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閱讀旅圖:怦然心動的工作整理魔法

面對每日的工作桌,我們會有兩種選擇。一是保持雜亂,另一則是維持乾淨。你會選擇哪一個?

不論哪一種都有一些支持的作法與想法,以我自己為例,我就是選擇後者﹙還在努力中﹚,但我從不覺得整理是一件苦差事,因為乾淨會帶來省時的效果。

整理有時候很煩人,那是因為我們一直有想要「整理」的想法,若能告訴自己,別想成是整理,而是一種人生的設計,或是室內設計,我們就是自己最佳的設計師,那心情一定大大的不同。

到底要如何來整理,從實體空間到數位空間,這一次兩位大師合寫一本書為《怦然心動的工作整理魔法》,裡面從雜亂帶來的問題,然後對居住空間、工作空間的實體面,提出了許多的建議與做法。

不過,這一本書我分享較多的是數位空間的整理,因為對我而言,數位空間是一種知識庫的概念,從數位檔案的整理再延伸到時間的整理,這是我最受用的一部分,就一起來讀書吧!

❙ 雜亂就像一個把痛苦不幸都吸引過來的大磁鐵
雜亂有何破壞力?在針對一千名美國上班族的調查中,高達九成覺得雜亂對生活有負面的影響,這些人提出的前幾名原因包括:生產力降低、心態變得負面、喪失動力,還有愈來愈不快樂。雜亂也對健康有負面的影響。

根據加州大學洛杉磯分校的研究,身邊堆太多東西會讓皮質醇濃度升高。皮質醇是一種壓力荷爾蒙,長期皮質醇濃度過高,人就容易憂鬱、失眠或精神失調,身體也會因為壓力太大而出問題,罹患心臟病、高血壓和糖尿
病等疾病。

近年的心理研究發現,雜亂的環境也會影響大腦。周遭環境如果很雜亂,大腦因為忙著處理周圍的資訊,就無法專注於當下該做的事,例如處理桌上的工作或跟其他人溝通。我們開始覺得無法集中精神、有壓力、焦慮不安,決策能力也會大打折扣。

多份針對員工評價的研究顯示,一個人的工作空間愈整齊,在別人眼裡就愈可能是聰明、溫暖、沉著、有野心的人。另一個研究也發現,這樣的人會被認為是親切、和善、勤勞、有自信的人。這些形容詞聽起來就像成功人士的特質。

我們從這些研究可歸納出三大重點。整齊的桌子會提升他人對你的品格和能力的評價,我們的自尊和動機也會隨之提高,最後就會更加努力工作,表現也就更好。這樣看下來,整理好像挺划算的,不覺得嗎?

不過,很勤快的整理,就沒有壞處嗎?明尼蘇達大學做的一項研究也指出,在雜亂的環境下工作更能激發創新的構想。這似乎也回應了天才工作法。「如果桌子堆滿東西就表示腦袋塞滿東西,那空空的桌子代表什麼?」這句話據說是天才物理學家愛因斯坦說的。

無論他是否真的說過這句話,他的桌上似乎堆滿了書和紙張;同樣的,畢卡索作畫時周圍也堆滿了凌亂的畫作;蘋果電腦創辦人賈伯斯據說甚至故意在辦公室堆滿雜物—天才在凌亂不堪的空間裡工作的傳說多不勝數。

或許是因為這類說法隨處可見,就常有人來問作者之一麻理惠:「可是桌子亂不是很好嗎?」「不是可以激發創意嗎?」如果你也有相同的問題,不妨就問問自己四個問題,來解決你是否要整理的問題。

Photo by Marvin Meyer
❙ 管理你的數位生活

整理數位生活時,主要的目標是要找到方法讓科技為你服務,而不再被科技掌控。數位生活可以分成三大類:電子檔案(如報告、簡報、試算表)、電子郵件,還有手機應用程式。三種都有同樣的問題:很容易什麼都存下來,以致原本應該幫助我們的科技,卻愈來愈超出我們的掌控。

跟實體物品不同的是,當我們發現電子資料堆積如山時,就已經太遲了。儲存空間滿了,什麼東西都找不到,速度變得比烏龜還慢,不停地被通知疲勞轟炸。其實,這樣的結果應該是可以避免的。

❶ 電子檔案
從電腦硬碟或雲端硬碟的「文件」區和底下的「資料夾」開始,先來看「文件」和底下的「資料夾」。檢查每個檔案,問自己:
  1. 我需要這份檔案來完成工作嗎?
  2. 這份檔案能指引或激勵我未來的工作嗎?
  3. 這份檔案令我心動嗎?
如果三題的答案都是「否」,那就把檔案刪了 。你或許看到檔名就會想起裡頭的內容,也可能需要打開才知道。如果子資料夾裡的檔案並非你想留下的,那就大膽删了整個子資料夾。

這個作法十分的挑戰大家,不過,我自己就是用這個方法,一下子就刪除近五百個檔案,事後發現,這樣的決策是對的。

另一處就是電腦桌面,作者麻理惠的法作為,電腦桌面上只有一個名為「存檔」的資料夾,還有當天要用的資料,例如照片。

將電腦桌面視為一個工作空間,就跟辦公桌一樣,所以只放我馬上要用的東西。「存檔」的資料夾裡頭有兩個目錄,一個是「文件」,一個是「照片」,再配合只要搜尋關鍵字,就能輕易找到你要的檔案。

Photo by Norbert Levajsics
►用「三大資料夾」來分類

搜尋功能已經大有進步,所以整理電子檔案也變得簡單多了。然而,研究卻顯示,比起直接搜尋,人們更喜歡一個資料夾一個資料夾地尋找自己要的檔案。知道檔案究竟存在哪裡,總是給人安心的感覺。

使用的「三大資料夾」來分類,應該可以符合多數人:

①目前的專案
一個專案集中放在一個子資料夾裡。﹙盡量不要超過十個。畢竟有多少人同時進行十個以上的專案?﹚

②留存的紀錄
存放你經常要參考的政策和程序。這些資料通常由他人提供,你無法修改,法律合約和員工檔案都屬於這一類。

③儲存的工作
  • 已經完成但未來會再用到的案子。例如對新專案有幫助的檔案,像是過去客戶的簡報,可以供未來客戶參考。
  • 過去的研究,未來可能還派得上用場,例如競爭者的基準化分析或產業研究。
  • 存下一些案子當作自己的作品集給未來的客戶參考,或是用來訓練新員工。
❷ 電子郵件
關於電子郵件,我就沒有分享,不過這確實是大家得面對的重要問題之一,我運用的GTD時間管理法來整理自己的電子郵件,我也有將這個方法分享給一些學員,得到學員的反饋是,我終於可以處理收件匣裡面上千封的電子郵件了。

❸ 手機應用程式愈少APP愈不會分心
一般人一天使用智慧型手機八十五次,相當於五個多小時。這是有原因的。很多應用程式的設計就是要讓人上癮,很容易害人工作時分心。

手機光是出現在你面前,就會影響你的表現,即使調成靜音放在桌上也是。在一個實驗中,研究員請參與者把手機分別放在桌上、口袋、袋子裡,或是另一個房間。之後請參與者完成一樣的測驗,包括做數學題和簡單的記憶題。所有手機的通知都調成靜音,放在桌上的手機螢幕朝下,所以沒有人會知道自己有沒有收到留言或通知。

研究員檢查測驗成績時,發現了驚人的結果。手機愈容易取得﹙最容易的就是放在桌子上﹚,參與者的數學題和記憶題表現最差。研究員推測,光是知道手機在附近就會讓人分心傷神,即使手機調成靜音或看不見螢幕也一樣。

擔心自己錯過訊息,或想著手機要是在手邊能做什麼事,就占去了你的腦容量。另一個研究發現,考試時帶手機會降低學生的成績。手機有助於生產力雖然沒錯,但如果太過依賴反而會干擾工作。除了重要通知,把其他通知都關掉。

麻理惠分享,她將信箱、日曆、相機等常用的應用程式放在首頁,其他就放在「工作」「生活」「心動」這三個資料夾中。我秀出來的應用程式只有大概十個,這樣每次看手機時,才能看到自己怦然心動的畫面:女兒的照片。

Photo by Agê Barros
❙ 整理時間活用術
職場經常會遇到同事「隨口」請你幫忙、客戶提出要求,把你的一天弄得一團亂,我們要怎麼樣才能拿回自己的時間呢?只要學會掌握行事曆,就可以縮短工作時間,為工作增加心動度。

行事曆之所以雜亂,原因在於我們所做的事占據了寶貴的時間,耗盡我們的精力,卻對個人、專業,甚至公司的目標沒有真正的幫助。我們花在主要工作的時間平均不超過半天,其他時間都被瑣碎雜務、行政工作、電子郵件和開會占據和干擾。怎麼會變成這樣?

心理學提供了一些答案,有三種陷阱會導致行事曆雜亂:一是過度贏取,即花費過多心力追求錯誤的結果;二是錯把急迫的事當成重要的事;最後是一心多用。

➤陷阱①:過度贏取
努力完成一件事的感覺真的很好,但如果你為了自己並不重視的目標努力,因而白白浪費力氣呢?在職場上,這種浪費力氣的感覺,通常來自心理學家稱為「過度贏取」﹙overearning﹚的過程。

每個人都想贏得獎賞和保持競爭力,卻很容易因此偏離目標。決定怎麼分配時間時,請千萬記住:不要拿自己熱愛的事去交換你不重視的獎賞。留意自己真正想要的東西、真實的自我,以免落入追求錯誤目標的陷阱,後悔莫及。

➤陷阱②:誤把急事當成要事
沒有空出時間專心工作,體驗完成重要任務的喜悦,反而在看似急迫的工作之間跳來跳去。因此,能夠思考或成長的時間也就變得很少。研究發現,主管做的事有一半持續不到九分鐘,導致他們很少有時間深度思考;工廠的工頭八小時輪班期間,平均要做五百八十三件不同的事;中級員工每隔一天,大約只有三十分鐘不被打擾的工作時間。

如果你跟大多數人一樣,那麼工作時應該是採取「自動駕駛模式」,看什麼事最急就先處理那件事,而不是先處理最重要的事。無怪乎有一半以上的人有時會覺得工時間超過負荷,導致工作出錯、對員工發怒、對同事不滿。

人的腦袋很奇怪,總會以為最急的事就是最重要的事,所以我們常搞錯事情的輕重緩急。別把急迫的事跟重要的事混為一談,兩者是不一樣的。

➤陷阱③:一心多用
我相信你跟我一樣,遇過炫耀自己能一次做很多件事的人。這種人喜歡吹嘘自己如何把所有事情搞定的過人能力,而且是一次全部搞定。以前我很羨慕這種人,心想我要是能同時做兩件事的話能夠省下多少時間。當時我並不知道,這種人雖然能一次做好幾件事,卻通常沒有一件事做得特別好。

在職場的工作很多,一直問自己該刪除哪些工作,不如問:我該留下哪些工作。大部分的人可能有下列三種工作:核心工作、專案工作和發展性工作。
  • 核心工作:是工作中最核心且不斷進行的事,也是確立職場價值的關鍵。公司主管的核心工作可能是編預算、訂計畫,或是領導一個單位或團隊;老師的核心工作可能是設計課程和考試評分。
  • 專案工作:是有明確開始和結束的工作,例如辦活動、設計手冊或發表新產品。
  • 發展性工作:是幫助我們學習或成長的工作,例如受訓、閱讀、參加研討會或接下新任務。這些工作會幫助你朝理想的工作與生活邁進。
Photo by Pablo García Saldaña
❙ 整理之後又回到原點…
老實說,作者的學員之中有些最後還是會打回原形。不是所有人上完課之後,辦公室都能繼續保持整潔。能夠保持和無法持續的人,差別在哪裡?答案就是:一開始的心態。

工作上的資料常常更新,因為會收到新資料,不同專案的內容也會更改。這麼一來,文件和紙張就會迅速累積。即使一口氣整理好桌子,要避免再度變亂,就得時時保持自覺。這需要一種心態,一方面要有遠離雜亂的強烈動機,二方面要了解自己為什麼想要整理。

我認識的那些一口氣徹底整理成功的人當中,大多數都是自己主動去做這件事。他們一開始就有「想要成為什麼樣的人」和「想要過什麼樣的生活」的清楚概念;相反,沒有想清楚這些事就開始整理的人,甚或希望別人幫他們整理的人,常常第一次整理完之後又會再度變亂。

所以讓我問你一個問題:你為什麼想要整理呢?
如果你的答案是想提升工作表現或減輕壓力,那也無妨。但要有強烈的動機,你的答案必須更加明確,並用清楚具體的語言描述理想的工作方式,還有你希望整理對人生造成的影響。

所以開始之前,先想像一下理想的職場生活,甚是你的人生,這樣整理對你來說,整理就不是整理,桌子乾淨的整理,代表是人生的單純而專注的信念,從有形到無形,才是整理成功的關鍵。

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