2025時間管理策略：用搞定第一要事

「我很忙」這句話，少說，因為它意味著我們的心已死﹙心亡﹚。

換個說法：「我不忙，只是要將事情理清順序即可。」

當我們先把「大石頭」（最重要的事）排入行程，結果會大不相同。

還記得十幾年前，當我第一次接觸塔爾．班夏哈在哈佛開設的「正向心理學」課程時，這堂課從最初的6名學生，三年內暴增至855人，成為哈佛最受歡迎的選修課。

塔爾教授的開場白大致的意思是：「我不是來教新知識的，而是來提醒大家—許多重要的觀念我們都知道，但需要不斷回顧與實踐。」

所以，讓我們從「大石頭」開始。

在一堂課上，一位教授拿出一個空玻璃罐，先放入大石頭，再依序加入小石頭、細砂，最後甚至倒入啤酒。這個故事大家應聽過，但真正的關鍵在於—順序決定價值。

如果我們從「細砂」開始，也就是先忙於瑣碎、不重要但緊急的事，那麼一天結束後，「大石頭」（真正重要的事）往往就沒有空間了。每天的小選擇，決定了一整天的價值。

所以，先放入你的「大石頭」，再來安排其他的事吧！

根據調查，以下三大困境，是職場上班族最經常面對的問題：

❶缺乏有效的時間管理策略：許多上班族沒有找到適合自己的時間管理方法，導致工作效率低落，無法有效安排工作與生活，使得生活品質受到影響。

❷忽視重要但不緊急的任務：許多人習慣處理緊急任務，卻忽略了對長期發展至關重要的事項，如自我提升與人際關係經營，這對職涯發展帶來不利影響。

❸工作與生活難以平衡：許多上班族發現工作佔據了大部分時間，難以兼顧家庭與個人生活，進而導致壓力增加，影響身心健康。

要解決上述的問題，時間管理並非單靠數位工具即能解決，其中關鍵在於我們所採用的管理原則。回顧過去三十年的經典書籍，我們或許該重新審視那些不只是談論工具與軟體，而是專注於核心處事原則的內容。

對於職場上班族而言，有兩本經典書籍特別值得參考，一年之初回顧這經典的原則，相信是是有益的：

《與成功有約：高效能人士的七個習慣》中的「習慣三：要事第一」—強調優先處理最重要的事情，以確保時間用在真正有價值的地方。

《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》中的五個步驟——提供清晰具體的步驟，幫助我們有效整理、計劃與執行任務，放大數位工具的效用。

這兩者相輔相成，若能遵循以下提及的原則作為心法，將有助於更有效地管理時間，提升工作效率與生活品質。

 》要事第一的六大心法

「要事第一」的核心在於管理事情的重要性，而非僅僅管理時間。

這一理念強調以原則為中心，專注於重要但不緊急的事務，避免因應付緊急但不重要的瑣事而迷失方向。以下是適用於職場上班族的實用技巧：

1.以終為始：

在開始任何工作前，先思考預期的結果，同時以年度計畫作為導向來安排行動。這有助於聚焦在真正重要的事務，避免盲目地處理瑣事而迷失方向。

2.確立個人角色與目標：

首先，定義自己在職場中扮演的各種角色，例如：專案負責人、團隊成員、部門主管等。
接著，為每個角色設定具體、可衡量的目標，這個目標最好來自年度計畫，才能聚焦。例如，若你的角色是專案負責人，目標可以是「在下週五前完成專案進度報告」。
透過了解自己的角色與目標，可以更清楚地判斷什麼是真正重要的事。

3.善用時間管理矩陣：

將工作事項按照「重要性」與「急迫性」分為四個象限。

• 優先處理「重要且緊急」的事務（第一象限），但同時要花更多時間在「重要但不緊急」的事務（第二象限），例如：策略規劃、關係建立、自我成長。
• 盡量減少花在「緊急但不重要」的事務（第三象限），並避免落入「不重要也不緊急」的事務（第四象限）。

4.授權與委派：

學習將任務委派給適合的人，不要事必躬親，才能有更多時間處理更重要的事務。授權能提升團隊整體效率，並讓自己有餘力從事更高層次的活動。
根據員工的成熟度，採取不同的授權方式，對不夠成熟的員工提供較詳細的指示與監督，對成熟的員工則可給予較大的自主權。

5.勇敢說「不」:

對於不符合自己目標或價值觀的要求，要勇敢地拒絕，避免被不重要的事務牽絆。將時間與精力投入在能帶來最大效益的事務上。

6.重視產出與產能平衡：

在追求工作效率的同時，也要關注自己的身心健康，避免過度消耗。確保有足夠的時間休息、放鬆，以及從事能提升個人能力與活力的活動。

 》GTD時間管理法的五個步驟

「搞定」的核心在於建立一個可靠的系統，將所有「未竟事項」從大腦中釋放出來，此為大家經常聽到的GTD時間管理法，透過 捕捉、理清、整理、回顧、執行 五個步驟，來管理工作與生活中的所有事務，最終達到心靈平靜和高效能。以下針對職場上班族提供實用技巧：

1.捕捉 (Capture)：

隨時隨地記錄腦海中出現的想法、任務、需求，不論大小，使用方便的工具，如筆記本、手機 APP、語音錄音等，建立個人的「收件匣」。

將所有「開放式迴路」都記錄下來，包括工作上的任務、專案，以及個人生活中的大小事。

2.理清 (Clarify)：

定期檢視「收件匣」中的內容，逐一判斷每項事物的意義與下一步行動。判斷該事項是：

• 可以丟棄：將沒有意義或不再需要的資訊丟棄。
• 參考資料：將不需要立即處理，但未來可能會有用的資訊，放入參考資料系統。
• 孵化事項：將暫時不需要處理，但未來可能需要關注的事項放入「將來/也許」清單。
• 需要行動：明確定義下一步行動，確保它具體、可執行。例如，將「準備報告」拆解成「收集資料」、「撰寫草稿」、「修改報告」等。

3.整理 (Organize)：

將理清後的行動項目分類整理，建立不同的清單。

• 「下一步行動」清單：根據情境分類，例如「電話」、「電腦」、「外出辦事」等。
• 「專案」清單：列出一年內需要完成，且需要多個步驟才能完成的任務。
• 「等待」清單：記錄已委派給他人，需要等待他人完成的事項。
• 「行事曆」：記錄確定時間、日期的行動或資訊。
• 建立簡單、易於存取的參考資料系統，分類儲存相關文件、資訊。

4.回顧 (Reflect)：

• 每週進行「每週檢視」，確保系統正常運作。
• 清空收件匣，處理所有未處理的事項。
• 檢視所有清單，更新專案進度、下一步行動。
• 規劃下一週的行程，確保與目標一致。從更高層次檢視工作，調整優先順序。
• 定期檢視「將來/也許」清單，評估是否需要將某些事項轉為專案。

5.執行 (Engage)：

• 根據「4項限制條件」：情境、可用時間、可用精力、優先順序，選擇當下最適合執行的行動。
• 善用零碎時間，處理短時間內可完成的事項，這是保護完整時段的段佳策略。
• 相信自己的直覺，並根據經驗與價值觀做出判斷，進而隨時調整行動計畫，根據實際情況做出應變。

 ❙ 整合應用：搞定我的第一要事

對於職場上班族來說，將「要事第一」與「搞定」方法論整合應用，可以達到最佳效果：

①以「要事第一」為指導原則，決定「搞定」系統中各項事務的優先順序。例如，透過「時間管理矩陣」判斷哪些是重要事項，然後在「搞定」系統中設定相應的專案和行動。

②運用「搞定」的系統，有效地管理「要事第一」中定義的目標和角色。例如，將每週目標拆解成具體的行動步驟，並記錄在「下一步行動」清單中。

③定期檢視與調整：透過「每週檢視」來反思自己的工作與生活，根據實際情況調整目標、行動計畫和管理系統。

④善用科技: 將數位工具融入「搞定」系統，例如利用數位筆記軟體收集想法，使用行事曆軟體管理時間等。但要避免被科技綁架，專注於管理內容，而非工具本身。

透過整合應用「要事第一」與「搞定」的五個步驟，職場上班族可以更有效地管理時間、精力與注意力，提升工作效能，優化長期職涯發展，並逐步實現理想的工作與生活整合。

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