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閱讀旅圖:子彈思考整理術


瑞德·卡洛﹙Ryder Carroll﹚從小患有注意力缺失症,難以在對的時間,控制自己的注意力到對的地方。導致他沒辦法管理自己的想法、計畫,累積愈來愈多的待完成任務。他總是無法達到別人的期待,看著優秀的同學,能運用筆記來管理自己,於時間累積之下,開始自我懷疑,產生恐懼。

為何優秀的同學如此表現?秩序和紀律是其它的關鍵,只能對這兩種極佳的特質,進行探索。雖然過程犯了許多的錯誤,但慢慢地,將自己的心得寫在紙筆筆記,筆記的內容結合計畫表、日誌、筆記、待辦清單以及速描的功能,大大解決卡洛的問題。

二○○七年,卡洛看到朋友,正為婚禮忙得焦頭爛額,辦公桌上堆滿筆記本、便利貼,手機提醒事項不斷地跑出來,卡洛鼓起勇氣,告訴他的朋友,他是如何來運用筆記本的。她大感驚訝,也接受卡洛的建議,朋友吃驚的同時,停頓數秒之後,向卡洛說:「你應該要和其他人分享。」

卡洛用的是什麼筆記術呢?原來卡洛把所有的想法和任務,都寫在一本筆記本中以便共同管理。為了反應這套系統的速度、效率、傳統和目的地,卡洛將其取名為「子彈筆記」﹙Bullet Jornal﹚。

子彈思考整理術》強調,當有一套組織化系統時,只需要一本筆記加上一支筆,即能完成所有的事情,這樣的難度遠遠低於使用數位系統,門檻降低之下,許多人當下有種不妨一試的感覺。

系統化地釐清思緒正是我看此書最重要的理由。研究顯示,我們每天會有五至七萬則想法,相當於是一本書的量。想法與書不同,在於想法雜亂無章,不知從何開始?經常會發現自己,在同一時間處理太多的事情,注意力過於分散,另一個情況就是,覺得自己很忙。問題是,「很忙」不代表有生產力。

「很忙」的背後,真實的情況是生活失控。我們很忙,是因為事多時間少,每一件事情投入的心力不足,造成重工與品質低落,再加上「心愛」的手機,問題也加速惡化。選擇的自由是一種特權,如同一把雙面刃。每個決定都需要你的專注力,你必須投入時間和精力,兩者都有限,因此格外珍貴。
你會發現我只穿灰色或是藍色西裝,就是為了減少決策。~~美國前總統歐巴馬
當你需要決策愈多,就愈難做出好的決策,這與身體的疲勞不同,也許你無法覺察到,但你的心理已累了,這種狀況就是「決策疲勞」。如何才能避免呢?直覺的反應就是降低與減輕,寫下來就是第一步。

在未行動之前,每一個決策都只是一個想法而已,寫下來,有助於掌握這些想法,並且冷靜檢視這些想法,將思考外化,才能建立心理的盤點清單,進而從雜亂的噪音當中,篩選出重要的訊號。


❙ 系統化整理想法

系統化的組成,《子彈思考整理術》中提到四個,分別為索引、未來誌、月誌與日誌組成。
  • 索引:統整所有單元,快速找到你腦中所想的事情。
  • 未來誌:記錄未來要進行的工作。
  • 月誌:記錄當月應要進行的工作。
  • 日誌:以天為單位的紀錄。

一、索引頁

職場上許多工作者都有寫工作日誌的習慣,記錄電話會談的內容、會議筆記以及其他相關的工作細節,全都依照時間順序記錄下來。好幾份待辦工作清單、便利貼到處都是,辦公桌上放著一本日曆,手機裡還有電子日曆,要找到想要的工作紀錄時,就是一件考驗的工作。

子彈筆記系統中,只要翻到索引頁,上面有標記筆記的頁碼,只要翻到那頁就行了。如果你是專案經理,你的子彈筆記可能專門用來追蹤專案的不同面向,如果你是學生,你的子彈筆記可能是用來記錄課程。我則是將年度計畫製作了索引頁,讓人有一種見林又見樹的感覺。

二、未來誌

未來誌的事件代表有明確的日期,但並非發生在當下的月份。所以如果現在是四月,你有一項專案的截止日期是十月十五日,這時候就可以把它「咻」放進未來誌裡。

你可以將未來誌視為排隊的隊伍,每個工作事項都迫不及待地等著被完成的那個月的到來。設定月誌時,記得事先瀏覽未來誌裡是否有任何必須在這個月完成的工作事項。如果有,便將這些工作事項轉移至月誌的任務頁,然後記得在未來誌上的該則工作事項之前標記「已轉移」。未來誌就像是一部心理時光機,讓你的生活朝向正確的方向前進。

三、月誌

透過月誌,可以俯瞰當月必須完成的事項以及空閒時間。如果說每本子彈筆記是你人生故事全集的其中一冊,那麼月誌就是每一冊的其中一章,記錄了一整年內發生的小規模但重要的里程碑。設定月誌,可以讓我定期檢視自己,維持/重新找回脈絡、動力和專注力。

清單式的月誌,相信大家並不陌生,不過,《哈佛商業評論》中「告別代辦清單改用時間箱」一文中,指出在行事曆裡設置時間箱,更是重要,因為「時間箱」可以顯示各項工作的相對位置。它是視覺化的、很直覺、顯而易見。有時候人們需要的其實不是努力和盡力;而是要在對的時間完成對的事,這對所有人來說都是更好的結果。

四、日誌

日誌是子彈筆記的主幹。它的簡單設計是為了幫助你即時記錄當天的大量資訊。當你工作應接不暇時,日誌可以幫助你有效輕鬆地組織想法,專注於手邊的事物。

日誌的設定很簡單,寫上日期和頁碼即可。就這樣!設定好之後,一旦當天有任何事發生,就可以運用快速記錄方法,記錄你的任務、事件和註記。這麼做的目的是為了持續減輕你的心理負擔。當你知道所有事情都安全地記錄在筆記本中,就可以安心應付挑戰。

你的日誌不僅只是一串待辦事項清單而已。確實,它記錄了你必須完成的責任,但也同時記錄了你的生活經驗。你可以在此安心地自由表達內心的想法,不用擔心被評斷,有任何想法浮現腦海,都可記錄在筆記中。
重要的不是筆記的外觀,而是它帶給您的感受與效用。
❙ 掌握行動事項

確認整體的架構之後,接續就是記錄日記的內容,其三大核心概念,分別為快速記錄,事件類別與標記符號

一、記錄內容

► 快速記錄

囗「記得提醒上司得重新安排會議時間與地點」→「上司:調整會議時間地點」
囗「回電給凱斯,想想這個週未我們要去哪裡吃飯」→「凱斯-電話-週六晚餐」

這樣的記錄方式,是子彈筆記書寫語法,此特點為扼要、明確。這種簡化的記錄思考方法能大幅節省時間,很適合現代人忙碌的生活。

更進階的寫法是讓任務內容偏向行動方案而非結果,像是「準備令人驚豔的簡報」,不如改為「牢記簡報內容」,把心力集中在能控制的事情就好。

► 加入主題與頁碼

記錄內容的架構,可以為你的頁面進行命名,可以是非常簡單的「購物清單」。也許你認為設定主題非常簡單,但別忘記了,過去,我們有多少次坐在會議室中,發現沒有明確的議程,而白白浪費時間。

設定一個好主題,能讓我們暫停一下,思考進行這件事情,是否存在價值?設定一個好的主題,可以發揮三大功能:
  • 辨識與描述內容
  • 幫助你釐清目的
  • 設定內容的議程
完成之後,記得給一個頁碼,有這一個頁碼,將與索引頁連結,讓好的主題與頁碼,能讓筆記本成為真正的資料庫。

二、事件類別

過去的時間管理,教我們使用記錄清單,不過,生活繁忙,一切很快就失控,因為清單沒有脈絡,也沒有設定優先順序,我們可以將要列下來的清單,簡單分類,另一個關鍵是,寫清單﹙列點﹚時,而要注意語法,不能為求簡單到自己看不懂。


於每個列點前面都有一個特定的符號來代表,大致可以將事件分為三大類,分別為任務/事件/註記:

► 任務﹙●﹚:你必須做的事情。

為何要寫下任務,有兩大目的,第一,記下任務,可以幫助你記得更多的待辦事項,避免分心,原因為「蔡格尼效應」指出,未完成的工作會一直佔據心頭,削弱專注力。第二,記錄任務的內容狀態,等於自動建立資料庫,於反思階段,將會成為寶貴的資料庫。

當然,若是一個任務不斷衍生愈來愈多的次要任務,就代表這一個任務是比較複雜的,應要提高階層,將這個任務變成專案。你可以利用獨立的一頁來記錄,轉成獨立的「群組」,例如:旅行規劃,這只需要新增一個任務「● 建立夏威夷假期群組」。

► 事件﹙○﹚:指的是與你的經驗有關。

可以事先排定﹙例如:娜妮的生日﹚,也可以等事情發生之後再記錄﹙例如:找到一間好房子﹚。事件有可能順心,也有可能是不如意的事,若是痛苦的事件,當下要描述不是一件容易的事,快樂也是一樣,同樣也會引發複雜的情緒。

將事件記錄下來,然後將它從你的心中剔除,好讓你有多餘的心思專注在其它的優先事項上。這些事件安全地留下存在筆記中,等到你有更多的時間、清楚的觀點,或是具備必要的能力處理你的情緒問題,再來重新檢視。

關於記錄事件的時間點,興正認為可以參考《晨間日記的奇蹟》的作法,於次日進行。「早上」寫日記,的確有它的優點,可以正確地寫出昨天所發生的事情(效率性&忠實性),也比較能冷靜思考前一天的事情,可以中立地看待事情(中立性)。

► 註記﹙–﹚:你不希望忘記的事,包括事實、新點子、想想法和觀察。

是那些當下或是不需要採取行動的事情,但希望先記錄下來,例如:–發現新咖啡館、–記得微笑。

腦海浮現什麼,就先記下來,當你有能力將資訊脈絡化,而且以整體的觀點進行思考時,便能得到新的啟發。,退後一步、拉高視野,重新檢視你的註記,若能激發你的好奇心,那麼你就會努力找到答案的。


三、標記符號

子彈筆記這套筆記術中,最特別的是有一組輔助的符號系統,可以幫助使用者快速記錄、分類和調整任務與事件,同樣能發揮掌握行動的作用。每一個類別有特別的記號,這些條列清單便具備了更多層次的背景資訊以及功用,這是我喜歡之處。

優先順序:用星號「※」表示。這個符號通常與任務並用,不過得少用,每一件都是重要的事,等於沒有重要的事。

靈感啟發:用驚嘆號「!」表示。這個符號通常與註記並用,好的點子、個人名言、天才的洞見等等都可以加上驚嘆號,從此要用就有。

客製化符號:用於掌握一些特殊的要點,用於某些情況或是用於重複的任務,例如,你將任務指派給他人,就可以在任務列點前面加「/」代表是指派他人,只要是客製化都是屬於個人,可以讓個人自由發揮,但切記不能過多。

❙ 淘汰不重要的任務

一個系統要成長得很好,必須要成為有機體。從生物的觀點而言,生物最重要和基本的特徵在於生物會進行新陳代謝及遺傳兩點,子彈筆記系統也是一樣,有「生物」的特徵:

連結:這原本用於程式設計,也就是將某一行程式指向另一行相關的程式。在子彈筆記系統,也可以使用相同的概念,將先前或未來的工作指向筆記中其他相關的內容。因為前後連結,如同遺傳。

移轉:指的是子彈筆記某個地方,重新寫在另一個地方。為何?因為要重新檢視,唯有重新檢視,才能提高生產力。我們要的是做得更少,完成更多。時時保持警覺,定期檢視自己的承諾,確保將時間和精力投入在真正重要的事情。這樣才能進行新陳代謝,維持系統新鮮度。


符號系統中特別要提到「轉移」符號,代表這件事情從今天的任務,被排至其他天、月甚至年的計畫當中,也是相當新穎的做法。這種註記方式背後的用意,是反思哪些事情才是自己真正的目標。

卡洛指出我們太容易接受指派的工作,沒有想到它的必要性,而定期檢視日誌中轉移了哪些任務,可以幫助我們設定停損點。當某項待辦清單被一延再延,是不是代表它沒有那麼重要,甚至可以直接捨棄?

最後,能夠轉移的不只是單項任務,當年度尾聲或換筆記本時也需要轉移索引,同樣要檢視哪些群組值得留下、哪些應該淘汰。

❙ 建屬於自己的子彈筆記

一枝筆,一本記事本,簡單運作的原則,即能找回人生。人生,不再是長長的待辦清單,而是一件一件與自己有關的事,不論是記錄下來或是劃線完成,都是一件讓人開心的事,這就是《子彈思考整理術》令人著迷的地方。

智慧型手機當道,想必多數人都會利用各種記事本、日曆App來完成這件事情。不過,這些數位工具儘管方便,通常代表是術法,就是一種工具,若沒有「心法」來操作,就會發現,不論數位工具如何的便利,操作起來就是無法得心應手。

不論是子彈筆記或是數位筆記,筆記是屬於一種自我探索的工具,幫助你發現真正在意的事情以及想要的生活。你要的不是一模一樣的筆記,而是一本符合你的需求,花時間且專注於調整你的筆記,讓它真正與你的工作融合在一起。

作者在最後一章節提到,看到子彈筆記在全球各地展開,讓作者很快樂的是-「多元性」。多元是一種前進的力量,也是進化的代表。多花一點心思在自己的筆記上,因而產生更多的動力、更有生產力,帶來自己的快樂,我想這就是最正確的使用方法。如何檢驗呢?當你使用得愈久,愈感覺它像老朋友一般管用,那你就走在屬於你個人的旅程上,這才是筆記真的目的。

《子彈思考整理術》是什麼?卡洛說,不論你希望多麼有組織,生活的本質就是混亂,而且不可預測。子彈筆記系統的目的是要擁抱混亂,而不是抵抗混亂。只要在混亂中,可以找到前進的方向即可,在霧茫茫的一片中,看見一盞指引的明燈就好。


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