跳到主要內容

部門合作零障礙：Google 簡報助功團隊高效協作


在遠端辦公與團隊協作需求日益提升的時代，Google 簡報以其強大的即時互動功能，成為專案討論與跨部門合作的得力助手。無論是檢視專案進度還是共同編輯文件，它都能確保每個細節精準呈現，顯著提升協作效率與成果。

在職場中，一份專業且有條理的簡報往往是脫穎而出的關鍵。熟練運用 Google 簡報，不僅能提升工作效率與專業形象，還能大幅增強職場競爭力，讓您在激烈的環境中搶占成功先機！

情境一：行銷部的緊急提案（主角：小涵）

小涵是行銷部的一員，某日突然接到主管要求，需在一小時內準備一份針對新產品的提案簡報，並向客戶展示。

解決方式：

小涵巧妙運用 Google 簡報內建的專業模板，快速挑選符合主題的樣式並規劃內容，有效縮短了準備時間。她邀請團隊成員即時參與協作，讓各自負責的內容同步編輯至簡報中，不僅提升了工作效率，還確保了內容的準確性。

透過數據圖表工具，她將產品測試數據轉化為直觀的視覺化圖表，使簡報內容更加說服力十足且易於理解。同時，利用評論功能即時交換意見並進行修改，全面檢視細節，確保簡報呈現出最完美的效果。

情境二：入職培訓簡報設計（主角：佳玲）

佳玲是人資部的培訓專員，需要為新進員工設計一份內容完整、結構清晰的入職培訓簡報。

解決方式：

佳玲靈活運用 Google 簡報的插圖功能，精選與公司文化及政策相關的圖片，為內容增添吸引力和視覺效果。她以項目符號條列出培訓重點，涵蓋公司文化、政策規範與工作流程，確保新進員工能清楚掌握核心資訊。

同時，她適度加入動畫效果，提升簡報的層次感，增強學習的趣味性與體驗感。最後，將簡報設定為唯讀模式，分享給新進員工，作為便利的參考資料，讓他們能隨時回顧內容以鞏固學習成果。

 》 Google簡報學習指南

一、基本操作

  1. 物件的群組與解組：在編輯簡報時，您可以使用群組功能將多個物件組合在一起，方便同時移動、調整大小或旋轉。
    • 群組方式：選取物件後，點擊「排列」→「群組」，或使用快捷鍵 (Windows：Ctrl+Alt+G，Mac：Cmd+Alt+G)。
    • 解組方式：選取群組後，點擊「排列」→「解組」，或使用快捷鍵 (Windows：Ctrl+Alt+Shift+G，Mac：Cmd+Alt+Shift+G)。
  2. 新增項目符號：透過項目符號，您可以讓簡報內容更有條理。
    • 新增方式：選取文字區域，點擊工具列上的「更多」圖示（省略號），然後選擇「項目符號列表」，或使用快捷鍵 Ctrl+Shift+8。
  3. 建立內部連結：為了方便簡報導覽，您可以建立超連結，快速跳轉至特定幻燈片。
    • 建立方式：選取文字或物件，按下 Ctrl+K (Mac：Cmd+K)，然後選擇目標幻燈片。
  4. 使用主題樣式：選擇預設的主題樣式，可以確保簡報的整體一致性和專業性。
  5. 插入多媒體：透過插入圖片、影片和音訊等多媒體元素，可以豐富簡報內容，增強觀眾的參與度。

二、進階技巧

  1. 使用幻燈片母版：編輯幻燈片母版，可以一次性更改所有幻燈片的佈局和樣式，確保簡報風格的統一性 。
  2. 加入動畫與轉場效果：適當使用動畫和轉場效果，可以提升簡報的視覺吸引力，但要避免過度使用 。
  3. 嵌入影音內容：您可以直接嵌入 YouTube 影片或音訊檔案，讓簡報內容彈性擴充 。
  4. 利用智慧對齊工具：使用智慧對齊工具，可以幫助您精確對齊簡報中的各個元素，確保簡報看起來整齊又專業 。
  5. 移除背景：使用移除背景功能來清理圖片，使其更符合簡報主題 。

三、工作應用

  1. 協作編輯：Google 簡報允許多人同時編輯，讓團隊成員可以即時協作，共同完成簡報製作。
  2. 使用演講者備忘：在簡報中加入演講者備忘，可以幫助您記住演講重點，在演示時更加流暢自然。
  3. 建立可點擊的文本框：為學生或演示者創建可點擊的文本框，可以提升互動性並減少輸入困難 。
  4. 設定計時器：簡報中插入計時器，可以幫助您在教學或演示時更好地管理課程時間 。
  5. 建立可點擊的目錄：簡報的開頭建立目錄，並連結至不同的幻燈片，分享給觀眾時，可以讓觀眾輕鬆導航 。
  6. 使用 Q&A 工具互動：演示過程中，啟用 Q&A 工具，鼓勵觀眾提問，增加互動性和參與感 。
  7. 探索附加元件：透過安裝附加元件，您可以擴展 Google 簡報的功能，例如圖表製作或資料分析工具。
  8. 使用模板：使用個人化的模版，快速建立專業外觀的簡報，節省時間和精力。
  9. 簡報資料庫：將簡報依主題分類整理成資料庫，不僅方便重複使用，還能隨時更新內容，為您的簡報做好萬全準備，隨時應對各種需求！
透過以上整理，您將能更加熟練地運用 Google 簡報的多元功能，無論是快速應對緊急任務、提升團隊協作效率，還是滿足各種專業場景的需求，都能幫助您打造條理清晰且具吸引力的簡報。在職場中，熟練掌握這項技能，將成為您展現專業度、提升競爭力的重要助力，助您在每一次簡報中都脫穎而出，邁向成功！

 ※Google全球教育家證認計畫

---------------------------------

 ．學習養分，請點選【2025年 課程資訊】

．．．關於分享者．．．

※連繫：FB 蔡興正 ⦙ Line@：@503ijslo
※電郵： projason.tsai@gmail.com
※證照： 孫易新心智圖講師班﹙2014﹚ | GCDF全球職涯發展師 | Google全球教育家
※課程：1-1 學生筆記 | 成人筆記 | 數位軟體 線上教學

標籤

標籤：

留言

張貼留言

與您加分

閱讀旅圖：OGSM打造高敏捷團隊

年度計畫、KPIs慢慢走入輔助的角色，取而代之是一種「變動性」指標的方法。從新聞的瀏覽當中，常見的標題為「雪崩式」〇〇，以2020的疫情而言，旅遊業 雪崩式下滑速度 ，讓人感到十分難以適應這個世界，除了標題是為吸引人之外，更重要的是，現在世界變得太快，不再是狼來了，而是被咬了。 雖世界變化的很快，目標與計畫的本質從未變更，不斷地進步是方法。未來三十年的藍圖依然可以想，只不過，別忘記要隨時更新而已。談到「可變的」目標或是計畫，去年最為熱門的方法就是「OKR目標管理」，因這個議題而出了許多本書，這些書籍內容大部分都是以國外的經驗為主，少有一本在地化經驗的書。 一個系統的導入過程，相信不論是經營者、專業經理人，甚至員工，都會希望聽聽本土的案例如何進行？畢竟若能有一個本土實際的案例來作為參考，那麼就最好 要 不過。因為一位好友-詹〇〇的推薦，讓我接觸到這一本書，閱讀時因為有之前OKR的知識，覺得這一本不論是在觀念的說明，還是計畫的過程，非常符合國內中小企業，甚至是個人工作很值得參考的一本書。 於變化時代之下，用一張紙管理自己的年度計畫與目標，將一些重要的工作進行整理，這樣一來不但能夠聚焦，更能強化自己在快速變化的世界裡有著強韌的適應性，就讓我們一起來閱讀《 OGSM打造高敏捷團隊 》吧！ ❙  OGSM方法簡介 什麼是OGSM呢？由以下4大內容所組成： Objective（最終目的）：企業願景，是全公司上下均須全力以赴的最終目的。 Goal（具體目標）：SMART原則將目標化為實際作為，讓員工均能集中目標且竭盡全力朝目標前進。 Strategy（策略）：以三大資源「人、錢、時間」，進一步設定出達到具體目標的做法。 Measure（檢核）：在執行策略的過程中，將過程切割成小的指標，透過設定小指標，讓執行者確定沒有走偏或走錯路徑。 ❙ 3步驟輕鬆寫出Objective最終目的 任何方法的目的，都是企業往理想方向邁進。設定最終目的，主要提供員工前進的方向，引導到何處，進而產生競爭優勢是重要關鍵，所以第一步必須審視環境。環境的資料有兩種，一種是外部環境，另一種是內部環境。如果你對於撰寫「最終目的」很頭痛，以下3步驟將幫助你寫出專屬的理想國藍圖。 第1步：蒐集外部資訊 對外部環境的審視可以使用SWOT分析，建議只要特別回答自身的優勢﹙Strength﹚、機會﹙Opportun...
張貼留言
閱讀完整內容

閱讀旅圖：讓自己快速進化的PDCA筆記術

有位男士實踐了PDCA筆記術之後，得到下列成果： 原本加班超過一百小時以上→變成二十個小時﹙以前沒有一例一休哦！﹚ 兩內年減重十三公斤 個人年收入倍增 一樣是知悉PDCA，但展現出現成效不一樣。 於職場工作的夥伴，對PDCA不會太陌生。 PDCA是一套經常用於品質改善的流程，現在則成為不論任何行業都耳熟能詳的商業語言，個人也十分感到有興趣，使用過程中總感覺有一些些的不對勁，自己也說不上來。 閱讀《 鬼術PDCA 》之後，發現作者將這個方法用於思考目標的落差時，思路變得非常清晰，我也用於年度計畫的專案管理上，果然就找出不少的問題。 若是要落實到每日的計畫與專案計畫，這一本《 讓自己快速進化的PDCA筆記術 》讓我得到一些啟發，作者就是前面提到的男士岡村拓朗。 書中提及，大家都知悉PDCA，但為何會轉不動呢？就是不知PDCA的轉動方法，這句話引起我不少的好奇，進而閱讀。 為何要用PDCA來成為筆記的架構呢？有以下優點： 短時間能改善問題的行動方式 自然而然就能釐清思緒 了解一天之內的行動或計劃的問題點 從作者列舉優點中，找到閱讀這一本書的目的，藉由這本書的觀念啟發，讓自己工作更省力一點，品質更高一點，持續不斷地改善。 ❙ PDCA轉動的三原則 如何讓PDCA轉動，主要有三個原則： 原則1：視覺化 PDCA一點都不難，但為何無法順利運作？關鍵原因不是執行問題，而是沒有看到計畫的整體圖像。所謂的整體圖像是指，於腦中產生像是從上方俯瞰整體計畫的一幅畫，如果不能如同看一幅畫那樣，看出整體圖像不斷的出現變變化或是改善，就很難察覺PDCA的運作，甚致覺得PDCA是無效的。 如何來視覺化呢？首先是圖像化，於《 創意，從計畫開始 》該書提到，製作計畫﹙專案﹚目標，水野學的方法是利用「Google的圖片檢索」方式來進行，利用檢索方式來將計畫﹙專案﹚目標圖像化，並進行目的確認，只要能將PDCA視覺化，就能啟動循環。 第二步驟則是數值化。圖像化讓我們有一個方向，數值化則是精準地反應計畫目標的情形，有數字即能精準掌握。若連改善方案或是行動都能數值化，那要轉動PDCA就會變得非常容易。 最後，就是寫下來。 將自己想做的事情寫下來，只是寫下來，成功機率就會高出很多...
張貼留言
閱讀完整內容