忙翻、做不完，問題到底出在哪？
「大家常常說，是因為資訊超載。假如真的是這個問題，恐怕才剛走進圖書館，你就要被逼死了。」《搞定》作者、管理大師大衛．艾倫﹙David Allen﹚如是說。
確實，這個時代的人正面臨史上最大量的資訊流，但是歷史上的任一個時間點，都會有人提出這項論述！像是發明印刷機和電報，或書寫方式出現後，個人和外界資訊的互動早已迅速增加。幾個世紀以來，運用資訊工作的人總有相同的抱怨。
英國詩人雪萊﹙Percy Shelley﹚在《詩之辯》﹙Defence of Poetry﹚中曾說：「知識不虞匱乏……我們接收資訊的量已經超出自我意識，人們太過貪食，吸收的資訊超出能夠消化的程度。」與其說是資訊超載，應該說不良的決策或缺乏決心，才會造成工作效率低落。
工作效率低落的人﹙工作效率代表掌控力和洞察力，也就是說能夠掌控手上的資源，並認清什麼事情才是真的重要、值得關注。﹚，常會發生以下三種情形：
- 工作中，只要有任何事發生就會受影響。這種人往往覺得自己完全無法掌握發生了什麼事，也沒有能力分配時間。
- 有些人一整天下來，分明有能力完成手邊的工作，但盡做些沒意義的工作。就像花了一整天，卻只更動家具擺設或歸檔等細枝末節的事。
- 有些人太愛做夢，對一定時間內能產出的價值，空想有餘，卻無法實踐。老是在一個又一個的工作計畫間穿梭，但計畫常缺乏重點、沒有成效。我自己就是屬於這類。
你有這樣的困擾嗎？邀請一起共同來閱讀《待辦事項這樣列, 工作當場完成一半》一書，對於我的時間掌握與安排有很大的啟發。
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❙ 腦袋放不下的，就裝口袋
大腦一接觸到外界的新訊息時，就會激盪出新點子，但好點子出現的時機不會每次都很恰當。會議中，突然靈光乍現，也許想到和開會主題有關的點子，但也可能只因為，看到了坐在對面那傢伙的紅色袖扣，而想到該為孩子的房間添置新窗簾。
腦中迸出的主意可能適用於當下，也可能八竿子打不著。不過，突然迸出的點子會讓你分心，卻很重要。以下的情況常常會激發出更多、更棒的點子，像是玩樂、和朋友聊天，或放鬆時，因為處在這些情況下，思緒較不受限制，有助於大腦產生新想法。一旦出現新點子後，它就會在潛意識中沸騰，準備衝進意識層。如果沒有充分掌控這個過程，好點子就會流失，所以需要建立好習慣，隨時擷取這些具有創意的新資訊。
分心是創新的來源，但又讓人無法專注，如何來兼顧兩者，一個關鍵就是「好想法要長留，必須立刻移出心頭」。作者常常過度思索腦中閃過的念頭，不得不承認好主意相當干擾人。只要一有好主意出現，我會開始不斷思考，無法專心於眼前的事物。
人的大腦很奇妙，想出點子的環境往往不利於後續思考，所以常常永遠遺忘這些念頭，或得費些心力才能回想起來。解決方式就是，快速的移出任何盤據在心頭的想法。養成習慣-記錄，若真能養成這項習慣後，會產生強烈的自由感，可以隨時、隨興的製造混亂。
不過，大腦的想法就像雨滴在雲層中形成後，再滴落在手上。而你的雙手很難同時接捧太多雨水，一定會溢出、灑到地上。因此，不要留在腦中，從你口袋中找出適合的工具﹙筆記本、便利貼…等﹚，以文字記錄想法，就不會有忘記的風險，稱它為「文字救生艇」，它能帶來兩種正向影響。
- 你花了一點時間，運用輔助資訊寫下想法。尤其是動詞和受詞能解釋任務內容，所以未來就不需再費力回想。用這樣的方式把任務交辦給未來的自己後，就可以把這資訊從腦中卸下，有放下重擔的感覺。
- 在規劃未來該做什麼事時，待辦清單 ﹙文字紀錄﹚就成為可靠的資訊來源，它能提醒大腦去回憶相關訊息，供未來的你參考，譬如規劃或創作時，如果只任由大腦自行其事，它只會留下一小部分的資訊。相反的，文字救生艇記下了更多的訊息，能擴充大腦容量，也能加強思維品質。
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❙ 工具有助思考，但要慎選
現在你已經養成習慣，能快速的把想法移出腦中。接下來，我們要討論的是，如何選擇記錄的工具，日後你經常會用到這個記錄工具，而且都在意想不到的時刻，像散步或喝咖啡時，總是會觸發好點子。同樣的，會議或通話中，也可能需要捕捉點子，所以記錄工具必須隨手可得。做記錄、列清單的工具會影響思考，而思考決定成果。
怎麼挑工具？工作性質分開放和封閉式創作。
什麼是開放式創作？關於企劃、設計網站或劇本的想法好好寫下來，其實就是邊捕捉想法邊發想，屬於「開放式創作」。處在這種創作模式下，你通常不會特別聚焦或帶有目的。此時，不管是擷取訊息和創造資訊都很有趣又放鬆。
開放式創作有助於連結各項資訊。往往發生在社交或幽默的場合，也許是朋友間的閒聊，或語言內容豐富的情境。開放式創作能有效解決沒有標準答案的問題或議題，甚至可以把白日夢當作解決問題的工具。
用於開放式創作的工具應當越簡便越好，但也要能夠快速記錄和激發新想法。以現代生活來說，最便捷的擷取工具應該是智慧型手機，但如果你更擅長用紙筆做筆記也無妨。我認為使用紙筆完全沒有不妥，可以迅速地記錄和草擬各種想法。
什麼是封閉式整理？某些情況下，你會發現自己不是想捕捉點子或發想，而是想寫下既有的想法，或把雜亂的點子整合為成品。此時記錄方式就會完全不同，比較像在處理待辦清單。記錄、編寫研究報告、釐清思緒，或寫電子郵件時，都是在決定要加入或删減哪些內容、編排什麼內容在哪個位置，和思考怎麼樣表達最好。
不同的資訊處理工具，各有所長。各種訊息的處理方式明顯不同，因此不同的工具可以根據外部資訊的兩項特性：「資訊種類」﹙enrrophy﹚和「抽象化程度」﹙abstuction﹚，來分門別類，以便選出適用的工具。
選擇工具時，與你要產出的資訊相關：
- 開放式創作：一種發散的思維，建議的工具為：直覺式塗鴉筆記﹙書寫﹚、說話、心智圖﹙自由聯想﹚。
- 封閉式整理：一種聚焦的思維，建議的工具為：心智圖﹙邏輯聯想﹚、大綱、打字。
❙ 待辦事項2.0
最常見的工作方式是根據事前排定的優先順序，來決定當下要做什麼。但這種方式並不理想，因為優先順序其實是一種二分法，代表在當下某件事是你唯一能做的事。如果是回家作業，按照順序處理應該沒什麼問題。
然而，現代的工作就不同了，訊息和任務常以亂序送達。你的注意力會在大量的、一次湧進的、性質不同的資訊流間跳來跳去，有時候資訊內容還會彼此衝突。
最好的做法是，根據當下的情境，先挑出可以執行的工作，並在所有可以執行的事項中，再決定要做什麼。養成這項習慣後，就能根據情境選擇要做的事，你將從有效率﹙妥善運用資源﹚變得有效能 ﹙達成目標﹚。它可以幫你更加善用時間，不管是時間充裕或情況緊急時，都能適當的應對。
Photo by Ian Harber
完成目標是最重要的事情，想一下生活中的各種情境，哪些對你有利，又受限於哪些？想在不同的環境下提升工作效率，首先，要建立基本概念，理解不同的情境會產生什麼影響，進而在這些情境下，找出能做、應該做的事。此作法謂之待辦事項2.0，概念簡單，但十分有用。
過往環境的分類已失效了，原因來自於科技。科技模糊了虛、實體的界線，像即使在火車上，還是能像以前坐在辦公桌前一樣，用智慧型手機，就能直接採買每週補充一次的日用品；在公車上能發送郵件，或在健身房聽有聲書。假如你願意，甚至可以在泡澡時參加視訊會議！﹙毋湯啦！﹚
當這些界線一被打破後，這些情境還值得定義嗎？作者反而更相信，環境比起從前更加重要了，因為能做的工作變得越來越含糊，就更需要清楚的區分，才會知道什麼時候更適合做什麼工作。
雖然科技的威力越來越強、也越來越友善，我們卻要更拚命的工作、工時更長、方法更愚蠢。所以，清楚的區分出當下的情境，知道自己是「不，我不應該現在做這件事」，而不是「不，我沒辦法做這件事」。
找到最適切的決策會分兩個階段：
- 認知情境。意思是去仔細檢視生活中的各種狀況，藉此定義出自己所處的環境，正確理解這些環境如何影響工作。
- 任何情境下，都能迅速找出自己能做的事。
情境不單指地點，有三要素，分別為空間、時間和想法所架構出來的特定情況。
❶時間和空間─決定了資源可利用性
時間和空間是兩大變數，決定了你手邊的資源是否可用。例如，在某段時間內，手邊有筆記本和參考資料可以用來工作，那就是處在資源可利用性高的環境。相反的，若是你要採訪某位專家學者，手中只有筆記本和資料，就是處在資源可利用性低的環境。
時間和空間也決定了，該情境是固定還是彈性的。像是，你得前往「一家」銀行辦點事，還是「某家」銀行？因為你可以在任一家分行存支票，但要和某家銀行的經理會面，就必須前往特定位置。
❷空間和想法─決定專注力高低
空間和想法決定了專注力有多高。發現不同的地點，會引導我做不同的工作。像是在家完全沒辦法工作，因為家這個場所較適合執行低專注力的任務，和快速瀏覽資訊。如果有任何要緊的工作，就得到圖書館或咖啡廳。
自己的想法和心情也會影響能做的工作，例如開心或情緒不佳，再加上場所的合適性，便會強烈影響你對某項任務或工作計畫有多專注。
❸待處理想法多寡和時間完整程度─決定創造力高低
你能花多少時間在某個環境工作，通常會深受那個空間的穩定性影響，如果周遭的事物會讓人感覺干擾，一大段完整的時間就會被切割成許多小片段，那麼肯定會影響工作成果。空間穩定性和資訊量共同決定了創作類型是開放式，還是封閉式。
對於開放式創作，一段穩定、不受干擾的時間是最重要的，但你所處理的資訊本身變動性如何 ﹙含有多少資訊種類﹚也極為重要。也就是說，一項趣味十足、侃侃而談、喝酒助興的活動，應該會比焦慮、專注的思考活動，包含更多樣化的資訊。
Photo by NOAA
❙人生，需要複查偶爾思考人生方向，對日常工作一向很有幫助。定期檢視自己的人生，讓自己有機會去評估自己真正在意的是什麼事，利用投入的時間長短，來反映某項工作的重要性，唯有確實的投入時間與精力，那件事才會真正的變為重要。
這一本書是重新讓我思考時間管理的好書，書名不具吸引力，但內容細細讀來，將我之前所讀的時間管理的知識逐漸的融合，十分喜歡，分享與推薦給大家。
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