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《Google工具輕鬆上手！專案管理不用怕》    羅傑眼神專注，每週五正在進行工作報告，撰寫該週的專案進度，深怕一下子就錯過寄信的時間。一樣是專案經理的凱文，卻一派輕鬆。羅傑好心提醒凱文，難道你不知道老闆要出門，還不趕快處理，小心…哦！ 凱文卻很輕鬆的回應，老闆昨日已經看過了，也給我一些指示。羅傑不太相信，又騙人。凱文展示用Google協作平台完成的專案計畫，老闆隨時看進度，而羅傑採用傳統電子郵件，老闆只能被動的被通知。 Google協作平台代表是主動，凱文隨時更新，老闆隨時可以看，掌握住時間，然而，羅傑很努力，每週老闆都要等他的報告。不同的數位工具，成就了不同的系統。 想成功將數位技術整合至專案管理當中並非一蹴可以成，需要妥善規劃和充分準備。第一步是瞭解這件事的重要性，以及有哪些工具可用，瞭解有哪些技術可能派上用場。 科技可以在職場中創造一個更貼近現實世界的環境，讓團隊成員做好充分準備，以進入連結日漸緊密，且全球性競爭激烈市場。此外，有許多科技可協助團隊妥善規劃日常作業程序。       G Suite目前分為企業版與教育版，興正目前使用的是G Suite企業帳號，發現許多功能與目 前免費帳號是一致，初期接觸的夥伴，可以先申請免費帳號開始進行練習。免費固然是一大優點，但最棒的是，善用這些工具不僅貼近的需求，而且還能協助您開創許多不同溝通方法，讓您的團隊更有溝通上更效率，作業程序上更有次序，關鍵在於保持一致的訊息。 以下就這一次會用到的GoogleAPP，進行簡單的說明與介紹： Google 雲端硬碟 ：顧名思義是雲端上的硬碟，可供儲存所有檔案，包括作文、設計、繪圖、錄音檔和影片等各種資料！「雲端硬碟」一般帳號為15G，企業版可以申請至無限量儲存空間，若是無限量的空間，會多一個功能為小組雲端硬碟。 從此不再害怕電腦當機會導致資料遺失。 可以透過任何裝置存取檔案，最棒的是，再也不必儲存檔案，每次當您進行編輯時，雲端硬碟便會自動儲存變更，若是應用Windows系列的文件，還可以進行版本的儲查。 Google 協作平台 ：建立專案管理的網頁，整合GoogleAPP之用，讓團隊的溝通，更加順暢。 Google 文件﹙等於Word﹚ ：可以透過智慧編輯和樣式設定工具，輕鬆設定內文和段落格式。為讓文件更加生動活潑，能加入連

《Google工具輕鬆上手！專案管理不用怕》 雲端資料安全嗎？幾乎每一人都會關心的問題？也許大家會擔心，為何要將重要的資料給他人保管，不過，想想自己對錢的處理，錢對每一個人而言都是貴重，那為何要存放於銀行呢？ 將資料交給專業人士來進行保管，不但可以保管，還可以進行異地備份，就以下三種狀況，來提供大家思考： 一、內部主機 vs. 雲端硬碟 資料放在公司內部的主機大家都會覺得非常的安全，可是別忘記了資料的存放，除此之外，還有桌機、筆電，跟USB。簡單的觀察，公司重要的資料被放在沒有被保護的桌機或者是筆電上，例如總經理的電腦。每十台筆記型電腦會有一台被偷，於USB方面，有高達66%的人，遺失過他們的USB，而這USB裡面放有重要的資料。 若是將資料放在雲端的硬碟就不會帶用USB，不會有遺失與被偷，電腦的資料也可以受到保謢。同時長期儲存的效果，更不用擔心檔案與郵件損壞，更不用怕害主機會被偷喔！ 二、政府機關有權檢視我的資料嗎？ Google很重視個人的隱私，除非政府機關提出符合的法律的程序。絕不會「開後門」，讓他人存取您的資料或資料所屬的伺服器。這表示任何政府單位 (無論隸屬美國或其他國家/地區) 都無法直接存取 Google 使用者的資訊。 比較有名的案例是，美國司法部2006年要求，Google交出2005年6月1號到7月31號兩個月的關鍵字檢索，主的目的是要查出有多少的兒童會搜尋到色情內容，但Google拒絕了，最後美國司法部告上法庭，判決的結果是Google並不需要交出資料。 三、資料放在Google安全嗎？ Google所有的資訊都採取與網路銀行同等的安全機制。 裡面有許多安全的專家致力維護資料的安全，保護您的資訊。維護服務時獲得的深入分析資料，有助於Google預先偵測及自動封鎖安全性威脅，站在前線幫我們好好把關。如果偵測到安全性風險並認為需要通知您，會發出通知。 除了系統本身，那麼？我們做什麼事情可以讓資料更安全，提供以下五個作法供大家參考 定期備份資料 使用獨立的密碼不要社群混用 建立備份的郵件與手機號碼 設定可疑活動的主動要通知 開啟兩步驟的驗證 這些(做法)都會讓你的資料更為安全，特別要跟各位介紹的是保護二跟保護五，如何設定密碼？密碼設定的第一個原則，長度一定要8碼，但不要隨設定，例如：12345678、

《Google工具輕鬆上手！專案管理不用怕》 現代人事情很多，不管是公事還是私事，每天總有做不完的事，所以才會覺得這些做不完的事有必要管一管。因此，衍生出了「專案管理」以及「時間管理」兩個概念。不過專案管理聽起來有點難，到底什麼是專案？常聽高手說，人生無處不是「專案」。 專案感覺上很特別，其實專案無所不在，例如：搬家結婚舉辦員工旅遊…等都是專案。專案與一般工作有什麼差別呢？通常工作，一般指的是例行性的日常工作，對相於一般工作來說，專案是屬於非例行性的，專案有以下幾個特徵： 清楚定義的工作範疇 具一次性跟多工作業 會有明確的開始及結束的時間 有預算的限制 有一個專責團隊 由以上幾特徵，進行簡區分一下，是否比較容易判斷呢？進一步來說明，專案管理的三五十，分別為金三角，五流程，十領域。當然這是給初次進行專案管理的夥伴，相關的細節就請參照PMP。 專案管理裡的金三角為何？就是時間、品質與成本，這三個是專案經人最關心的，完成一個專案我們經常掛在嘴邊，要如期、如質、如預算。 專案進行時要管理的事務較多，因此會有一個標準的流程讓大家依循。為了要讓專案能達到金三角的要求，進行專案時候我們通常會依據五大流程。五大流程從右上角開始分別為起始、計劃、執行、控管最後是結案，那這五個流程的關係是什麼呢？ 專案的起始會有一個目標，這個目標用來訂計劃有了計劃之後會執行，在執行的過程我們必需要進行監控與控制，因此計劃、執行與監控就會形成一個小循環，不斷的循環到專案結束為止，然後最後會進行專案結案的動作，五個流程當中會有許多的細項需要執行，依序往下開展我們稱之為十大領域。 專案管理的十大領域裡，A會有序為專案的整合、專案的範疇，專案時程規劃、專案的成本，專案的品質、裡面會有哪些成員，還有溝通的機制、專案的利害關係人，專案的風險、最後為採購，以上就是我們經常聽到的五個大流程及十大領域。 對於第一次接觸專案管理的朋友是否有初步的認識呢？如果想要進一步深入瞭解專案管理的運作方式，建議各位可以買相關書或上網搜尋相關的資料或是參與相關課程，在專案有了基礎概念之後在未展開專案之前，通常我們先會對專案範疇先進行確認，專案範疇是非常重要。 範疇管理大概是我們在工作上頭最關鍵的一項工作了，當主管交辦一項工作下來時，你如何確保你完全明瞭主管要你做的內容是什

《Google工具輕鬆上手！專案管理不用怕》 平台崛起讓職場產生許多的變化？《商業周刊：平台吞噬全世界》報導中，傳統的公司-中國海爾進行一場大變革。海爾建構了一個「腦力平台」，分為三步驟進行組織的再造： 第一個裁員：海爾裁員掉一些員工，所謂裁員指的是裁掉中階主管，將八萬多人變為上千個微小的企業，這些微小的企業是一個平台主跟創客主。有名「雷神」就是出自於此。電競外設可以說是一股極具潛力的能量，雷神作為海爾的旗下品牌，他具有強大的實力，它的每一款電競外設都讓玩家追崇。  第二步糾眾：他糾眾並集結世界，海爾為要加速創新在台平當中與全球300多家企業機構進行連結，研發不只有內部，也可以世界連結。 第三個精簡：他精簡組織，與經銷商分手省去大量的業務員，透過巨商匯平台讓零售商直接下單，如此巨大且傳統的一家公司，他們進行如此大的改變，代表變職場生態也的激烈正在改變中。   當大公司有平台的概念之後，原來的單位就會被拆解成小團隊，也將會重新定義公司與個人的角色。公司從巨型的組織，轉化為小單位。在於平台運作的小團隊，執行方面都會強調是快跟準，專案管理的運作正是共同的語言。 專案管理的之下，成員即可靈活的調度。員工的職位從固定到不固定，靈活的去展現自己的能力，藉由公司平台來發展自己。如果更精確的來說明公司與個人的角色，公司將來是協調資源、制定規則、調派人才與扁平快速。那麼？個人呢？每一個人必需要去發揮個人的價值、建立個人品牌、結合資源並主動積極，而不再是被動的等待命令。   《Carrer雜誌-全球中階主管不見了！》的報導中，指出至2030年職場四大的趨勢： 趨勢一稱之為精進技能：因為人工智慧不斷的來襲 趨勢二創新與應用：你必需要Job到Work 這是指工作到完成Work指的是任務 趨勢三個人跟組織開始進行分工：如何分工呢？當然是透過專案管理的模式 趨勢四公司更需要彈性人力的運用：一個人如果能有雲端的幫手就可與一群人開始競爭 美國人力資源管理學會（Society for Human Resource Management，SHRM）公布最新報告中顯示，消失最快的中階主管。在全球職場中，M 型化真的來臨了。中階主管的決策功能交還高層、執行工作則由低階工作者代理，網路科技的精密與多樣化發展，也是壓垮中階主管的最後一根稻草