《數位職人必備的超效知識管理術》
藉由書中提及的六個高度，將前後兩篇的文章進行定位與連結，大衛‧艾倫書中提，檢視工作的6種專注高度，事情的輕重緩急勢必會影響選擇，但大部分判定優先順序的模式，套用到現在工作中都不太牢靠。為了確定該優先處理的事項,請務必先了解自己工作的本質。我們可以從6種專注高度(horizons of focus)來檢視工作,就好比從大樓不同樓層往外看，景色一定會有所不同。
- 第5層高度：人生目的與原則。
- 第4層高度：願景。未來3~5年的展望，會帶來更大格局的思維(例如:企業策略、環境趨勢、職涯與生活方式的轉變)。影響因素包含：對生涯、家庭、財務與生活品質更長遠的期待與考量。
- 第3層高度：年度目標。未來1~2年內想達成的成就，會引導界定工作到不同的面向。
- 第2層高度：專注及責任範圍，每個人都會因為自身角色、興趣與責任而需執行許多專案和行動，這些都是自己想要有所成果的重要領域。例如：職場中的策略計畫、員工發展、市場調查。生活中的居家環境、心靈信仰、休閒娛樂。
- 第1層高度：現行專案，眼前的行動大多是從手上 30 ~ 100 件專案衍生而來，而且是在短時間內要完成要完成的。例如：規畫銷售會、找牙醫。
- 地面層：現行行動：指的就是必須取的行動，包括：必須撥打的電話、該回覆的電子郵件、該辦的瑣事或伴侶溝通的事項。
我們就從第三層高度談起，每一年，我總是會利一天的時間，思考自己的年度計畫。看見計劃兩個字，大家聯想到大部份是麻煩，無用，計劃趕不上變化。
一位主管與我分享的故事，我之前的工作是在代工製造業，與外國工程師接觸的時間不算少。細看外國工程師與本國工程師的差異，就是當被交待一件事情時，外國工程師總是拿起筆，逐一寫下要進行的事，再向對方確認，若是沒有問題，則開進行。而本國工程師被交待一件事情時，總是以最快的速度來完成，完全不需要計劃，但過程中，難免有疑問，甚致做錯的事情發生，相較兩位工程師而言，大部份的比例，外國工程師的做法，速度反而快。
從這個案例來思考，並不是我們要去推崇外國工程師有多好，相信台灣工程師也有絕佳的素質，只是就這一件事情上，我們可以學習什麼？再用一句柆拉克(Peter Drucker)說過話，他說：「計畫本身毫無價值可言，但計畫的過程十分珍貴。」若是從這樣的角度來思考，我們是否能從另一個角度來思考關於計劃這件事。
年度計畫的過程我就不談了，完成之後，將自己利用心智圖展開範疇，放於最上方，中間結合Google試算表，製作年度計畫的甘特圖，然後，再將重要的專案，放於表格式，進行列管。下方，就是週計畫，如此一來，這一則記事就從年度計畫一路到週週計畫，由上而下結合完成，運作起來就會變得很順暢。
設定專案儀表板
年度計畫中，專案是比較複雜的步驟，才能完成，也需要耗費較大的資源。過去於企業是專業經理人的角色，習慣將專案進行開展。開展的專案，也相同放於Evernote平台進行管理。
專案儀表板的格式如下圖所示，我總共分為四個大項，專案資訊/排程檢核點/文件位置/參考資料，用進行控制專案之用，同時將此格式作成範本，以利快速複製新專案，運用相同的模式，控管專案。
專案管理-進度標籤
進行專案時，通常是許多的個專案同時展開，進度不一樣，為了方便管理與更新進度，設定七種不同的標籤來進行管理，如此一來，專案可以放於不同的「記事本」中，運用標籤的功能，可以快速將相同進度的專案整理出來，如此一來，便能有效的管理。
設定的標籤是可以建立成為巢狀式，方便大家運用。除此之外，也可以設定任務，第一、第二、第三…等標籤，設定標籤操作雖十分簡單，經由大家的創意，就可以運用在許多面向上，進度管理，只是其中之一的運用哦！
年度目標計畫越大、設定達成的時間越長，如果沒有時時檢視，就容易因為自己的自律性不足、專注度不夠，最終以失敗收場。因此年度目標，必須再往下切割成每季、每月甚至每週為期的目標，逐步實踐。切割為短期執行目標的好處，除了比較容易執行之外，也可以時時修正、逐步完善,使得遠大的目標計畫更容易達成。
用自己的年度目標作為案例，於職場專案也是一樣，相信您可以進行轉換，甚致可以改良更好。同時，主管最需要的是「主動回報」這是四個字，讓主管無後顧之憂，若要能定期的「主動回報」，相信系統化更新最新專案工作進度將會為您帶來極大的效益。
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