解心智圖的各個主題是什麼﹙※小叮嚀：看的順序，從右上角接續順時鐘﹚。 閱讀與Main Branch相連結的 支幹(Sub-Branch) 與次支幹 (Sub-Sub-Branch)，它可以幫助你整理資料的關聯性及輕鬆記憶。   試試看，運用以上的三個步驟，來看看榜首筆記術，要如何才能考上台大電機系呢？ 要認識心智圖，可以探其源頭。我們可以從認識這四位人物開始，每位人物都有其貢獻： 西北大學認知科學心理學家──柯林斯(Allan M. Collins)教授，於1960年代提出「語意網絡」(Semantic Network)。 康乃爾大學──諾瓦克(Joseph D. Novak)，在1970年代與他的研究團隊提出「概念構圖」(Concept Map)。 英國大眾心理學家──東尼‧博贊(Tony Buzan)，1974年透過《Use Your Head》一書向世人介紹「放射思考」(Radiant Thinking)模式的心智圖法。 華人心智圖法大師──孫易新(Mickey Sun)，於1997年至英國博贊中心接受師資培訓，將心智圖法引進華人世界，並將課程從西方人的思維與學習模式轉換成適合華人、兼具西方與東方優點的本土化課程。 到底什麼是心智圖呢？心智圖﹙Mind Map﹚的概念定義是 「心智地圖」﹙Map of your Mind﹚，用一句話來說明，就是「呈現出大腦思考內容的一張圖」。所以，當你對一件事理解很透徹時，畫出來的心智圖就會簡單易懂，反之，若是因為自己的知識背景不足或是不清楚要理解的內容時，畫
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