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告別雜亂！檔案管理進階技巧，提升工作生產力


想要賺錢且省事，於知識時代，就從整理檔案開始？

依據Dropbox的統計低效的文件管理系統會導致辦公室人員浪費多達 30% 的時間在搜尋檔案上。若是換算成費用，員工在搜尋和管理檔案上花費過多時間，並且需要定期重印文件或重新建立遺失的資料。平均歸檔一份文件需要 20 美元，找尋遺失的檔案需要 120 美元，而重建每份文件需要 220 美元。

檔案是知識工作者換取報酬方式，若能將檔案管理好將能提高生活品質，為自己打造一個有競爭力的後環境，進而提升生活品質，得到自由的時間=無價。

 》建置資料匣結構的第一步

建置資料匣方面，可以參考以下兩種方式。

第一種方式，《檔案管理大師！10個超高效檔案管理小技巧》這一則影音中，提到一個入門的技巧，就是將電腦資料夾分成三種類型：「入口」資料夾、「資源」資料夾和「任務」資料夾。

❶入口資料夾：所有新檔案的第一站，如同辦公室的前台接待處。建議保持「淨空」狀態，定期查看並移除不需要的檔案，將重要的檔案依據用途或性質移動到「資源資料夾」，別稱又稱之為收件匣。

❷資源資料夾：用來長期儲存和分類所有檔案的主要位置。您可以選擇電腦中的任何一個資料夾作為您的「資源資料夾」。
  • 建議可以將雲端硬碟（如 Google Drive、OneDrive 或 iCloud）當成資源資料夾，以確保資料安全性和可用性。
❸任務資料夾：用於存放「正在執行」的專案相關檔案，通常帶有明確目標和截止期限。為了提升效率，「任務」資料夾的位置應該要易於快速存取，例如放在桌面，或建立捷徑。任務結束後，應立即移除桌面上的捷徑。

第二種方式，則是《打造第二大腦》中提到的PARA。

組織資訊的系統稱為PARA，它是專案﹙Projects﹚、領域﹙Areas﹚、資源﹙Resources﹚和檔案庫﹙Archives﹚這四個主要資訊類別的英文字母首字結合而成，代表如下：
  1. P專案：你的職涯或人生中正努力進行的短期任務。短期為某些目的而進行專案，有開始日與結束日，例：減重、出書。
  2. A領域：你想要逐步掌理的長期責任範圍。長期累積，例：健康、寫作、財務…等。沒有終止日期。
  3. R資源：未來可能有用途的題材或旨趣。
  4. A檔案庫：來自其他三大類別的備而不用事項，別稱為封存資料匣。
※實務操作：綜合上述2大原則，再考我個人的需求，個人運懂圖解式的方法，建議出以下的心智圖。

 》檔案命名原則

這是困擾許多人的問題，好的名字，就有好的運氣，因此好好的的為自己的生財工具命名，真的很重要。

依據《這個簡單的檔案管理系統是我的救星！》與《檔案管理大師！10個超高效檔案管理小技巧》中所提及，整理以下原則供大家參考：

❶命名規則的一致性：為了讓文件更容易搜尋，在命名檔案時應保持一致性。例如，大部分檔案可以包含專案名稱和一個關鍵字，像是 "doc"、"meeting notes"、"briefing slides" 或 "form"
  • 加入關鍵字：為檔案或資料夾添加關鍵字。
    • 在 Google Drive 中，您可以在詳細資訊標籤中的描述欄位新增關鍵字。
    • Mac 使用者可以在 Finder 中使用 Command + I 叫出檔案資訊，並在評論欄位中新增關鍵字。
  • 檔案或資料夾的名稱不應過於簡略或過於冗長
    • 過於簡單或籠統的名稱會導致日後在查找文件時難以辨識每個檔案的用途和內容。
    • 過於冗長的名稱包含太多不必要的資訊，會導致使用者無法一眼識別出檔案的主旨。
  • 特別檔案或資料夾處理
    • 如果有一些檔案或資料夾特別重要，想要將它們置頂以供隨時查閱，可以在命名時加入特殊符號做為前置詞，像是 # 字號或驚嘆號等。這樣在做排序時，這些檔案或資料夾就會顯示在視窗的最上方。
    • 例如：!2025-年度計畫
❷日期命名原則
  • 可以依照檔案的重要性和使用頻率來決定日期格式。只包含年份或季度可以讓檔案更容易搜尋。更精細的日期格式（包含月份和日期）則適用於你知道檔案存放位置的情況。
    • 例如：2025-個人財務統整；20250113-庫存專案第二次會議記錄
  • 使用「數字」或「日期」命名檔案或資料夾時，格式務必要維持一致，例如將數字統一採用兩位數等，有助於資料的整齊性和可讀性。
❸使用檔案管理系統：建議限制文件夾層級的數量，最多五層。每個層級最多可以有 99 個資料夾。經常存取的文件夾應該使用較低的數字 (01, 02, 03)，並將 99 保留給封存文件夾。

❹快速分享資料夾：建立一個臨時的資料夾，用於分享檔案的副本，這有助於保持原始資料夾的整潔，並避免不必要的文件重複。

※實務操作：綜合上述大原則，再考我個人的需求，我將目前最常使用的課程簡課，除了應用上述的原則之外，再加入編碼原則，這是我從製造業的物品料編得到的經驗，這樣能幫助我系統化且快速找到資料。

》如何來取得資料提升工作效率？

情境①：專案任務

從平常的工作中，相信存取資料匣的關鍵在於進行的專案相關檔案，要訣為集中管理與快速存取。 任務資料夾的主要功能是存放「正在執行」的專案所用到的相關檔案，由於這些專案通常有明確的目標和截止期限，將所有相關資料集中在一處可以減少在不同資料夾中搜尋檔案的時間，提升工作效率。

為了提升工作效率，「任務」資料夾的位置應該要易於快速存取。您可以將任務資料夾放在電腦的「桌面」，或是Google雲端硬碟的已加星號，當任務完成後，應立即移除桌面上的捷徑。這樣可以確保工作環境維持簡潔有序，讓您可以專注於其他未完成的工作。

情境②：例行檔案

根據使用方式整理：根據 David Allen 的建議，依照您將如何使用資訊來組織檔案，而不是依照您在哪裡找到它。例如，專案的會議記錄應該放在專案資料夾中。

使用檔案管理器的功能：可以使用 Google Drive 的搜尋運算子 (例如 "type: presentation") 快速搜尋特定類型的檔案。

建立捷徑：對於經常使用的共享檔案，建立捷徑，以便在自己的檔案管理系統中組織檔案，而無需移動原始檔案。

實務操作：我個人是不採用捷徑的方法，而是使用命名加上搜尋，我想經常使用的檔案，後面加入一些特別的碼，再加上 Raycast 強大的搜尋能力，使檔案管理變得更加高效、便捷，無論是數據還是文件，都能輕鬆檢索和管理。我的方式是：
  • 任務代碼
    • ！：表重要專案
    • @：表正在執行專案
  • 課程代碼
    • ME：代表國小心智圖
    • MJ：代表國中心智圖
    • Z：紫微斗數相關的資訊

  ❙ 總結：順手、好用，減少浪費時間

檔案管理的關鍵在於建立一個清晰且高效的系統。若您正準備重新整理檔案，不妨從簡單且實用的原則入手，先參考高手的做法，然後再根據自身需求逐步調整，打造最適合自己的管理方式。

首先，建議設置三大核心資料夾：入口資料夾用於暫存新下載或尚未分類的檔案，資源資料夾用來儲存常用的素材與參考資料，任務資料夾則專注於進行中的專案與工作檔案。這樣的架構能使檔案存取更有條理，管理起來更加高效。

此外，善用電腦內建的搜尋功能，搭配良好的檔案命名規則，能顯著提升檔案檢索效率。命名時，應遵循描述性、識別性、簡潔性與一致性的原則，例如在檔名中加入日期、專案名稱或版本號，以便快速識別與搜尋。

透過這些方法，您可以建立一套有系統的檔案管理方式，不僅能提升工作效率，還能減少時間浪費，確保重要資料井然有序。良好的檔案管理習慣，是高效工作與數位生活順暢運作的關鍵。

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．．．關於分享者．．．

※連繫：FB 蔡興正 ⦙ Line@：@503ijslo
※電郵： projason.tsai@gmail.com
※證照： 孫易新心智圖講師班﹙2014﹚ | GCDF全球職涯發展師 | Google全球教育家
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