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Evernote進階操作-P#2-06

《數位職人必備的超效知識管理術》

《與成功有約》一書,於要事第一章節中,成功大師告訴我們,要將事情分為「要事」與「瑣事」。簡單常理,當然要從事是要事,而不是瑣事。但為何我們總是做不到?買牛奶、訂票車、訂閱商業網路文章…等,都是屬於瑣事,不做又不行,而大老闆為何都不需要?因為,大老闆通常有秘書代為執行,一般人卻沒有。

因此,除了吸收《與成功有約》中的觀念,同時也要思考,如何「有效率地處理瑣事」,以及「擠出時間」來執行原本重要的事,不會被瑣事所牽絆住。如何來扭轉這樣狀況,能否自己也找個「不用錢」的秘書,於零碎時間「高效能」的處理「瑣事」。

以下幾個重要小技巧,有如貼身秘書一般,讓能於快速的有效的處理雜事,快速的收集資料,並分享於社群中,累積人脈。請務必要利用零碎時間來學讓「記事」更有效的使用法。

  • 五個必學的快速鍵
  • 檢視模式:檔案與圖片
  • 一鍵成簡報模式
  • 網路文章收集一步到位
  • 電子郵件的備用
  • 公共連結分享到社群
  • 附加雲端硬碟檔案到記事
五個必學的快速鍵:利用鍵盤,讓我們快速的切換到不同的畫面中,比起滑鼠的使用還要快速。利用這些細緻的操作方式,將為您的工作,帶來不同的效益。﹙Ctrl為Windows版,Mac版只要將Ctrl→⌘即可﹚
  1. 新增記事:Ctrl + N,隨時打開新記事,快速開始記錄筆記。
  2. 新增記事本:Ctrl + Shift + N,你需要開新的記事本的時候,快速建立它。
  3. 加入日期時間:Alt + Shift + D / Mac:⌘+Shift + D,雖然你哪都可以用,於撰寫標題時特別好用 !
  4. 文字上加連結:Ctrl + K,你寫的記事裡要加一個連結的話…
  5. 快速切換:Win:Shift + Alt + N /Mac:⌘ + J
https://docs.google.com/presentation/d/e/2PACX-1vS0prQePE-7GWGpLvKf2YaE4P7VZhKwSqZUZC44T0XiSCy-6oBc4zS7c8seePY0dLX_muom9O4uUPXd/pub?start=false&loop=false&delayms=3000

檢視模式
記事檢視:與檔案總管一樣,可以任意的變更記事排序的方式。Evernote 提供多種記事排序方式。排序設定會套用到整個應用程式,設定後所有記事本、搜尋結果、記事清單等都會以同樣方式排序。無法針對不同記事做不同排序。
 

瀏覽圖片:如果您的記事裡包含多張照片、螢幕截圖、或掃描檔,可以使用圖庫模式輕鬆瀏覽檢視。在圖片上按滑鼠兩下即可開啟圖庫模式,左右瀏覽即可檢視更多圖片,而無需在整份記事裡捲動。
 

一鍵成簡報模式:將所有資料蒐集在一、兩份 Evernote 記事中、點一個按鈕、就可以開始簡報。無論您是透過大螢幕向諸多聽眾簡報,或是讓小組圍繞在筆電旁報告,「簡報模式」都是最佳的選擇。
 

網路文章收集一步到位:在瀏覽文章時,一鍵保存到自己「記事本」本中,擷取時可以依據內容以及版面,選取適當的擷取類型,善用這一個功能,您會發現Evernote真是一位收集資訊的好秘書。運用這一個功能時,先要記得安裝Web Clipper。


電子郵件的備份:打開 Gmail 再開啟 Web Clipper,選取 Email 就能將您的 Gmail 郵件簡明化後存入 Evernote 裡,進行備份之用,功能與擷取網路文章是一樣的!
 

公共連結分享到社群:分享才能與人連結,Evernote 裡的每一則記事都有一個對應的獨特 URL,您可以將之複製貼到任何應用程式中。不論是會議議程、從網路擷取的設計靈感、旅遊行程、報告、專案任務等任何記事,可以輕易與人分享,並看到該記事的最新版。
 

附加雲端硬碟檔案到記事:將Google雲端硬碟檔案加到 Evernote,無須退出 Evernote,只要輕點Google 雲端硬碟的圖示,即可將檔案附加到記事裡。例如,專案記事中加入利用Google試算表製作的專案時程、正在思考的研究文的參考文件…等。


知識工作時代中,工作模式已經轉換,資料以數位化呈現為主。秘書將老闆所需要處理的瑣事解決,而我們也可以利用一本進化的數位筆記,高效的來處理相關的瑣事。

高效處理瑣事的關鍵在「連結」,然而,有時候我們的工作是斷裂,讓瑣事不經意的跑出來。例如:

  • 我們新增一個想法到手寫記事本中,但為又無法與數位資料整合;
  • 看到一則有用的新聞,又不知該如何存放;
  • 當要外出開會時,又得將參考的檔案資料移至隨身碟中,開完會再移到電腦中,不但多工且隨時會有出錯的可能。
以上的工作,又沒有一個秘書代為處理,這些事情,只要有一筆記事本就能處理大部份的事務。

為了要賺取財富,我們需要有空閒與專注的時間,因為想要透過大量資訊和素材來生出獨特的想法,是需要空閒時間,處理重要的事情,需要的是專注時間。


若一直被瑣事追著跑,毫無喘息的機會,那麼所感受到的人生將會毫無樂趣,其實我們是可以翻轉這樣的情境的,對嗎?動手建構一個有趣的人生吧!

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個人年度計劃﹙職涯發展﹚ for 2020

5、4、3、2、1…新年快樂,新年新希望…﹙不變的台詞,變化的歲月﹚

「煙火好像沒有比從前好看,但還是不自覺地走過來。真希望明年能到世界各地去旅行,不再被一堆鳥事圍繞!!」看著煙火的Sandy,自然地脫口而出。「這不是跟去年一樣嗎?又是去旅行,S小姐,能點些別的嗎?」Sandy最要好朋友,一旁吐糟說…
旅行,不是許願就好,總是要做點什麼吧??每個人心中都有想做的事,只是有人經常想,有人只有在「特別節日想」,例如:12/31、或是生日時,有人費了很大的勁,也不太清楚自己要許什麼願望,因為想要的太多。

秋高氣爽的九月,公司會開始例行性進行一項計畫,就是設定明年目標。光是為公司想明年的目標,再加上今年底公司要檢討今年成果,早已有些焦頭爛額,再也找不出時間為自己想想,自己需要的是什麼?

每年都為達成公司的使命而努力,自己的願望清單早已深埋工作中,難道這是上班族無法扭轉的宿命嗎?回想起,就有些許不甘心,為何我變成現在這個樣子?

古有云:「你想什麼?就會去做什麼?然後經驗什麼?你就是什麼?」我們都希望明天的我,變得比今天更好更進步。期待未來的生活與過去不同,享有人生不同面貌,實踐自己的夢想。

夢想很大,有點摸不著頭緒,容易讓人感覺是混亂的,那倒不如從一個點出發。想要重整人生,或許年度計畫是一個不錯的起點。

如何來展開年度計畫呢?當我們覺得混亂的時候,擺脫方法超簡單,解法就在各位的手機上。當我們把玩著手機時,發現有點混亂時,會想到回到原始點,此時,會直覺按Home鍵。年度計畫也是一樣,要先找到一個起始點,按下Home鍵是一個不錯的方法。


年度計畫的Home鍵是什麼呢?其實,它是一個人生的參考點。探索人生參考點的方法有很多,推薦一個方法給大家,就是生命之輪。運用生命之輪的八個面向﹙分別為:工作、學習、家庭、健身、休閒、人脈、靈性、理財﹚進行反思,如同Home鍵,用來找到年度計畫的起始點。

生命之輪的操作方式為,將八個面向分為滿意度與時間配置。最滿意為10分,不滿意為0分。利用十分鐘的時間,就可以得出兩個輪子樣貌,不知您手上的形狀為何?是圓滑平衡?還是奇形怪狀?

完成之後,問問自己為何會有這樣分數?有什麼樣高峰經驗可以回想?從高峰經驗中獲得什麼?想要改善的是什麼?這就是年度畫的Home鍵,找到立足點,就知悉自己目前處境為何?依據這樣的結果來設定年度計畫,就會有所依據,進退之間能夠拿捏。

接續,開始構思年…

用心智圖畫出未來的職涯道路-08

《職場心智圖-超簡單、高效能》  

週五的夜晚,小秀與同事聚餐之後道別,隔日是週末假期但心情卻不如以往,有著一點點憂愁。一位與自己熟悉的夥伴即將離職轉換跑道,小秀面對未來的工作,心中多了一份焦慮。

小秀從事這份主編的工作,已將近三年,面對未來的職場,並沒有因為工作的熟悉度而展現出自信,反而因為世界正在快速的轉變,對自己的未來迷惘加深,卻不知該如何有效的思考。

除此自己考量之外,還有當我們遇見AI,人的優勢在哪裡?美國智庫皮尤研究中心,2017年調查4100名美國人,對此看法,超過7成的受調者擔心電腦將會搶走自己的飯碗。創新工場董事長兼首席執行官李開復曾說:「AL幫我們做重複性工作、釋放我們去做更多該做的事情。」

面對未來職涯該如何規劃?從三個面向來進行,稱之為職涯的金三角,三個要素為職業興趣、能力強項與價值觀。三要素對職涯上所代表意涵為:
能力強項:代表的是我最會什麼?少了『能力』,做起來會辛苦。職業興趣:呈現我喜歡做什麼?少了『興趣』,做起來會無趣。價值觀:我重視什麼?沒有什麼覺得沒有意義?少了『價值觀』,做起來難持久…
這三個面向,要考量的內容有很多,如何思考?這時可以利用心智圖來進行整合思緒,發散思考的同時兼具邏輯性的整合,
以小秀的個人職涯規劃為案例,繪製步驟如下:

一、繪製中心主題
中心主題代表的是一個未來性,代表自己未來的職涯想要達到的理想狀態。現職從事主編的小秀,在未來三年,希望能更有自信的去面對多變的未來,並且能獨當一面,於是在中心主題上畫下一位女生代表自己,看起來很開心,再加入一件超人裝,傳達的意涵為三年後的自己能力如同超人一般,最後於中心主題下方,再寫上自己的名字。圖案視覺化於中央,對於各面向的整合更容易聚焦。

二、職涯內容的展開
依據職涯金三角,將職業興趣、能力強項與價值觀,變成是心智圖的主幹。對於主幹顏色的選擇,職業興趣選用綠色來呈現,代表是一種樂在工作的感覺。能力強項,則是用橙色,有點黃金富裕的感覺,代表是內容越多,報酬就會越多金。價值觀選用藍色,代表是心中一把尺。



三、資料的探索與統整
能力強項:小秀最需要的是能力強項的探索,此時可以利用運用能力探索工具,例如個人技能評估表、能力強項卡…等,來協助小秀更加瞭解自己,將探索後的結果,整理至心智圖中。除了工具輔助之外,這時也可以回顧近幾年的工作經驗,將這些工具不足之處,加以補充。每一個人能力很多元,於未來職場發展的概…

「搞定」自己時間核心關鍵-流程✚工具

牆上時間晚上九點,課長終於結束一天的行程,緩緩靠上椅子,準備下班。在眾人的眼中,十分盡責,下一個升遷的人選,當然是他。

一年一度的升遷,公佈欄上的經理名字,居然不是課長,而是每天準時下班的專員。怎麼會這樣?原來企業需要新模式來帶領。一例一休的新法規,每週工時四十小時外,企業必須落實週休二日。必要時雖可在休息日工作,但加班費大幅提高,以月薪三萬元的上班族來說,加班八小時的人力費用,從本來五六百元大幅提升到一千五百元以上。

「事情做不完,我自願加班」,以後很難行得通,沒有功勞也有苦勞的思維模式,受到嚴酷的考驗。主管眼中對「能幹」的定義,將快速轉變為「充分把握上班時間完成工作」,因為,這才代表能以最低成本達到目標。

TED《如何掌控你的空閒時間》演說中,提到一則故事。一位忙碌女士,星期三晚上她有事出門, 回家後發現她的熱水器已經故障, 地下室當下到處都是水,為了處理這件事情,那個禮拜總共花了七個小時。七個小時?不是連一小時都擠不出來嗎?為何還有七小時的時間來處理呢?
時間是一項不能取代的稀少的資源,是人生中最重要的資產。你不是沒有時間,而是要思考你選擇的方式!數位時代之下,每一天都有卓越的軟體工具產出,但因為過多的選擇而間接造成工作效率的短路。軟體工具是一種術法,會一直不斷的更新,而真正能滿足我們的需求應是「流程」。以流程為主要的架構,然後去選擇自己慣用的軟體工具,這樣更能達到自己對於時間管理的需求,藉由不斷的精進流程,讓自己的目標逐步實現。

現況我們正面臨到的問題是,更多的要求但資源不足。每一個人都有一堆的工作需要進行,而造成壓力不斷的攀升。過去,我們可以很清楚的區分工作與生活,然而強調快速回應的世代裡,界線已變得糊糢,而導致工作影響生活,然而生活的不安定,也影響工作。

提到時間管理的流程,就不得不提「搞定」這一本書,我喜歡書中提及的一段話:
GTD流程並不是要做完所有的事,而是要推廣適度應對個人世界的方式,也就是指引你在任何時刻都能做出最佳的決策,並排除當下未處理事項所帶來的干擾與壓力,最後得到清晰的思緒和心理空間。


新時代需要新的方法,來達到我們對於時間管理的三個要求:
❶可靠的系統協助我們收集,不必再依靠大腦來記憶;
❷下一步的行動計畫,讓自己能允許雜事進入,並容易進行安排;
❸期限中完成該完成的工作,行動內容經過管理與整合,就能維持對他人高度的承諾。
以上提及三點,應是每一個人最基本…