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打造雲端資料管理儀表板-09

 《職場心智圖-超簡單、高效能》  

「在哪裡?到底在哪裡!記得明明資料不是已經放到隨身碟中了嗎?」兩天之後要於學習社群分享的小桂,在一家安靜優雅的咖啡店中,簡報整理到一半,因為找不到前陣子費時搜尋的資料,而顯得心浮氣燥。

檔案存放在家裡的USB嗎?為了資料而再回去拿真是費時費力,但,此時此該,就是想不起來,資料放到哪裡去了?

本來計畫蒐集完資料再一鼓作氣完成簡報,享受與同事分享的樂趣,現在因為找到不到資料,而顯得焦慮不安,不但打亂製作簡報的心情,注意力也無法集中,只能下次再進行,打亂整日的行程。


《情報力一數位檔案管理分析達人》引述《紐約時報》(The New York Times),2008年時, 全球一周所產出的資訊量,比18世紀一個人一生接觸到的資訊量還要多。國際數據資訊中心 (IDC)則指出,自2009~2020年間,資訊量還要再爆增44倍,小桂的情況不難理解。


資訊整理於職場上變成一個重要的技能,經理人月刊主編陳毓說,「整理」的目的不是 「創造一個完美的環境」,是「在20秒內就能找到所需的資料」。


換言之,若是職場出現任何需要解決的問題,只要能在20秒內找到正確的人詢問、Google出有用的網頁參考、翻出有參考性的書籍雜誌查證、調出過去的電腦檔案追蹤.........這,才是效率。


電腦檔案一直是工作中使用最為頻繁的,也值得此件事情進行管理。做好檔案管理,即能提升工作效能,因此,設計一張「檔案管理」的架構圖變得十分重要,除了可以快速存取,也可以讓自己避免迷失在龐大資訊浩瀚汪洋中。


有效率的進行檔案管理,再藉由雲端同步的概念,讓資料有系統的存放於不同跨裝置中,再善用搜尋來輔助,即能成為一個高效的工作者。


未來職場強調的是工作與生活平衡的概念,對於數位資料的管理,不該只有專注於工作上,必需要再加入學習與生活的角度思考,利用這個三個面向進行展開,讓自己的資料庫形成網絡,打破傳統分櫃儲存的思維。

如何將資料與檔案來進行有效率的整理呢?以我自己的案例分享,是利用心智圖的邏輯架構來進行系統化的整理,讓自己清楚目前所擁有的知識庫樣貌。


繪製的過程中,會先讓想法先發散後再聚焦整合。於發散的程過,推薦您可以利用心智圖軟體工具﹙Xmind)或是利用便利貼來進行發想與整理,具體操作的步驟如下:

  • 繪製中心主題:中心主題是心智圖的核心就像人體的心臟一樣重要,這張資料管理架構圖,能引領我快速的找到資料所在位置,因此,我就聯想到航行設備的船舵控制船舶航向方向,與這張心智圖的核心目的相同,所以找到一張合適的圖,將圖片放置於中心主題,很符合及切題。
  • 資料架構的兩步曲
    • 自由發散:先利用自由聯想的方式,將自己所想到的內容,全部寫在便利貼上或是用電腦鍵入,在過程中是否要分類都是可行的。此過程主要目的是「創造數量」不是質量,可以設定發想時間,一直到自己想不出來為止。
    • 邏輯收斂:從上一個步驟述至止,心智圖呈現出來的方式,是比較沒有架構與邏輯性的。我們可以利用分類的方式﹙Top-Down﹚或是堆疊的方式﹙Bottom-UP﹚,將所有項目進行比較具有結構化分類,如同下圖最後呈現出來的心智圖,我共分為四大類,而從圖中可以看出這四大類的下一位階也清楚的展開來。
  • 善用色彩進行區分:色彩主要讓我能進行區分在排列上有差異化:
    • 「目標」用的紅色,表達內心感受是要對目標賦有熱情,不斷向自己的目標前進。
    • 「工作」我則選擇是藍色,執行過程中要考量到邏輯與順序性。
    • 「生活」,當然想的是綠色,如同躺在大地草原上休憩,舒服自在的享受。
    • 「學習」,我選擇是橙色,象徵快樂與幸福的感覺,活到老,學到老,更富意義達到工作與生活動平衡。

  • 樹狀編碼:資料管理儀表板心智圖是資料匣的架構圖,為了要在開啟資料匣時,其順序能與心智圖所呈現出來是相同順序,而進行編碼。以工作區而言來思考,下一階為專案、例行、專業手冊與封存,此階每一個項目以10-40作為編碼,接續10-專案的下一階,再以11-證照考取、12-課程開發、13-資料庫代表三個專案,如此檔案編碼的一致性,可以幫助我們於資料的整理更有整齊的架構。
  • 網狀連結:資料管理儀表板心智圖上,是否有發現,B-工作區中,10-專案內的雲端與30-專業手冊的底色為黃色,且同時於D-學習區後,20-專案中的Google也是加入黃色底。這代表的是什麼意涵呢?今年要將專業手冊進行雲端化,雲端化所使用的平台,正是Google。這樣加入底色顏色表示,在俯瞰整張心智圖時,強化彼此關連性的連結。
  • 重點加插圖
    • 於工作方面,將B-工作區中的11-證照考取加入$的符號,希望能藉由證照的考取,讓自己的功力累積更上層樓,帶來收入的提升與穩定
    • 於生活方面,於C-生活區內的11-美食中隱藏版的美食,有加入愛心的符號,主要希望能款待好友與家人增加情感交流。
    • 運動方面,31-運動,主要列出提醒自己過去運動量都較不足,要多練習。最後,於學習方面,20-專業指的是刻意學習是重要的經營模式,變成為一個自由的專業者。
  • 資料匣的超連結:將這一張資料管理儀表板心智圖,利用超連結的方式,與資料匣進行連結。想要進行資料的編輯時,只要點選心智圖上的超連結,即可開啟資料匣,若要連結檔案亦是相同的方式。
雲端資料管理,並不是將所有檔案放到雲端即可,真正目的,在於透過心智圖來幫助流程的改造。雲端的資料庫,可以讓我們不受地點與時間的限制。

打造一個系統化的雲端資料庫,擺脫過去只是單點電腦或載具尋找資料,這一張資料管理儀表板心智圖清楚陳列出資料庫的結構,將來若是需要進行知識升級時,不論是要去除舊(刪除舊知識)佈新(新增知識),都會是有意義系統化的進與出,一切的知識也盡在您的掌握,就只需要一張紙即可縱觀全貌。


勝間和代在《新.知識生產術》中解釋,「高明地取得資訊、自己加工、產出,再連結到賺錢之上,就是「提升知識生產力」的過程。


這種「利用資訊賺錢、再把錢拿去購買資訊」的正向循環,將使資訊擁有者和資訊缺乏者之間的距離,愈拉愈大。記得打造出屬於自己的儀表板,讓資料的進與出,都在彈指之間。

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個人年度計劃﹙職涯發展﹚ for 2020

5、4、3、2、1…新年快樂,新年新希望…﹙不變的台詞,變化的歲月﹚

「煙火好像沒有比從前好看,但還是不自覺地走過來。真希望明年能到世界各地去旅行,不再被一堆鳥事圍繞!!」看著煙火的Sandy,自然地脫口而出。「這不是跟去年一樣嗎?又是去旅行,S小姐,能點些別的嗎?」Sandy最要好朋友,一旁吐糟說…
旅行,不是許願就好,總是要做點什麼吧??每個人心中都有想做的事,只是有人經常想,有人只有在「特別節日想」,例如:12/31、或是生日時,有人費了很大的勁,也不太清楚自己要許什麼願望,因為想要的太多。

秋高氣爽的九月,公司會開始例行性進行一項計畫,就是設定明年目標。光是為公司想明年的目標,再加上今年底公司要檢討今年成果,早已有些焦頭爛額,再也找不出時間為自己想想,自己需要的是什麼?

每年都為達成公司的使命而努力,自己的願望清單早已深埋工作中,難道這是上班族無法扭轉的宿命嗎?回想起,就有些許不甘心,為何我變成現在這個樣子?

古有云:「你想什麼?就會去做什麼?然後經驗什麼?你就是什麼?」我們都希望明天的我,變得比今天更好更進步。期待未來的生活與過去不同,享有人生不同面貌,實踐自己的夢想。

夢想很大,有點摸不著頭緒,容易讓人感覺是混亂的,那倒不如從一個點出發。想要重整人生,或許年度計畫是一個不錯的起點。

如何來展開年度計畫呢?當我們覺得混亂的時候,擺脫方法超簡單,解法就在各位的手機上。當我們把玩著手機時,發現有點混亂時,會想到回到原始點,此時,會直覺按Home鍵。年度計畫也是一樣,要先找到一個起始點,按下Home鍵是一個不錯的方法。


年度計畫的Home鍵是什麼呢?其實,它是一個人生的參考點。探索人生參考點的方法有很多,推薦一個方法給大家,就是生命之輪。運用生命之輪的八個面向﹙分別為:工作、學習、家庭、健身、休閒、人脈、靈性、理財﹚進行反思,如同Home鍵,用來找到年度計畫的起始點。

生命之輪的操作方式為,將八個面向分為滿意度與時間配置。最滿意為10分,不滿意為0分。利用十分鐘的時間,就可以得出兩個輪子樣貌,不知您手上的形狀為何?是圓滑平衡?還是奇形怪狀?

完成之後,問問自己為何會有這樣分數?有什麼樣高峰經驗可以回想?從高峰經驗中獲得什麼?想要改善的是什麼?這就是年度畫的Home鍵,找到立足點,就知悉自己目前處境為何?依據這樣的結果來設定年度計畫,就會有所依據,進退之間能夠拿捏。

接續,開始構思年…

用心智圖畫出未來的職涯道路-08

《職場心智圖-超簡單、高效能》  

週五的夜晚,小秀與同事聚餐之後道別,隔日是週末假期但心情卻不如以往,有著一點點憂愁。一位與自己熟悉的夥伴即將離職轉換跑道,小秀面對未來的工作,心中多了一份焦慮。

小秀從事這份主編的工作,已將近三年,面對未來的職場,並沒有因為工作的熟悉度而展現出自信,反而因為世界正在快速的轉變,對自己的未來迷惘加深,卻不知該如何有效的思考。

除此自己考量之外,還有當我們遇見AI,人的優勢在哪裡?美國智庫皮尤研究中心,2017年調查4100名美國人,對此看法,超過7成的受調者擔心電腦將會搶走自己的飯碗。創新工場董事長兼首席執行官李開復曾說:「AL幫我們做重複性工作、釋放我們去做更多該做的事情。」

面對未來職涯該如何規劃?從三個面向來進行,稱之為職涯的金三角,三個要素為職業興趣、能力強項與價值觀。三要素對職涯上所代表意涵為:
能力強項:代表的是我最會什麼?少了『能力』,做起來會辛苦。職業興趣:呈現我喜歡做什麼?少了『興趣』,做起來會無趣。價值觀:我重視什麼?沒有什麼覺得沒有意義?少了『價值觀』,做起來難持久…
這三個面向,要考量的內容有很多,如何思考?這時可以利用心智圖來進行整合思緒,發散思考的同時兼具邏輯性的整合,
以小秀的個人職涯規劃為案例,繪製步驟如下:

一、繪製中心主題
中心主題代表的是一個未來性,代表自己未來的職涯想要達到的理想狀態。現職從事主編的小秀,在未來三年,希望能更有自信的去面對多變的未來,並且能獨當一面,於是在中心主題上畫下一位女生代表自己,看起來很開心,再加入一件超人裝,傳達的意涵為三年後的自己能力如同超人一般,最後於中心主題下方,再寫上自己的名字。圖案視覺化於中央,對於各面向的整合更容易聚焦。

二、職涯內容的展開
依據職涯金三角,將職業興趣、能力強項與價值觀,變成是心智圖的主幹。對於主幹顏色的選擇,職業興趣選用綠色來呈現,代表是一種樂在工作的感覺。能力強項,則是用橙色,有點黃金富裕的感覺,代表是內容越多,報酬就會越多金。價值觀選用藍色,代表是心中一把尺。



三、資料的探索與統整
能力強項:小秀最需要的是能力強項的探索,此時可以利用運用能力探索工具,例如個人技能評估表、能力強項卡…等,來協助小秀更加瞭解自己,將探索後的結果,整理至心智圖中。除了工具輔助之外,這時也可以回顧近幾年的工作經驗,將這些工具不足之處,加以補充。每一個人能力很多元,於未來職場發展的概…

「搞定」自己時間核心關鍵-流程✚工具

牆上時間晚上九點,課長終於結束一天的行程,緩緩靠上椅子,準備下班。在眾人的眼中,十分盡責,下一個升遷的人選,當然是他。

一年一度的升遷,公佈欄上的經理名字,居然不是課長,而是每天準時下班的專員。怎麼會這樣?原來企業需要新模式來帶領。一例一休的新法規,每週工時四十小時外,企業必須落實週休二日。必要時雖可在休息日工作,但加班費大幅提高,以月薪三萬元的上班族來說,加班八小時的人力費用,從本來五六百元大幅提升到一千五百元以上。

「事情做不完,我自願加班」,以後很難行得通,沒有功勞也有苦勞的思維模式,受到嚴酷的考驗。主管眼中對「能幹」的定義,將快速轉變為「充分把握上班時間完成工作」,因為,這才代表能以最低成本達到目標。

TED《如何掌控你的空閒時間》演說中,提到一則故事。一位忙碌女士,星期三晚上她有事出門, 回家後發現她的熱水器已經故障, 地下室當下到處都是水,為了處理這件事情,那個禮拜總共花了七個小時。七個小時?不是連一小時都擠不出來嗎?為何還有七小時的時間來處理呢?
時間是一項不能取代的稀少的資源,是人生中最重要的資產。你不是沒有時間,而是要思考你選擇的方式!數位時代之下,每一天都有卓越的軟體工具產出,但因為過多的選擇而間接造成工作效率的短路。軟體工具是一種術法,會一直不斷的更新,而真正能滿足我們的需求應是「流程」。以流程為主要的架構,然後去選擇自己慣用的軟體工具,這樣更能達到自己對於時間管理的需求,藉由不斷的精進流程,讓自己的目標逐步實現。

現況我們正面臨到的問題是,更多的要求但資源不足。每一個人都有一堆的工作需要進行,而造成壓力不斷的攀升。過去,我們可以很清楚的區分工作與生活,然而強調快速回應的世代裡,界線已變得糊糢,而導致工作影響生活,然而生活的不安定,也影響工作。

提到時間管理的流程,就不得不提「搞定」這一本書,我喜歡書中提及的一段話:
GTD流程並不是要做完所有的事,而是要推廣適度應對個人世界的方式,也就是指引你在任何時刻都能做出最佳的決策,並排除當下未處理事項所帶來的干擾與壓力,最後得到清晰的思緒和心理空間。


新時代需要新的方法,來達到我們對於時間管理的三個要求:
❶可靠的系統協助我們收集,不必再依靠大腦來記憶;
❷下一步的行動計畫,讓自己能允許雜事進入,並容易進行安排;
❸期限中完成該完成的工作,行動內容經過管理與整合,就能維持對他人高度的承諾。
以上提及三點,應是每一個人最基本…