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閱讀旅圖:創意,從計畫開始


小高,請問這個什麼時候會好?
小高:「我不知道,這個東西沒有做過,等我想出來再通知你。」
是是是,請你慢慢想。﹙唉!拜託人家真是困難﹚

身為一個案子負責人,或是管理人員,每每遇到關於創意或是發想的案子,交期就難以預估。幸運,沒事,不然所有的責任都算我的。反思,一樣是上面案例,若是由總經理來問小高,那小高能回答無法預估嗎?

「比起依照行程進行,做出好東西比較重要!」
「創意的工作沒有辦法依時間進行。」

「人們對創意相關的工作總是有些誤解。」一位創意總監如此說。所有專案都一定會有截止日期,時間是凌駕一切的王者。

這一段話破除了職場常見的迷思,創意無法計畫。他是誰?他是水野學,一位創意總監,出了一本新作《創意,從計畫開始》,值得個人工作者、創意人員或是專案負責人,好好研讀。

不論任何工作,都有時間的限制,因此都需要「工作計畫」。同時,我們的生命也有限,任何計畫才都需要結案的日期。世界上的任何事物,都是受時間支配,不管做任何工作,必需要經常考量「應要多少的時間完成」。

商場上,我們收了錢,交期卻一再延誤,以為「做出好東西為優先就能違反約定日」,有這樣的想法萬萬不可取。遵守結案日期,就代表重視與他人的約定,這是水野學創業過程,成功重要因子。創意總監經常掛在嘴邊的話就是「能征服日程計畫表就能征服工作」。

為何計畫如此的重要,書中提到對個人與專案的優勢,就讓我們一起來探個究竟。


於個人效能最大化方面,從書中取出三點與大家分享,分別為❶讓大腦空白;❷事情很多,但一件一件來;❸良好工作表現的關鍵。



❙ 個人效能UP!

►讓大腦留空白 


忙碌,讓大腦胡思亂想,覺得這個不可行,那個也不可行,腦中有各種想法不斷浮現,反而無法行動。解決的方法正是,將「正在做的事」或「想到的事」全部拋出腦外,大腦會瞬間減壓,即可讓工作快速進行的祕訣。


將想法拋出腦外有三種作法:❶ 寫在紙上;❷ 輸入電腦﹙手機﹚;❸與他人分享﹙交辦他人﹚。讓思考外部化,可以讓事情不停留在自己的腦海之中,壓力一降,想點子會變得更容易,創意,正是效能提升的重要因子。

►事情很多,但一件一件來


工作的交辦事項,如同雪球,而這個雪球必需要想辦法不能越滾越大。如何限制雪球的發展,就是快速的處理。當一個工作來時,可以快速且集中精神,製作出雛型,然後就分享給其他的人。不需要完美,某個程度即可,除了拋棄完美心態,另一個重要的點,就是一次不想很多的案子。

創造自己可以集中精神的環境,然後「唯獨」思考這一件事,然後時間到了,就將上件事情忘了,如同學生時代會以不同課程來區分。

多工處理並不是「同時處理多個工作」的意思,而是「專注在一件工作,然後再轉向其他的工作。」
►良好工作表現的關鍵

如何讓機會找上門,「迅速回覆」是一個重要的行動。在GTD時間管理法也提及,只要是兩分鐘可以完成的事,千萬不可以拖。不論是收到郵件、或是Line的訊息,若能用最快速度將事情處理掉,馬上就把事情解決,就有可能出現「那麼,這個也拜託你」之類的工作情況,訊息快速的世界,掌握機會為先。若要不斷的有機會,那請務必試試看。

計畫除了帶給個人效能提高之外,於專案計畫的團隊更是不可或缺。如此來展開專案計畫,一個創意人進行專案計畫與他人又有何不同呢?分享這個流程給你:目標→路徑→時間盒。

❙ 專案計畫流程

❶ 目標擬定


目標是專案重要的一環,可以面對創意的專案,如何來構思呢?介紹以下兩個方法:

►視覺畫面
工作的速度可以很快,如果弄錯目的地,一切都是枉然,決定正確的目的地就變得非常重要。製作專案目標,水野學的方法是利用「Google的圖片檢索」。例如,要進行「公園」計畫,就先到Google找「漂亮的公園」,出現大量的照片,再從中去挑選出自己想要的,所謂一張圖勝過千言萬語,用圖來解釋完成的狀態,相較文字的說明,會有不同的效果。

►學會說「為什麼這樣做」的邏輯
大家總覺得創意都是相信直覺,被到問為何如此做時,通常的回答:「沒什麼,就是想這麼做。」若是專案經由「開展」再進行「篩選」,過程的邏輯就會十分的清晰。水野學於書中舉出一個「東京巧克力工廠」的設計概念,其決定的過程運用創意聯想法,然後再依據需求進行收斂,反覆三次之後,才獲得此靈感,詳見第42頁。

❷繪製路徑圖


有了目的地,當然需要路徑圖,如何讓自己快速且順利完成,介紹以下兩個書中提出的重要思考點:

►工作模組化
創意的工作,看似每天都忙不一樣的事情,但其實事情的本質都是一樣,不同點在於「仔細思考過後的創意」或是「執行的成果與完成後的成果」,可是步驟都是一致的,例如,撰寫企劃書,其流程為:


調查→決定企劃的方向→決定企劃的綱要→寫成文字→添加圖片→送審修正→完成

不論是設計、租房、設計稿、慶祝活動…等,都有一定路徑,完成工作計畫最好的路徑就是「例行公事化」,只要照著慣性,讓工作「模組化」,可以減少多餘的動作,即可省下大量的時間。這一點,個人於整理Evernote數位筆記時,就是應用大量的模組化表格,讓自己省下非常多的時間。

職場的朋友可以靜下心來想,如何將自己的工作模組化,模組化的程度越高,品質與速度就可以直接飆升。水野學也提到,到台灣來指導7-11的設計時,在確保品質的狀況下,做出大量的設計,也是因為公司「模組化」的關係。

►從學習開始
工作計畫中「準備」佔了九成,若缺少「學習」,工作一定無法順利完成。累積的工作知識越多越札實,「工作計畫」的安排就會越順利,工作的精確度也會提高。安排工作之前,記得要調查各種相關的知識,重新調整自己舊知識,才能順利到達目的地。

水野學於書中,舉出他參與相鐵改造案的專案,從中去訪問各式各樣的人,調查到可以寫成一本小冊子,吸收情報的用心,成為改變舊知識的關鍵。除了自己的調查,也可以問客戶、專家、大學教授…等,從訪談的過程中,不斷的觸類旁通,衍生出新的趣味,讓好奇心變成一種武器,進而讓學到的知識,由量化轉化成為質化。



❸ 排程計畫的時間盒

或許,你會想,我是一個不會安排計畫的人。但你知悉嗎?在日常的生活中,你也正巧妙的應用它。例如,颱風天吃泡麵,你需要打開包裝→加配料…→等三分鐘,這一個流程,就是「工作計畫」,也是讓你能在短時間完成一碗泡麵的愛秘訣。

不論是三年的專案計畫,還是三分的泡麵,安排工作計畫的方式都是一樣。工作畫就是大小不同時間盒組成,想像一下,將「三天」、「 一週」、「一年」不同的時間想成是一個一個的時間盒,然後將工作分別放入適切
時間盒,然後反推出浮動的結案日期,即可在結案日期之前開始動工即可。

如何能準確預做時間盒大小,你必需要有想像完成的狀態或準備的能力,也許一開始不容易,若你能養成記錄的習慣,預測的能力自然就會越來越準。

於職場上狀況相當的複雜,經常會遇到緊急、重要的事情來干擾,那該如何掌握工作計畫的訣竅呢?

就是所有的工作都以「時間」來衡量,意思是,不考量「這十分鐘可以處理麻煩事」或是「 這要花一小時但很輕鬆」,這樣對時間的估算必定會錯誤百出,而是不考慮輕鬆或是重要的,而是以估算「短時間可完成」或是「長時間可完成」,以三十分當成一個骨牌,短時間等於一個骨牌,長時間等於六個骨牌,依序放入時間盒中。

建立工作計畫的要點,就是要,先試著用時間對工作進行機械性的測量。

排定計畫之後,怕的就是干擾,因為主管與外來的因素,為不可控的因素,該如何是好?方法有兩個:

❶ 留下緩衝的時間:一般而言,若是你在越基層,計畫表能排定的時間就越少,至多為五成,其他要用備案的方式來進行。同時,記錄你的「麻煩根源」,用來進行未來預測之用。不過,也不要忘記,除了外部的干擾,也會有內部的問題,例如:缺乏工作動力、感冒、心情不佳…等,這些都是屬於計畫的一部分。

❷ 三小時進行調整:將工作計畫產生變化視為正常,心態即可能調整。每日的工作計畫,最好三小時即要重新確認與調整,或是慢慢養成習慣。不斷的調整,是面對未來最好的方式。那麼,「模組化」的工作模式,也許要請你好好的考量,因為只要利用模組化,短時間可完成的事情即能增加。

❙ 小結與收穫

費心的進行工作計畫到底為何?我們的目的是,為讓人們更幸福,水野學於最後章節提到的關鍵詞。若是要人更幸福,那麼整個工作計畫的關鍵在於一開始的「想像」。只要每一個人多思考一下,多下一點功夫,就能迅速的改變工作的樣貌。

隨著網路與社群的興起,「顧客」與「企業」會直接對話,網路的留言更直接影響消費者的決定,這一種互動模式之下,每一人都得用心去思考如何讓產品更好,才能吸引消費者。未來不是「企業跟人」,而是「人跟人」的互動的時代,任何一件小事都有可能產生影響,因此,認真處理眼前的每一件事,花點巧思改變流程,讓人們感到幸福,就是這一本書,想要傳達的最重要意涵。


從這一本書,學到三個想法,能幫助我的成長:
  1. 不是沒有創意,而是平日我們沒讓大腦休息與留白,創意年代更需要大腦留白。
  2. 訊息萬變的時代,學習是展開工作並順利完成工作的不二法門
  3. 例行公事,持續努力,才能讓工作模組化,讓我們使用意志力時能得到控制。
分享給你,順便一提,也許你的夥伴,也需要注入這樣的觀點,不妨也邀請他一起來閱讀。

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用心智圖畫出未來的職涯道路-08

《職場心智圖-超簡單、高效能》  

週五的夜晚,小秀與同事聚餐之後道別,隔日是週末假期但心情卻不如以往,有著一點點憂愁。一位與自己熟悉的夥伴即將離職轉換跑道,小秀面對未來的工作,心中多了一份焦慮。

小秀從事這份主編的工作,已將近三年,面對未來的職場,並沒有因為工作的熟悉度而展現出自信,反而因為世界正在快速的轉變,對自己的未來迷惘加深,卻不知該如何有效的思考。

除此自己考量之外,還有當我們遇見AI,人的優勢在哪裡?美國智庫皮尤研究中心,2017年調查4100名美國人,對此看法,超過7成的受調者擔心電腦將會搶走自己的飯碗。創新工場董事長兼首席執行官李開復曾說:「AL幫我們做重複性工作、釋放我們去做更多該做的事情。」

面對未來職涯該如何規劃?從三個面向來進行,稱之為職涯的金三角,三個要素為職業興趣、能力強項與價值觀。三要素對職涯上所代表意涵為:
能力強項:代表的是我最會什麼?少了『能力』,做起來會辛苦。職業興趣:呈現我喜歡做什麼?少了『興趣』,做起來會無趣。價值觀:我重視什麼?沒有什麼覺得沒有意義?少了『價值觀』,做起來難持久…
這三個面向,要考量的內容有很多,如何思考?這時可以利用心智圖來進行整合思緒,發散思考的同時兼具邏輯性的整合,
以小秀的個人職涯規劃為案例,繪製步驟如下:

一、繪製中心主題
中心主題代表的是一個未來性,代表自己未來的職涯想要達到的理想狀態。現職從事主編的小秀,在未來三年,希望能更有自信的去面對多變的未來,並且能獨當一面,於是在中心主題上畫下一位女生代表自己,看起來很開心,再加入一件超人裝,傳達的意涵為三年後的自己能力如同超人一般,最後於中心主題下方,再寫上自己的名字。圖案視覺化於中央,對於各面向的整合更容易聚焦。

二、職涯內容的展開
依據職涯金三角,將職業興趣、能力強項與價值觀,變成是心智圖的主幹。對於主幹顏色的選擇,職業興趣選用綠色來呈現,代表是一種樂在工作的感覺。能力強項,則是用橙色,有點黃金富裕的感覺,代表是內容越多,報酬就會越多金。價值觀選用藍色,代表是心中一把尺。



三、資料的探索與統整
能力強項:小秀最需要的是能力強項的探索,此時可以利用運用能力探索工具,例如個人技能評估表、能力強項卡…等,來協助小秀更加瞭解自己,將探索後的結果,整理至心智圖中。除了工具輔助之外,這時也可以回顧近幾年的工作經驗,將這些工具不足之處,加以補充。每一個人能力很多元,於未來職場發展的概…

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每年都為達成公司的使命而努力,自己的願望清單早已深埋工作中,難道這是上班族無法扭轉的宿命嗎?回想起,就有些許不甘心,為何我變成現在這個樣子?

古有云:「你想什麼?就會去做什麼?然後經驗什麼?你就是什麼?」我們都希望明天的我,變得比今天更好更進步。期待未來的生活與過去不同,享有人生不同面貌,實踐自己的夢想。

夢想很大,有點摸不著頭緒,容易讓人感覺是混亂的,那倒不如從一個點出發。想要重整人生,或許年度計畫是一個不錯的起點。

如何來展開年度計畫呢?當我們覺得混亂的時候,擺脫方法超簡單,解法就在各位的手機上。當我們把玩著手機時,發現有點混亂時,會想到回到原始點,此時,會直覺按Home鍵。年度計畫也是一樣,要先找到一個起始點,按下Home鍵是一個不錯的方法。


年度計畫的Home鍵是什麼呢?其實,它是一個人生的參考點。探索人生參考點的方法有很多,推薦一個方法給大家,就是生命之輪。運用生命之輪的八個面向﹙分別為:工作、學習、家庭、健身、休閒、人脈、靈性、理財﹚進行反思,如同Home鍵,用來找到年度計畫的起始點。

生命之輪的操作方式為,將八個面向分為滿意度與時間配置。最滿意為10分,不滿意為0分。利用十分鐘的時間,就可以得出兩個輪子樣貌,不知您手上的形狀為何?是圓滑平衡?還是奇形怪狀?

完成之後,問問自己為何會有這樣分數?有什麼樣高峰經驗可以回想?從高峰經驗中獲得什麼?想要改善的是什麼?這就是年度畫的Home鍵,找到立足點,就知悉自己目前處境為何?依據這樣的結果來設定年度計畫,就會有所依據,進退之間能夠拿捏。

接續,開始構思年…