《數位職人必備的超效知識管理術》
《與成功有約》一書,於要事第一章節中,成功大師告訴我們,要將事情分為「要事」與「瑣事」。簡單常理,當然要從事是要事,而不是瑣事。但為何我們總是做不到?買牛奶、訂票車、訂閱商業網路文章…等,都是屬於瑣事,不做又不行,而大老闆為何都不需要?因為,大老闆通常有秘書代為執行,一般人卻沒有。
因此,除了吸收《與成功有約》中的觀念,同時也要思考,如何「有效率地處理瑣事」,以及「擠出時間」來執行原本重要的事,不會被瑣事所牽絆住。如何來扭轉這樣狀況,能否自己也找個「不用錢」的秘書,於零碎時間「高效能」的處理「瑣事」。
以下幾個重要小技巧,有如貼身秘書一般,讓能於快速的有效的處理雜事,快速的收集資料,並分享於社群中,累積人脈。請務必要利用零碎時間來學讓「記事」更有效的使用法。
- 五個必學的快速鍵
- 檢視模式:檔案與圖片
- 一鍵成簡報模式
- 網路文章收集一步到位
- 電子郵件的備用
- 公共連結分享到社群
- 附加雲端硬碟檔案到記事
- 新增記事:Ctrl + N,隨時打開新記事,快速開始記錄筆記。
- 新增記事本:Ctrl + Shift + N,你需要開新的記事本的時候,快速建立它。
- 加入日期時間:Alt + Shift + D / Mac:⌘+Shift + D,雖然你哪都可以用,於撰寫標題時特別好用 !
- 文字上加連結:Ctrl + K,你寫的記事裡要加一個連結的話…
- 快速切換:Win:Shift + Alt + N /Mac:⌘ + J
檢視模式
記事檢視:與檔案總管一樣,可以任意的變更記事排序的方式。Evernote 提供多種記事排序方式。排序設定會套用到整個應用程式,設定後所有記事本、搜尋結果、記事清單等都會以同樣方式排序。無法針對不同記事做不同排序。
瀏覽圖片:如果您的記事裡包含多張照片、螢幕截圖、或掃描檔,可以使用圖庫模式輕鬆瀏覽檢視。在圖片上按滑鼠兩下即可開啟圖庫模式,左右瀏覽即可檢視更多圖片,而無需在整份記事裡捲動。
一鍵成簡報模式:將所有資料蒐集在一、兩份 Evernote 記事中、點一個按鈕、就可以開始簡報。無論您是透過大螢幕向諸多聽眾簡報,或是讓小組圍繞在筆電旁報告,「簡報模式」都是最佳的選擇。
網路文章收集一步到位:在瀏覽文章時,一鍵保存到自己「記事本」本中,擷取時可以依據內容以及版面,選取適當的擷取類型,善用這一個功能,您會發現Evernote真是一位收集資訊的好秘書。運用這一個功能時,先要記得安裝Web Clipper。
電子郵件的備份:打開 Gmail 再開啟 Web Clipper,選取 Email 就能將您的 Gmail 郵件簡明化後存入 Evernote 裡,進行備份之用,功能與擷取網路文章是一樣的!
公共連結分享到社群:分享才能與人連結,Evernote 裡的每一則記事都有一個對應的獨特 URL,您可以將之複製貼到任何應用程式中。不論是會議議程、從網路擷取的設計靈感、旅遊行程、報告、專案任務等任何記事,可以輕易與人分享,並看到該記事的最新版。
附加雲端硬碟檔案到記事:將Google雲端硬碟檔案加到 Evernote,無須退出 Evernote,只要輕點Google 雲端硬碟的圖示,即可將檔案附加到記事裡。例如,專案記事中加入利用Google試算表製作的專案時程、正在思考的研究文的參考文件…等。
知識工作時代中,工作模式已經轉換,資料以數位化呈現為主。秘書將老闆所需要處理的瑣事解決,而我們也可以利用一本進化的數位筆記,高效的來處理相關的瑣事。
高效處理瑣事的關鍵在「連結」,然而,有時候我們的工作是斷裂,讓瑣事不經意的跑出來。例如:
- 我們新增一個想法到手寫記事本中,但為又無法與數位資料整合;
- 看到一則有用的新聞,又不知該如何存放;
- 當要外出開會時,又得將參考的檔案資料移至隨身碟中,開完會再移到電腦中,不但多工且隨時會有出錯的可能。
為了要賺取財富,我們需要有空閒與專注的時間,因為想要透過大量資訊和素材來生出獨特的想法,是需要空閒時間,處理重要的事情,需要的是專注時間。
若一直被瑣事追著跑,毫無喘息的機會,那麼所感受到的人生將會毫無樂趣,其實我們是可以翻轉這樣的情境的,對嗎?動手建構一個有趣的人生吧!
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