「搞定」自己時間核心關鍵-流程✚工具

牆上時間晚上九點，課長終於結束一天的行程，緩緩靠上椅子，準備下班。在眾人的眼中，十分盡責，下一個升遷的人選，當然是他。

一年一度的升遷，公佈欄上的經理名字，居然不是課長，而是每天準時下班的專員。怎麼會這樣？原來企業需要新模式來帶領。一例一休的新法規，每週工時四十小時外，企業必須落實週休二日。必要時雖可在休息日工作，但加班費大幅提高，以月薪三萬元的上班族來說，加班八小時的人力費用，從本來五六百元大幅提升到一千五百元以上。

「事情做不完，我自願加班」，以後很難行得通，沒有功勞也有苦勞的思維模式，受到嚴酷的考驗。主管眼中對「能幹」的定義，將快速轉變為「充分把握上班時間完成工作」，因為，這才代表能以最低成本達到目標。

TED《如何掌控你的空閒時間》演說中，提到一則故事。一位忙碌女士，星期三晚上她有事出門， 回家後發現她的熱水器已經故障， 地下室當下到處都是水，為了處理這件事情，那個禮拜總共花了七個小時。七個小時？不是連一小時都擠不出來嗎？為何還有七小時的時間來處理呢？

時間是一項不能取代的稀少的資源，是人生中最重要的資產。你不是沒有時間，而是要思考你選擇的方式！

數位時代之下，每一天都有卓越的軟體工具產出，但因為過多的選擇而間接造成工作效率的短路。軟體工具是一種術法，會一直不斷的更新，而真正能滿足我們的需求應是「流程」。以流程為主要的架構，然後去選擇自己慣用的軟體工具，這樣更能達到自己對於時間管理的需求，藉由不斷的精進流程，讓自己的目標逐步實現。

現況我們正面臨到的問題是，更多的要求但資源不足。每一個人都有一堆的工作需要進行，而造成壓力不斷的攀升。過去，我們可以很清楚的區分工作與生活，然而強調快速回應的世代裡，界線已變得糊糢，而導致工作影響生活，然而生活的不安定，也影響工作。

提到時間管理的流程，就不得不提「搞定」這一本書，我喜歡書中提及的一段話：

GTD流程並不是要做完所有的事，而是要推廣適度應對個人世界的方式，也就是指引你在任何時刻都能做出最佳的決策，並排除當下未處理事項所帶來的干擾與壓力，最後得到清晰的思緒和心理空間。

新時代需要新的方法，來達到我們對於時間管理的三個要求：
❶可靠的系統協助我們收集，不必再依靠大腦來記憶；
❷下一步的行動計畫，讓自己能允許雜事進入，並容易進行安排；
❸期限中完成該完成的工作，行動內容經過管理與整合，就能維持對他人高度的承諾。
以上提及三點，應是每一個人最基本的需求。

那何謂GTD時間管理法呢？總共有五流程，分別為 捕捉—理清—整理—回顧—執行。

❙ 捕捉
整理上課筆記、丟棄過期雜誌…等，這些都是需要進行的工作，當然，你可以放在腦袋中，也可以將這些事項，放入一個「收件匣」中，將需要記憶的事情逐出腦中，定期將這些事情清空，讓大腦用於想事情而不是記事情。

收集的工具不需要太多，以我為例，經過幾次的試驗，最後留下來的工具為：
❶紙與筆；❷Evernote﹙一則記事命名為：01-收件系統﹚；❸Line一個群組。

❙ 理清
理清就是將收件匣裡面的工作進行分類，而不是開始處理工作。
先問自己是那是什麼？是否需要行動？答案若是否，則直接刪除，或是標註也許﹙代表某一天會用到，但現在不確定﹚。

若是需要處理，則是兩分鐘原則，兩分鐘內可以完成者直接處理。若是要超過兩分鐘，則是進行分類，類別為委派他人、專案工作、行事日曆﹙有日期﹚、盡快行動﹙無日期﹚。

目前清空收件匣的時機，是選則擇在一天當中，個人能量較低的時候來進行，有區分機制之後，事事不等值這個概念，很快的就會應用上。

❙ 整理
何謂整理，簡單的說法，就是事物都在您認定好該去的地方。整理方法如下：

►垃圾桶：不需要行動的資料，直接進入垃圾桶。
「參考資料」資料匣：具有參考價值的檔案，放於年度「參考資料」的資料匣，以便不時之需，年底再檢視是否要刪除。
►Google日曆：任務為有確定的日期
►Evernote數位筆記的「記事」區分三種清單：

• 盡快行動：存放他人委辦/工作待辦/追蹤事項。
• 專案清單：專案指的是，無法一個步驟即可完成且是一年以內事項。
• 學習清單：將一些學習的資訊整理於此，例如：有人推薦書，先整理於此，待有空時，閱讀相關資訊，再決定是否要購買。

❙ 回顧
整理出自己該事做的事情，接續要進行的就是回顧。時間一直向前行，資訊也不斷變化中。每日進行Google日曆、Trello專案進度、工作清單的查看。為了回顧，我利用Google試算表分析的特性，觀察數字的變化進行微調，善用了GoogleAPP彼此連結的特性，建立各種連結的管道，方便我與不同的工作資訊連結。

若是每週的回顧，《搞定！工作效率5步驟》提醒，要檢視的內容有❶收集與處理所有雜事；❷檢示系統；❸更新清單；❹理清思路。

❙ 執行
GTD系統主要協助我們隨時做出適宜的選擇與行動，例如：週一早上的10點20分，是要打電話給小哲，還是進行提案，或是查看電子郵件。日行程的安排上，需要用一點心思，畢竟外在的環境我們無法完全掌控，想著大方向做的是小細節，才能逐步完成所有工作。

彼得．杜拉克（Peter Drucker）於《有效的管理者》提及，一般認為管理者都是從計畫說起，看似很合乎邏輯，可惜的是管理者的工作計畫，很少真正發生作用。計畫，常只是紙上談兵，無法產生價值。

彼得．杜拉克說，應不能先談計畫，而是要從掌握時間開始，認清自己花時間在甚麼地方，才是真正的起點。管理自己的時間，減少非生產性的工作所佔用的時間，是時間管理的要訣。記錄執行的細節，是一個非常重要的工作。

有記錄之後，才能去調整自己時間的安排。依據個人實際經驗，你得有能力保護「專注」時間，就是不可以打擾的時間，然後，再依據以下四個條件進行判斷從事那方面的工作，依序為：❶情境、❷可用時間、❸可用精力、❹優先順序。有一個判斷的基準，對您你會有很大的幫助。週日我固定會進行一週工作的清理，然後於每日的早晨，再依序排定工作確切的時間。

「時間是最匱乏的資源，若無法管理時間，就絕對無法管理其他任何事。」彼得‧杜拉克（Peter Drucker）指出。

時間的供給毫無彈性可言，無論需求何其龐大，供給也不會跟著增加。經過這樣的整理與思考，進行手上工作的清理，慢慢的思路也變得清晰，雖不能說解決所有的問題，但至少是讓自己有重新開機的機會，分享給同樣忙碌的您，別急著完成所有的事，有系統、有流程的處理，也許才是解決問題的重點。

GTD流程的五步驟，讓你重新掌握生活，精通工作，主要關鍵在於您是否不斷的依據自己的現況進行調整，並持續願意不斷慢慢地轉化成為自己的一部份分，於繁忙與龐大壓力下譜出美好人生曲調。

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