跳到主要內容

主題學習筆記整理術-13

 《數位職人必備的超效知識管理術》

【哈佛幸福課】約有一千位共同選修的學生,那麼,在哈佛中是什麼議題被最多人討論呢?令人驚訝的是,哈佛傑出的講師無不異口同聲強調「工作與生活達到平衡」,這些在商務領域成就非凡的菁英,有很多人都對自己的生活感到懊悔。因此才會苦口婆心的勸誠只顧追求職涯成就的年輕人,必須先有穩健踏實的生涯規劃,再來累積職涯。
 

在二十歲思考如何取得工作與生活的平衡,老實說還太早。年輕世代應該多把時間精力放在工作上,然後規劃職涯目標,進行投資自我。投資自我是指取得證照、學習語言、閱讀商務書籍,或是為了拓展自己的視野,遍覽及體驗不同領域的知識經驗。

運用現代
多元知識,來進行自主學習,同時,也可以打破地域與時間的限制。主題式學習是一個可以運用的方法,提出的人是日本大前研一。大前研一每年都會給自己定下一個研究主題,然後這一年,大前研一就繞著該主題去研究。
 

以前面提及主題為例,「工作與生活的平衡」這個主題對剛入職場人而言,也許會過大而不知如何開始,若將主題換成「提高生產力」,相信每個人都有這樣的需求,尤其是面對人工智慧、高度自動化的產業世界,都需要重新進行思考。

記事架構
當我們有主題之後,就可以展開資料收集,為了保持資料井然有序,首先請建立一個「記事本」,方便將同類的記事整合在一起。若目前沒有這樣的資訊,最快的方式就是上網搜尋,運用搜尋的技巧,找到一篇「高產值工作法」,這是我想要的內容,文章利用Web Clipper擷取網頁方式進行收錄,收錄之前可以先標註重點,再放入「提高生產力」的記事本中。


 

閱讀方式
文章中提及更為詳細的內容,收錄於《高績效心智》一書當中,上網查詢相關資料,進行試閱與購買。書購買回來之後,將書進行登記,以利自己將來能夠方便進行查詢。


Evernote 能幫我們記錄大量的資訊,對於資訊的吸收與「記事」內容品質的提升,需要強化「如何學習」的技能,《改變工作順序,每天上班只需4小時》書中,作者提出【齊藤式速讀術】,可以於30分鐘內讀完一本書,其流程為:

  1. 預覽 5分。重點為看封面與書腰、封面折口、目錄、前言、後記、序、小標題、插圖與圖表。其中作者將目錄稱一本書的「嚮導地圖」。利用心智圖,進行目錄的整理並放於同一個記事中,以便於進行閱讀順序與時間的配罝。
  2. 拍照式閱讀 5分
  3. 略讀(Skimming)20分
   
第二與第三步驟,有其專業需要篇幅來介紹,此篇我就不分享。前面五分鐘,我覺得最重要,利用五分鐘來判斷書是否要繼續讀是關鍵,以免讀到最後,不但沒有收穫,時間也浪費。若是決定開始要讀書,書的內容是由文章所組成,可以參考【閱讀文章筆記加工術】如何來閱讀一篇文章。

記事整理
閱讀《高績效心智》心程的過程中,除了畫重點,也會因為內容而有所思考。若是重要的書籍,我就會進行簡報的製作,目的很簡單,用分享的心情來閱讀,就會更加熟記內容以讓自己能夠內化。

簡報的軟體,我選用Google簡報來進行,Google簡報是一款雲端的軟體,簡單易用且便於分享,書中「重新設計工作:找出價值缺口」這一個章節,介紹一個載爾高中葛林﹙Greg Green﹚校長的故事,從快要關校的危機,因為重新設計流程,進而逆轉勝,其中逆轉的關鍵與我的工作息息相關,刻意將它製成簡報,並連結至記事中,方便我日後的複習。
葛林﹙Greg Green﹚校長因為利用線上教學,翻轉學生極低的畢業率,重新引起我對線上教學的興趣,進而找到相關製作影片的要訣,將它一併整理進來。



連結整合 
書是觸發思考的媒介,影響通常很深遠,也會觸發一些不同的想像,但書很重,無法一直帶在身邊。然而,靈感常在最不預期之處發生,如何帶著書走呢?可以利用行動裝置來拍照或掃描,書中印象深刻的內容﹙不需全掃,幾頁即可﹚,將來於不同場合中,看到與這個主題有相關的手稿或刊物時,利用拍照進行存放,相似資訊整合的過程中,不但可以再次重溫內容,也方便以後參考或查詢之用。

 

主題式的學習,我們運用一些數位科技工具﹙Xmind、GoogleAPP、拍照﹚,但全數將這些內容整理在一個平台﹙Evernote﹚中,不但可以隨時累積靈感,有新的訊息也能從中思考,讓「主題式」的學習更加有系統,這樣的方式是否與傳統的學習模式,或是整理資料的方式,有許多的差異,讓資訊流更清楚與管理,進而提升我們的生產力。

願意在週末用一天時間充實自己的人,一年下來就有五十天。假設一天花八個小時,一整年即高達四百小時。不論何時,都可以認真充實自己,以後必定可以在職涯上有一翻作為,除了實體上課學習之外,我們也可以利這樣自學的方式,善用數位工具與自學能力,打破時間與空間的限制,一起來為自己的下一桶金而努力!

留言

與您加分

閱讀旅圖:OGSM打造高敏捷團隊

年度計畫、KPIs慢慢走入輔助的角色,取而代之是一種「變動性」指標的方法。從新聞的瀏覽當中,常見的標題為「雪崩式」〇〇,以2020的疫情而言,旅遊業 雪崩式下滑速度 ,讓人感到十分難以適應這個世界,除了標題是為吸引人之外,更重要的是,現在世界變得太快,不再是狼來了,而是被咬了。 雖世界變化的很快,目標與計畫的本質從未變更,不斷地進步是方法。未來三十年的藍圖依然可以想,只不過,別忘記要隨時更新而已。談到「可變的」目標或是計畫,去年最為熱門的方法就是「OKR目標管理」,因這個議題而出了許多本書,這些書籍內容大部分都是以國外的經驗為主,少有一本在地化經驗的書。 一個系統的導入過程,相信不論是經營者、專業經理人,甚至員工,都會希望聽聽本土的案例如何進行?畢竟若能有一個本土實際的案例來作為參考,那麼就最好 要 不過。因為一位好友-詹〇〇的推薦,讓我接觸到這一本書,閱讀時因為有之前OKR的知識,覺得這一本不論是在觀念的說明,還是計畫的過程,非常符合國內中小企業,甚至是個人工作很值得參考的一本書。 於變化時代之下,用一張紙管理自己的年度計畫與目標,將一些重要的工作進行整理,這樣一來不但能夠聚焦,更能強化自己在快速變化的世界裡有著強韌的適應性,就讓我們一起來閱讀《 OGSM打造高敏捷團隊 》吧! ❙  OGSM方法簡介 什麼是OGSM呢?由以下4大內容所組成: Objective(最終目的):企業願景,是全公司上下均須全力以赴的最終目的。 Goal(具體目標):SMART原則將目標化為實際作為,讓員工均能集中目標且竭盡全力朝目標前進。 Strategy(策略):以三大資源「人、錢、時間」,進一步設定出達到具體目標的做法。 Measure(檢核):在執行策略的過程中,將過程切割成小的指標,透過設定小指標,讓執行者確定沒有走偏或走錯路徑。 ❙ 3步驟輕鬆寫出Objective最終目的 任何方法的目的,都是企業往理想方向邁進。設定最終目的,主要提供員工前進的方向,引導到何處,進而產生競爭優勢是重要關鍵,所以第一步必須審視環境。環境的資料有兩種,一種是外部環境,另一種是內部環境。如果你對於撰寫「最終目的」很頭痛,以下3步驟將幫助你寫出專屬的理想國藍圖。 第1步:蒐集外部資訊 對外部環境的審視可以使用SWOT分析,建議只要特別回答自身的優勢﹙Strength﹚、機會﹙Opportun...

閱讀旅圖:5W1H經典思考法

PEST、SF、3C、SWOT、價值鏈、PPM、STP、4P、AIDMA、AISAS、產品生命週期、〇〇流問題解決法、ㄨㄨ式創意發想法…等,各式各樣的商業架構,相信大家都略知一二,或是 曾 經使用過其中一、兩個方法。 的確,這些架構或思考工具是開闊思想、整理思緒的強大武器,只要適時適所地善加運用,還能作為加深思想的思考工具。 不過,現今的職場上,能 活用這些思考架構並做出成果 的人並不常見。為何會如此?職場上 究竟發生了什麼事呢?《 5W1H經典思考法:容易獲得成果的人都在用 》的作者渡邊,提出他的看法: 為了讓提案看起來更有內容,加入過多沒意義的架構去 分析的「虛有其表型」 只是習慣性地把資訊套進框架中,然後將其一一列出整 理的「實況轉播型」 不分青紅皂白地硬用架構,結果無法好好統整而使自己 陷入混亂的「弄巧成拙型」 這三種「架構症候群」已經蔓延在大街小巷之中。 這些症狀的共通點,就是不知道自己為何要用這些架 構﹙ 想找出什麼重點 ﹚。換句話說,架構症候群的人不擅 長讓思考化繁為簡,直搗核心問題。 明明學了很多架構及創造、思考法,卻無法適當活用。那為何不將複雜 轉 化至最簡單的手法呢? 在發現問題、構思點子、說服他人或解決問題時,將能開 闊視野且釐清本質的5W1H分散、拆解,或是組合。 光靠5W1H這個 簡單卻強大的思考工具, 就能做到許多你意想不到的事情。 ❙  以Big- Why回推「真正目的」 製造醫療相關產品的公司HogyMedical,當初也是如此。現在他們是製造針筒、手術刀、縫線等多種手術相關消耗品,創造高銷售純利﹙ 2017年3月期:16% ﹚的優良醫療相關器械製造商。 過去,他們 主要的販賣手法 是將產品拿去向醫師一一推銷, 因為他們認為自己只是賣 針筒或手術刀等物品的業者。 但是, 在重新審視「我們公司是為了什麼存在?」 「為什麼顧客不買我們的產品?」等目的﹙ Why ﹚之後, 他們發現顧客重視的並非「安全 的 在短時間內完成手術」; 更進一步察覺到 , 顧客追求的真正目的﹙ Big- Why ﹚是「增加一天內的手術數量,改善醫院的經營狀況﹙ 事業收益 ﹚」 。 於 是,Hogy Medical 以回推出來的結果,重新定義了公司的事業目的。 現在, 將自家製造的42種器材包裝成一包的「白 內障手術包」, 有了手術器具包之後,醫院的手術 前...

閱讀旅圖:讓自己快速進化的PDCA筆記術

有位男士實踐了PDCA筆記術之後,得到下列成果: 原本加班超過一百小時以上→變成二十個小時﹙以前沒有一例一休哦!﹚ 兩內年減重十三公斤 個人年收入倍增 一樣是知悉PDCA,但展現出現成效不一樣。 於職場工作的夥伴,對PDCA不會太陌生。 PDCA是一套經常用於品質改善的流程,現在則成為不論任何行業都耳熟能詳的商業語言,個人也十分感到有興趣,使用過程中總感覺有一些些的不對勁,自己也說不上來。 閱讀《 鬼術PDCA 》之後,發現作者將這個方法用於思考目標的落差時,思路變得非常清晰,我也用於年度計畫的專案管理上,果然就找出不少的問題。 若是要落實到每日的計畫與專案計畫,這一本《 讓自己快速進化的PDCA筆記術 》讓我得到一些啟發,作者就是前面提到的男士岡村拓朗。 書中提及,大家都知悉PDCA,但為何會轉不動呢?就是不知PDCA的轉動方法,這句話引起我不少的好奇,進而閱讀。 為何要用PDCA來成為筆記的架構呢?有以下優點: 短時間能改善問題的行動方式 自然而然就能釐清思緒 了解一天之內的行動或計劃的問題點 從作者列舉優點中,找到閱讀這一本書的目的,藉由這本書的觀念啟發,讓自己工作更省力一點,品質更高一點,持續不斷地改善。 ❙ PDCA轉動的三原則 如何讓PDCA轉動,主要有三個原則: 原則1:視覺化 PDCA一點都不難,但為何無法順利運作?關鍵原因不是執行問題,而是沒有看到計畫的整體圖像。所謂的整體圖像是指,於腦中產生像是從上方俯瞰整體計畫的一幅畫,如果不能如同看一幅畫那樣,看出整體圖像不斷的出現變變化或是改善,就很難察覺PDCA的運作,甚致覺得PDCA是無效的。 如何來視覺化呢?首先是圖像化,於《 創意,從計畫開始 》該書提到,製作計畫﹙專案﹚目標,水野學的方法是利用「Google的圖片檢索」方式來進行,利用檢索方式來將計畫﹙專案﹚目標圖像化,並進行目的確認,只要能將PDCA視覺化,就能啟動循環。 第二步驟則是數值化。圖像化讓我們有一個方向,數值化則是精準地反應計畫目標的情形,有數字即能精準掌握。若連改善方案或是行動都能數值化,那要轉動PDCA就會變得非常容易。 最後,就是寫下來。 將自己想做的事情寫下來,只是寫下來,成功機率就會高出很多...