小高:「我不知道,這個東西沒有做過,等我想出來再通知你。」
是是是,請你慢慢想。﹙唉!拜託人家真是困難﹚
身為一個案子負責人,或是管理人員,每每遇到關於創意或是發想的案子,交期就難以預估。幸運,沒事,不然所有的責任都算我的。反思,一樣是上面案例,若是由總經理來問小高,那小高能回答無法預估嗎?
「比起依照行程進行,做出好東西比較重要!」
「創意的工作沒有辦法依時間進行。」
「人們對創意相關的工作總是有些誤解。」一位創意總監如此說。所有專案都一定會有截止日期,時間是凌駕一切的王者。
這一段話破除了職場常見的迷思,創意無法計畫。他是誰?他是水野學,一位創意總監,出了一本新作《創意,從計畫開始》,值得個人工作者、創意人員或是專案負責人,好好研讀。
不論任何工作,都有時間的限制,因此都需要「工作計畫」。同時,我們的生命也有限,任何計畫才都需要結案的日期。世界上的任何事物,都是受時間支配,不管做任何工作,必需要經常考量「應要多少的時間完成」。
商場上,我們收了錢,交期卻一再延誤,以為「做出好東西為優先就能違反約定日」,有這樣的想法萬萬不可取。遵守結案日期,就代表重視與他人的約定,這是水野學創業過程,成功重要因子。創意總監經常掛在嘴邊的話就是「能征服日程計畫表就能征服工作」。
為何計畫如此的重要,書中提到對個人與專案的優勢,就讓我們一起來探個究竟。
於個人效能最大化方面,從書中取出三點與大家分享,分別為❶讓大腦空白;❷事情很多,但一件一件來;❸良好工作表現的關鍵。
❙ 個人效能UP!
►讓大腦留空白
忙碌,讓大腦胡思亂想,覺得這個不可行,那個也不可行,腦中有各種想法不斷浮現,反而無法行動。解決的方法正是,將「正在做的事」或「想到的事」全部拋出腦外,大腦會瞬間減壓,即可讓工作快速進行的祕訣。
將想法拋出腦外有三種作法:❶ 寫在紙上;❷ 輸入電腦﹙手機﹚;❸與他人分享﹙交辦他人﹚。讓思考外部化,可以讓事情不停留在自己的腦海之中,壓力一降,想點子會變得更容易,創意,正是效能提升的重要因子。
►事情很多,但一件一件來
工作的交辦事項,如同雪球,而這個雪球必需要想辦法不能越滾越大。如何限制雪球的發展,就是快速的處理。當一個工作來時,可以快速且集中精神,製作出雛型,然後就分享給其他的人。不需要完美,某個程度即可,除了拋棄完美心態,另一個重要的點,就是一次不想很多的案子。
►事情很多,但一件一件來
工作的交辦事項,如同雪球,而這個雪球必需要想辦法不能越滾越大。如何限制雪球的發展,就是快速的處理。當一個工作來時,可以快速且集中精神,製作出雛型,然後就分享給其他的人。不需要完美,某個程度即可,除了拋棄完美心態,另一個重要的點,就是一次不想很多的案子。
創造自己可以集中精神的環境,然後「唯獨」思考這一件事,然後時間到了,就將上件事情忘了,如同學生時代會以不同課程來區分。
多工處理並不是「同時處理多個工作」的意思,而是「專注在一件工作,然後再轉向其他的工作。」►良好工作表現的關鍵
如何讓機會找上門,「迅速回覆」是一個重要的行動。在GTD時間管理法也提及,只要是兩分鐘可以完成的事,千萬不可以拖。不論是收到郵件、或是Line的訊息,若能用最快速度將事情處理掉,馬上就把事情解決,就有可能出現「那麼,這個也拜託你」之類的工作情況,訊息快速的世界,掌握機會為先。若要不斷的有機會,那請務必試試看。
計畫除了帶給個人效能提高之外,於專案計畫的團隊更是不可或缺。如此來展開專案計畫,一個創意人進行專案計畫與他人又有何不同呢?分享這個流程給你:目標→路徑→時間盒。
❙ 專案計畫流程
❶ 目標擬定
目標是專案重要的一環,可以面對創意的專案,如何來構思呢?介紹以下兩個方法:
►視覺畫面
工作的速度可以很快,如果弄錯目的地,一切都是枉然,決定正確的目的地就變得非常重要。製作專案目標,水野學的方法是利用「Google的圖片檢索」。例如,要進行「公園」計畫,就先到Google找「漂亮的公園」,出現大量的照片,再從中去挑選出自己想要的,所謂一張圖勝過千言萬語,用圖來解釋完成的狀態,相較文字的說明,會有不同的效果。
►學會說「為什麼這樣做」的邏輯
大家總覺得創意都是相信直覺,被到問為何如此做時,通常的回答:「沒什麼,就是想這麼做。」若是專案經由「開展」再進行「篩選」,過程的邏輯就會十分的清晰。水野學於書中舉出一個「東京巧克力工廠」的設計概念,其決定的過程運用創意聯想法,然後再依據需求進行收斂,反覆三次之後,才獲得此靈感,詳見第42頁。
❷繪製路徑圖
有了目的地,當然需要路徑圖,如何讓自己快速且順利完成,介紹以下兩個書中提出的重要思考點:
工作的速度可以很快,如果弄錯目的地,一切都是枉然,決定正確的目的地就變得非常重要。製作專案目標,水野學的方法是利用「Google的圖片檢索」。例如,要進行「公園」計畫,就先到Google找「漂亮的公園」,出現大量的照片,再從中去挑選出自己想要的,所謂一張圖勝過千言萬語,用圖來解釋完成的狀態,相較文字的說明,會有不同的效果。
►學會說「為什麼這樣做」的邏輯
大家總覺得創意都是相信直覺,被到問為何如此做時,通常的回答:「沒什麼,就是想這麼做。」若是專案經由「開展」再進行「篩選」,過程的邏輯就會十分的清晰。水野學於書中舉出一個「東京巧克力工廠」的設計概念,其決定的過程運用創意聯想法,然後再依據需求進行收斂,反覆三次之後,才獲得此靈感,詳見第42頁。
❷繪製路徑圖
有了目的地,當然需要路徑圖,如何讓自己快速且順利完成,介紹以下兩個書中提出的重要思考點:
►工作模組化
創意的工作,看似每天都忙不一樣的事情,但其實事情的本質都是一樣,不同點在於「仔細思考過後的創意」或是「執行的成果與完成後的成果」,可是步驟都是一致的,例如,撰寫企劃書,其流程為:
調查→決定企劃的方向→決定企劃的綱要→寫成文字→添加圖片→送審修正→完成
不論是設計、租房、設計稿、慶祝活動…等,都有一定路徑,完成工作計畫最好的路徑就是「例行公事化」,只要照著慣性,讓工作「模組化」,可以減少多餘的動作,即可省下大量的時間。這一點,個人於整理Evernote數位筆記時,就是應用大量的模組化表格,讓自己省下非常多的時間。
職場的朋友可以靜下心來想,如何將自己的工作模組化,模組化的程度越高,品質與速度就可以直接飆升。水野學也提到,到台灣來指導7-11的設計時,在確保品質的狀況下,做出大量的設計,也是因為公司「模組化」的關係。
►從學習開始
工作計畫中「準備」佔了九成,若缺少「學習」,工作一定無法順利完成。累積的工作知識越多越札實,「工作計畫」的安排就會越順利,工作的精確度也會提高。安排工作之前,記得要調查各種相關的知識,重新調整自己舊知識,才能順利到達目的地。
不論是設計、租房、設計稿、慶祝活動…等,都有一定路徑,完成工作計畫最好的路徑就是「例行公事化」,只要照著慣性,讓工作「模組化」,可以減少多餘的動作,即可省下大量的時間。這一點,個人於整理Evernote數位筆記時,就是應用大量的模組化表格,讓自己省下非常多的時間。
職場的朋友可以靜下心來想,如何將自己的工作模組化,模組化的程度越高,品質與速度就可以直接飆升。水野學也提到,到台灣來指導7-11的設計時,在確保品質的狀況下,做出大量的設計,也是因為公司「模組化」的關係。
►從學習開始
工作計畫中「準備」佔了九成,若缺少「學習」,工作一定無法順利完成。累積的工作知識越多越札實,「工作計畫」的安排就會越順利,工作的精確度也會提高。安排工作之前,記得要調查各種相關的知識,重新調整自己舊知識,才能順利到達目的地。
水野學於書中,舉出他參與相鐵改造案的專案,從中去訪問各式各樣的人,調查到可以寫成一本小冊子,吸收情報的用心,成為改變舊知識的關鍵。除了自己的調查,也可以問客戶、專家、大學教授…等,從訪談的過程中,不斷的觸類旁通,衍生出新的趣味,讓好奇心變成一種武器,進而讓學到的知識,由量化轉化成為質化。
❸ 排程計畫的時間盒
或許,你會想,我是一個不會安排計畫的人。但你知悉嗎?在日常的生活中,你也正巧妙的應用它。例如,颱風天吃泡麵,你需要打開包裝→加配料…→等三分鐘,這一個流程,就是「工作計畫」,也是讓你能在短時間完成一碗泡麵的愛秘訣。
不論是三年的專案計畫,還是三分的泡麵,安排工作計畫的方式都是一樣。工作畫就是大小不同時間盒組成,想像一下,將「三天」、「 一週」、「一年」不同的時間想成是一個一個的時間盒,然後將工作分別放入適切時間盒,然後反推出浮動的結案日期,即可在結案日期之前開始動工即可。
如何能準確預做時間盒大小,你必需要有想像完成的狀態或準備的能力,也許一開始不容易,若你能養成記錄的習慣,預測的能力自然就會越來越準。
於職場上狀況相當的複雜,經常會遇到緊急、重要的事情來干擾,那該如何掌握工作計畫的訣竅呢?
就是所有的工作都以「時間」來衡量,意思是,不考量「這十分鐘可以處理麻煩事」或是「 這要花一小時但很輕鬆」,這樣對時間的估算必定會錯誤百出,而是不考慮輕鬆或是重要的,而是以估算「短時間可完成」或是「長時間可完成」,以三十分當成一個骨牌,短時間等於一個骨牌,長時間等於六個骨牌,依序放入時間盒中。
建立工作計畫的要點,就是要,先試著用時間對工作進行機械性的測量。
排定計畫之後,怕的就是干擾,因為主管與外來的因素,為不可控的因素,該如何是好?方法有兩個:
建立工作計畫的要點,就是要,先試著用時間對工作進行機械性的測量。
排定計畫之後,怕的就是干擾,因為主管與外來的因素,為不可控的因素,該如何是好?方法有兩個:
❶ 留下緩衝的時間:一般而言,若是你在越基層,計畫表能排定的時間就越少,至多為五成,其他要用備案的方式來進行。同時,記錄你的「麻煩根源」,用來進行未來預測之用。不過,也不要忘記,除了外部的干擾,也會有內部的問題,例如:缺乏工作動力、感冒、心情不佳…等,這些都是屬於計畫的一部分。
❷ 三小時進行調整:將工作計畫產生變化視為正常,心態即可能調整。每日的工作計畫,最好三小時即要重新確認與調整,或是慢慢養成習慣。不斷的調整,是面對未來最好的方式。那麼,「模組化」的工作模式,也許要請你好好的考量,因為只要利用模組化,短時間可完成的事情即能增加。
❙ 小結與收穫
費心的進行工作計畫到底為何?我們的目的是,為讓人們更幸福,水野學於最後章節提到的關鍵詞。若是要人更幸福,那麼整個工作計畫的關鍵在於一開始的「想像」。只要每一個人多思考一下,多下一點功夫,就能迅速的改變工作的樣貌。
隨著網路與社群的興起,「顧客」與「企業」會直接對話,網路的留言更直接影響消費者的決定,這一種互動模式之下,每一人都得用心去思考如何讓產品更好,才能吸引消費者。未來不是「企業跟人」,而是「人跟人」的互動的時代,任何一件小事都有可能產生影響,因此,認真處理眼前的每一件事,花點巧思改變流程,讓人們感到幸福,就是這一本書,想要傳達的最重要意涵。
從這一本書,學到三個想法,能幫助我的成長:
- 不是沒有創意,而是平日我們沒讓大腦休息與留白,創意年代更需要大腦留白。
- 訊息萬變的時代,學習是展開工作並順利完成工作的不二法門
- 例行公事,持續努力,才能讓工作模組化,讓我們使用意志力時能得到控制。
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