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架構思考讓企劃有好開始-11

 《職場心智圖-超簡單、高效能》 

在職場中,我們經常面臨老闆的交辦事項,例如想要籌組一個讀書會,舉辦員工旅行,為管理績效而成立一個全廠戰情室…等,工作不斷的接腫而來,要如何快速展開呢?

雖知利用心智圖來處理,但總是感覺到下不了手,畫完一個中心主題之後,主幹就不知如何下手?於工作職場的應用,主要是要將心智圖配合管理理論來進行,利用管理學上既有架構,搭配心智圖法產生的思考的創造力,讓我們快速的去進行思考,好讓我們提升工作的企劃力與執行力。



管理學上既有架構等於解數學的公式,平日就需要搜集,以備不時之需。而在所有邏輯思考法中,「5W2H」可說是最容易學習和操作的方法之一。5W2H是在二次大戰時,由美國陸軍兵器修理部所提出,之後廣泛應用於企業決策和管理議題上,有助於工作者在思考問題時不會有所疏漏。


5W2H分析法又稱「七何分析法」,包括:Why(為什麼做)、What(做什麼)、Where(在哪裡做)、When(何時做)、Who(由誰做)、How(如何做)、How much(成本是多少)。更詳細地說:

  1. What就是確立問題,了解「目的是什麼?做什麼工作?」
  2. Why是說明背景或提出問題,也就是「為什麼要這麼做?理由何在?原因是什麼?」
  3. When指的是時間,設定「什麼時間完成?什麼時機最適宜?」
  4. Who是對象,指明「由誰來做?誰來完成?」
  5. Where是地點,確認「在哪裡做?從哪裡入手?」
  6. How是方法,提出「怎麼做?如何做會更好?如何實施?做法是什麼?」
  7. How much則是花費或成本,計算「要花多少預算?金額是多少?」
舉例來說,如果只傳達「下禮拜四要開會」,卻未事先說明「從幾點開到幾點」「在什麼地點開」「開會目的是什麼」等訊息,與會者就無法安排自己的時間表。若能從這七個面向來思考,是否立即提提升自己的思考力。


5W2H很容易應用,但於思考問題上,有其順序性。於職場面臨的狀況,主要類別有兩種,一為問題解決,另一個為企劃思考。


於問題解決上,根據目前業界常用的六步驟,第一個步驟為發現與確認問題,接續才是找發生問題的原因,相對七何分析法,第一個步驟談的是內容,就是What的部份,第二步驟則是原因,也就是Why。


企劃案的方式,一樣也是用七何分析法,但企業第一個問題就是為何做這件事?原因是什麼?然後,再根據原因來思考要進行的內容為何?為何要做這件事情,有如火車頭,方向錯了,整個思考就是錯了,因此得要花比較多的時間,於思考進行計劃的目的上,目的,理由確認了,接續才會開始內容的規劃,什麼樣的內容,才能真正的滿足目的。


使用七何分析法時,要先判斷自己面對情況,再搭配使的時機,這樣才能有效與正確的運用。在職場中,頭腦清楚、邏輯思路清晰的大有人在,但是,卻也有些人說話老是抓不到重點,講了老半天,大家還是聽不懂。


碰到後者,就算是提醒他們說得「更聚焦一點、更具體一些」,也沒什麼用,因為所謂的「具體」,並非只要改變措辭或提升表達能力就能做到,或許就可從管理商業架構入手,強化自己的思維邏輯,或是藉由這樣架構,可以對於議題多深入了解、仔細分析。



日本企畫大師高橋惠行在《好企劃這樣寫就對了》寫道,企畫不只是商品企畫、新事業規畫等企畫部門的工作,「只要是工作,『每項工作都需要企畫。』即使是新進員工也需要具備企畫能力。」


因為每個人的工作都是要完成一件什麼任務、解決一個什麼問題,而高構憲行認為,「如果有問題發生,就把解決問題化為一個討論的「課題」,再針對課題,擬定對策。這個「對策,就是企畫。」


後一刻才開始規畫,有時候也是可以把事情做完交差了事。不過,我很喜歡齋藤孝說的一個情境:「所謂的幹勁,會因為你的規畫運轉得非常好,而使它的幅度增加。與其一開始就追究有沒有幹勁,不如讓自己擁有規畫力。」


運用心智圖加上管理的商業架構,讓自己擁有好的規畫力,不但有邏輯且有執行力,試試看,題目就是旅行企畫吧!

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