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目前顯示的是 十一月, 2019的文章

「搞定」自己時間核心關鍵-流程✚工具

牆上時間晚上九點,課長終於結束一天的行程,緩緩靠上椅子,準備下班。在眾人的眼中,十分盡責,下一個升遷的人選,當然是他。

一年一度的升遷,公佈欄上的經理名字,居然不是課長,而是每天準時下班的專員。怎麼會這樣?原來企業需要新模式來帶領。一例一休的新法規,每週工時四十小時外,企業必須落實週休二日。必要時雖可在休息日工作,但加班費大幅提高,以月薪三萬元的上班族來說,加班八小時的人力費用,從本來五六百元大幅提升到一千五百元以上。

「事情做不完,我自願加班」,以後很難行得通,沒有功勞也有苦勞的思維模式,受到嚴酷的考驗。主管眼中對「能幹」的定義,將快速轉變為「充分把握上班時間完成工作」,因為,這才代表能以最低成本達到目標。

TED《如何掌控你的空閒時間》演說中,提到一則故事。一位忙碌女士,星期三晚上她有事出門, 回家後發現她的熱水器已經故障, 地下室當下到處都是水,為了處理這件事情,那個禮拜總共花了七個小時。七個小時?不是連一小時都擠不出來嗎?為何還有七小時的時間來處理呢?
時間是一項不能取代的稀少的資源,是人生中最重要的資產。你不是沒有時間,而是要思考你選擇的方式!數位時代之下,每一天都有卓越的軟體工具產出,但因為過多的選擇而間接造成工作效率的短路。軟體工具是一種術法,會一直不斷的更新,而真正能滿足我們的需求應是「流程」。以流程為主要的架構,然後去選擇自己慣用的軟體工具,這樣更能達到自己對於時間管理的需求,藉由不斷的精進流程,讓自己的目標逐步實現。

現況我們正面臨到的問題是,更多的要求但資源不足。每一個人都有一堆的工作需要進行,而造成壓力不斷的攀升。過去,我們可以很清楚的區分工作與生活,然而強調快速回應的世代裡,界線已變得糊糢,而導致工作影響生活,然而生活的不安定,也影響工作。

提到時間管理的流程,就不得不提「搞定」這一本書,我喜歡書中提及的一段話:
GTD流程並不是要做完所有的事,而是要推廣適度應對個人世界的方式,也就是指引你在任何時刻都能做出最佳的決策,並排除當下未處理事項所帶來的干擾與壓力,最後得到清晰的思緒和心理空間。


新時代需要新的方法,來達到我們對於時間管理的三個要求:
❶可靠的系統協助我們收集,不必再依靠大腦來記憶;
❷下一步的行動計畫,讓自己能允許雜事進入,並容易進行安排;
❸期限中完成該完成的工作,行動內容經過管理與整合,就能維持對他人高度的承諾。
以上提及三點,應是每一個人最基本…

個人年度計畫之行動展開

年度計畫終於完成了,好不容易設定目標,情緒十分沸騰,準備捲起袖子,好好的完成,一改過去執行不佳的問題。

年度計畫的方向是有,但到底要從哪一件事何開始呢?其中一個年度目標為「想要強化自己數位的能力」,好讓自己能與時代接軌,但是要如何著手執行呢?越想眉頭越深鎖,似乎手腳被纏繞幾十圈的繩索,完全動彈不得,唉!還是算了…

分享行動計畫展開三個問題的解法:
如何有效展開行動計畫的方法?用什麼來軟體管理年度的行動計畫?如何記錄新點子,補充至進行的行動計畫中?❙ 如何來有效展開行動計畫的方法? 思考行動計畫的內容,有一個要訣,就是要區別「工作計畫」和「工作任務」的差別是什麼?不管是什麼工作,應該不太可能一步完成,而是會延伸出一個完整的工作計畫後,再一步一步完成。(行動計畫等於本文的工作計畫✚工作任務)
一位進入心流狀態的桌球員,比賽桌球不需要思考要如何正手揮拍,就能流暢的完成。假如工作時,你必須思考或過度思考,就會打斷工作的順暢度。理想的工作模式,應該只需要最基礎的思考和足夠的資訊,就能在工作的過程中產生心流的感覺。

因此,延展行動計畫時,於《待辦事項這樣列,工作當場完成一半》一書中提及,要考量到「個人能力」的問題。對一名成人來說,想要慢跑十分鐘,只要想做就能做到,但對一歲的幼兒來說,卻是難如登天,需要許多的步驟才能完成。也就是說,某人的一項「任務」,對另一個人來說可能是「工作計畫」,想完成該項任務需要更多資訊,而且沒有辦法靠單一步驟完成。

例如:「增進自己數位的能力」,並沒有告訴你如何著手,也沒有提供太多輔助資訊。因此無法執行,也無法一步到位,我們稱之為工作計畫,就需要向下延展開才能執行。合理的切割工作計畫,並且擁有適量的資訊,工作效率才能更加提升。

《待辦事項這樣列,工作當場完成一半》書中,用一個很容易理解的案例來說明上述的要訣,要「為凱特規畫一個生日派對」,於過去的經驗中,我們立即產出三個想法:
邀請朋友出席。詢問凱特喜歡什麼派對。買禮物送給她。 不過這樣的工作任務,資訊不夠清楚,因此需要向下細展。以「邀請朋友出席生日派對」為例,可以將句子進行拆解,區分為S、V、O,拆解如下:V﹙邀請﹚,S﹙朋友﹚,O﹙出席生日派對﹚,經過拆解之後,發現朋友是一個不確定的資訊,因此,需要再向展開任務,分別為:擬定受邀人員清單與確認受邀人員清單,如此足夠的資訊之下,開始進入工作時,才容易產生心流,專注的完成…

自雇型自由工作者的起點-職涯畫布

長大後要做什麼,常見的作文題目,回答想當老師、醫生、銀行員或是消防員,大人會說,這個小孩很成熟,懂得為自己想。這是我們從小時候開始對工作的認知,答案通常是因為家庭關係或眼睛所見,確實,上述的職業特徵是全職並薪水穩定,讓我們非常嚮往。
若有一天,小孩回答,我要當顧問師、自由工作者或約聘員工…等,大人應該是臉上三條線,唉!你到底要如何養活自己?當二○○八年金融網路泡沫化之後,職涯正默默的大翻轉中,全職職缺正在減少中,全職雇員將不是工作的未來,本來是朝九晚五的上班族變成少數的例外,「零工經濟」的成形,大大改變職場的生態。什麼是「零工」呢?指的是非全職的工作,零工經濟於全球正在快速成長中,依據美國的統計,零工人口接近三分之一,目前仍持續成長中。

過去,「打零工」被認為是技能不佳、收入不穩定,沒有企業願意雇用的工作。然而,今日大型平台的興起,大大降低「生意不知打哪來」的風險,路上跑的小黑﹙U〇〇﹚與小紅﹙F〇〇﹚就是最明顯的案例,數位科技與行動裝置快速普及,大大改寫職場規則,更重要的是,一輩子只做一種工作,待在一家公司,過一種生活,再也不是新世代嚮往的理想模式。
我的父親一輩子做一份工作;我自己一輩子做六份工作;我的孩子會同時做六份工作。~~羅賓·蔡斯(Robin Chase).ZIPCAR創辦人記得姚仁祿老師曾經說過類似的話:「未來,巨星隕落難生,取而代之是繁星閃耀」。所謂的「繁星」指的就是每一個平凡人,不需公司特別為你量身訂做,每一個平凡人都可以於網路平台中,分享自己的看法、發表文章、出書…等,那麼,問題來了,如何產生個別差異化?於平台世界中,如何發揮自己的強項,為自己找到立足點,不需要靠組織,以一個人為單位且能生存下去?

從上班族到個人工作者,這個議題過大也比較難以思考,我們可以先從熟悉的現況開始思考,如何在現有的公司產生差異化?以這一個議題作為一個思考熱身起點,進行小規模的測試,有心得之後,再逐步地探索未來。

先提供一個案例供大家思考,於《商業模式新生代(個人篇)︰一張畫布重塑你的職業生涯》一書當中提及:

克里斯.伯恩斯是一位傳統出版社的記者,有著良好的訓練與豐富的經驗,但還是不敵職涯的變化而被資遣,因而去攻讀博士並兼職工作,兼職主要工作內容是為大學教授進行論文編輯,直到有一天,他突然發現這個工作薪水過低,取代性也很高,想著,如何突破這樣的困境呢?

為了避免自己毫無章法的思考,他…

個人年度計劃﹙職涯發展﹚ for 2020

5、4、3、2、1…新年快樂,新年新希望…﹙不變的台詞,變化的歲月﹚

「煙火好像沒有比從前好看,但還是不自覺地走過來。真希望明年能到世界各地去旅行,不再被一堆鳥事圍繞!!」看著煙火的Sandy,自然地脫口而出。「這不是跟去年一樣嗎?又是去旅行,S小姐,能點些別的嗎?」Sandy最要好朋友,一旁吐糟說…
旅行,不是許願就好,總是要做點什麼吧??每個人心中都有想做的事,只是有人經常想,有人只有在「特別節日想」,例如:12/31、或是生日時,有人費了很大的勁,也不太清楚自己要許什麼願望,因為想要的太多。

秋高氣爽的九月,公司會開始例行性進行一項計畫,就是設定明年目標。光是為公司想明年的目標,再加上今年底公司要檢討今年成果,早已有些焦頭爛額,再也找不出時間為自己想想,自己需要的是什麼?

每年都為達成公司的使命而努力,自己的願望清單早已深埋工作中,難道這是上班族無法扭轉的宿命嗎?回想起,就有些許不甘心,為何我變成現在這個樣子?

古有云:「你想什麼?就會去做什麼?然後經驗什麼?你就是什麼?」我們都希望明天的我,變得比今天更好更進步。期待未來的生活與過去不同,享有人生不同面貌,實踐自己的夢想。

夢想很大,有點摸不著頭緒,容易讓人感覺是混亂的,那倒不如從一個點出發。想要重整人生,或許年度計畫是一個不錯的起點。

如何來展開年度計畫呢?當我們覺得混亂的時候,擺脫方法超簡單,解法就在各位的手機上。當我們把玩著手機時,發現有點混亂時,會想到回到原始點,此時,會直覺按Home鍵。年度計畫也是一樣,要先找到一個起始點,按下Home鍵是一個不錯的方法。


年度計畫的Home鍵是什麼呢?其實,它是一個人生的參考點。探索人生參考點的方法有很多,推薦一個方法給大家,就是生命之輪。運用生命之輪的八個面向﹙分別為:工作、學習、家庭、健身、休閒、人脈、靈性、理財﹚進行反思,如同Home鍵,用來找到年度計畫的起始點。

生命之輪的操作方式為,將八個面向分為滿意度與時間配置。最滿意為10分,不滿意為0分。利用十分鐘的時間,就可以得出兩個輪子樣貌,不知您手上的形狀為何?是圓滑平衡?還是奇形怪狀?

完成之後,問問自己為何會有這樣分數?有什麼樣高峰經驗可以回想?從高峰經驗中獲得什麼?想要改善的是什麼?這就是年度畫的Home鍵,找到立足點,就知悉自己目前處境為何?依據這樣的結果來設定年度計畫,就會有所依據,進退之間能夠拿捏。

接續,開始構思年…