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架構思考讓企劃有好開始-11

 《職場心智圖-超簡單、高效能》 

在職場中,我們經常面臨老闆的交辦事項,例如想要籌組一個讀書會,舉辦員工旅行,為管理績效而成立一個全廠戰情室…等,工作不斷的接腫而來,要如何快速展開呢?

雖知利用心智圖來處理,但總是感覺到下不了手,畫完一個中心主題之後,主幹就不知如何下手?於工作職場的應用,主要是要將心智圖配合管理理論來進行,利用管理學上既有架構,搭配心智圖法產生的思考的創造力,讓我們快速的去進行思考,好讓我們提升工作的企劃力與執行力。



管理學上既有架構等於解數學的公式,平日就需要搜集,以備不時之需。而在所有邏輯思考法中,「5W2H」可說是最容易學習和操作的方法之一。5W2H是在二次大戰時,由美國陸軍兵器修理部所提出,之後廣泛應用於企業決策和管理議題上,有助於工作者在思考問題時不會有所疏漏。


5W2H分析法又稱「七何分析法」,包括:Why(為什麼做)、What(做什麼)、Where(在哪裡做)、When(何時做)、Who(由誰做)、How(如何做)、How much(成本是多少)。更詳細地說:

  1. What就是確立問題,了解「目的是什麼?做什麼工作?」
  2. Why是說明背景或提出問題,也就是「為什麼要這麼做?理由何在?原因是什麼?」
  3. When指的是時間,設定「什麼時間完成?什麼時機最適宜?」
  4. Who是對象,指明「由誰來做?誰來完成?」
  5. Where是地點,確認「在哪裡做?從哪裡入手?」
  6. How是方法,提出「怎麼做?如何做會更好?如何實施?做法是什麼?」
  7. How much則是花費或成本,計算「要花多少預算?金額是多少?」
舉例來說,如果只傳達「下禮拜四要開會」,卻未事先說明「從幾點開到幾點」「在什麼地點開」「開會目的是什麼」等訊息,與會者就無法安排自己的時間表。若能從這七個面向來思考,是否立即提提升自己的思考力。


5W2H很容易應用,但於思考問題上,有其順序性。於職場面臨的狀況,主要類別有兩種,一為問題解決,另一個為企劃思考。


於問題解決上,根據目前業界常用的六步驟,第一個步驟為發現與確認問題,接續才是找發生問題的原因,相對七何分析法,第一個步驟談的是內容,就是What的部份,第二步驟則是原因,也就是Why。


企劃案的方式,一樣也是用七何分析法,但企業第一個問題就是為何做這件事?原因是什麼?然後,再根據原因來思考要進行的內容為何?為何要做這件事情,有如火車頭,方向錯了,整個思考就是錯了,因此得要花比較多的時間,於思考進行計劃的目的上,目的,理由確認了,接續才會開始內容的規劃,什麼樣的內容,才能真正的滿足目的。


使用七何分析法時,要先判斷自己面對情況,再搭配使的時機,這樣才能有效與正確的運用。在職場中,頭腦清楚、邏輯思路清晰的大有人在,但是,卻也有些人說話老是抓不到重點,講了老半天,大家還是聽不懂。


碰到後者,就算是提醒他們說得「更聚焦一點、更具體一些」,也沒什麼用,因為所謂的「具體」,並非只要改變措辭或提升表達能力就能做到,或許就可從管理商業架構入手,強化自己的思維邏輯,或是藉由這樣架構,可以對於議題多深入了解、仔細分析。



日本企畫大師高橋惠行在《好企劃這樣寫就對了》寫道,企畫不只是商品企畫、新事業規畫等企畫部門的工作,「只要是工作,『每項工作都需要企畫。』即使是新進員工也需要具備企畫能力。」


因為每個人的工作都是要完成一件什麼任務、解決一個什麼問題,而高構憲行認為,「如果有問題發生,就把解決問題化為一個討論的「課題」,再針對課題,擬定對策。這個「對策,就是企畫。」


後一刻才開始規畫,有時候也是可以把事情做完交差了事。不過,我很喜歡齋藤孝說的一個情境:「所謂的幹勁,會因為你的規畫運轉得非常好,而使它的幅度增加。與其一開始就追究有沒有幹勁,不如讓自己擁有規畫力。」


運用心智圖加上管理的商業架構,讓自己擁有好的規畫力,不但有邏輯且有執行力,試試看,題目就是旅行企畫吧!

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閱讀《讓自己快速進化的PDCA筆記術》

by 蔡興正
PDCA是一套經常用在品質管理或改善業務流程,現在則成為不管任何業種、業態都耳熟能詳的商業用語,自己也很想嚐試,但總是找不到切入的點。閱讀《鬼速PDCA》之後,發現作者將這個方法用於思考目標落差時,思路變得非常清晰,因此我也用於年度計畫的專案管理上,果然就找出不少的問題。
若是要落實到每日的計畫中,這一本《讓自己快速進化的PDCA筆記術》給了自己不少想法。
書中提及,大家都知悉PDCA,但為何會轉不動呢?就是不知PDCA轉動方法,這句話引起不少我的好奇,進而閱讀。 PDCA筆記術介紹
為何要寫PDCA筆記術呢?有以下的優點:
短時間內就能找到改善問題的行動方式 自然而然就能釐清思緒 了解一天之內的行動或計劃問題點  從作者列舉的優點中,我找到閱讀這一本書的目標,藉由這本書來讓自己的產出更加有效率。如何讓PDCA轉動,其中有三個原則:

原則1:視覺化,只要能將PDCA視覺化,就能啟動循環。意思是,將自己想做的事情寫下來,只要有寫下來,成功的比率就高出很多。 原則2:模式化,運用商業模式轉動PDCA。利用複製的模式,輕易的往下展開。如同中央廚房的概念,不受到天氣、人員、心情的影響。 原則3:習慣化,讓轉動PDCA成為習慣。不要靠意志力,我們想要養成一個習慣,如何做到呢?就是讓時間與行為成為群組。決定好固定寫筆記的時間,利用雲端軟體讓筆記在不同的裝置隨時能夠出現。

PDCA筆記術製作方式
圖片來源:http://bit.ly/2k5TGHL 我希望這一本書能解決我的日常行動計劃,於書提出做筆記的方式,我重利用Evernote印象筆記設計自己的模版,同時也加入顏色,代表比較習慣於何時處理何事,以進行區別。

Evernote印象筆記更新表格的功能之後,讓人眼睛為之一亮,畫出來的質感與整體配色,讓人感覺很舒服,設計完每日的行動規畫表之後,寫下幾個工作的原則,讓自己可以依循,慢慢養成新習慣:
晚上睡前10分鐘,啟動明日的工作安排,作為一整天工作的結束。 早上0610再看是否要進行調整,但要空出30%緩衝時間。 每一個工作段落之後,利用二分鐘寫一下心得,不要等最後才寫。 中午休息過後,利用5分鐘,看是否有需要調整。 PDCA筆記術結合GTD時間管理法
書中後半部,作者提出讓PDCA高速運轉的GTD時間管理法,以這一個方法作為「入口控管工作」,讓PDCA筆記術與GTD時間管理法能於流程上進行…

閱讀《自宅創業聖經》

by蔡興正
低薪,讓人不知如何前進?除正職的工作之外,如何運用自己的專業、知識、技能,為自己創造更多的價值與產值?不坊開個小「外掛」,讓自己有超車的機會,不受限傳統的模式,另外走出一條路來…

開路需要是動腦 沒錢、沒才能、沒人脈,要如何開發另一條路,是危機也是契機,正因為什麼都沒有,因此必須動腦。

舉例,沒有錢的平谷與有存款二十萬的大洋,兩人都想利用網路來增加自己的價值。
平谷沒錢也沒有做網路的技術,所以使用免費且不需專業級技術的Google協作平台作為起步。
另一方面,大洋因為有錢,先到圖書館認真的進修半年,接著再委託專業人士,花了二十萬架設網站及部落格。
那麼,你認為哪一個人會率先成功呢?答案不一定,但從壓力角度來看,平谷早早就進入市場,不斷的調整網頁內容,再來是不用成本,只要有賺就是利潤,而大洋則需要處處受限於專業與成本的壓力,感覺日子難熬。

創造收入來源
如何來開啟「一人事業」,獲得金錢與自由呢?首先第一個問題是,請問你擁有幾個收入來源﹙Cash Point﹚呢?可以利用九宮的模式,來進行思考與盤點。
請問你有辦法全數填滿嗎?可能很多人會說,怎麼可能?一個是常態,可以填寫三個是不正常,更別說八個了?
如何來思考呢?就是將自己的興趣、經驗、強項進行轉換,對外自由地發佈自己的訊息,讓客戶說出「謝謝您!」,進而獲得金錢,想想看,從小到大的你,有哪些興趣?工作有什麼很棒的經驗與能力,可以進行轉換,相信就不難。

「一人事業」與「自由工作者」最大的差異,在於自由工作者需要迎合對方的要求,也就是接案型。而「一人事業」是更主動的提案型,主動出擊提供商品與服務販售。兩者都是自雇者,基礎雖然相同,情緒層面卻載然不同。

一人事業在不辭職的狀況之外,持續經營自己的事業,請不要設定今年要賺多少這種目標值,更重要的是自己是否擁有期待的感覺。

準備篇
* 商品就這樣打造:有商品才會有價值,也就是將自己的能力進行產出,才能進行販售。如何來思考,利用以下思考,輕鬆打造出24種不同商品,有沒有覺得可做的事情突然變很多呢? * 經營自我品牌:自己本身就是個「移動式廣告」,因此要善加的經營自己,將個人的能力、個性以及個人特質融為一體,並發揮個人的最大影響力。書中提及四個步驟,就是商用名稱→頭銜→宣傳口號→商號,這些都是經營個人品牌要注意的事項,更重要的是,記得準備好自己的作品集。

* 網路活用術:網路活用術方面,目前我們可以與人…

主題文章-大腦的IPO

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