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「搞定」自己時間核心關鍵-流程✚工具


牆上時間晚上九點,課長終於結束一天的行程,緩緩靠上椅子,準備下班。在眾人的眼中,十分盡責,下一個升遷的人選,當然是他。

一年一度的升遷,公佈欄上的經理名字,居然不是課長,而是每天準時下班的專員。怎麼會這樣?原來企業需要新模式來帶領。一例一休的新法規,每週工時四十小時外,企業必須落實週休二日。必要時雖可在休息日工作,但加班費大幅提高,以月薪三萬元的上班族來說,加班八小時的人力費用,從本來五六百元大幅提升到一千五百元以上。

「事情做不完,我自願加班」,以後很難行得通,沒有功勞也有苦勞的思維模式,受到嚴酷的考驗。主管眼中對「能幹」的定義,將快速轉變為「充分把握上班時間完成工作」,因為,這才代表能以最低成本達到目標。

TED《如何掌控你的空閒時間》演說中,提到一則故事。一位忙碌女士,星期三晚上她有事出門, 回家後發現她的熱水器已經故障, 地下室當下到處都是水,為了處理這件事情,那個禮拜總共花了七個小時。七個小時?不是連一小時都擠不出來嗎?為何還有七小時的時間來處理呢?

時間是一項不能取代的稀少的資源,是人生中最重要的資產。你不是沒有時間,而是要思考你選擇的方式!
數位時代之下,每一天都有卓越的軟體工具產出,但因為過多的選擇而間接造成工作效率的短路。軟體工具是一種術法,會一直不斷的更新,而真正能滿足我們的需求應是「流程」。以流程為主要的架構,然後去選擇自己慣用的軟體工具,這樣更能達到自己對於時間管理的需求,藉由不斷的精進流程,讓自己的目標逐步實現。

現況我們正面臨到的問題是,更多的要求但資源不足。每一個人都有一堆的工作需要進行,而造成壓力不斷的攀升。過去,我們可以很清楚的區分工作與生活,然而強調快速回應的世代裡,界線已變得糊糢,而導致工作影響生活,然而生活的不安定,也影響工作。

提到時間管理的流程,就不得不提「搞定」這一本書,我喜歡書中提及的一段話:

GTD流程並不是要做完所有的事,而是要推廣適度應對個人世界的方式,也就是指引你在任何時刻都能做出最佳的決策,並排除當下未處理事項所帶來的干擾與壓力,最後得到清晰的思緒和心理空間。



新時代需要新的方法,來達到我們對於時間管理的三個要求:
❶可靠的系統協助我們收集,不必再依靠大腦來記憶;
❷下一步的行動計畫,讓自己能允許雜事進入,並容易進行安排;
❸期限中完成該完成的工作,行動內容經過管理與整合,就能維持對他人高度的承諾。
以上提及三點,應是每一個人最基本的需求。

那何謂GTD時間管理法呢?總共有五流程,分別為 捕捉—理清—整理—回顧—執行。

❙ 捕捉
整理上課筆記、丟棄過期雜誌…等,這些都是需要進行的工作,當然,你可以放在腦袋中,也可以將這些事項,放入一個「收件匣」中,將需要記憶的事情逐出腦中,定期將這些事情清空,讓大腦用於想事情而不是記事情。

收集的工具不需要太多,以我為例,經過幾次的試驗,最後留下來的工具為:
❶紙與筆;❷Evernote﹙一則記事命名為:01-收件系統﹚;❸Line一個群組。



❙ 理清
理清就是將收件匣裡面的工作進行分類,而不是開始處理工作。
先問自己是那是什麼?是否需要行動?答案若是否,則直接刪除,或是標註也許﹙代表某一天會用到,但現在不確定﹚。

若是需要處理,則是兩分鐘原則,兩分鐘內可以完成者直接處理。若是要超過兩分鐘,則是進行分類,類別為委派他人、專案工作、行事日曆﹙有日期﹚、盡快行動﹙無日期﹚。

目前清空收件匣的時機,是選則擇在一天當中,個人能量較低的時候來進行,有區分機制之後,事事不等值這個概念,很快的就會應用上。

❙ 整理
何謂整理,簡單的說法,就是事物都在您認定好該去的地方。整理方法如下:

►垃圾桶:不需要行動的資料,直接進入垃圾桶。
「參考資料」資料匣:具有參考價值的檔案,放於年度「參考資料」的資料匣,以便不時之需,年底再檢視是否要刪除。
►Google日曆:任務為有確定的日期
►Evernote數位筆記的「記事」區分三種清單:

  • 盡快行動:存放他人委辦/工作待辦/追蹤事項。
  • 專案清單:專案指的是,無法一個步驟即可完成且是一年以內事項。
  • 學習清單:將一些學習的資訊整理於此,例如:有人推薦書,先整理於此,待有空時,閱讀相關資訊,再決定是否要購買。
❙ 回顧
整理出自己該事做的事情,接續要進行的就是回顧。時間一直向前行,資訊也不斷變化中。每日進行Google日曆、Trello專案進度、工作清單的查看。為了回顧,我利用Google試算表分析的特性,觀察數字的變化進行微調,善用了GoogleAPP彼此連結的特性,建立各種連結的管道,方便我與不同的工作資訊連結。


若是每週的回顧,《搞定!工作效率5步驟》提醒,要檢視的內容有❶收集與處理所有雜事;❷檢示系統;❸更新清單;❹理清思路。

❙ 執行
GTD系統主要協助我們隨時做出適宜的選擇與行動,例如:週一早上的10點20分,是要打電話給小哲,還是進行提案,或是查看電子郵件。日行程的安排上,需要用一點心思,畢竟外在的環境我們無法完全掌控,想著大方向做的是小細節,才能逐步完成所有工作。

彼得.杜拉克(Peter Drucker)於《有效的管理者》提及,一般認為管理者都是從計畫說起,看似很合乎邏輯,可惜的是管理者的工作計畫,很少真正發生作用。計畫,常只是紙上談兵,無法產生價值。

彼得.杜拉克說,應不能先談計畫,而是要從掌握時間開始,認清自己花時間在甚麼地方,才是真正的起點。管理自己的時間,減少非生產性的工作所佔用的時間,是時間管理的要訣。記錄執行的細節,是一個非常重要的工作。



有記錄之後,才能去調整自己時間的安排。依據個人實際經驗,你得有能力保護「專注」時間,就是不可以打擾的時間,然後,再依據以下四個條件進行判斷從事那方面的工作,依序為:❶情境、❷可用時間、❸可用精力、❹優先順序。有一個判斷的基準,對您你會有很大的幫助。週日我固定會進行一週工作的清理,然後於每日的早晨,再依序排定工作確切的時間。
「時間是最匱乏的資源,若無法管理時間,就絕對無法管理其他任何事。」彼得‧杜拉克(Peter Drucker)指出。
時間的供給毫無彈性可言,無論需求何其龐大,供給也不會跟著增加。經過這樣的整理與思考,進行手上工作的清理,慢慢的思路也變得清晰,雖不能說解決所有的問題,但至少是讓自己有重新開機的機會,分享給同樣忙碌的您,別急著完成所有的事,有系統、有流程的處理,也許才是解決問題的重點。

GTD流程的五步驟,讓你重新掌握生活,精通工作,主要關鍵在於您是否不斷的依據自己的現況進行調整,並持續願意不斷慢慢地轉化成為自己的一部份分,於繁忙與龐大壓力下譜出美好人生曲調。


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