職人旅圖の部落

  忙翻、做不完 ， 問題到底出在哪？ 「大家常常說，是因為資訊超載。假如真的是這個問題，恐怕才剛走 進圖書館，你就要被逼死了。」 《 搞定 》作者、管理大師大衛．艾倫﹙David Allen﹚ 如是說。 確實，這個時代 的人正面臨史上最大量的資訊流，但是歷史上的任一個時間點，都會有人 提出這項論述！像是發明印刷機和電報，或書寫方式出現後，個人和外界 資訊的互動早已迅速增加。幾個世紀以來，運用資訊工作的人總有相同的 抱怨。 英國詩人雪萊﹙Percy Shelley﹚在《詩之辯》﹙Defence of Poetry ﹚中曾 說：「知識不虞匱乏……我們接收資訊的量已經超出自我意識， 人們太過 貪食，吸收的資訊超出能夠消化的程度。 」 與其說是資訊超載，應該說不良的決策或缺乏決心，才會造成工作效 率低落。 工作效率低落的人﹙ 工作效率代表 掌控力和洞察力，也就是說能夠掌控手上的資源，並認清什麼事情才是真 的重要、值得關注。 ﹚，常會發生以下三種情形： 工作中，只要有任何事發生就會受影響。這種人往往覺得自己完全 無法掌握發生了什麼事，也沒有能力分配時間。 有些人一整天下來，分明有能力完成手邊的工作，但盡做些沒意義 的工作。就像花了一整天，卻只更動家具擺設或歸檔等細枝末節的 事 。 有些人太愛做夢，對 一定時間內能產出的價值，空想有餘，卻無法 實踐。老是在一個又一個的工作計畫間穿梭，但計畫常缺乏重點、 沒有成效。我自己就是屬於這類。 你有這樣的困擾嗎？邀請一起共同來閱讀《 待辦事項這樣列, 工作當場完成一半 》一書，對於我的時間掌握與安排有很大的啟發。 Photo by Micah Tindell ❙  腦袋放不下的，就裝口袋 大腦一接觸到外界的新訊息時，就 會激盪出新點子，但好點子出現的時機 不會每次都很恰當。會議中，突然靈光 乍現，也許想到和開會主題有關的點 子，但也可能只因為，看到了坐在對面 那傢伙的紅色袖扣，而想到該為孩子的 房間添置新窗簾。 腦中迸出的主意可能適用於當下， 也可能八竿子打不著。不過，突然 迸出 的點子會讓你分心，卻很重要。 以下的情況常常會激發出更多、更 棒的點子，像是玩樂、和朋友聊天，或 放鬆時，因為處在這些情況下，思緒較 不受限制，有助於大腦產生新想法。 一旦出現新點子後，它就會在潛意 識中沸騰，準備衝進意識層。如果沒有充分掌控這個過程，

週末上了一堂課，將課堂的內容吸收不少，然而真正的關鍵還是在於能應用多少，而不是筆記抄了多少。回到職場應用時，仍會發現許多的問題，要解決這些問題似乎困難重重。例如，個人資料庫建立。雖然個人不是公司，但仍需要資料庫來支援自己，如何下手來整理，正是問題之一。 ❙ 偶然緣由 一位朋友正因為這個問題找上我，他「覺得」我的東西，看來很有邏輯且感覺很好用，原來是這位朋友來上過我幾堂實體的課程﹙心智圖法工作應用與Evernote知識整理﹚，回到職場於實際運用時，沒有辦法像課堂上的案例，讓資料看起來較有邏輯，並讓工作效能提升。 於是，那位朋友跟我說：「我也想要讓我亂糟糟的筆記，跟你一樣能快速的找到，這樣工作效能就會提升很多。我猜，像這樣的課程，應該沒有公開班，對吧！」我回答：「答對一半。」其實，整理原理都是一樣的，只是因為每一個人處理的資料內容不一樣，需要的作業模式亦不同，於方法上需要稍加調整即可，所以是答對一半﹙公開班所談原理不變，不同內容需微調整理方式﹚。 於是，他大膽問我，那能否直接用自己的資料，進行個別化，也就是1-1的「實體」教學嗎？這樣一來，比較能真正的理解，如何將整理這個技能，應用到自己的工作技能之中，這樣會更接近他真正學習需求。 過去我曾經有1-1的實體教學經驗，但是效果並不好，這樣的要求，讓我心生猶豫。於簡單的討論之後，發現這位朋友基礎的電腦技能不弱，只是對於「整理」這件事，不知如何下手而已。 ❙ 同步視訊加個人案例 考量目前的疫情之下，同時本身是GoogleAPP愛用者的我，認為若改為線上來進行，應是可行的。目前的GoogleAPP的協作方式，幾乎是我使用過之中，最佳的軟體，於同事之間謂之協作，用來教學更是適合不過。 熱愛體育的我，閱讀到這樣的新聞，更大大強化這個方式的可行性… 中華職棒的球員 羅力 ，他2020年，例行賽直到9月8日﹙開賽約半年之後﹚才飆出147公里，在此之前最快為144公里，2019年最快球速也僅146公里。 然而，今年﹙2021年﹚春訓首戰，球速已調到例行賽水準，原因是羅力在休賽季透過遠距教學，參與美國西雅圖Driveline訓練中心的課程，希望扭轉去年6勝11敗、防禦率5.00的不佳印象；去年他成為中職史上第3位投出1000次三振的投手，今年還有百勝要挑戰。 不過，我的朋友聽到這樣﹙線上授課﹚的方式，心中起了大大疑慮，這樣的效果好嗎？適合嗎

面對每日的工作桌，我們會有兩種選擇。一是保持雜亂，另一則是維持乾淨。你會選擇哪一個？ 不論哪一種都有一些支持的作法與想法，以我自己為例，我就是選擇後者﹙還在努力中﹚，但我從不覺得整理是一件苦差事，因為乾淨會帶來省時的效果。 整理有時候很煩人，那是因為我們一直有想要「整理」的想法，若能告訴自己，別想成是整理，而是一種人生的設計，或是室內設計，我們就是自己最佳的設計師，那心情一定大大的不同。 到底要如何來整理，從實體空間到數位空間，這一次兩位大師合寫一本書為《 怦然心動的工作整理魔法 》，裡面從雜亂帶來的問題，然後對居住空間、工作空間的實體面，提出了許多的建議與做法。 不過，這一本書我分享較多的是數位空間的整理，因為對我而言，數位空間是一種知識庫的概念，從數位檔案的整理再延伸到時間的整理，這是我最受用的一部分，就一起來讀書吧！ ❙ 雜亂 就像一個把痛苦不幸都吸引過來的大磁鐵 雜亂有何破壞力？在針對一千名美國上班族的調查中，高達九成覺得雜亂對生活有負面的影響，這些人提出的前幾名原因包括：生產力降低、心態變得負面、喪失動力，還有愈來愈不快樂。雜亂也對健康有負面的影響。 根據加州大學洛杉磯分校的研究，身邊堆太多東西會讓皮質醇濃度升高。皮質醇是一種壓力荷爾蒙，長期皮質醇濃度過高，人就容易憂鬱、失眠或精神失調，身體也會因為壓力太大而出問題，罹患心臟病、高血壓和糖尿 病等疾病。 近年的心理研究發現，雜亂的環境也會影響大腦。周遭環境如果很雜亂，大腦因為忙著處理周圍的資訊，就無法專注於當下該做的事，例如處理桌上的工作或跟其他人溝通。我們開始覺得無法集中精神、有壓力、焦慮不安，決策能力也會大打折扣。 多份針對員工評價的研究顯示，一個人的工作空間愈整齊，在別人眼裡就愈可能是聰明、溫暖、沉著、有野心的人。另一個研究也發現，這樣的人會被認為是親切、和善、勤勞、有自信的人。這些形容詞聽起來就像成功人士的特質。 我們從這些研究可歸納出三大重點。整齊的桌子會提升他人對你的品格和能力的評價，我們的自尊和動機也會隨之提高，最後就會更加努力工作，表現也就更好。這樣看下來，整理好像挺划算的，不覺得嗎? 不過，很勤快的整理，就沒有壞處嗎？明尼蘇達大學做的一項研究也指出，在雜亂的環境下工作更能激發創新的構想。這似乎也回應了天才工作法。「如果桌子堆滿東西就表示腦袋塞滿東西，那空空的桌子代表什麼？」這句話據說是

☰ 內．容．摘．要 ☰   1.「聰明工作」的人一定會做的七件事，全方面解析頂尖高手的過人之處。   2.扭轉超時工作的方式，需要的是重新設計工作，將價值提升。    3.學習策略不是要「 刻意練習 」，而是要學會「學習迴圈」，共有六個策略。 經過九次面試，才得到這份夢寐以求的工作，在倫敦的波士頓顧問公司﹙BCG﹚擔任管理顧問。作者非常想要有出色表現，好讓公司的人一開始就對我刮目相看。我想到了一個很棒的策略，決定就這麼做：瘋狂工作以勤補拙。 二十一歲的我，剛取得倫敦政經學院金融碩士學位。為了彌補沒經驗，願意超時工作。接下來三年，每週工時從60小時，增加到70、80小時，甚至90個小時。每到凌晨五點，清潔人員會來打掃辦公室，我都叫得出他們的名字了。 有一天，為了一個重要併購案傷透腦筋，正巧看到同事娜塔莉做的投影片。細讀了她的分析，不得不面對一個讓我極度不安的事實。娜塔莉的表現，超出同儕太多了，分析一針見血，點子讓人激賞，簡報設計得簡潔優雅，賞心悅目又一目瞭然。 看到別人的優異表現，就更加焦慮了。有天傍晚，去找娜塔莉，她正巧不在座位上。問旁邊的同事，她去哪裡了？同事說，她下班回家了！他還說娜塔莉從不加班，只有上班時間會在辦公室。不由得一陣心酸浮上心頭，做牛做馬，每天爆肝加班超時，然而她看起來一派輕鬆，工作績效卻遠比我強，簡直快看不到人家的車尾燈。 就讓我們共用來閱讀《  高績效心智：全新聰明工作學，讓你成為最厲害的1%  》這一本書。 ❙  害你身心疲累的往往不是工作本身，而是你的工作方法 夜深人靜時，當年那個「娜塔莉之謎」，不時悄悄爬上我心頭：為什麼她比我早下班，表現卻比我好？她必然有什麼秘密或絕招？決定探究這個高績效之秘，為什麼有些人的績效卓越，其他人卻望塵莫及？從大學到企業，從西方到東方，這個高績效之謎，困惑著各行各業的專業人士，以及許許多多想要完 成 學業或熱愛學習的人。 經過好幾個月的時間，仔細分析來自研究統計結果和深度訪談紀錄。層層過濾之後，篩選出最重要的七大工作心智。研究發現， 「聰明工作」的人必定會做這七件事 ： 找出最重要的事，然後全力投入﹙雙重專注﹚ 追求價值，而非目標﹙懂得重新設計工作﹚ 不會陷入習慣成自然的機械式重複，再忙也會不斷精進技能﹙建立學習迴圈﹚ 找到自己有熱情、有使命感的角色﹙擁有強烈的內在動機﹚ 善於發揮影響力，運用策略爭取支持﹙

  ☰ 內．容．摘．要 ☰ 職涯要如何來進行創新思考，跳出原有的傳統框架。 未來職場技能報告 ，你不可不知，更重要的是要成為履歷表的一部分。 職涯沒有人說 得 準，但仍有 準備的 方向 —持續學習與人脈網是關鍵。 去「英國」讀「日文」？妳好特﹙ㄑㄧˊ ﹚別﹙ㄍㄨㄞˋ﹚！ 在英國求學，選擇申請就讀倫敦大學亞非學院﹙School of Oriental and African Studies， SOAS﹚的日文系就讀。 她 是誰？ 她 是 Sandy。這樣的思維，不得不來認識她一下。她出生在臺灣，在英國念書與生活十二年，畢業後前往日本從事「獵頭」﹙Headhunting﹚與「招募」﹙Recruitment﹚工作十年，在飛來往去的不同職場間給予雇主和求職者建議與諮詢，持續累積的海外經驗已經步上第二十二個年頭。 為何會選日文系，這是她的思考： 如果留在英國發展，必須有第2個亞洲語言來增加自己的優勢。 如果要回亞洲發展，除了英文和中文之外，第3重要的語言便是日文。 我不想畢業後還花時間去日本讀日文，想以最迅速的方式「卡位」。 我不認為自己能夠在「中英」或「中日」的環境下搶到好工作，畢竟有太多來自華語國家的優秀人才，因此我選擇了「日英」的環境。 分析 上述 每一步當中都有著各種抉擇。最後令作者感到欣慰的是，畢業後的求職道路上被錄取的主因竟然就是「在英國讀日文系」， 他們希望擁有「跳出框架」﹙Thinking out of the box﹚思維的人選為企業帶來創新﹙Innovation﹚ 。 面對未來 不停 演化的環境，這樣的思維更加 有趣 ，邀請共同來閱讀《 2030轉職地圖：成為未來10年不被淘汰的國際人才 》一書。 ❙  2030轉職地圖秘技1：持續學習 學習是必要，那該如何來學習？學習什麼呢？《2019年未來職場技能報告》指出未來十年內職場與商場上 不可輕忽的技術性「關鍵技能」 分別為： 01. 法規﹙Compliance﹚ 02. 以人為本的設計﹙Human-Centred Design﹚ 03. 社群媒體行銷﹙Social Media Marketing﹚ 04. 手勢識別的IT 技術﹙Gesture Recognition Technology﹚ 05. 前端開發﹙Frontend Web Development﹚ 06. 持續性整合﹙Continuous Inte