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個人時間管理安排術-18

    《數位職人必備的超效知識管理術》

有兩個一起到非洲考察的人迷了路,正當他們盤算該如何 是好時,見一頭兇猛的獅子朝著他們跑過來,其中一人馬上從袋中拿出運動鞋穿上, 另一人見狀,只搖頭說:「沒有用的,你怎麼也不可能跑得比牠快!」穿上運動鞋的人 說:「我當然知道,但在這關頭最要緊的是—我要跑得比你快。」

「時間管理」不是教人 把事情做得更快,也不是不眠不休地工作來爭取時間。「時間管理」的目標是讓人們找出自己的問題所在,了解在時間安排上要做些甚麼和可以做哪些事,繼而決定怎樣運用時間。

於時間的工具,可以利心智圖以樹狀結構為主、網狀脈絡為輔,建構分類與階層化的思考,可做到「一頁掌握全貌」(one page control)。規畫自己的一週行事曆為例,運用心智圖結合美國知名管理學家柯維(Stephen Covey)的「4象限法」來規畫事情,並放於中心主題位置,接續依據專案、工作、任務與刪除這四個工作來思考,以這四個類別來展開,主要是代表所運用的資源不一樣。

利用心智圖來提示自己之後,然後,將想到的事情,就直接往下方的表格填寫,下方的表格,利用表格的方式,呈現出來週一至週日,這樣一來,就可以先進行初步的安排,調整時也非常的方便。若有需要相關的資料進行連結,就可以利用此記事。



運用這個格式內容,上方有心智圖進行不同面向的導引,思路就會加快且比較不會遺漏。同時,也應用心智圖可做到「一頁掌握全貌」的特性,重新設計表格,讓整週的工作安排,一目瞭然。最後,這一週整體的行程掌握,再將結合Google日曆,排定具體的時間,整個週計畫就完成囉!

掌管每一天,清晰的目標能協助我們向正確的方向邁進,集中時間做有成果的工作,不致走許多冤枉路。我們中國人常說「只問耕耘,不問收穫」,以表達讀書人應有的情操,但從時間管理的角度來看,這觀念要修正為「先問收穫,才懂耕耘」。人在有清晰及合理的目標下工作,很容易進入「神馳現象」,「神馳」狀態使我們心無旁驚、專心一致地向目的地前進,進而使我們的能力進一步提升。

在分配時間上,要謹記兩個定律:

  • 柏金森定律(Parkinson's Law):每項工作都可以無限期地霸佔你的時間—如果不設時限,它便會佔用你所有時間。
  • 莫非定律 (Murphy's Law):每項工作所花的時間都遠比自己想像中的長,你會低估工作所需時間,或高估自己的能力。
無論出現哪一種情況,都必然會 打亂你的程序和計劃。因此做任何的事情,都一定要具有靈活性,既要留有足夠的時間但又不會過多。這需要您長期的記錄進行觀察,因此週計畫不但可以事先排定工作,同時,又能留下記錄,為過去的事情進行反思。

為何需要反思?一個棋士若要進步,復盤是重要的關鍵。復盤是圍棋中的一種學習方法,指的是在寫完一盤棋之後,要重新擺一遍,看看哪裡下得好,哪裡下得不好,對下得好和不好的,都要進行分析和推演。 企業家柳傳志第一個將復盤引入到做事之中,成為聯想三大方法論之一,運用反思,讓自己總明工作。



有週計畫之後,總是覺上班在辦公室裡8小時不夠用?老是加班到晚餐後?那麼就要來善用零碎時間。例如通勤時間,戒掉發呆、打瞌睡,用來提高零碎時段生產力。2016年2月號的《Associé》 則建議工作者可以「冥想」今天一整天的工作排程,有了Evernote之後,就可以在通勤中進行,行程的調整與待辦事項整理,這樣一到公司就可以立即就緒。

可以建立一則「零碎時段生產力」的記事,裡面隨時準備3到5件公事,不需要辦公桌也可以處理的工作,就可以令自己「提早開工,準時下班!」比方先將要回覆e-mail或是致電客戶或同事寫下來、利用手寫記事來構思下周需要簡報的內容流程圖、利用利用Web Clipper擷取網路相關市場資料、閱讀報告、書與雜誌…等等,都是可以在Evernote進行。


 

著名小說《動物農莊》(Animal Farm)中有一句名言:「所有動物生而平等,但有些動物比其他的更平等。」(All animals are equal,but some animals are more equal than others.)換句說:「每個人都同樣擁有二十四小時,但有些人卻比其他人有更多時間。」些人所享有的額外時間是從何而來呢?

錢不夠用? 八成二上班族有意成為「斜槓族」,然而斜槓族需處理不同的工作,你也許禁不住想問:「為甚麼他們有這麼多時間去做這樣多的事?」其中一個重要的答案,他們將時間運用得其法,令自己更有效率,可以處理更多事情,讓我們好好珍惜自己的時間吧!

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年度計畫、KPIs慢慢走入輔助的角色,取而代之是一種「變動性」指標的方法。從新聞的瀏覽當中,常見的標題為「雪崩式」〇〇,以2020的疫情而言,旅遊業 雪崩式下滑速度 ,讓人感到十分難以適應這個世界,除了標題是為吸引人之外,更重要的是,現在世界變得太快,不再是狼來了,而是被咬了。 雖世界變化的很快,目標與計畫的本質從未變更,不斷地進步是方法。未來三十年的藍圖依然可以想,只不過,別忘記要隨時更新而已。談到「可變的」目標或是計畫,去年最為熱門的方法就是「OKR目標管理」,因這個議題而出了許多本書,這些書籍內容大部分都是以國外的經驗為主,少有一本在地化經驗的書。 一個系統的導入過程,相信不論是經營者、專業經理人,甚至員工,都會希望聽聽本土的案例如何進行?畢竟若能有一個本土實際的案例來作為參考,那麼就最好 要 不過。因為一位好友-詹〇〇的推薦,讓我接觸到這一本書,閱讀時因為有之前OKR的知識,覺得這一本不論是在觀念的說明,還是計畫的過程,非常符合國內中小企業,甚至是個人工作很值得參考的一本書。 於變化時代之下,用一張紙管理自己的年度計畫與目標,將一些重要的工作進行整理,這樣一來不但能夠聚焦,更能強化自己在快速變化的世界裡有著強韌的適應性,就讓我們一起來閱讀《 OGSM打造高敏捷團隊 》吧! ❙  OGSM方法簡介 什麼是OGSM呢?由以下4大內容所組成: Objective(最終目的):企業願景,是全公司上下均須全力以赴的最終目的。 Goal(具體目標):SMART原則將目標化為實際作為,讓員工均能集中目標且竭盡全力朝目標前進。 Strategy(策略):以三大資源「人、錢、時間」,進一步設定出達到具體目標的做法。 Measure(檢核):在執行策略的過程中,將過程切割成小的指標,透過設定小指標,讓執行者確定沒有走偏或走錯路徑。 ❙ 3步驟輕鬆寫出Objective最終目的 任何方法的目的,都是企業往理想方向邁進。設定最終目的,主要提供員工前進的方向,引導到何處,進而產生競爭優勢是重要關鍵,所以第一步必須審視環境。環境的資料有兩種,一種是外部環境,另一種是內部環境。如果你對於撰寫「最終目的」很頭痛,以下3步驟將幫助你寫出專屬的理想國藍圖。 第1步:蒐集外部資訊 對外部環境的審視可以使用SWOT分析,建議只要特別回答自身的優勢﹙Strength﹚、機會﹙Opportunity﹚

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