我是蔡興正，透過思考、實踐與職涯探索，記錄每一次學習與成長。相信所有的累積，都會化為養分，長成屬於自己的那棵樹。
我一開始就很清楚，一問一答的生成式AI解決不了這個問題，因為我要的不是 AI 回答我問題，我的需求是要它能直接從簡報生成講義。但我當時也不知道寫程式可以解決這件事，只能先跟AI一問一答，摸索可能的方向。
就這樣一來一往，我才慢慢找出答案：寫一支程式可能是我的解方。我自己不會寫程式，但AI會，我心裡有一套清楚的SOP流程，只要能把這套流程講清楚，AI就能幫我把它寫成程式。於是我投入了不少時間，最後真的把這支程式做出來了。
後來回頭想，這一整段過程讓我發現一件事：我不只是在問AI，而是希望AI真的能具體幫我完成一件事。一問一答雖然沒有直接給我答案，卻開啟了解決問題的線索，寫程式這件事，AI幫了大忙。真正的問題，從來不是AI能不能做，是我有沒有先把「這件事該怎麼做」想清楚，再讓AI去執行。
真正的差別不在AI這一端，而在我這一端有沒有先把「這件事該怎麼做」這個問題，回答過一次。回答過，寫下來，之後就不用再重新回答；沒有回答過，每次都只能臨時想，臨時想的品質通常也比不上靜下來認真想過一遍的版本。這不是什麼高深的道理，只是我自己踩過幾次同樣的坑之後，才慢慢想清楚的。
問AI，是每次都把整件事重新講一遍，講完等它做，做完還要檢查有沒有理解錯我的意思，理解錯了再重講一次。派AI去做，是先把規則講清楚一次，之後同樣的事情發生，AI就照著規則直接執行，不用我再重新交代。這兩者的差別，不是AI變聰明了，是我自己從「每次發問的人」，變成「先定規則的人」。
真正值得自動化的，不是那些困難的工作，而是那些早就知道怎麼做、卻還一直重複做的工作。這類工作不需要更多創意，需要的是把自己的做法整理成規則，再交給AI去執行。以下是我自己動手處理的三個案例。
我不會寫程式，但我有一套清楚的SOP：把每一頁的講義內容，直接放在那一頁簡報的講稿區裡。這套SOP講清楚之後，AI幫我寫成一支Google Script，程式會依照簡報本身的順序，去講稿區抓出對應的講義內容。因為抓取的順序完全跟著簡報走，簡報順序怎麼調整，講義都會自動跟著對齊，不用我再手動重排一次。
這件事以前要花我不少時間，現在跑一次程式就結束。省下來的不只是時間，還有每次簡報順序一調整，就要重新手動對齊講義的那種焦躁感。規則定好之後，我要做的，只剩下把講稿內容寫進簡報的講稿區，剩下的排版跟排序全部交給程式，這對我來說是超重要的一個功能，幾乎每堂課要交出去講義之前，我都會用到。
現在我的做法是分工：寫SKILL.md是Claude的強項，我讓Claude把出圖需要的規則寫清楚；出圖我偏好Gemini，就把這份SKILL.md交給Gemini的Gem去用。用Gem的好處是，它是一個設定好的專屬機器人，背景設定只要交代一次，之後不用每次重新解釋。現在我只要把簡報裡的文字丟給這個Gem，它就能直接產出一整組風格一致的圖，這對我來說真的是救星。
這兩個案例，一個是請AI寫出來的程式，一個不是程式，是設定好角色分工的AI組合，做法不一樣，但背後的邏輯是同一套：先把規則想清楚，講清楚一次，之後不用每次重新交代。
慢慢我發現，這三個案例改變的其實不是我做事的速度，是分工本身。以前是我自己想、自己做、自己檢查，一個人從頭到尾包辦。現在是我先想清楚，AI去做，我再確認結果，思考跟檢查還是我的事，中間執行的部分換了人做。
我不是在問AI要怎麼做，是先想清楚該怎麼做，再派AI照著做。問的人，每次都在等AI給答案；派的人，是先把答案想清楚，讓AI直接執行。
下次遇到一件邏輯有一半以上都不會變的事，也許可以先停下來想一下：這件事，我是要繼續每次都問，還是該把規則定下來，換自己當發號施令的人？如果你也想試試看，不用一次想得多完整，先從那件你最常重複交代的事開始就好。
小樹108・No.008｜AI工作流
後來回頭想，這一整段過程讓我發現一件事：我不只是在問AI，而是希望AI真的能具體幫我完成一件事。一問一答雖然沒有直接給我答案，卻開啟了解決問題的線索，寫程式這件事，AI幫了大忙。真正的問題，從來不是AI能不能做，是我有沒有先把「這件事該怎麼做」想清楚，再讓AI去執行。
重複的事，不需要每次都問
一件事只要邏輯有一半以上不會變，就值得考慮交出去，交出去一件是一件。這次是這門課的簡報，下次是另一門課的簡報，內容不同，但轉成講義的規則是一樣的：哪些頁面要保留原本的排版、頁碼放在哪裡，這些部分早就不會變。既然是不變的規則，為何我要一直重複做同樣的動作，浪費自己的時間。真正的差別不在AI這一端，而在我這一端有沒有先把「這件事該怎麼做」這個問題，回答過一次。回答過，寫下來，之後就不用再重新回答；沒有回答過，每次都只能臨時想，臨時想的品質通常也比不上靜下來認真想過一遍的版本。這不是什麼高深的道理，只是我自己踩過幾次同樣的坑之後，才慢慢想清楚的。
問AI，是每次都把整件事重新講一遍，講完等它做，做完還要檢查有沒有理解錯我的意思，理解錯了再重講一次。派AI去做，是先把規則講清楚一次，之後同樣的事情發生，AI就照著規則直接執行，不用我再重新交代。這兩者的差別，不是AI變聰明了，是我自己從「每次發問的人」，變成「先定規則的人」。
真正值得自動化的，不是那些困難的工作，而是那些早就知道怎麼做、卻還一直重複做的工作。這類工作不需要更多創意，需要的是把自己的做法整理成規則，再交給AI去執行。以下是我自己動手處理的三個案例。
案例一：把簡報自動變成講義的程式
以前做講義，是手動一頁一頁把講稿複製到另一份文件裡整理。最痛苦的地方有兩個：一是簡報順序一旦調整，講義也要跟著重新排一次，簡報改幾次，講義就要重排幾次；二是頁碼位置的要求不一樣，有時候要置中，有時候要靠右，每次都要重新手動排版，光是這些文字排版就很浪費時間。我不會寫程式，但我有一套清楚的SOP：把每一頁的講義內容，直接放在那一頁簡報的講稿區裡。這套SOP講清楚之後，AI幫我寫成一支Google Script，程式會依照簡報本身的順序，去講稿區抓出對應的講義內容。因為抓取的順序完全跟著簡報走，簡報順序怎麼調整，講義都會自動跟著對齊，不用我再手動重排一次。
這件事以前要花我不少時間，現在跑一次程式就結束。省下來的不只是時間，還有每次簡報順序一調整，就要重新手動對齊講義的那種焦躁感。規則定好之後，我要做的，只剩下把講稿內容寫進簡報的講稿區，剩下的排版跟排序全部交給程式，這對我來說是超重要的一個功能，幾乎每堂課要交出去講義之前，我都會用到。
案例二：讓Gemini的Gem，變成我的專屬出圖機器人
簡報裡的圖，也是同樣的道理。過去找簡報要用的圖，最花時間的從來不是找一張圖，一張圖通常很好找。真正可怕的是，如果一頁要表達三個並列的概念，要找到風格一致、看起來像同一個系列的三張圖，這件事非常耗時間。現在我的做法是分工：寫SKILL.md是Claude的強項，我讓Claude把出圖需要的規則寫清楚；出圖我偏好Gemini，就把這份SKILL.md交給Gemini的Gem去用。用Gem的好處是，它是一個設定好的專屬機器人，背景設定只要交代一次，之後不用每次重新解釋。現在我只要把簡報裡的文字丟給這個Gem，它就能直接產出一整組風格一致的圖，這對我來說真的是救星。
這兩個案例，一個是請AI寫出來的程式，一個不是程式，是設定好角色分工的AI組合，做法不一樣，但背後的邏輯是同一套：先把規則想清楚，講清楚一次，之後不用每次重新交代。
案例三：行事曆裡的超級秘書
我另外還有一段Google Apps Script，是我手動觸發的，會把課程資訊更新到Google日曆上，同時檢查當天要用到的簡報、講義、練習題是不是都做完了，做完的話就把三個連結全部放進當天行事曆的備忘欄裡。這個功能，許多人也曾經找過不同的App想要達成，但常常因為整合性不佳而放棄。點開當天的行事曆，要用的東西全部都在那裡，不用再回頭一個一個找檔案。這個功能我想要很久了，跑出來的感覺，真的像多請了一個超級秘書。做法跟前面兩個案例又不一樣，但邏輯還是同一套：規則先定好，之後不用每次重新想這件事該怎麼做。
如果你也想盤點手上有哪些事適合這樣處理，可以先問自己幾個問題：
如果你也想盤點手上有哪些事適合這樣處理，可以先問自己幾個問題：
- 這件事是不是重複發生，不是只有這一次？
- 中間的判斷邏輯是不是已經穩定下來，不會每次都不一樣？
- 做完之後，你是不是常常還要花時間回頭確認、整理、或者到別的地方翻找？
判斷還在，只是不用重複
有人可能會覺得，這樣是不是把判斷都交出去了。其實不是，規則本身還是我自己定的，只是判斷的時間點往前搬了。以前是事情發生的當下才判斷，判斷跟執行黏在一起；現在是在事情發生之前，先把判斷做完寫成規則，執行的時候只需要確認有沒有超出規則涵蓋的範圍。判斷沒有變少，只是不用每次重新做一遍。慢慢我發現，這三個案例改變的其實不是我做事的速度，是分工本身。以前是我自己想、自己做、自己檢查，一個人從頭到尾包辦。現在是我先想清楚，AI去做，我再確認結果，思考跟檢查還是我的事，中間執行的部分換了人做。
我不是在問AI要怎麼做，是先想清楚該怎麼做，再派AI照著做。問的人，每次都在等AI給答案；派的人，是先把答案想清楚，讓AI直接執行。
這件事，可以繼續盤點下去
這件事讓我開始重新看自己手上還有哪些「已經做過很多次、但每次都還是重新問一遍」的工作。講義程式、出圖用的Gem、日曆排程，只是我先動手處理的幾件，剩下的，還在陸續盤點。下次遇到一件邏輯有一半以上都不會變的事，也許可以先停下來想一下：這件事，我是要繼續每次都問，還是該把規則定下來，換自己當發號施令的人？如果你也想試試看，不用一次想得多完整，先從那件你最常重複交代的事開始就好。
小樹108・No.008｜AI工作流
．．．關於分享者．．．
※連繫：FB 蔡興正
※電郵：jason@cpfs.com.tw
※證照：孫易新心智圖講師班﹙2014﹚ | GCDF全球職涯發展師 | Google全球教育家
※專長：心智圖法 | 數位工作 | 職涯紫微
留言
張貼留言