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書籍清單管理與使用術-14

  《數位職人必備的超效知識管理術》

經理人有兩種，一種靠著長年累積的實務經驗闖蕩江湖；另外一種，透過閱讀吸收知識，並將知識套用在自己管理經驗中、推動組織成長。如果你只做老闆要求你做的事，當然也能成長，但是如果你平常就有閱讀的習慣，自然就會有能力去思考或判斷，甚至還能提出更好的做法與建議，供老闆參考。

前屈臣氏的總經理艾克許認為，不讀書的工作者，埋頭苦幹，久而久之，即使遇到了必須思考的機會，也不會停下來做深度的思考，即使是優秀的經理人，也無法成為優秀的領導者。

聰明的閱讀者必須懂得兼顧「效率」和「效能」。效率，指的是「用對的方法讀書」，在最短的時間內找到自己需要的知識，就像是工作上所謂的「把事做對」，在閱讀前須先辨識出「工作上遇到的問題」，抱著目的意識，再從閱讀中找答案。
效率，是指「用對的方法讀書」，在最短的時間內找到需要的知識。~艾克許
抱著「目的」意識這句話，給我們一個重要的提醒，也為購買書籍卻不知如何整理的人，指出一道曙光。許多人購買許多的書，都不知如何來分類，怎麼分都覺得不適。

所謂「分類」是區分出不同事物，或是將相似事物集合在一起的一種邏輯思考。美國著名的教育學家杜威﹙John Dewey﹚曾經說過：「所有的知識都是分類。」分類的屬性可以區分兩種：
  • 依據屬性來分類：於日常生活的物品中，例如，有馬克杯、茶杯、保溫杯…等，可以集合成一個「杯子」，這是我們慣用的方式。
  • 依據目的來分類：工作繁忙之餘，想要去享受美食，思考美食類別時，可以分價位、氣氛、人數、評價…等類別來區分。不同目的考量就有所不同，要慰勞辛苦的自己，想要來一頓「滿意」的美食，就會以「價格」為優先考量，然後再去思考，有哪些餐廳符合。

書籍管理的方式，可以從個人職涯階段去思考，從最想要解決的問題開始，不論是要提升個人職場中的執行能力、數位科技或是策略思考的能力…等，進而將書分類。以個人為例，自己是自由接案的講師，課程提案與設計教案的工作量是最大，為讓每一個課程的內容都是獨立且豐富，我就以「課程名稱」來進行書籍的分類。

或許有些人會有疑問？書為何要買，去圖書館借閱即可。容我分享一段，《IBM首席顧問的大人學習法》一書提及，請自掏腰包付學費是社會人士的學習鐵則。

有位精通骨董的人曾說：「若不自掏腰包，就無法精通一門學問。」骨董商人學習過程中，掏出幾百萬元買骨董的實際行動。不這麼做，就培養不出鑑識眼力，也不可能成為達人。無論做什麼，用自己的錢、花別人或公司的錢，認真程度肯定截然不同。


個人實務的作法，則是折衷進行。對我而言若是屬於專業的核心書，立即付費進行購買，若是屬於比較延伸性，或是參考用書，我則是借圖書館的書。

不論是自己的書，還是圖書館的書，都有兩種，一為實體書，另一則為電子書。為這了作好這些管理工作，運用許多方式，終於找到可以運行的模式，就是先建立格式範本，每一本書都進行列管，利用超連結將書的資料整理好，就會清楚掌握每一本書的動向。

 

完成單則書的記錄之後，再將書整理成總目錄方便運用。傳統的總目錄是條列式，長長的清單讓人深不見底。改為視覺化的呈現，運用九宮格的格式，書的目錄變成一頁，於可視範圍中，提供我便利的思考與引用。為何有這一個靈感？主要是來自於心智圖特性，做到「一頁掌握全貌」（one page control）。

 

想要透過閱讀提升工作的品質和成果，東吳大學講師黃嘉斌建議，應優先加強自己的「核心事業」，再輻射狀地向外觸及其他科目，才能產生相輔相成的綜效。若是要深化，可以做筆記彙整要點，建立個人知識庫。重要的是讀書時不要偷懶，隨時翻查一下原始資料、註解或上網了解大概。或許不是每筆資料都和主題有關，但都能加深認知，建立起更完整的知識地圖。

最後，整理完「書籍清單」之後，還會有一個疑問，就是一本書的內容，可以滿足許多個主題或是能力，那要如何是好？這一個問題，我就留在下一篇文章，來分給大家。這一篇文章談的是先優化「記事」的內容，作好簡單的分類，下一文章，就來進行整理資料庫的分類。
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閱讀旅圖：OGSM打造高敏捷團隊

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閱讀旅圖：5W1H經典思考法

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閱讀旅圖：讓自己快速進化的PDCA筆記術

有位男士實踐了PDCA筆記術之後，得到下列成果： 原本加班超過一百小時以上→變成二十個小時﹙以前沒有一例一休哦！﹚ 兩內年減重十三公斤 個人年收入倍增 一樣是知悉PDCA，但展現出現成效不一樣。 於職場工作的夥伴，對PDCA不會太陌生。 PDCA是一套經常用於品質改善的流程，現在則成為不論任何行業都耳熟能詳的商業語言，個人也十分感到有興趣，使用過程中總感覺有一些些的不對勁，自己也說不上來。 閱讀《 鬼術PDCA 》之後，發現作者將這個方法用於思考目標的落差時，思路變得非常清晰，我也用於年度計畫的專案管理上，果然就找出不少的問題。 若是要落實到每日的計畫與專案計畫，這一本《 讓自己快速進化的PDCA筆記術 》讓我得到一些啟發，作者就是前面提到的男士岡村拓朗。 書中提及，大家都知悉PDCA，但為何會轉不動呢？就是不知PDCA的轉動方法，這句話引起我不少的好奇，進而閱讀。 為何要用PDCA來成為筆記的架構呢？有以下優點： 短時間能改善問題的行動方式 自然而然就能釐清思緒 了解一天之內的行動或計劃的問題點 從作者列舉優點中，找到閱讀這一本書的目的，藉由這本書的觀念啟發，讓自己工作更省力一點，品質更高一點，持續不斷地改善。 ❙ PDCA轉動的三原則 如何讓PDCA轉動，主要有三個原則： 原則1：視覺化 PDCA一點都不難，但為何無法順利運作？關鍵原因不是執行問題，而是沒有看到計畫的整體圖像。所謂的整體圖像是指，於腦中產生像是從上方俯瞰整體計畫的一幅畫，如果不能如同看一幅畫那樣，看出整體圖像不斷的出現變變化或是改善，就很難察覺PDCA的運作，甚致覺得PDCA是無效的。 如何來視覺化呢？首先是圖像化，於《 創意，從計畫開始 》該書提到，製作計畫﹙專案﹚目標，水野學的方法是利用「Google的圖片檢索」方式來進行，利用檢索方式來將計畫﹙專案﹚目標圖像化，並進行目的確認，只要能將PDCA視覺化，就能啟動循環。 第二步驟則是數值化。圖像化讓我們有一個方向，數值化則是精準地反應計畫目標的情形，有數字即能精準掌握。若連改善方案或是行動都能數值化，那要轉動PDCA就會變得非常容易。 最後，就是寫下來。 將自己想做的事情寫下來，只是寫下來，成功機率就會高出很多...
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