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架構思考讓企劃有好開始-11

 《職場心智圖-超簡單、高效能》 

在職場中,我們經常面臨老闆的交辦事項,例如想要籌組一個讀書會,舉辦員工旅行,為管理績效而成立一個全廠戰情室…等,工作不斷的接腫而來,要如何快速展開呢?

雖知利用心智圖來處理,但總是感覺到下不了手,畫完一個中心主題之後,主幹就不知如何下手?於工作職場的應用,主要是要將心智圖配合管理理論來進行,利用管理學上既有架構,搭配心智圖法產生的思考的創造力,讓我們快速的去進行思考,好讓我們提升工作的企劃力與執行力。



管理學上既有架構等於解數學的公式,平日就需要搜集,以備不時之需。而在所有邏輯思考法中,「5W2H」可說是最容易學習和操作的方法之一。5W2H是在二次大戰時,由美國陸軍兵器修理部所提出,之後廣泛應用於企業決策和管理議題上,有助於工作者在思考問題時不會有所疏漏。


5W2H分析法又稱「七何分析法」,包括:Why(為什麼做)、What(做什麼)、Where(在哪裡做)、When(何時做)、Who(由誰做)、How(如何做)、How much(成本是多少)。更詳細地說:

  1. What就是確立問題,了解「目的是什麼?做什麼工作?」
  2. Why是說明背景或提出問題,也就是「為什麼要這麼做?理由何在?原因是什麼?」
  3. When指的是時間,設定「什麼時間完成?什麼時機最適宜?」
  4. Who是對象,指明「由誰來做?誰來完成?」
  5. Where是地點,確認「在哪裡做?從哪裡入手?」
  6. How是方法,提出「怎麼做?如何做會更好?如何實施?做法是什麼?」
  7. How much則是花費或成本,計算「要花多少預算?金額是多少?」
舉例來說,如果只傳達「下禮拜四要開會」,卻未事先說明「從幾點開到幾點」「在什麼地點開」「開會目的是什麼」等訊息,與會者就無法安排自己的時間表。若能從這七個面向來思考,是否立即提提升自己的思考力。


5W2H很容易應用,但於思考問題上,有其順序性。於職場面臨的狀況,主要類別有兩種,一為問題解決,另一個為企劃思考。


於問題解決上,根據目前業界常用的六步驟,第一個步驟為發現與確認問題,接續才是找發生問題的原因,相對七何分析法,第一個步驟談的是內容,就是What的部份,第二步驟則是原因,也就是Why。


企劃案的方式,一樣也是用七何分析法,但企業第一個問題就是為何做這件事?原因是什麼?然後,再根據原因來思考要進行的內容為何?為何要做這件事情,有如火車頭,方向錯了,整個思考就是錯了,因此得要花比較多的時間,於思考進行計劃的目的上,目的,理由確認了,接續才會開始內容的規劃,什麼樣的內容,才能真正的滿足目的。


使用七何分析法時,要先判斷自己面對情況,再搭配使的時機,這樣才能有效與正確的運用。在職場中,頭腦清楚、邏輯思路清晰的大有人在,但是,卻也有些人說話老是抓不到重點,講了老半天,大家還是聽不懂。


碰到後者,就算是提醒他們說得「更聚焦一點、更具體一些」,也沒什麼用,因為所謂的「具體」,並非只要改變措辭或提升表達能力就能做到,或許就可從管理商業架構入手,強化自己的思維邏輯,或是藉由這樣架構,可以對於議題多深入了解、仔細分析。



日本企畫大師高橋惠行在《好企劃這樣寫就對了》寫道,企畫不只是商品企畫、新事業規畫等企畫部門的工作,「只要是工作,『每項工作都需要企畫。』即使是新進員工也需要具備企畫能力。」


因為每個人的工作都是要完成一件什麼任務、解決一個什麼問題,而高構憲行認為,「如果有問題發生,就把解決問題化為一個討論的「課題」,再針對課題,擬定對策。這個「對策,就是企畫。」


後一刻才開始規畫,有時候也是可以把事情做完交差了事。不過,我很喜歡齋藤孝說的一個情境:「所謂的幹勁,會因為你的規畫運轉得非常好,而使它的幅度增加。與其一開始就追究有沒有幹勁,不如讓自己擁有規畫力。」


運用心智圖加上管理的商業架構,讓自己擁有好的規畫力,不但有邏輯且有執行力,試試看,題目就是旅行企畫吧!

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個人年度計劃﹙職涯發展﹚ for 2020

5、4、3、2、1…新年快樂,新年新希望…﹙不變的台詞,變化的歲月﹚

「煙火好像沒有比從前好看,但還是不自覺地走過來。真希望明年能到世界各地去旅行,不再被一堆鳥事圍繞!!」看著煙火的Sandy,自然地脫口而出。「這不是跟去年一樣嗎?又是去旅行,S小姐,能點些別的嗎?」Sandy最要好朋友,一旁吐糟說…
旅行,不是許願就好,總是要做點什麼吧??每個人心中都有想做的事,只是有人經常想,有人只有在「特別節日想」,例如:12/31、或是生日時,有人費了很大的勁,也不太清楚自己要許什麼願望,因為想要的太多。

秋高氣爽的九月,公司會開始例行性進行一項計畫,就是設定明年目標。光是為公司想明年的目標,再加上今年底公司要檢討今年成果,早已有些焦頭爛額,再也找不出時間為自己想想,自己需要的是什麼?

每年都為達成公司的使命而努力,自己的願望清單早已深埋工作中,難道這是上班族無法扭轉的宿命嗎?回想起,就有些許不甘心,為何我變成現在這個樣子?

古有云:「你想什麼?就會去做什麼?然後經驗什麼?你就是什麼?」我們都希望明天的我,變得比今天更好更進步。期待未來的生活與過去不同,享有人生不同面貌,實踐自己的夢想。

夢想很大,有點摸不著頭緒,容易讓人感覺是混亂的,那倒不如從一個點出發。想要重整人生,或許年度計畫是一個不錯的起點。

如何來展開年度計畫呢?當我們覺得混亂的時候,擺脫方法超簡單,解法就在各位的手機上。當我們把玩著手機時,發現有點混亂時,會想到回到原始點,此時,會直覺按Home鍵。年度計畫也是一樣,要先找到一個起始點,按下Home鍵是一個不錯的方法。


年度計畫的Home鍵是什麼呢?其實,它是一個人生的參考點。探索人生參考點的方法有很多,推薦一個方法給大家,就是生命之輪。運用生命之輪的八個面向﹙分別為:工作、學習、家庭、健身、休閒、人脈、靈性、理財﹚進行反思,如同Home鍵,用來找到年度計畫的起始點。

生命之輪的操作方式為,將八個面向分為滿意度與時間配置。最滿意為10分,不滿意為0分。利用十分鐘的時間,就可以得出兩個輪子樣貌,不知您手上的形狀為何?是圓滑平衡?還是奇形怪狀?

完成之後,問問自己為何會有這樣分數?有什麼樣高峰經驗可以回想?從高峰經驗中獲得什麼?想要改善的是什麼?這就是年度畫的Home鍵,找到立足點,就知悉自己目前處境為何?依據這樣的結果來設定年度計畫,就會有所依據,進退之間能夠拿捏。

接續,開始構思年…

用心智圖畫出未來的職涯道路-08

《職場心智圖-超簡單、高效能》  

週五的夜晚,小秀與同事聚餐之後道別,隔日是週末假期但心情卻不如以往,有著一點點憂愁。一位與自己熟悉的夥伴即將離職轉換跑道,小秀面對未來的工作,心中多了一份焦慮。

小秀從事這份主編的工作,已將近三年,面對未來的職場,並沒有因為工作的熟悉度而展現出自信,反而因為世界正在快速的轉變,對自己的未來迷惘加深,卻不知該如何有效的思考。

除此自己考量之外,還有當我們遇見AI,人的優勢在哪裡?美國智庫皮尤研究中心,2017年調查4100名美國人,對此看法,超過7成的受調者擔心電腦將會搶走自己的飯碗。創新工場董事長兼首席執行官李開復曾說:「AL幫我們做重複性工作、釋放我們去做更多該做的事情。」

面對未來職涯該如何規劃?從三個面向來進行,稱之為職涯的金三角,三個要素為職業興趣、能力強項與價值觀。三要素對職涯上所代表意涵為:
能力強項:代表的是我最會什麼?少了『能力』,做起來會辛苦。職業興趣:呈現我喜歡做什麼?少了『興趣』,做起來會無趣。價值觀:我重視什麼?沒有什麼覺得沒有意義?少了『價值觀』,做起來難持久…
這三個面向,要考量的內容有很多,如何思考?這時可以利用心智圖來進行整合思緒,發散思考的同時兼具邏輯性的整合,
以小秀的個人職涯規劃為案例,繪製步驟如下:

一、繪製中心主題
中心主題代表的是一個未來性,代表自己未來的職涯想要達到的理想狀態。現職從事主編的小秀,在未來三年,希望能更有自信的去面對多變的未來,並且能獨當一面,於是在中心主題上畫下一位女生代表自己,看起來很開心,再加入一件超人裝,傳達的意涵為三年後的自己能力如同超人一般,最後於中心主題下方,再寫上自己的名字。圖案視覺化於中央,對於各面向的整合更容易聚焦。

二、職涯內容的展開
依據職涯金三角,將職業興趣、能力強項與價值觀,變成是心智圖的主幹。對於主幹顏色的選擇,職業興趣選用綠色來呈現,代表是一種樂在工作的感覺。能力強項,則是用橙色,有點黃金富裕的感覺,代表是內容越多,報酬就會越多金。價值觀選用藍色,代表是心中一把尺。



三、資料的探索與統整
能力強項:小秀最需要的是能力強項的探索,此時可以利用運用能力探索工具,例如個人技能評估表、能力強項卡…等,來協助小秀更加瞭解自己,將探索後的結果,整理至心智圖中。除了工具輔助之外,這時也可以回顧近幾年的工作經驗,將這些工具不足之處,加以補充。每一個人能力很多元,於未來職場發展的概…

「搞定」自己時間核心關鍵-流程✚工具

牆上時間晚上九點,課長終於結束一天的行程,緩緩靠上椅子,準備下班。在眾人的眼中,十分盡責,下一個升遷的人選,當然是他。

一年一度的升遷,公佈欄上的經理名字,居然不是課長,而是每天準時下班的專員。怎麼會這樣?原來企業需要新模式來帶領。一例一休的新法規,每週工時四十小時外,企業必須落實週休二日。必要時雖可在休息日工作,但加班費大幅提高,以月薪三萬元的上班族來說,加班八小時的人力費用,從本來五六百元大幅提升到一千五百元以上。

「事情做不完,我自願加班」,以後很難行得通,沒有功勞也有苦勞的思維模式,受到嚴酷的考驗。主管眼中對「能幹」的定義,將快速轉變為「充分把握上班時間完成工作」,因為,這才代表能以最低成本達到目標。

TED《如何掌控你的空閒時間》演說中,提到一則故事。一位忙碌女士,星期三晚上她有事出門, 回家後發現她的熱水器已經故障, 地下室當下到處都是水,為了處理這件事情,那個禮拜總共花了七個小時。七個小時?不是連一小時都擠不出來嗎?為何還有七小時的時間來處理呢?
時間是一項不能取代的稀少的資源,是人生中最重要的資產。你不是沒有時間,而是要思考你選擇的方式!數位時代之下,每一天都有卓越的軟體工具產出,但因為過多的選擇而間接造成工作效率的短路。軟體工具是一種術法,會一直不斷的更新,而真正能滿足我們的需求應是「流程」。以流程為主要的架構,然後去選擇自己慣用的軟體工具,這樣更能達到自己對於時間管理的需求,藉由不斷的精進流程,讓自己的目標逐步實現。

現況我們正面臨到的問題是,更多的要求但資源不足。每一個人都有一堆的工作需要進行,而造成壓力不斷的攀升。過去,我們可以很清楚的區分工作與生活,然而強調快速回應的世代裡,界線已變得糊糢,而導致工作影響生活,然而生活的不安定,也影響工作。

提到時間管理的流程,就不得不提「搞定」這一本書,我喜歡書中提及的一段話:
GTD流程並不是要做完所有的事,而是要推廣適度應對個人世界的方式,也就是指引你在任何時刻都能做出最佳的決策,並排除當下未處理事項所帶來的干擾與壓力,最後得到清晰的思緒和心理空間。


新時代需要新的方法,來達到我們對於時間管理的三個要求:
❶可靠的系統協助我們收集,不必再依靠大腦來記憶;
❷下一步的行動計畫,讓自己能允許雜事進入,並容易進行安排;
❸期限中完成該完成的工作,行動內容經過管理與整合,就能維持對他人高度的承諾。
以上提及三點,應是每一個人最基本…