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書籍清單管理與使用術-14

  《數位職人必備的超效知識管理術》

經理人有兩種,一種靠著長年累積的實務經驗闖蕩江湖;另外一種,透過閱讀吸收知識,並將知識套用在自己管理經驗中、推動組織成長。如果你只做老闆要求你做的事,當然也能成長,但是如果你平常就有閱讀的習慣,自然就會有能力去思考或判斷,甚至還能提出更好的做法與建議,供老闆參考。

前屈臣氏的總經理艾克許認為,不讀書的工作者,埋頭苦幹,久而久之,即使遇到了必須思考的機會,也不會停下來做深度的思考,即使是優秀的經理人,也無法成為優秀的領導者。

聰明的閱讀者必須懂得兼顧「效率」和「效能」。效率,指的是「用對的方法讀書」,在最短的時間內找到自己需要的知識,就像是工作上所謂的「把事做對」,在閱讀前須先辨識出「工作上遇到的問題」,抱著目的意識,再從閱讀中找答案。

效率,是指「用對的方法讀書」,在最短的時間內找到需要的知識。~艾克許
抱著「目的」意識這句話,給我們一個重要的提醒,也為購買書籍卻不知如何整理的人,指出一道曙光。許多人購買許多的書,都不知如何來分類,怎麼分都覺得不適。

所謂「分類」是區分出不同事物,或是將相似事物集合在一起的一種邏輯思考。美國著名的教育學家杜威﹙John Dewey﹚曾經說過:「所有的知識都是分類。」分類的屬性可以區分兩種:
  • 依據屬性來分類:於日常生活的物品中,例如,有馬克杯、茶杯、保溫杯…等,可以集合成一個「杯子」,這是我們慣用的方式。
  • 依據目的來分類:工作繁忙之餘,想要去享受美食,思考美食類別時,可以分價位、氣氛、人數、評價…等類別來區分。不同目的考量就有所不同,要慰勞辛苦的自己,想要來一頓「滿意」的美食,就會以「價格」為優先考量,然後再去思考,有哪些餐廳符合。

書籍管理的方式,可以從個人職涯階段去思考,從最想要解決的問題開始,不論是要提升個人職場中的執行能力、數位科技或是策略思考的能力…等,進而將書分類。以個人為例,自己是自由接案的講師,課程提案與設計教案的工作量是最大,為讓每一個課程的內容都是獨立且豐富,我就以「課程名稱」來進行書籍的分類。

或許有些人會有疑問?書為何要買,去圖書館借閱即可。容我分享一段,《IBM首席顧問的大人學習法》一書提及,請自掏腰包付學費是社會人士的學習鐵則。


有位精通骨董的人曾說:「若不自掏腰包,就無法精通一門學問。」骨董商人學習過程中,掏出幾百萬元買骨董的實際行動。不這麼做,就培養不出鑑識眼力,也不可能成為達人。無論做什麼,用自己的錢、花別人或公司的錢,認真程度肯定截然不同。


個人實務的作法,則是折衷進行。對我而言若是屬於專業的核心書,立即付費進行購買,若是屬於比較延伸性,或是參考用書,我則是借圖書館的書。

不論是自己的書,還是圖書館的書,都有兩種,一為實體書,另一則為電子書。為這了作好這些管理工作,運用許多方式,終於找到可以運行的模式,就是先建立格式範本,每一本書都進行列管,利用超連結將書的資料整理好,就會清楚掌握每一本書的動向。

 

完成單則書的記錄之後,再將書整理成總目錄方便運用。傳統的總目錄是條列式,長長的清單讓人深不見底。改為視覺化的呈現,運用九宮格的格式,書的目錄變成一頁,於可視範圍中,提供我便利的思考與引用。為何有這一個靈感?主要是來自於心智圖特性,做到「一頁掌握全貌」(one page control)。

 

想要透過閱讀提升工作的品質和成果,東吳大學講師黃嘉斌建議,應優先加強自己的「核心事業」,再輻射狀地向外觸及其他科目,才能產生相輔相成的綜效。若是要深化,可以做筆記彙整要點,建立個人知識庫。重要的是讀書時不要偷懶,隨時翻查一下原始資料、註解或上網了解大概。或許不是每筆資料都和主題有關,但都能加深認知,建立起更完整的知識地圖。

最後,整理完「書籍清單」之後,還會有一個疑問,就是一本書的內容,可以滿足許多個主題或是能力,那要如何是好?這一個問題,我就留在下一篇文章,來分給大家。這一篇文章談的是先優化「記事」的內容,作好簡單的分類,下一文章,就來進行整理資料庫的分類。

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