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系統化更新最新專案工作進度-19

 《數位職人必備的超效知識管理術》 

熟知Evernote的人,這一本書《搞定!工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》應不陌生,這是GTD大師大衛‧艾倫全新的修訂版,許多Evernote的應用,都與這本書進行結合。這一篇,分享給大家是關於檢視。「個人時間管理安排術」專注在週計畫,若要再往上思考,就是一篇要介紹專案工作進度。

藉由書中提及的六個高度,將前後兩篇的文章進行定位與連結,大衛‧艾倫書中提,檢視工作的6種專注高度,事情的輕重緩急勢必會影響選擇,但大部分判定優先順序的模式,套用到現在工作中都不太牢靠。為了確定該優先處理的事項,請務必先了解自己工作的本質。我們可以從6種專注高度(horizons of focus)來檢視工作,就好比從大樓不同樓層往外看,景色一定會有所不同。
    • 第5層高度:人生目的與原則。
    • 第4層高度:願景。未來3~5年的展望,會帶來更大格局的思維(例如:企業策略、環境趨勢、職涯與生活方式的轉變)。影響因素包含:對生涯、家庭、財務與生活品質更長遠的期待與考量。
    • 第3層高度:年度目標。未來1~2年內想達成的成就,會引導界定工作到不同的面向。
    • 第2層高度:專注及責任範圍,每個人都會因為自身角色、興趣與責任而需執行許多專案和行動,這些都是自己想要有所成果的重要領域。例如:職場中的策略計畫、員工發展、市場調查。生活中的居家環境、心靈信仰、休閒娛樂。
    • 第1層高度:現行專案,眼前的行動大多是從手上 30 ~ 100 件專案衍生而來,而且是在短時間內要完成要完成的。例如:規畫銷售會、找牙醫。
    • 地面層:現行行動:指的就是必須取的行動,包括:必須撥打的電話、該回覆的電子郵件、該辦的瑣事或伴侶溝通的事項。
      年度計畫到週計畫
      我們就從第三層高度談起,每一年,我總是會利一天的時間,思考自己的年度計畫。看見計劃兩個字,大家聯想到大部份是麻煩,無用,計劃趕不上變化。

      一位主管與我分享的故事,我之前的工作是在代工製造業,與外國工程師接觸的時間不算少。細看外國工程師與本國工程師的差異,就是當被交待一件事情時,外國工程師總是拿起筆,逐一寫下要進行的事,再向對方確認,若是沒有問題,則開進行。而本國工程師被交待一件事情時,總是以最快的速度來完成,完全不需要計劃,但過程中,難免有疑問,甚致做錯的事情發生,相較兩位工程師而言,大部份的比例,外國工程師的做法,速度反而快。

      從這個案例來思考,並不是我們要去推崇外國工程師有多好,相信台灣工程師也有絕佳的素質,只是就這一件事情上,我們可以學習什麼?再用一句柆拉克(Peter Drucker)說過話,他說:「計畫本身毫無價值可言,但計畫的過程十分珍貴。」若是從這樣的角度來思考,我們是否能從另一個角度來思考關於計劃這件事。

      年度計畫的過程我就不談了,完成之後,將自己利用心智圖展開範疇,放於最上方,中間結合Google試算表,製作年度計畫的甘特圖,然後,再將重要的專案,放於表格式,進行列管。下方,就是週計畫,如此一來,這一則記事就從年度計畫一路到週週計畫,由上而下結合完成,運作起來就會變得很順暢。


      設定專案儀表板
      年度計畫中,專案是比較複雜的步驟,才能完成,也需要耗費較大的資源。過去於企業是專業經理人的角色,習慣將專案進行開展。開展的專案,也相同放於Evernote平台進行管理。

      專案儀表板的格式如下圖所示,我總共分為四個大項,專案資訊/排程檢核點/文件位置/參考資料,用進行控制專案之用,同時將此格式作成範本,以利快速複製新專案,運用相同的模式,控管專案。


      專案管理-進度標籤
      進行專案時,通常是許多的個專案同時展開,進度不一樣,為了方便管理與更新進度,設定七種不同的標籤來進行管理,如此一來,專案可以放於不同的「記事本」中,運用標籤的功能,可以快速將相同進度的專案整理出來,如此一來,便能有效的管理。

      設定的標籤是可以建立成為巢狀式,方便大家運用。除此之外,也可以設定任務,第一、第二、第三…等標籤,設定標籤操作雖十分簡單,經由大家的創意,就可以運用在許多面向上,進度管理,只是其中之一的運用哦!


      年度目標計畫越大、設定達成的時間越長,如果沒有時時檢視,就容易因為自己的自律性不足、專注度不夠,最終以失敗收場。因此年度目標,必須再往下切割成每季、每月甚至每週為期的目標,逐步實踐。切割為短期執行目標的好處,除了比較容易執行之外,也可以時時修正、逐步完善,使得遠大的目標計畫更容易達成。

      用自己的年度目標作為案例,於職場專案也是一樣,相信您可以進行轉換,甚致可以改良更好。同時,主管最需要的是「主動回報」這是四個字,讓主管無後顧之憂,若要能定期的「主動回報」,相信系統化更新最新專案工作進度將會為您帶來極大的效益。

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      用心智圖畫出未來的職涯道路-08

      《職場心智圖-超簡單、高效能》  

      週五的夜晚,小秀與同事聚餐之後道別,隔日是週末假期但心情卻不如以往,有著一點點憂愁。一位與自己熟悉的夥伴即將離職轉換跑道,小秀面對未來的工作,心中多了一份焦慮。

      小秀從事這份主編的工作,已將近三年,面對未來的職場,並沒有因為工作的熟悉度而展現出自信,反而因為世界正在快速的轉變,對自己的未來迷惘加深,卻不知該如何有效的思考。

      除此自己考量之外,還有當我們遇見AI,人的優勢在哪裡?美國智庫皮尤研究中心,2017年調查4100名美國人,對此看法,超過7成的受調者擔心電腦將會搶走自己的飯碗。創新工場董事長兼首席執行官李開復曾說:「AL幫我們做重複性工作、釋放我們去做更多該做的事情。」

      面對未來職涯該如何規劃?從三個面向來進行,稱之為職涯的金三角,三個要素為職業興趣、能力強項與價值觀。三要素對職涯上所代表意涵為:
      能力強項:代表的是我最會什麼?少了『能力』,做起來會辛苦。職業興趣:呈現我喜歡做什麼?少了『興趣』,做起來會無趣。價值觀:我重視什麼?沒有什麼覺得沒有意義?少了『價值觀』,做起來難持久…
      這三個面向,要考量的內容有很多,如何思考?這時可以利用心智圖來進行整合思緒,發散思考的同時兼具邏輯性的整合,
      以小秀的個人職涯規劃為案例,繪製步驟如下:

      一、繪製中心主題
      中心主題代表的是一個未來性,代表自己未來的職涯想要達到的理想狀態。現職從事主編的小秀,在未來三年,希望能更有自信的去面對多變的未來,並且能獨當一面,於是在中心主題上畫下一位女生代表自己,看起來很開心,再加入一件超人裝,傳達的意涵為三年後的自己能力如同超人一般,最後於中心主題下方,再寫上自己的名字。圖案視覺化於中央,對於各面向的整合更容易聚焦。

      二、職涯內容的展開
      依據職涯金三角,將職業興趣、能力強項與價值觀,變成是心智圖的主幹。對於主幹顏色的選擇,職業興趣選用綠色來呈現,代表是一種樂在工作的感覺。能力強項,則是用橙色,有點黃金富裕的感覺,代表是內容越多,報酬就會越多金。價值觀選用藍色,代表是心中一把尺。



      三、資料的探索與統整
      能力強項:小秀最需要的是能力強項的探索,此時可以利用運用能力探索工具,例如個人技能評估表、能力強項卡…等,來協助小秀更加瞭解自己,將探索後的結果,整理至心智圖中。除了工具輔助之外,這時也可以回顧近幾年的工作經驗,將這些工具不足之處,加以補充。每一個人能力很多元,於未來職場發展的概…

      個人年度計劃﹙職涯發展﹚ for 2020

      5、4、3、2、1…新年快樂,新年新希望…﹙不變的台詞,變化的歲月﹚

      「煙火好像沒有比從前好看,但還是不自覺地走過來。真希望明年能到世界各地去旅行,不再被一堆鳥事圍繞!!」看著煙火的Sandy,自然地脫口而出。「這不是跟去年一樣嗎?又是去旅行,S小姐,能點些別的嗎?」Sandy最要好朋友,一旁吐糟說…
      旅行,不是許願就好,總是要做點什麼吧??每個人心中都有想做的事,只是有人經常想,有人只有在「特別節日想」,例如:12/31、或是生日時,有人費了很大的勁,也不太清楚自己要許什麼願望,因為想要的太多。

      秋高氣爽的九月,公司會開始例行性進行一項計畫,就是設定明年目標。光是為公司想明年的目標,再加上今年底公司要檢討今年成果,早已有些焦頭爛額,再也找不出時間為自己想想,自己需要的是什麼?

      每年都為達成公司的使命而努力,自己的願望清單早已深埋工作中,難道這是上班族無法扭轉的宿命嗎?回想起,就有些許不甘心,為何我變成現在這個樣子?

      古有云:「你想什麼?就會去做什麼?然後經驗什麼?你就是什麼?」我們都希望明天的我,變得比今天更好更進步。期待未來的生活與過去不同,享有人生不同面貌,實踐自己的夢想。

      夢想很大,有點摸不著頭緒,容易讓人感覺是混亂的,那倒不如從一個點出發。想要重整人生,或許年度計畫是一個不錯的起點。

      如何來展開年度計畫呢?當我們覺得混亂的時候,擺脫方法超簡單,解法就在各位的手機上。當我們把玩著手機時,發現有點混亂時,會想到回到原始點,此時,會直覺按Home鍵。年度計畫也是一樣,要先找到一個起始點,按下Home鍵是一個不錯的方法。


      年度計畫的Home鍵是什麼呢?其實,它是一個人生的參考點。探索人生參考點的方法有很多,推薦一個方法給大家,就是生命之輪。運用生命之輪的八個面向﹙分別為:工作、學習、家庭、健身、休閒、人脈、靈性、理財﹚進行反思,如同Home鍵,用來找到年度計畫的起始點。

      生命之輪的操作方式為,將八個面向分為滿意度與時間配置。最滿意為10分,不滿意為0分。利用十分鐘的時間,就可以得出兩個輪子樣貌,不知您手上的形狀為何?是圓滑平衡?還是奇形怪狀?

      完成之後,問問自己為何會有這樣分數?有什麼樣高峰經驗可以回想?從高峰經驗中獲得什麼?想要改善的是什麼?這就是年度畫的Home鍵,找到立足點,就知悉自己目前處境為何?依據這樣的結果來設定年度計畫,就會有所依據,進退之間能夠拿捏。

      接續,開始構思年…