面對每日的工作桌，我們會有兩種選擇。一是保持雜亂，另一則是維持乾淨。你會選擇哪一個？
不論哪一種都有一些支持的作法與想法，以我自己為例，我就是選擇後者﹙還在努力中﹚，但我從不覺得整理是一件苦差事，因為乾淨會帶來省時的效果。
整理有時候很煩人，那是因為我們一直有想要「整理」的想法，若能告訴自己，別想成是整理，而是一種人生的設計，或是室內設計，我們就是自己最佳的設計師，那心情一定大大的不同。
到底要如何來整理，從實體空間到數位空間，這一次兩位大師合寫一本書為《怦然心動的工作整理魔法》，裡面從雜亂帶來的問題，然後對居住空間、工作空間的實體面，提出了許多的建議與做法。
不過，這一本書我分享較多的是數位空間的整理，因為對我而言，數位空間是一種知識庫的概念，從數位檔案的整理再延伸到時間的整理，這是我最受用的一部分，就一起來讀書吧！
❙ 雜亂就像一個把痛苦不幸都吸引過來的大磁鐵
雜亂有何破壞力？在針對一千名美國上班族的調查中，高達九成覺得雜亂對生活有負面的影響，這些人提出的前幾名原因包括：生產力降低、心態變得負面、喪失動力，還有愈來愈不快樂。雜亂也對健康有負面的影響。
根據加州大學洛杉磯分校的研究，身邊堆太多東西會讓皮質醇濃度升高。皮質醇是一種壓力荷爾蒙，長期皮質醇濃度過高，人就容易憂鬱、失眠或精神失調，身體也會因為壓力太大而出問題，罹患心臟病、高血壓和糖尿
病等疾病。
近年的心理研究發現，雜亂的環境也會影響大腦。周遭環境如果很雜亂，大腦因為忙著處理周圍的資訊，就無法專注於當下該做的事，例如處理桌上的工作或跟其他人溝通。我們開始覺得無法集中精神、有壓力、焦慮不安，決策能力也會大打折扣。
多份針對員工評價的研究顯示，一個人的工作空間愈整齊，在別人眼裡就愈可能是聰明、溫暖、沉著、有野心的人。另一個研究也發現，這樣的人會被認為是親切、和善、勤勞、有自信的人。這些形容詞聽起來就像成功人士的特質。
我們從這些研究可歸納出三大重點。整齊的桌子會提升他人對你的品格和能力的評價，我們的自尊和動機也會隨之提高，最後就會更加努力工作，表現也就更好。這樣看下來，整理好像挺划算的，不覺得嗎?
不過，很勤快的整理，就沒有壞處嗎？明尼蘇達大學做的一項研究也指出，在雜亂的環境下工作更能激發創新的構想。這似乎也回應了天才工作法。「如果桌子堆滿東西就表示腦袋塞滿東西，那空空的桌子代表什麼？」這句話據說是天才物理學家愛因斯坦說的。
無論他是否真的說過這句話，他的桌上似乎堆滿了書和紙張；同樣的，畢卡索作畫時周圍也堆滿了凌亂的畫作；蘋果電腦創辦人賈伯斯據說甚至故意在辦公室堆滿雜物—天才在凌亂不堪的空間裡工作的傳說多不勝數。
或許是因為這類說法隨處可見，就常有人來問作者之一麻理惠：「可是桌子亂不是很好嗎？」「不是可以激發創意嗎？」如果你也有相同的問題，不妨就問問自己四個問題，來解決你是否要整理的問題。
Photo by Marvin Meyer
❙ 管理你的數位生活
整理數位生活時，主要的目標是要找到方法讓科技為你服務，而不再被科技掌控。數位生活可以分成三大類：電子檔案(如報告、簡報、試算表)、電子郵件，還有手機應用程式。三種都有同樣的問題：很容易什麼都存下來，以致原本應該幫助我們的科技，卻愈來愈超出我們的掌控。
跟實體物品不同的是，當我們發現電子資料堆積如山時，就已經太遲了。儲存空間滿了，什麼東西都找不到，速度變得比烏龜還慢，不停地被通知疲勞轟炸。其實，這樣的結果應該是可以避免的。
❶ 電子檔案
從電腦硬碟或雲端硬碟的「文件」區和底下的「資料夾」開始，先來看「文件」和底下的「資料夾」。檢查每個檔案，問自己：
- 我需要這份檔案來完成工作嗎?
- 這份檔案能指引或激勵我未來的工作嗎?
- 這份檔案令我心動嗎?
如果三題的答案都是「否」，那就把檔案刪了 。你或許看到檔名就會想起裡頭的內容，也可能需要打開才知道。如果子資料夾裡的檔案並非你想留下的，那就大膽删了整個子資料夾。
這個作法十分的挑戰大家，不過，我自己就是用這個方法，一下子就刪除近五百個檔案，事後發現，這樣的決策是對的。
另一處就是電腦桌面，作者麻理惠的法作為，電腦桌面上只有一個名為「存檔」的資料夾，還有當天要用的資料，例如照片。
將電腦桌面視為一個工作空間，就跟辦公桌一樣，所以只放我馬上要用的東西。「存檔」的資料夾裡頭有兩個目錄，一個是「文件」，一個是「照片」，再配合只要搜尋關鍵字，就能輕易找到你要的檔案。
Photo by Norbert Levajsics
►用「三大資料夾」來分類
搜尋功能已經大有進步，所以整理電子檔案也變得簡單多了。然而，研究卻顯示，比起直接搜尋，人們更喜歡一個資料夾一個資料夾地尋找自己要的檔案。知道檔案究竟存在哪裡，總是給人安心的感覺。
使用的「三大資料夾」來分類，應該可以符合多數人：
①目前的專案
一個專案集中放在一個子資料夾裡。﹙盡量不要超過十個。畢竟有多少人同時進行十個以上的專案？﹚
②留存的紀錄
存放你經常要參考的政策和程序。這些資料通常由他人提供，你無法修改，法律合約和員工檔案都屬於這一類。
③儲存的工作
- 已經完成但未來會再用到的案子。例如對新專案有幫助的檔案，像是過去客戶的簡報，可以供未來客戶參考。
- 過去的研究，未來可能還派得上用場，例如競爭者的基準化分析或產業研究。
- 存下一些案子當作自己的作品集給未來的客戶參考，或是用來訓練新員工。
❷ 電子郵件
關於電子郵件，我就沒有分享，不過這確實是大家得面對的重要問題之一，我運用的GTD時間管理法來整理自己的電子郵件，我也有將這個方法分享給一些學員，得到學員的反饋是，我終於可以處理收件匣裡面上千封的電子郵件了。
❸ 手機應用程式愈少APP愈不會分心
一般人一天使用智慧型手機八十五次，相當於五個多小時。這是有原因的。很多應用程式的設計就是要讓人上癮，很容易害人工作時分心。
手機光是出現在你面前，就會影響你的表現，即使調成靜音放在桌上也是。在一個實驗中，研究員請參與者把手機分別放在桌上、口袋、袋子裡，或是另一個房間。之後請參與者完成一樣的測驗，包括做數學題和簡單的記憶題。所有手機的通知都調成靜音，放在桌上的手機螢幕朝下，所以沒有人會知道自己有沒有收到留言或通知。
研究員檢查測驗成績時，發現了驚人的結果。手機愈容易取得﹙最容易的就是放在桌子上﹚，參與者的數學題和記憶題表現最差。研究員推測，光是知道手機在附近就會讓人分心傷神，即使手機調成靜音或看不見螢幕也一樣。
擔心自己錯過訊息，或想著手機要是在手邊能做什麼事，就占去了你的腦容量。另一個研究發現，考試時帶手機會降低學生的成績。手機有助於生產力雖然沒錯，但如果太過依賴反而會干擾工作。除了重要通知，把其他通知都關掉。
麻理惠分享，她將信箱、日曆、相機等常用的應用程式放在首頁，其他就放在「工作」「生活」「心動」這三個資料夾中。我秀出來的應用程式只有大概十個，這樣每次看手機時，才能看到自己怦然心動的畫面：女兒的照片。
Photo by Agê Barros
❙ 整理時間活用術
職場經常會遇到同事「隨口」請你幫忙、客戶提出要求，把你的一天弄得一團亂，我們要怎麼樣才能拿回自己的時間呢？只要學會掌握行事曆，就可以縮短工作時間，為工作增加心動度。
行事曆之所以雜亂，原因在於我們所做的事占據了寶貴的時間，耗盡我們的精力，卻對個人、專業，甚至公司的目標沒有真正的幫助。我們花在主要工作的時間平均不超過半天，其他時間都被瑣碎雜務、行政工作、電子郵件和開會占據和干擾。怎麼會變成這樣？
心理學提供了一些答案，有三種陷阱會導致行事曆雜亂：一是過度贏取，即花費過多心力追求錯誤的結果；二是錯把急迫的事當成重要的事；最後是一心多用。
➤陷阱①：過度贏取
努力完成一件事的感覺真的很好，但如果你為了自己並不重視的目標努力，因而白白浪費力氣呢？在職場上，這種浪費力氣的感覺，通常來自心理學家稱為「過度贏取」﹙overearning﹚的過程。
每個人都想贏得獎賞和保持競爭力，卻很容易因此偏離目標。決定怎麼分配時間時，請千萬記住：不要拿自己熱愛的事去交換你不重視的獎賞。留意自己真正想要的東西、真實的自我，以免落入追求錯誤目標的陷阱，後悔莫及。
➤陷阱②：誤把急事當成要事
沒有空出時間專心工作，體驗完成重要任務的喜悦，反而在看似急迫的工作之間跳來跳去。因此，能夠思考或成長的時間也就變得很少。研究發現，主管做的事有一半持續不到九分鐘，導致他們很少有時間深度思考；工廠的工頭八小時輪班期間，平均要做五百八十三件不同的事；中級員工每隔一天，大約只有三十分鐘不被打擾的工作時間。
如果你跟大多數人一樣，那麼工作時應該是採取「自動駕駛模式」，看什麼事最急就先處理那件事，而不是先處理最重要的事。無怪乎有一半以上的人有時會覺得工作時間超過負荷，導致工作出錯、對員工發怒、對同事不滿。
人的腦袋很奇怪，總會以為最急的事就是最重要的事，所以我們常搞錯事情的輕重緩急。別把急迫的事跟重要的事混為一談，兩者是不一樣的。
➤陷阱③：一心多用
我相信你跟我一樣，遇過炫耀自己能一次做很多件事的人。這種人喜歡吹嘘自己如何把所有事情搞定的過人能力，而且是一次全部搞定。以前我很羨慕這種人，心想我要是能同時做兩件事的話能夠省下多少時間。當時我並不知道，這種人雖然能一次做好幾件事，卻通常沒有一件事做得特別好。
在職場的工作很多，一直問自己該刪除哪些工作，不如問：我該留下哪些工作。大部分的人可能有下列三種工作：核心工作、專案工作和發展性工作。
- 核心工作：是工作中最核心且不斷進行的事，也是確立職場價值的關鍵。公司主管的核心工作可能是編預算、訂計畫，或是領導一個單位或團隊；老師的核心工作可能是設計課程和考試評分。
- 專案工作：是有明確開始和結束的工作，例如辦活動、設計手冊或發表新產品。
- 發展性工作：是幫助我們學習或成長的工作，例如受訓、閱讀、參加研討會或接下新任務。這些工作會幫助你朝理想的工作與生活邁進。
Photo by Pablo García Saldaña
❙ 整理之後又回到原點…
老實說，作者的學員之中有些最後還是會打回原形。不是所有人上完課之後，辦公室都能繼續保持整潔。能夠保持和無法持續的人，差別在哪裡?答案就是：一開始的心態。
工作上的資料常常更新，因為會收到新資料，不同專案的內容也會更改。這麼一來，文件和紙張就會迅速累積。即使一口氣整理好桌子，要避免再度變亂，就得時時保持自覺。這需要一種心態，一方面要有遠離雜亂的強烈動機，二方面要了解自己為什麼想要整理。
我認識的那些一口氣徹底整理成功的人當中，大多數都是自己主動去做這件事。他們一開始就有「想要成為什麼樣的人」和「想要過什麼樣的生活」的清楚概念；相反的，沒有想清楚這些事就開始整理的人，甚或希望別人幫他們整理的人，常常第一次整理完之後又會再度變亂。
所以讓我問你一個問題：你為什麼想要整理呢?
如果你的答案是想提升工作表現或減輕壓力，那也無妨。但要有強烈的動機，你的答案必須更加明確，並用清楚具體的語言描述理想的工作方式，還有你希望整理對人生造成的影響。
所以開始之前，先想像一下理想的職場生活，甚至是你的人生，這樣整理對你來說，整理就不是整理，桌子乾淨的整理，代表是人生的單純而專注的信念，從有形到無形，才是整理成功的關鍵。
留言
張貼留言