- 原本加班超過一百小時以上→變成二十個小時﹙以前沒有一例一休哦！﹚
- 兩內年減重十三公斤
- 個人年收入倍增
一樣是知悉PDCA，但展現出現成效不一樣。
於職場工作的夥伴，對PDCA不會太陌生。PDCA是一套經常用於品質改善的流程，現在則成為不論任何行業都耳熟能詳的商業語言，個人也十分感到有興趣，使用過程中總感覺有一些些的不對勁，自己也說不上來。
於職場工作的夥伴，對PDCA不會太陌生。PDCA是一套經常用於品質改善的流程，現在則成為不論任何行業都耳熟能詳的商業語言，個人也十分感到有興趣，使用過程中總感覺有一些些的不對勁，自己也說不上來。
閱讀《鬼術PDCA》之後，發現作者將這個方法用於思考目標的落差時，思路變得非常清晰，我也用於年度計畫的專案管理上，果然就找出不少的問題。
若是要落實到每日的計畫與專案計畫，這一本《讓自己快速進化的PDCA筆記術》讓我得到一些啟發，作者就是前面提到的男士岡村拓朗。
書中提及，大家都知悉PDCA，但為何會轉不動呢？就是不知PDCA的轉動方法，這句話引起我不少的好奇，進而閱讀。
為何要用PDCA來成為筆記的架構呢？有以下優點：
- 短時間能改善問題的行動方式
- 自然而然就能釐清思緒
- 了解一天之內的行動或計劃的問題點
從作者列舉優點中，找到閱讀這一本書的目的，藉由這本書的觀念啟發，讓自己工作更省力一點，品質更高一點，持續不斷地改善。
❙ PDCA轉動的三原則
如何讓PDCA轉動，主要有三個原則：
原則1：視覺化
PDCA一點都不難，但為何無法順利運作？關鍵原因不是執行問題，而是沒有看到計畫的整體圖像。所謂的整體圖像是指，於腦中產生像是從上方俯瞰整體計畫的一幅畫，如果不能如同看一幅畫那樣，看出整體圖像不斷的出現變變化或是改善，就很難察覺PDCA的運作，甚致覺得PDCA是無效的。
如何來視覺化呢？首先是圖像化，於《創意，從計畫開始》該書提到，製作計畫﹙專案﹚目標，水野學的方法是利用「Google的圖片檢索」方式來進行，利用檢索方式來將計畫﹙專案﹚目標圖像化，並進行目的確認，只要能將PDCA視覺化，就能啟動循環。
第二步驟則是數值化。圖像化讓我們有一個方向，數值化則是精準地反應計畫目標的情形，有數字即能精準掌握。若連改善方案或是行動都能數值化，那要轉動PDCA就會變得非常容易。
最後，就是寫下來。將自己想做的事情寫下來，只是寫下來，成功機率就會高出很多。《別為多出來的體重抓狂》岡田斗司夫，只是將「把吃下的東西記下來」，一年就成功減重五十公斤。將工作日常一連串的流程，如同繪製一幅畫般的寫下來，將來要改善時就不會迷惘。
原則2：模式化
利用複製的模式，輕易地往下展開，如同中央廚房的概念，不受天氣、人員、心情的影響。重點在於「複製的模式」是一種模組化的概念。
所謂「模組化」，跟努力或是意志力無關，而是只要建立起模式，就會成為半自動的運作系統，例如：工作中經常運用Excel進行分析報表，報表格式都一樣，就是一種模組化的呈現。
若是要進行模組化，先要瞭解背後都有一個「框架」概念，才能於無意識之下展開行動。想像在高速公路開車，在有中線的道路與沒有中線的道路的感覺，是否有很大的差異。雖然只是簡單的一條線，劃分左右兩邊就能讓人安心開車，這就是「框架」的力量。
只要建立起「框架」，許多工作都會變為「例行作業」，這樣一來，就可以保護意志力這一個稀有資源，不被複雜的事情耗盡。「框架」原理人人適用，世界菁英也不例外，例如：蘋果電腦的賈伯斯，會議要報告的內容，會要求濃縮簡化成三個想法；世界級管理顧問大前研一，解決複題問題時，向來只會使用「金字塔結構法」。
「框架」成就了模式化，不僅能提升行動的品質與速度，更是任何人都能簡單取得成果的技術。PDCA筆記，就是能順利運轉PDCA的「框架」。
原則3：習慣化
很少有一個方法運作一次即結束，且能立即展現成果。有很具體的結果，通常都是一種周而復始的持續運動，而不是依著心情，偶爾反省一下。專案計畫、重要行程或是自己身體的調養，不論是什麼內容都無妨，重要的是讓PDCA 持續轉動成為一種習慣。
如何做到呢？有二個重點，第一：讓時間與行為變成群組，也就是什麼時間進行什麼樣的工作，是一種連帶的關係，時間到了就知悉要進行什麼事，看似簡單的原則，對我自己Blog文章產出，有極大的效益；第二：立即、簡單就能做到，一件複雜的事情要變成習慣，其實是非常困難的，因為意志力損耗過多，要簡化到極緻，才有機會持續。
❙ PDCA筆記術
製做PDCA筆記的方式，主要是以A4大小的筆記本和筆為主，若筆記本能採用方格筆記本，可將PDCA筆記製作得很整齊，整體版面的配置也較容易。
為何要使用方格筆記，請參考《為什麼聰明人都用方格筆記本？》這一篇文章，我個人則是比較偏好數位的方式，我使用的軟體為Evernote來進行PDCA筆記的製作。
簡單是習慣化重要的基礎，製作「一日的PDCA筆記」只要外框再加四條線即完成，書中為直式，個人則是偏好橫式。
除此之外，向各位推薦另一種PDCA筆記的類型，為專案計畫使用的格式。
如何撰寫PDCA筆記呢？我以專案為導向的撰寫方式為例子，畢竟現在大部分工作都是專案為主。專案，我們廣泛的定義，就是屬於比較特殊的事件，不論是公司的宣傳企劃，或是個人結婚紀念日…等都是可以的。
專案執行經驗很可貴，若能以這樣的格式，有系統的將專案執行過程保存下來，不論對自己還是公司，都是相當有價值的。
PDCA筆記術用於專案撰寫順序，分別為：
- 寫入專案名稱
- 專案目標或是專案結案日
- 專案三個重點
- 依專案寫出重大里程碑
- 撰寫專案計畫執行容
於專案的過程中，「P」就等於預定的計畫或是里程碑，其它的欄位就當成每週的檢討使用。
於「D 執行．實績」中，寫下結果與實績，不論是進度落後、超前或是其他的問題，都可以一併寫下。
於「C 檢核．覺察」中，寫下從自己角度所獲得的覺察，進行不順利原因，要是能改為其他的作法就好了等事項。
於「A 改善行動」中，寫下為解決問題，需要改變什麼？需要停止什麼？需要開始什麼？整理出可以改善下次計畫或是程序的具體行動。
執行專案過程中，會產生許多專案檔案，檔案系統化的管理方式，個人建議可以與專案流程來進行搭配，除了將檔案分類放於適當的資料匣之外，更建議將檔案製作成為一個流程目錄，一眼就可以看到專案的輸入與產出。
「最棒的資歷，往往不是來自事先的計畫」。~Peter Ddrucker
❙ 習慣成就效能
很好的方法，但我就是寫不下去。為何會寫不下去呢？大部分理由為，我忘記立即寫下來、不能正確的記錄做法與時間、寫其實是一件蠻麻煩的事，因此就不太想寫。
或許是我們將問題看得太嚴重了，大家習慣將不如預期看成失敗，而停止採用新方式。其實，能持續用一種方法的人，都將這些「 失敗」視為正常。許多的方法，本來就是無法一步到位，將事情沒有依計畫進行，當成是一種改善的機會，一個自我成長的養分，若能切換觀點，持續就會有機會。
如何來付諸新的方法成為習慣，書中提到重要的三點：
❶利用早上五分鐘，決定度過一整天的方法
一早留下五分鐘的時間，進行PDCA筆記撰寫，五分鐘一到即結束，簡單明瞭易操作。若要讓自己快速進入狀況，記得要前晚要準備好喔！﹙別因為找不到原子筆而浪費5分鐘…XD﹚
❷與工作效能結合
工作本來就是要進行的，只是換一個方式而已，致力於讓自己的工作效能提升為目標，建立一種工作模式，自然就會融入，養成習慣。不是只有PDCA如此，學習新的方法，這一個原則也很適用，讓一個新的方法獨立於外，久而久之，就會棄之不用。
❸結合GTD時間管理法
讓PDCA高速運轉的GTD時間管理法，以這一個方法作為「控管工作入口」，讓PDCA筆記術與GTD時間管理法能作流程上的整合，關於GTD的流程請參考《「搞定」自己時間核心關鍵-流程✚工具》這篇文章。
GTD時間管理法的用途在於，當有工作來臨之時，自己要決定是否接受？工作下一步要如何處理？依據GTD流程，若該工作決定是要自己來完成時，就填入PDCA的計畫表中。這樣整日的工作流程，慢慢就會受到管理，自己也有一個架構可以依循。
除養成習慣之外，書中還分享兩個提高生產效能的提問框架：
提問❶：是否可以複製？
這是一個重要的提問，我們總是浪費許多時間在不必要的細節上，將自己工作的流程寫清楚，將來除了可以交接給他人之外，自己需要用到時，也可以依循。
提問❷：可否更簡單？
這句話，是Apple系列產品讓我著迷的關鍵，簡單給使用者使用，而不是複雜。有效的作法，共有三點：
►1「為了誰？為了什麼？」不要急著要完成工作，而是應從這個問題著手，自然就會看見哪些該刪除，哪些該留下來的。
►2「商場速度很重要」完成一份工作時，能否說出這句話，看我這裡！代表這份資料簡單、有重點。
►3「是否能做出行動建議？」明確地產出行動方案，是一個重要評估點，只有明確指標還不夠，需要的是行動建議，將決定你的價值能否提升。
❙ 結論：轉動PDCA需要G的推力
你聽過「牛奶拼圖」嗎？聽說這是全世界公認最難的拼圖，為何？如同大家想像一般，整個拼圖都是白色的，沒有任何的圖案與線索。
你的工作會不會也變成了「牛奶拼圖」呢？沒有終點，沒有目標，沒有願景，只是不斷盲目的投入，努力的本身並沒錯，但缺乏願景與目標的動機，放棄只不過是時間的問題而已。任何新的方法，都是需要有背後的動機來支撐的。
最後，分享閱讀與整理過程中，自己受啟發的三個重點：
- 勤於記錄，才能找到反思的點，也才能知悉自己目前的立足點，若整理時發現與原有不同時，才能感受到PDCA的作用。
- 任何方法都需要持續，不能急於一時，要有源源不絕的動力，設定一個動人的G﹙Goal﹚是很重要的。
- 試誤﹙Try & Error﹚是必要過程，沒有一次就能成功的方法，需要的是挑戰，用失敗當成養分。
時代的演化，我們不斷地接受新方法來改變自己。大前研一說，改變自己有三種方法：
- 改變時間的分配方式
- 改變居住場所
- 改變來往的對象
另外還有一個，大家很常用的方法，也是最「沒有」意義的做法，就是「下定決心」改變自己，去實現一個新的目標。重點不在於「下定決心」，而是付諸行動，就讓我們用PDCA筆記術來轉動自己吧！伸出你的手，拉住你的好友，一起行動更有力！
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