用 Google 試算表脫穎而出：理想職位我來了

文書作業，看似簡單，但不論是職場老手，還是新手，卻常常遇到困難。
三位專業女性助理使用 Google 試算表解決日常問題的案例，值得我們借鑒與啟發。

實例一：活動報名管理

小美是一名行政助理，負責公司內部培訓活動的報名管理。

她透過 Google 表單收集員工報名資訊，並自動將結果匯入 Google 試算表。在試算表中，小美利用資料驗證功能為“參加場次”欄位建立下拉選單，確保員工選擇正確場次。同時，她運用條件格式設定，當某場次報名人數達到上限時，自動標記為紅色，提醒她停止接受更多報名。

實例二：月度支出報告

小玲是一名財務助理，每月需要整理公司的支出明細。

她在 Google 試算表中記錄所有支出，並使用資料透視表功能，按部門和支出類型進行分類彙總。為了讓數據檢視更方便，小玲凍結了標題列，並設定條件格式，當某部門支出超出預算時，自動以紅色標記。

實例三：專案進度追蹤

小華是一名專案助理，負責追蹤多個專案的進度。

她在試算表中建立專案清單，包括專案名稱、負責人、開始日期、結束日期和目前進度。小華利用條件格式設定，當某專案接近截止日期且尚未完成時，該行會自動變為黃色以提醒注意。此外，她使用 QUERY 函數生成一個僅顯示“未完成專案”的動態清單，方便快速掌握工作重點。

從職務行政到專案管理，從固定流程到靈活變化，從文書處理到金融分析，Google 試算表不僅是小幫手，更是不可或缺的重要推手。在職場上，擁有專業技能，再加上對 Google 試算表的熟練運用，這樣的人才永遠都是搶手的。

 》 Google試算表學習指南

Google 試算表實用攻略：基本操作、進階技巧與工作應用Google 試算表是 Google Workspace 中一款功能強大的線上試算表工具。

無論是數據處理、資料分析，還是團隊協作，Google 試算表都能發揮極大的作用。以下將從基礎操作、進階技巧，以及這些技巧在日常工作中的應用三個面向，為您提供學習指南。

一、基本操作

①自動填充 (Autofill)：自動填充功能可以快速填充連續的數據，例如日期、數字序列等。您只需輸入開頭的幾個數據，然後拖曳滑鼠，即可快速完成填充.

②數據整理 (Data Cleaning)：Google 試算表內建的數據清理工具可以幫助您移除重複項目和空白格，確保數據的準確性。

③凍結列和欄：當您處理大量數據時，凍結標題列或特定欄位可以確保在捲動時仍然可以看到重要的資訊。

④展示圖表：根據數據生成各種圖表，以更直觀地展示資訊。

二、進階技巧

①數據分析與處理

1-1.樞紐分析表 (Pivot Tables)：樞紐分析表能快速 匯總和分析大量數據，並從不同角度查看。您可以透過樞紐分析表對數據進行分類、彙總和比較，以便從不同視角分析數據。

1-2.篩選器與篩選器檢視： 篩選器可以 隱藏不相關的數據，而篩選器檢視則能讓多位使用者 同時查看不同的數據視圖。這能幫助您快速找到所需的資訊，或讓團隊成員查看不同的數據子集。

1-3.ARRAYFORMULA 函數：此函數能 對整個範圍的數據應用相同的公式，避免重複輸入，提高效率。透過此函數，您可快速完成多個單元格的公式應用。

1-4.SPLIT 函數：SPLIT 函數能將 單個儲存格的內容拆分成多個儲存格，方便資料處理。這有助於整理不規則格式的數據。

1-5.FILTER 函數：此函數能 根據特定條件篩選數據，創建動態資料集。您可以根據需要動態呈現數據。

②資料驗證與格式設定

2-1.條件格式 (Conditional Formatting)：條件格式能 根據特定條件自動改變儲存格的顏色或樣式，突出重要資訊。例如，可以將大於某個值的數字標記為紅色，以便快速識別，提高表格可用度。

2-2.資料驗證 (Data Validation)：透過資料驗證功能，您可以 限制用戶輸入特定類型的數據，例如下拉式選單，以確保數據的完整性和一致性。這將幫助你，確保資料格式的準確性。

③數據導入與整合

3-1.引入網頁數據 (Importing Web Data)：您可以使用 IMPORTHTML 和 IMPORTXML 函數 直接從網頁中提取表格或列表數據。這能方便您從網站導入數據。

3-2.使用 IMPORTRANGE 函數：IMPORTRANGE 函數能從其他試算表導入數據，實現跨表資料整合，這能讓您方便地整合多個表格的數據，除非整合，也可以跨資料庫查詢。

3-3.使用 GOOGLEFINANCE 函數：此函數可以 實時獲取股票價格、匯率等金融資訊，方便財務分析，這可以讓您及時了解市場動態，讓您做出最佳的決策。

三、工作應用

①發佈到網路 (Publish to the Web)：您可以將試算表發佈到網路上，讓其他人能夠查看或編輯，這對於團隊合作非常有用。

②整合 Google 日曆 (Integrate with Google Calendar)：將試算表中的日程安排匯入 Google 日曆，快速創建行程。

③使用 Google 表單收集數據：將 Google 表單與試算表結合，方便收集和整理資料，特別適合進行調查或報名表單。

④自動化任務 (Task Automation)：利用 Google Apps Script，您可以編寫腳本來自動化重複性任務，例如自動生成報告或發送提醒。

⑤利用外掛（Add-ons）擴展功能：安裝附加元件，增強試算表的功能，如自動化任務、連接其他應用程式等。

 ❙ Google試算表讓自我價值的躍升

無論您是試算表的新手，還是熟練操作的資深用戶，Google 試算表都能為您提供提升職場生產力的全新契機。

●針對新進職場人員：掌握基本操作，例如公式輸入、格式設定與簡單圖表製作，可快速上手並將其應用於日常工作中，提升效率。

●關於資深職場人士：深入探索進階技巧，如函數組合、自動化腳本及數據分析，可為複雜任務提供高效且精準的解決方案。

無論您處於哪個階段，穩定且高效的工作不再是遙不可及的夢想。立即學習並實踐，顯著提升工作效率，讓自己成為職場中不可或缺的數據專家！

 ※Google全球教育家證認計畫

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