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時間管理新思維:留白色空間給自己,步調更輕鬆!

丹妮爾靜靜地坐著,一個人,什麼都沒做。

陪伴她的,只有一杯夏多内白酒。琥珀色的夕陽灑落,她沉浸在這片靜謐之中,彷彿與大自然進行無聲的對話。

身為一名忙碌的職場人士,丹妮爾在這一刻領悟了一個關鍵道理——「給自己時間」。讓思緒自由流動,看看腦海會飄向何處,並認真留意那些浮現的想法。

幾個月後,她只帶著手機、電子試算表和一個創業夢,就毅然辭去工作,創辦了 HB迎賓公司(HB Hospitality),專門策劃全球性活動,讓會議策劃人齊聚在世界級度假勝地,如科羅拉多州的柏瑞德曼(Broadmoor)或圓石灘高爾夫球村(Pebble Beach Resort)。

她之所以能夠踏出這一步,關鍵就在於「白色空間」的力量。

什麼是「白色空間」?

在設計領域,「白色空間」指的是版面中留白的部分,能讓視覺更清晰、內容更突出。
在商業策略中,「白色空間」則代表尚未開發的市場機會。
而在我們的日常生活中,「白色空間」則是「沒有被任務填滿的時間」。

如今,全球勞動力正被壓榨至極限,「水深火熱」都不足以形容。這是人類歷史上最忙碌的時代,我們永遠處於「趕時間」的狀態,無法停下來喘息,更別說思考。

解方是什麼?

演說家茱麗葉提出了一個關鍵概念:「白色空間」(White Space)。
她主張,每天都應該刻意留出一段時間,讓自己停下來思考——或者,至少深呼吸、反省、計劃、創造。

試問,你的行事曆上有這樣的空白嗎?

諷刺的是,提出「白色空間」概念的茱麗葉,本人說話就像機關槍,快得令人喘不過氣。

她連停頓三秒都嫌奢侈,工作模式更是緊湊到極限。結果呢?她的身心狀態不堪負荷,壓力幾乎將她擊垮。

她的經歷,正是許多現代人的縮影。

其實,真正的高效,不是把時間塞得滿滿的,而是懂得留白。如果我們能夠在日曆上刻意安排一些「無任務時段」,讓自己有喘息的空間,就能提升專注力、激發創意,甚至讓心境更平和。

這些空白時刻,可能是幾分鐘的發呆時間,也可能是刻意留出的半小時靜思時段。關鍵在於,給自己空間,而不是讓日程表填滿你的人生。

當人們意識到自己其實可以擁有這些白色空間時,他們的第一反應,往往是一聲長長的、如釋重負的嘆息。

你的「白色空間」,在哪裡?

不妨翻開你的行事曆,看看是否能劃出一些時間,讓自己停一停、想一想。
你可能會驚訝地發現,最有價值的靈感,往往誕生於這些看似「什麼都沒做」的時刻。

 》 給自己時間~生活篇

前一陣子,許多熱愛戶外活動的朋友,在營地與篝火為伍,相信不陌生。

最容易成功,在爐中裡放一點紙、一些枯樹枝,再來是幾塊火種,再加兩種木材—軟木很容易起火,硬木則燒得久。這樣就能成功…

問題是,當我們將世上能燒的每一種東西全放進去,塞滿整個空間時,火是燒不起來的。

關鍵在就留下「空間」,讓氧氣流通。

空間讓柴堆得以著火,一直燒下去。
然而,我們在爐外的人生每一個領域,全都忘了這條自然的法則—工作上尤其忘得離譜。我們的行事曆塞得密密麻麻,毫無空隙,有如俄羅斯方塊破關後的最終螢幕畫面。

不論其職稱或位階是什麼,有毒的莫名罪惡感都啃食著我們的心。我們感到內疚,居然還沒解決自己答應的問題。我們內疚,誤以為只有自己長期進度落後…

海內外的人都很忙,男女老幼都很忙,甚至不管有沒有在上班都很忙。

茱麗葉分享他的兩則經驗。

有一次在休士頓演講,一名容光煥發的年長女士於會後找我說話。
她所經之處,濃烈的香水味四溢,有如香奈兒的噴藥飛機降下煙霧,但她的行為舉止十分迷人。女士說我講的話振聲發聵,她已經努力慢下生活好多年,卻一直沒成功。

我問她從事哪一行,怎麼會這麼忙。
女士露出大大的微笑,有點自嘲地笑出聲:「喔,我退休了!」

來到另一個場景。
義大利的莫茁內(Motrone)有三十位居民—茱麗葉家造訪的那星期,變成三十五個人。

要去莫茁內的話,會先路過中世紀的城鎮盧卡(Lucca),穿越蜿蜒的五哩路,爬上樹林那一側的陡峭山坡後,才會抵達。

雙向通行的小山路只有一輛車那麼寬,雙向會車的時候,其中一台必須小心翼翼貼近林中,好讓另一台車通過。冰淇淋車一天來兩趟,最好祈禱別在路上碰到它。

傑夫在莫茁內當起農夫,和珍妮一起飼養羊、鵝和蜜蜂。

在莫茁內的超迷你村莊,沒有任何商店或餐廳。屋主夫婦早上七點就開始忙個不停,大喊救命,一直要忙到晚上七點。

事實上,傑夫開車帶我經過危險的山路去採買火腿與起司時,一路上還在查看手機(沒錯,那條連會車都有問題的路),喃喃自語著:「今天忙死了,忙死了。天啊!忙得要命!」

我們在執行複雜的密集任務時,如果不給大腦時間恢復,將導致認知疲勞(cognitive fatigue),耗損大腦有限的資源,對表現造成負面影響。

在每日的行程中排出白色空間,額葉將有機會重振旗鼓,帶來更有效率的神經處理流程,提升生產力。

白色空間也能帶來更多創意。

若要一針見血地解決問題,基本條件是連結我們目前的思考與先前的經驗,而負責執行的額葉將需要與大腦的記憶區進行溝通。然而,要是缺乏自由思考的時間,心智疲勞與認知過載經常會打斷大腦這兩區的溝通。

生活之中,我們需要時間不長、但同樣有效果的白色空間,方法為「見縫插針」法,在兩個活動之間插進一點點的白色空間。如果不特別用這種方法斷開事情或活動,每件事都會連在一起。

見縫插針能幫你爭取到一瞬間的思考與計畫時間,或是讓自己鎮定下來。

任何時候都適用,任何人都能自行運用這個效果強大的聰明作法。
如果運用在團隊身上,還能大幅減少壓力,改善溝通與凝聚力。

 》 時間小偷:找出與我們作對的力量

不熟悉海流,在海裡游泳會碰上大麻煩。受困的人會拚命划水,直到雙臂再也使不出力氣,但海流的力量太大,只能被帶著走。

受困的人一邊手忙腳亂,一邊想著是自己的錯。

驚慌失措的腦子開始自責:「我早該學會真正的游泳。」「我體能太差才會這樣。」然而,外在的環境才是他們無能為力的原因。海流把人帶來帶去,游泳者必須了解海流的本質,懂得趨吉避凶,不能硬游。

幹勁、卓越、資訊與行動力,這四個工作的關鍵驅動力,我們稱這四股力量為「時間的小偷」,因為儘管它們本質上都是正面的,對我們有幫助,卻是白色空間的重大殺手。

時間小偷催促我們行動,在我們的耳邊不停講著模糊的承諾,說前方有獎勵與報酬等著我們。花言巧語的背後,隱藏的事實如:

❶幹勁,是否變成衝過頭?

  • 誤導:能者多勞,我們應該盡量多做。
  • 真相:慎選目標,將帶來品更好的成果。

卓越,是否變成完美主義?
  • 誤導:每個接觸點都該最佳化。
  • 真相:陷在不必要的細節裡,浪費時間與力氣。

❸資訊,是否變成資訊過載?

  • 誤導:知識永遠不嫌多。
  • 真相:人類大腦能處理的資訊有限。

❹行動力,是否變成瘋狂暴走?

  • 誤導:忙碌與生產力是同一件事。
  • 真相:轉個不停會讓人難以思考,耗損精力。
幹勁、卓越、資訊、行動力等四個時間小偷,雖是寶貴的特質,但它們太常逼著我們和公司加強每一件事,永遠不肯放開任何事,貪得無厭,澆熄我們心中的高尚火焰—我們再也感受不到當年爭取第一份工作的那種心情,甚致覺得人生索然無趣。

試著用用「價值」取代目標中的「量」,就能發揮潛能。

米開朗基羅是如何讓平凡無奇的大理石變成大衛像?他取一塊大石頭,鑿去不是大衛的部分。

少,能帶來更聰明、更有生產力的工作方式。

日本微軟進行內部調查,研究一週改成工作四天的影響,結果生產力增加百分之四十,間接成本下降近四分之一。

少,能帶來更聰明、更有生產力的工作方式。日本微軟進行內部調查,研究一週改成工作四天的影響,結果生產力增加百分之四十,間接成本下降近四分之一。

 ❙ 改變,不需用盡力量而是小小的累積

大西洋黑鮪魚是海洋中的巨獸,閃閃發亮、充滿力量。如果你有幸捕獲這種頂級掠食者,一隻就足以餵飽無數人。

但如果抓不到鮪魚呢?
沒關係,海洋中還有另一種選擇—體型雖小,卻同樣營養豐富的「磷蝦」。這些迷你的甲殼動物擁有比魚類更高的抗氧化劑,數量更是驚人,它們的總生物質甚至超過全人類的總重量。

這個道理不僅適用於捕魚,也適用於我們的日常工作與生活。

許多人一開始就想要抓住大魚——追求完美、設定遠大的目標,試圖一次到位。但這種方式往往帶來壓力,甚至讓人不知從何開始。

其實,大多數時候,從「磷蝦」開始,反而是更穩健的做法。
這些微小的改變雖然不起眼,卻能帶來累積性的影響。例如:
  • ⓥ讓每場會議提早五分鐘結束,提升團隊效率。
  • 刪減客戶追蹤軟體中不必要的欄位,幫助銷售人員每天節省幾分鐘。
  • 為自己倒杯水,給自己三十秒喘息時間,讓思緒更清晰。

這些微小的優化不會壓垮你,就像拖上岸的磷蝦不會撕裂你的肩膀。而當你逐漸習慣這種方式,變得更加熟練、有自信時,自然能夠開始挑戰更大的「鮪魚」。

累積小改變,成就大突破。
無論是在工作還是生活中,不必急於一次做到完美。學會欣賞並累積那些看似微不足道的進步,最終,它們將帶你走向更大的成功。

所以,別急著捕鮪魚,先從磷蝦開始吧!
改變小一點,留「一點」時間給自己,就從今天開始吧!

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