我是蔡興正，透過思考、實踐與職涯探索，記錄每一次學習與成長。相信所有的累積，都會化為養分，長成屬於自己的那棵樹。
依據時間管理守則，我原本打算把這三件事排成一條線，一件做完才碰下一件，但每一件背後都有非完成不可的壓力，實際上根本守不住這個順序，壓力很大就因此而生。備課的靈感被記錄寫到一半打斷，記錄的思路又被稿子沒寫完的焦慮拉走，三件事一直在互相干擾，沒有一件真正做完才碰下一件，而且越拖越晚。以前忙完這些事，整個人是精疲力盡的，即使全部做完了，也感覺不到那種穩穩落地的踏實感。
但那禮拜我沒有這種被掏空的感覺。事後回想，差別不是我變得比較會同時盯著三件事，而是我把最花時間的那件事，也就是隔天要用的簡報，拆開工序同時交給好幾個AI去跑，讓這件事本身變快，我才騰得出餘裕接下一件。
一步一步做，時間是疊加的
先說說，過去我準備一場簡報，工序是怎麼跑的。素材要先整理出來，整理完才能開始想邏輯，邏輯想清楚才能動筆寫內容，內容寫完才輪到想圖要怎麼配、版面要怎麼排。每一步都要等前一步做完，才能開始下一步。五個步驟疊起來，時間就是五段時間的總和，中間任何一步卡住，後面全部跟著卡住。
這也是為什麼一場簡報常常要花掉一整個晚上：不是任何一個步驟特別難，而是步驟跟步驟之間，你只能乾等。你不是在忙，是在排隊等自己。
不是同時做很多任務，是把一件事的工序同時展開
現在我準備同一場簡報，做法完全不一樣了。素材這一步其實也不一樣了：以前光是找素材就要花不少時間，現在我一邊自己想內容方向，一邊讓NotebookLM同步幫我把素材整理出來，這一步，我跟NotebookLM已經是平行在跑，不是我等它整理完才動筆，也不是它等我想完才開始找。
差別從下一步開始：我把整理好的素材，同時交給Claude和ChatGPT，讓兩邊各自產出一個邏輯梳理的版本，等於同一件事，同時有兩條路在跑；跟這同一時間，我也讓Gemini根據素材去產出簡報要用的示意圖。三件事不是排隊等前一步做完才開始，而是同時展開。
這跟「同時推進三件不同的任務」不一樣，我還沒有那種能力，也沒必要硬要那樣做。說真的，如果現在有人問我是不是真的能同時把三件事都抓在手上，我大概只能老實回答：還沒有，我也懶得硬撐出這個假象。我做的，是把一件事情內部原本要一步一步走的工序，攤開來讓多個AI同時處理，讓它自己先變快。
Claude跟ChatGPT的版本出來後，我依照這份簡報的上下文，判斷哪一版邏輯站得住，或者兩版各取一段。這個判斷沒辦法交給AI，因為只有我知道這場簡報要對誰講、前面鋪墊到哪裡。決定邏輯後，我把結果交給Gemini做圖解架構，交代它參考前後簡報的風格與配色，讓整體像同一套系統做出來的。
會這樣拆，不是因為工具剛好擺在那裡，而是我很清楚Claude、ChatGPT、Gemini各自擅長什麼，才敢把工作這樣分出去。真正的重點從來不是工具本身有多強，而是你知不知道每個AI該站在哪個位置，會分工的人，比只會用工具的人更有優勢。
這四個環節，找資料、梳理邏輯、給我不同版本挑、圖解架構跟配色的一致性，過去每一項都要花我不少時間，現在都被大幅壓縮了。我要做的事，從「每一步都要親自動手」，變成「在關鍵的判斷點上拍板」：這一版邏輯站得住嗎，這個風格跟之前的簡報搭不搭。以前這四件事是四段各自的時間，現在疊在一起變成一段時間，剩下的時間才真正屬於我。
這場簡報本身花的時間短了，那天晚上剩下的時間，才有辦法去寫職涯記錄，去補小樹108的稿子。
只有我能做、不能交給AI的，舉例來說，包括：讀懂學員在現場的狀態，課程簡報的順序該怎麼安排，還有整個資料庫的架構要怎麼設計。這幾件事都需要我人在現場、或者對整體脈絡有長期累積的理解。學員當下卡在哪裡，那個表情跟語氣AI看不到；簡報哪一段該放前面、哪一段要留到後面才鋪得住張力，是我上過無數次課才累積出來的直覺；資料庫的架構更是這幾年整理下來的知識體系，AI可以幫我填內容，但決定這套體系怎麼分層、怎麼歸類，還是得靠我自己。
可以放心交出去的，是大量的文書工作。像是排版、記錄文章的YAML欄位、校正錯字、還有寫程式語言這類需要精確但不需要我親自判斷的工作，我現在都直接交給AI去跑。
把這兩張清單分開來看，你會發現一件事：真正稀缺的，從來不是你能不能同時處理很多事，而是你有沒有先想清楚，哪些判斷非你不可，哪些工序可以攤開來讓AI同時做。判斷留給自己，工序交給AI去平行處理，這才是真正省下時間的地方，而不是逼自己學會分身。
這跟「同時推進三件不同的任務」不一樣，我還沒有那種能力，也沒必要硬要那樣做。說真的，如果現在有人問我是不是真的能同時把三件事都抓在手上，我大概只能老實回答：還沒有，我也懶得硬撐出這個假象。我做的，是把一件事情內部原本要一步一步走的工序，攤開來讓多個AI同時處理，讓它自己先變快。
版本出來之後，我做的是判斷，不是等待
AI在跑的那段時間，我沒有閒著，也沒有在旁邊等，我在做的事，是把注意力放到下一個真正需要判斷的地方。Claude跟ChatGPT的版本出來後，我依照這份簡報的上下文，判斷哪一版邏輯站得住，或者兩版各取一段。這個判斷沒辦法交給AI，因為只有我知道這場簡報要對誰講、前面鋪墊到哪裡。決定邏輯後，我把結果交給Gemini做圖解架構，交代它參考前後簡報的風格與配色，讓整體像同一套系統做出來的。
會這樣拆，不是因為工具剛好擺在那裡，而是我很清楚Claude、ChatGPT、Gemini各自擅長什麼，才敢把工作這樣分出去。真正的重點從來不是工具本身有多強，而是你知不知道每個AI該站在哪個位置，會分工的人，比只會用工具的人更有優勢。
這四個環節，找資料、梳理邏輯、給我不同版本挑、圖解架構跟配色的一致性，過去每一項都要花我不少時間，現在都被大幅壓縮了。我要做的事，從「每一步都要親自動手」，變成「在關鍵的判斷點上拍板」：這一版邏輯站得住嗎，這個風格跟之前的簡報搭不搭。以前這四件事是四段各自的時間，現在疊在一起變成一段時間，剩下的時間才真正屬於我。
這場簡報本身花的時間短了，那天晚上剩下的時間，才有辦法去寫職涯記錄，去補小樹108的稿子。
哪些事我絕對不交出去
要讓這套方式真正順下去，前提是你得先分清楚，哪些事是你自己非做不可，哪些事可以放心交出去。這張清單，是我自己實際盤點過的，也是這整套方法能跑得動的地基。少了這張清單，就算AI再多、再快，你也不知道該把哪一段工序交出去，只會變成盲目地把每件事都丟給AI，反而失去判斷。只有我能做、不能交給AI的，舉例來說，包括：讀懂學員在現場的狀態，課程簡報的順序該怎麼安排，還有整個資料庫的架構要怎麼設計。這幾件事都需要我人在現場、或者對整體脈絡有長期累積的理解。學員當下卡在哪裡，那個表情跟語氣AI看不到；簡報哪一段該放前面、哪一段要留到後面才鋪得住張力，是我上過無數次課才累積出來的直覺；資料庫的架構更是這幾年整理下來的知識體系，AI可以幫我填內容，但決定這套體系怎麼分層、怎麼歸類，還是得靠我自己。
可以放心交出去的，是大量的文書工作。像是排版、記錄文章的YAML欄位、校正錯字、還有寫程式語言這類需要精確但不需要我親自判斷的工作，我現在都直接交給AI去跑。
把這兩張清單分開來看，你會發現一件事：真正稀缺的，從來不是你能不能同時處理很多事，而是你有沒有先想清楚，哪些判斷非你不可，哪些工序可以攤開來讓AI同時做。判斷留給自己，工序交給AI去平行處理，這才是真正省下時間的地方，而不是逼自己學會分身。
不只省下時間，過程也跟著穩下來
那禮拜之所以沒有那種被掏空的感覺，不是因為我比較厲害，而是因為那場簡報本身的時間，已經被我壓縮到最短了。三件事同時逼近的時候，真正救我的不是同時盯著三件事的本事，而是先讓其中一件事變快，剩下的時間，才夠我去接下一件。這跟過去我以為的「厲害的人才有辦法一心多用」完全是兩回事，我需要的不是多用心，而是先把工序拆對，讓每個AI都在對的時間點出現，事情才能穩穩地、不費力地一件一件做完。
真要說能量化的東西，大概就是省下的時間。但對我來說，更重要的其實不是省了多少時間，而是完成這件事的過程中，那種壓力明顯變得比較可控，我自己的狀態也跟著穩定下來，不再是那種硬撐到最後才鬆一口氣的感覺。我還沒學會同時推進三件事，但學會在有限時間裡，守住我要的品質。
而這張清單也不是一次列完就不用再動。隨著AI能做的事越來越多，這張清單會一直往後移動，原本覺得「這個我一定要自己來」的事，過一段時間可能就發現其實也可以放手。真正要花心思經營的，從來不是眼前這件事該不該交出去，而是這套判斷的機制本身，要不要跟著一起持續更新。
你手上現在同時攤著的那幾件事，如果拆開來看，哪一件事的內部工序，其實可以攤開來讓AI同時幫你做完，讓你先騰出時間去接下一件？
小樹108・No.007｜AI工作流
真要說能量化的東西，大概就是省下的時間。但對我來說，更重要的其實不是省了多少時間，而是完成這件事的過程中，那種壓力明顯變得比較可控，我自己的狀態也跟著穩定下來，不再是那種硬撐到最後才鬆一口氣的感覺。我還沒學會同時推進三件事，但學會在有限時間裡，守住我要的品質。
真正的收穫，是工作變得可以拆解
有了AI之後，我開始會去想：這一步，是不是一定要我自己做，還是只是我習慣自己做而已。以前不會特別去問這個問題，因為沒有分開的必要。現在，真正得到的其實不是效率，而是我的工作變得可以被拆解、被安排，這件事本身，才是這套方法最根本的價值。而這張清單也不是一次列完就不用再動。隨著AI能做的事越來越多，這張清單會一直往後移動，原本覺得「這個我一定要自己來」的事，過一段時間可能就發現其實也可以放手。真正要花心思經營的，從來不是眼前這件事該不該交出去，而是這套判斷的機制本身，要不要跟著一起持續更新。
你手上現在同時攤著的那幾件事，如果拆開來看，哪一件事的內部工序，其實可以攤開來讓AI同時幫你做完，讓你先騰出時間去接下一件？
小樹108・No.007｜AI工作流
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