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筆記:職場人士的秘密武器 - 提升生產力,優雅的過生活


週一早晨,深知即將迎來忙碌週一。

為了好好犒賞自己,也為了期許一個美好的一週,輕輕滑動手機,點選了最愛的早餐。帶著期待﹙或是無助﹚,都得走向公司。

才剛踏進辦公室,還來不及坐下,各種大小事務便如潮水般湧來。
一件接著一件,像個陀螺般不停地轉動。當終於回過神,想起那份被遺忘的早餐時,時間已悄悄來到中午。這,會是我的日常嗎?

用完午餐回到辦公室後,終於把一些最急迫的事情做完。

接下來該著手處理自己的優先事項了,然而在忙了一上午應付眾多的急件之後,已經累得無法集中注意力。一如既往,再度調降了對自己的期望,緩慢地打理日積月累的待辦事項。

更別提下班要去健身或是小孩相處之事情,連獨處的時間都找不到。

訂了有許多的計畫,卻一再地延後計畫、等待來日有時間和餘裕實現夢想。

最後,面臨著別人無止境的剝奪,與生俱來的好奇心和想像力,在令人窒息的職責﹙你是一位能力、負責任且勤勉的專業人士﹚壓力下日漸枯竭。

那你會期待是什麼呢?

試想你周一清晨醒來,期待著展開新的一天和星期。當你起床梳洗更衣時,思緒泉湧而來。你操心的事和肩負的職責不比任何人少,但你擁有一項獨特的秘密武器。

答案就是平凡再不過的--筆記﹙平日的包包中,千萬別忘記它!﹚

週一的辦公室,依舊是那股熟悉的忙亂。

然而,這次我有了筆記的引導。每完成一項任務,就在筆記上劃掉一筆,每劃掉一筆,就感到自己多了一分成長。我更有耐心地傾聽同事的想法,更成熟地分析問題,做出決策。

壓力依然存在,但成就感卻將壓力轉化為滋養我的能量,讓我更加專注於每一項任務。

筆記就是這樣的一項武器,幫助人們釐清思緒、提升專注力、增強記憶力,進而提升生產力。

關於「釐清思緒」這一個詞,我更喜歡用的詞是「細節」。
《商業周刊第934期》中,以「細節裡的競爭力」報道了鄭和。

鄭和在600年前率領近3萬人、260艘船,七次下西洋,橫跨亞、非兩洲,總航程相當於繞地球三圈,比哥倫布領先近一世紀,創下了至今無人能破的航海紀錄。

這樣龐大的船隊,能夠成功完成如此壯舉,背後展現了卓越的管理能力和對細節的極致關注。

鄭和的船隊分工明確,船隻依功能分為寶船、馬船、糧船、坐船與戰船等,分別負責指揮、運輸、補給、護航和作戰。這種精細的組織結構,確保了船隊在面對各種挑戰時的高效運作。

在一次航行中,船隊遭遇強烈颱風。鄭和迅速指揮船隊變換隊形,進入安全港口避風,最終僅損失五艘小船和八十名士兵,損失率僅佔總人數的0.3%。這充分體現了他對細節的重視和卓越的危機處理能力。在現今競爭激烈的環境中,唯有關注細節中的細節,才能脫穎而出。

筆記是我們第二大腦,能有效完成記住細節,將思緒釐清。

》 筆記種類與融入工作流程

筆記類型的筆記,不外手手有以下幾種:

❶工作筆記:記錄會議重點、待辦事項、專案進度、問題解決等。
❷學習筆記:整理閱讀資料、線上課程重點、研討會心得等。
❸生活筆記:記錄靈感、想法、目標、反思等。

對於我而言,重點在於工作筆記。總是要想辦法解決「糊口」的問題。

筆記如何讓我逐步提升我撰寫部落文章的樂趣呢?主要有兩點:
  1. 發創意:手寫筆記可以幫助我連結不同的想法,激發新的靈感。
  2. 提升專注力:數位資料庫的過程可以幫助我集中注意力,避免分心,因為不需再上網找相關的資料,而造成分心。
以上的分類,於《待辦事項這樣列,工作當場完成一半》一書也有提及,關於工作性質,我們應要分開放和封閉式。發想或收集新點子時,需要某種程度的放鬆和自由。反之,編寫資訊時,思考模式則較為封閉,想順利完成需要有點壓力,和微微揚升的腎上腺素。


因為工作區分為二,工具也要區分為二,每一種工具進行相對應的搭配,擷取資料時,最好使用的工具為寫、直覺式塗鴉筆記、塗鴉。若是要進行統整時,數位筆記即可幫忙上大忙。

我的工具箱:

①擷取資料:手寫心智圖

目前我會隨時帶著一張A4紙或是筆記,然後,將靈感以自由聯想的方式,進行文章草稿製作。

自由聯想是思維活化作用散布的歷程,而活化作用的散布是構成許多思考歷程的基礎運作。當我們需要創意或是創造性時,運用心智圖法中的自由聯想,過程中沒有特定目的,而且每一個新想法都很自由、直覺、隨性地根據上一階概念激發產生出聯想,可以看出下圖的心智圖並不是在寫作,而是純粹是從主題概念開始自由發想,串接過往的經驗。

小秘訣:除了心智圖之外,經常被提及還有康乃爾筆記法與子彈筆記法,康乃爾筆記法將筆記分為三區,方便記錄、整理和複習;彈筆記法的核心為,以符號和簡潔的文字記錄資訊,方便快速瀏覽和追蹤。

②編輯統整:數位筆記

當我們擁有夠多的「素材」時,透過筆化來整理,是必要。整理資訊的過程中,你也會了解到有高品質的創意是因為有高品質的編輯彙整。同樣的,完整的筆記有助於事後編輯,和激勵自己更嚴謹的彙整,這時的工作不是創造,而是裁剪和組織。

小秘訣:數位筆記挑選時,就要特別注意,筆記軟體並沒有對錯,關鍵是搞清楚自己需求?數位筆記的難易程度,約區分為以下三種:
  • 紀錄臨時性想法:各種備忘錄、Google Keep
  • 捕捉與組織訊息:Evernote、Notion、OneNote
  • 連結想法:Obsidian、Heptabase、Roam、 Research、RemNote

》從執行到創意

週一忙碌的生活,於現在時代中,已經變成標準配備了,有系統、有節奏的理清事務,相信這是現代人必備的能力。

再來,就是創造力,工作因為有生成式的AI,大量取代文書的處理,職場就需要朝向「差異化」與創造力而去,那筆記如何來協助呢?對我這個理工的中年男子,是否能產出創意呢?

《10倍筆記力》的作者佐藤,長期以來從事企畫數位內容的工作,那他是如來避免創意的枯竭呢?作者提到,常有客戶拜託:「能否幫忙製作宣傳商品或服務的内容」。現今這個世界已到處都是内容,要企畫能脫穎而出,又能引起口碑行銷的內容還真的是折煞人的工作。

佐藤先生是如何做到的呢?舉一個書中的小案例。

佐藤先生在一趟旅行中,正準備在觀光巴士上吃便當的時候,用手指撥了一下綁在便當蓋上面的橡皮筋,結果發出「崩~」的聲音。

這不過是旅行時,再平凡不過的小插曲,但是這聲音實在好聽,讓佐藤想到「用橡皮筋彈奏的三味線便當」這種便當。綁三條橡皮筋,然後當成三味線彈奏的便當,若有機會接到宣傳青森縣的工作,佐藤一定會提出這個「三味線便當」的企畫,因為津輕三味線可是很有名的。

佐藤先生就是這樣,在平凡中找靈感,若是換成是我,只是將便當吃完了,完全無法與企畫連結。注意觀念生活,隨時累積,想要用時就不會「方恨少」。

書中,佐藤先生大方分享了插圖式筆記的技巧,將自己的創意整理成型錄的格式。他認為,自己並不是特別聰明的人,但腳踏實地才是最好的方法。

更重要的是,筆記不是用來做得好看,而是要與筆記對話。佐藤先生每天都會花時間檢視筆記,思考如何讓單純的記錄昇華為有趣的創意。這樣一來,創意自然融入日常工作,取之不盡、用之不竭,畢竟,最好的創意,就來自於生活本身。

❙ 筆記,是你忙碌生活中的超強輔助器!

在這個資訊爆炸、步調飛快的時代,我們每天都被各種任務和想法淹沒。筆記,就像一位貼心的私人助理,幫你:

●釐清思緒,不再混亂:把腦袋裡的想法、靈感通通寫下來,就像幫思緒做了一次大掃除,讓思路更清晰。

●激發創意,突破框架:透過自由聯想、心智圖等筆記方法,能讓你連結不同的想法,碰撞出意想不到的創意火花。

●提升專注力,事半功倍:專注於筆記整理與編輯的過程,能幫助你排除雜念,更能有效率地完成工作。

●管理時間,掌控生活:紀錄待辦事項、會議重點,讓你更有條理地安排時間,不再被時間追著跑。

別擔心,選擇筆記沒有標準答案!

你可以選擇手寫,享受書寫的溫度;也可以選擇數位筆記,體驗科技的便利。
你可以嘗試心智圖、康乃爾筆記法、子彈筆記法…找到最適合自己的方式。

現在就開始吧!

拿起筆,或是打開你的筆記軟體,記錄下今天讓你印象最深刻的事情,或是浮現在腦海中的任何想法。慢慢地,你會發現,筆記能為你的生活帶來意想不到的改變。

總而言之,筆記不只是記錄,更是你與自己對話、探索自我的過程。

期待你能藉由筆記,更有效的管理生活與激發無限創意。

筆記,你準備好了嗎?

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...關於分享者...

※連繫:FB 蔡興正 ⦙ Line@:@503ijslo
※電郵: projason.tsai@gmail.com
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