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系統化更新最新專案工作進度-19

 《數位職人必備的超效知識管理術》 

熟知Evernote的人,這一本書《搞定!工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》應不陌生,這是GTD大師大衛‧艾倫全新的修訂版,許多Evernote的應用,都與這本書進行結合。這一篇,分享給大家是關於檢視。「個人時間管理安排術」專注在週計畫,若要再往上思考,就是一篇要介紹專案工作進度。

藉由書中提及的六個高度,將前後兩篇的文章進行定位與連結,大衛‧艾倫書中提,檢視工作的6種專注高度,事情的輕重緩急勢必會影響選擇,但大部分判定優先順序的模式,套用到現在工作中都不太牢靠。為了確定該優先處理的事項,請務必先了解自己工作的本質。我們可以從6種專注高度(horizons of focus)來檢視工作,就好比從大樓不同樓層往外看,景色一定會有所不同。
    • 第5層高度:人生目的與原則。
    • 第4層高度:願景。未來3~5年的展望,會帶來更大格局的思維(例如:企業策略、環境趨勢、職涯與生活方式的轉變)。影響因素包含:對生涯、家庭、財務與生活品質更長遠的期待與考量。
    • 第3層高度:年度目標。未來1~2年內想達成的成就,會引導界定工作到不同的面向。
    • 第2層高度:專注及責任範圍,每個人都會因為自身角色、興趣與責任而需執行許多專案和行動,這些都是自己想要有所成果的重要領域。例如:職場中的策略計畫、員工發展、市場調查。生活中的居家環境、心靈信仰、休閒娛樂。
    • 第1層高度:現行專案,眼前的行動大多是從手上 30 ~ 100 件專案衍生而來,而且是在短時間內要完成要完成的。例如:規畫銷售會、找牙醫。
    • 地面層:現行行動:指的就是必須取的行動,包括:必須撥打的電話、該回覆的電子郵件、該辦的瑣事或伴侶溝通的事項。
      年度計畫到週計畫
      我們就從第三層高度談起,每一年,我總是會利一天的時間,思考自己的年度計畫。看見計劃兩個字,大家聯想到大部份是麻煩,無用,計劃趕不上變化。

      一位主管與我分享的故事,我之前的工作是在代工製造業,與外國工程師接觸的時間不算少。細看外國工程師與本國工程師的差異,就是當被交待一件事情時,外國工程師總是拿起筆,逐一寫下要進行的事,再向對方確認,若是沒有問題,則開進行。而本國工程師被交待一件事情時,總是以最快的速度來完成,完全不需要計劃,但過程中,難免有疑問,甚致做錯的事情發生,相較兩位工程師而言,大部份的比例,外國工程師的做法,速度反而快。

      從這個案例來思考,並不是我們要去推崇外國工程師有多好,相信台灣工程師也有絕佳的素質,只是就這一件事情上,我們可以學習什麼?再用一句柆拉克(Peter Drucker)說過話,他說:「計畫本身毫無價值可言,但計畫的過程十分珍貴。」若是從這樣的角度來思考,我們是否能從另一個角度來思考關於計劃這件事。

      年度計畫的過程我就不談了,完成之後,將自己利用心智圖展開範疇,放於最上方,中間結合Google試算表,製作年度計畫的甘特圖,然後,再將重要的專案,放於表格式,進行列管。下方,就是週計畫,如此一來,這一則記事就從年度計畫一路到週週計畫,由上而下結合完成,運作起來就會變得很順暢。


      設定專案儀表板
      年度計畫中,專案是比較複雜的步驟,才能完成,也需要耗費較大的資源。過去於企業是專業經理人的角色,習慣將專案進行開展。開展的專案,也相同放於Evernote平台進行管理。

      專案儀表板的格式如下圖所示,我總共分為四個大項,專案資訊/排程檢核點/文件位置/參考資料,用進行控制專案之用,同時將此格式作成範本,以利快速複製新專案,運用相同的模式,控管專案。


      專案管理-進度標籤
      進行專案時,通常是許多的個專案同時展開,進度不一樣,為了方便管理與更新進度,設定七種不同的標籤來進行管理,如此一來,專案可以放於不同的「記事本」中,運用標籤的功能,可以快速將相同進度的專案整理出來,如此一來,便能有效的管理。

      設定的標籤是可以建立成為巢狀式,方便大家運用。除此之外,也可以設定任務,第一、第二、第三…等標籤,設定標籤操作雖十分簡單,經由大家的創意,就可以運用在許多面向上,進度管理,只是其中之一的運用哦!


      年度目標計畫越大、設定達成的時間越長,如果沒有時時檢視,就容易因為自己的自律性不足、專注度不夠,最終以失敗收場。因此年度目標,必須再往下切割成每季、每月甚至每週為期的目標,逐步實踐。切割為短期執行目標的好處,除了比較容易執行之外,也可以時時修正、逐步完善,使得遠大的目標計畫更容易達成。

      用自己的年度目標作為案例,於職場專案也是一樣,相信您可以進行轉換,甚致可以改良更好。同時,主管最需要的是「主動回報」這是四個字,讓主管無後顧之憂,若要能定期的「主動回報」,相信系統化更新最新專案工作進度將會為您帶來極大的效益。

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      個人年度計劃﹙職涯發展﹚ for 2020

      5、4、3、2、1…新年快樂,新年新希望…﹙不變的台詞,變化的歲月﹚

      「煙火好像沒有比從前好看,但還是不自覺地走過來。真希望明年能到世界各地去旅行,不再被一堆鳥事圍繞!!」看著煙火的Sandy,自然地脫口而出。「這不是跟去年一樣嗎?又是去旅行,S小姐,能點些別的嗎?」Sandy最要好朋友,一旁吐糟說…
      旅行,不是許願就好,總是要做點什麼吧??每個人心中都有想做的事,只是有人經常想,有人只有在「特別節日想」,例如:12/31、或是生日時,有人費了很大的勁,也不太清楚自己要許什麼願望,因為想要的太多。

      秋高氣爽的九月,公司會開始例行性進行一項計畫,就是設定明年目標。光是為公司想明年的目標,再加上今年底公司要檢討今年成果,早已有些焦頭爛額,再也找不出時間為自己想想,自己需要的是什麼?

      每年都為達成公司的使命而努力,自己的願望清單早已深埋工作中,難道這是上班族無法扭轉的宿命嗎?回想起,就有些許不甘心,為何我變成現在這個樣子?

      古有云:「你想什麼?就會去做什麼?然後經驗什麼?你就是什麼?」我們都希望明天的我,變得比今天更好更進步。期待未來的生活與過去不同,享有人生不同面貌,實踐自己的夢想。

      夢想很大,有點摸不著頭緒,容易讓人感覺是混亂的,那倒不如從一個點出發。想要重整人生,或許年度計畫是一個不錯的起點。

      如何來展開年度計畫呢?當我們覺得混亂的時候,擺脫方法超簡單,解法就在各位的手機上。當我們把玩著手機時,發現有點混亂時,會想到回到原始點,此時,會直覺按Home鍵。年度計畫也是一樣,要先找到一個起始點,按下Home鍵是一個不錯的方法。


      年度計畫的Home鍵是什麼呢?其實,它是一個人生的參考點。探索人生參考點的方法有很多,推薦一個方法給大家,就是生命之輪。運用生命之輪的八個面向﹙分別為:工作、學習、家庭、健身、休閒、人脈、靈性、理財﹚進行反思,如同Home鍵,用來找到年度計畫的起始點。

      生命之輪的操作方式為,將八個面向分為滿意度與時間配置。最滿意為10分,不滿意為0分。利用十分鐘的時間,就可以得出兩個輪子樣貌,不知您手上的形狀為何?是圓滑平衡?還是奇形怪狀?

      完成之後,問問自己為何會有這樣分數?有什麼樣高峰經驗可以回想?從高峰經驗中獲得什麼?想要改善的是什麼?這就是年度畫的Home鍵,找到立足點,就知悉自己目前處境為何?依據這樣的結果來設定年度計畫,就會有所依據,進退之間能夠拿捏。

      接續,開始構思年…

      Evernote筆記進階搜尋技巧-07

      《數位職人必備的超效知識管理術》 搜尋,是改變人類學習樣貌的兩個關鍵字。過去,是一個擁有知識為王的年代,有知識佔盡先機。但近年來,人們學習的方式產生很大的變化,在這個網路上幾乎什麼都查得到的年代,「補習」、「上課」似乎慢慢過時了。

      Google認為,現代人需要的不是課程,而是「經驗值」。若要能快速吸收好的經驗值,自己也需要下一些功夫,需要有一些先備的知識。在自己打造的圖書館﹙Evernote﹚內搜尋,就是一個重要的起始點,若發現不足,再以這些知識為背景,向外去延伸與求助時,目標與範疇明確,進而漫遊於網路知識海時就不會迷失。
      於Evernote中搜尋,廣義而言,個人總共分以下三種:
      搜尋語法:利用關鍵字或是程式語法標籤記事:利用標籤,串接不同的「記事本」的「記事」記事內連結:利用「記事」內部超連結,變成一個知識網,如同大腦一樣,可以利用聯想找您需要的內容這一篇文章,將專注於第一種類別的介紹,讓大家知悉相關的語法。要於Evernote中搜尋,可以直接使用我們已學會搜尋技巧,不過,Evernote也有進階的語法﹙參考網址於最下方﹚,讓我們來嚐試應用,一起來操做。

      關鍵字搜尋
      於右上角搜尋的欄位中,鍵字您要搜尋的內容:
      不確定需要的資料的位置時,想要擴大搜尋範圍:any: 專家 知識管理已確定需要的資料所含的關鍵字,想要縮小搜尋範圍:專家 知識管理﹙去除any: 這個語法﹚若記得「記事」的標題,可以直接搜尋標題:intitle:知識管理※小秘技:搜尋時可以加入 “知識管理"﹙雙引號﹚來找出完全符合這個詞組的「記事」,或是透過「 -專家 」在搜尋時排除有出現 “專家“ 關鍵字的「記事」。

      利用時間搜尋找回憶
      機器幫我們「快速」找資料,人類則賦予這些資料存在的「意義」,時間流是人重要的認知,運用對時間的概念加上語法來搜尋,可以如此來巧妙搭配應用:
      想知道過去一週使用Evernote的狀況:created:week-1想知道過去一週完成哪些事情:reminderDoneTime:day-7﹙若要有結果,記事內含核取方塊且勾選完成之記事﹚想知道2017這一整年收集的資料:created:20170101 -created:20171231
      強化資源應用的方法
      書是我們最好的朋友,但很多時候,我們並未充份使用它。我將有關於書的「記事」,建立一則範本給記錄書籍用。書買來之後,利用「記事」範本來記錄…

      主題文章-大腦的IPO

      單一文章力量有限,「主題式文章」的文章,能讓知識結成網

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