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活用素材啟動創意靈感-08

《數位職人必備的超效知識管理術》
 
真是難題?太傷腦筋了,想很久,還是想不出來,有誰能告訴我答案啊!!是誰內心大吼著,是李醫師,看看他遇到什麼樣的難題。

李醫師的難題:

她的病患胃部長了一顆腫瘤,很有可能是惡性的。很不幸地, 它長在無法用外科手術切除的位置。放射線治療是剩下的唯一治療方式。但放射療法有個麻煩的地方是:放射線強烈到可以殺死腫瘤,也同時會殺死腫瘤周圍的健康組織、導致永久的傷害,而那傷害還可能會危害到病患的生命。李醫師該怎麼做才能成功治療病患呢?

如果你能解決這個問題,那就是太好了,您是少數可以立刻解決問題的人。這是心理學家卡爾·登司 (Karl Duncker)為了研究頓悟 (insight)發展出來的問題。


這個研究結果顯示十個 人中只有一人能在第一次看到這個問題時就解決這個問題,大多數人通常會被這個問題難倒。知識不缺,但如利用知識創造價值,所謂創造價值就是解決問題。

一般而言,李醫師與同事們,會在他們所受過訓練的醫學訓練中,用她的醫學知識專心的去思考,如何解決上面的問題。但是,如果在她的醫學知識中,無法找到解決的方法,才會開始思考從不同領域的角度來思考解決的方法。


 

我們來看凱斯·科 (Keith Koh)的故事,他只是普通的辦公用品商人。在他的工廠中,他們用一種能發出明亮白光的特殊燈具,讓作業員可以小心地核驗商品上面的漆色 。這些燈具非常昂貴,當燈具中的燈絲燒毀了,凱斯就想找出可以修理這個燈具的方法,免得要去買新的。

凱斯的工廠裡有雷射光的設備,他決定用雷射光修復這些燈絲。為避免雷射光損壞燈泡的易碎玻璃,凱斯從不同方向射入微弱的雷射光束到燈絲損壞的部位。

當這些微弱光束集中射在同一個位置上時,可以將損壞的燈絲融化黏合,重新恢復可用的狀態。而每一道雷射光束都很微弱,不足以融化燈泡的玻璃。這個方法,凱斯是從他大學時的教授身上學到的。

看完這一個故事,你想到了嗎?惡性腫瘤就像是那個壞掉的燈絲,沒有任何個別光束可以強到殺死健康細胞組織,但全部的放射光束聚焦在腫瘤上,就足夠有威力可以殺死癌細胞。


這是如何聰明運用自己知識的案例,是否給我們有很大的啟發,如何將自己知識,靈活應用於不同場合中呢?Evernote有一個功能正扮演這樣的角色,將分屬於「記事本」的不同的「記事」集結,讓自己的素材,因為靈活的應用而被啟發~~它就是「標籤」

於Evernote上,標籤為「記事」標上關鍵字,當累積很多記事時,瀏覽會更容易。同時,當一篇「記事」的屬性或分類方式可能不限於一本「記事本」時,或當您希望使用關鍵字在記事本裡更快找到記事時,就能透過標籤檢索出相同類別的筆記、相似的回憶內容。

關於標籤的範例:

  • 專案管理: 新增標籤,標註目前進度 (進行中、接下來、結案) 或標註專案或功能編號。
  • 任務管理:列出事務的優先順序 (第一、第二、第三)
  • 招募:標示各地的職缺 (紐約、東京) 或徵才主管的姓名等。
自己使用標籤,則是主要的利用「專案管理」的模式來進行,例如,我想將Google與Evernote整理成一本人人可以上手的電子化手冊,我將這一個專案命名為「數位手冊」,同時再加以兩個標籤輔助,分別01-Google、02-Evernote,這樣一來,點選「數位手冊」的標籤時,資料就可以全數取得,同時,也可以單選「02-Evernote」標籤,過濾「01-Google」的「記事」。

於《了不起的未來筆記術》一書當中,作者也有提及標籤使用的方式,作者將以下的關鍵字設定為「通用標籤」使用:

  • 重要:總之就是覺得很重要
  • 流行:與世界流行的筆記
  • 商業:商業趨勢
  • 點子:想到好點子
  • 書:用於寫書或是投稿
若有需要,可以再加上「重要!」的內容,需要時只一點重要!」標籤的記事,全部記事立即呈現,讓人覺得方便。作者也提醒,若是當成標籤的關鍵字,愈籠統愈好,意思指的是需要具備抽象的概念。

何謂抽象,用一個生活中的例子,例如,我想要去買飲料,可以聽懂,但無法知悉要買什麼?若是說,我想去買一瓶「xxN運動飲料」,這樣不就清楚多了。標籤抽象化,可以含蓋的範圍會很廣,不同「記事本」的資訊,比較容易進行重新組合。

設定 「點子」「重要」「✭」等標籤,就成了另一種搜尋方式,還能一併看到其他標籤相同的筆記,就會有機會「與意想不到的筆記再次相遇」,對於利用不同知識領域來解決問題,相當有吸引力。


只要熟練運用與發揮想像力,就能「再次看見」許多有趣的內容。 這不僅是相當刺激的體驗,還能在尋找會議話題或下份工作的素材等各式各樣的場合中活用。
天才是百分之一的靈感,加上百分之九十九的努力。~愛迪生
愛迪生(Thomas Alva Edison)在成功發明電燈之前,也先後寫了超過200多本實驗筆記,頁數多達4,000多頁,筆記上更不厭其煩地寫下自我評語。

他留下一句名言:「天才是百分之一的靈感,加上百分之九十九的努力。」就讓Evernote標籤,讓您與百分之一的靈感經常相遇。

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個人年度計劃﹙職涯發展﹚ for 2020

5、4、3、2、1…新年快樂,新年新希望…﹙不變的台詞,變化的歲月﹚

「煙火好像沒有比從前好看,但還是不自覺地走過來。真希望明年能到世界各地去旅行,不再被一堆鳥事圍繞!!」看著煙火的Sandy,自然地脫口而出。「這不是跟去年一樣嗎?又是去旅行,S小姐,能點些別的嗎?」Sandy最要好朋友,一旁吐糟說…
旅行,不是許願就好,總是要做點什麼吧??每個人心中都有想做的事,只是有人經常想,有人只有在「特別節日想」,例如:12/31、或是生日時,有人費了很大的勁,也不太清楚自己要許什麼願望,因為想要的太多。

秋高氣爽的九月,公司會開始例行性進行一項計畫,就是設定明年目標。光是為公司想明年的目標,再加上今年底公司要檢討今年成果,早已有些焦頭爛額,再也找不出時間為自己想想,自己需要的是什麼?

每年都為達成公司的使命而努力,自己的願望清單早已深埋工作中,難道這是上班族無法扭轉的宿命嗎?回想起,就有些許不甘心,為何我變成現在這個樣子?

古有云:「你想什麼?就會去做什麼?然後經驗什麼?你就是什麼?」我們都希望明天的我,變得比今天更好更進步。期待未來的生活與過去不同,享有人生不同面貌,實踐自己的夢想。

夢想很大,有點摸不著頭緒,容易讓人感覺是混亂的,那倒不如從一個點出發。想要重整人生,或許年度計畫是一個不錯的起點。

如何來展開年度計畫呢?當我們覺得混亂的時候,擺脫方法超簡單,解法就在各位的手機上。當我們把玩著手機時,發現有點混亂時,會想到回到原始點,此時,會直覺按Home鍵。年度計畫也是一樣,要先找到一個起始點,按下Home鍵是一個不錯的方法。


年度計畫的Home鍵是什麼呢?其實,它是一個人生的參考點。探索人生參考點的方法有很多,推薦一個方法給大家,就是生命之輪。運用生命之輪的八個面向﹙分別為:工作、學習、家庭、健身、休閒、人脈、靈性、理財﹚進行反思,如同Home鍵,用來找到年度計畫的起始點。

生命之輪的操作方式為,將八個面向分為滿意度與時間配置。最滿意為10分,不滿意為0分。利用十分鐘的時間,就可以得出兩個輪子樣貌,不知您手上的形狀為何?是圓滑平衡?還是奇形怪狀?

完成之後,問問自己為何會有這樣分數?有什麼樣高峰經驗可以回想?從高峰經驗中獲得什麼?想要改善的是什麼?這就是年度畫的Home鍵,找到立足點,就知悉自己目前處境為何?依據這樣的結果來設定年度計畫,就會有所依據,進退之間能夠拿捏。

接續,開始構思年…

用心智圖畫出未來的職涯道路-08

《職場心智圖-超簡單、高效能》  

週五的夜晚,小秀與同事聚餐之後道別,隔日是週末假期但心情卻不如以往,有著一點點憂愁。一位與自己熟悉的夥伴即將離職轉換跑道,小秀面對未來的工作,心中多了一份焦慮。

小秀從事這份主編的工作,已將近三年,面對未來的職場,並沒有因為工作的熟悉度而展現出自信,反而因為世界正在快速的轉變,對自己的未來迷惘加深,卻不知該如何有效的思考。

除此自己考量之外,還有當我們遇見AI,人的優勢在哪裡?美國智庫皮尤研究中心,2017年調查4100名美國人,對此看法,超過7成的受調者擔心電腦將會搶走自己的飯碗。創新工場董事長兼首席執行官李開復曾說:「AL幫我們做重複性工作、釋放我們去做更多該做的事情。」

面對未來職涯該如何規劃?從三個面向來進行,稱之為職涯的金三角,三個要素為職業興趣、能力強項與價值觀。三要素對職涯上所代表意涵為:
能力強項:代表的是我最會什麼?少了『能力』,做起來會辛苦。職業興趣:呈現我喜歡做什麼?少了『興趣』,做起來會無趣。價值觀:我重視什麼?沒有什麼覺得沒有意義?少了『價值觀』,做起來難持久…
這三個面向,要考量的內容有很多,如何思考?這時可以利用心智圖來進行整合思緒,發散思考的同時兼具邏輯性的整合,
以小秀的個人職涯規劃為案例,繪製步驟如下:

一、繪製中心主題
中心主題代表的是一個未來性,代表自己未來的職涯想要達到的理想狀態。現職從事主編的小秀,在未來三年,希望能更有自信的去面對多變的未來,並且能獨當一面,於是在中心主題上畫下一位女生代表自己,看起來很開心,再加入一件超人裝,傳達的意涵為三年後的自己能力如同超人一般,最後於中心主題下方,再寫上自己的名字。圖案視覺化於中央,對於各面向的整合更容易聚焦。

二、職涯內容的展開
依據職涯金三角,將職業興趣、能力強項與價值觀,變成是心智圖的主幹。對於主幹顏色的選擇,職業興趣選用綠色來呈現,代表是一種樂在工作的感覺。能力強項,則是用橙色,有點黃金富裕的感覺,代表是內容越多,報酬就會越多金。價值觀選用藍色,代表是心中一把尺。



三、資料的探索與統整
能力強項:小秀最需要的是能力強項的探索,此時可以利用運用能力探索工具,例如個人技能評估表、能力強項卡…等,來協助小秀更加瞭解自己,將探索後的結果,整理至心智圖中。除了工具輔助之外,這時也可以回顧近幾年的工作經驗,將這些工具不足之處,加以補充。每一個人能力很多元,於未來職場發展的概…

「搞定」自己時間核心關鍵-流程✚工具

牆上時間晚上九點,課長終於結束一天的行程,緩緩靠上椅子,準備下班。在眾人的眼中,十分盡責,下一個升遷的人選,當然是他。

一年一度的升遷,公佈欄上的經理名字,居然不是課長,而是每天準時下班的專員。怎麼會這樣?原來企業需要新模式來帶領。一例一休的新法規,每週工時四十小時外,企業必須落實週休二日。必要時雖可在休息日工作,但加班費大幅提高,以月薪三萬元的上班族來說,加班八小時的人力費用,從本來五六百元大幅提升到一千五百元以上。

「事情做不完,我自願加班」,以後很難行得通,沒有功勞也有苦勞的思維模式,受到嚴酷的考驗。主管眼中對「能幹」的定義,將快速轉變為「充分把握上班時間完成工作」,因為,這才代表能以最低成本達到目標。

TED《如何掌控你的空閒時間》演說中,提到一則故事。一位忙碌女士,星期三晚上她有事出門, 回家後發現她的熱水器已經故障, 地下室當下到處都是水,為了處理這件事情,那個禮拜總共花了七個小時。七個小時?不是連一小時都擠不出來嗎?為何還有七小時的時間來處理呢?
時間是一項不能取代的稀少的資源,是人生中最重要的資產。你不是沒有時間,而是要思考你選擇的方式!數位時代之下,每一天都有卓越的軟體工具產出,但因為過多的選擇而間接造成工作效率的短路。軟體工具是一種術法,會一直不斷的更新,而真正能滿足我們的需求應是「流程」。以流程為主要的架構,然後去選擇自己慣用的軟體工具,這樣更能達到自己對於時間管理的需求,藉由不斷的精進流程,讓自己的目標逐步實現。

現況我們正面臨到的問題是,更多的要求但資源不足。每一個人都有一堆的工作需要進行,而造成壓力不斷的攀升。過去,我們可以很清楚的區分工作與生活,然而強調快速回應的世代裡,界線已變得糊糢,而導致工作影響生活,然而生活的不安定,也影響工作。

提到時間管理的流程,就不得不提「搞定」這一本書,我喜歡書中提及的一段話:
GTD流程並不是要做完所有的事,而是要推廣適度應對個人世界的方式,也就是指引你在任何時刻都能做出最佳的決策,並排除當下未處理事項所帶來的干擾與壓力,最後得到清晰的思緒和心理空間。


新時代需要新的方法,來達到我們對於時間管理的三個要求:
❶可靠的系統協助我們收集,不必再依靠大腦來記憶;
❷下一步的行動計畫,讓自己能允許雜事進入,並容易進行安排;
❸期限中完成該完成的工作,行動內容經過管理與整合,就能維持對他人高度的承諾。
以上提及三點,應是每一個人最基本…