班恩是一位年輕的理財顧問師,這一家公司雇用班恩來為進行複雜交易的銀行業者製作報表。班恩說,我用前輩教我的方法,完成工作需要六小時,後來,班恩發現,這些工作可以用一套拼湊起來的Excel腳本來處理,也就是Excel的巨集指令。
班恩改用自己方法,將新工作用一連串的巨集來處理,本來要六小時的工作,現在只要一個按鈕即可,班恩反思這樣的工作,若是如此,那麼這一份工作還有什麼價值呢?他必須要提高價值,因而想要轉職成為電腦程式設計師,家人為此決定擔憂不已,原因是,班恩是經濟系畢業的,毫無程式的基礎。
班恩再度採用不同於常人的方法,學習電腦程式這個複雜的工作,需要極度的專心,這是一種需要深度工作的專業。他將自己鎖在沒有電腦的房間、只有教科書、記事卡和螢光筆。房間沒有讓他分心的事務,唯一工作讓他保持專注,每天在自己房間超過五小時,讀完十八本書。
苦讀二個月之後,班恩參加以嚴格聞名的課程-「設計訓練營 Dev Bootcamp」,參加課程的人只有一半會畢業,班恩不但順利畢業,而且是第一名。深度的工作成效顯著,讓班恩快速找到工作,班恩之前的理財顧問年薪四萬美元,但電腦程式設計師,年薪可以高達十萬美元,而且還會依能力不斷向上調整。
班恩的故事凸顯一個重要的教訓,我們太少在意外面的變化,常會以為自己的工作經驗,千萬不可告訴別人,以免被取代。但避免被取代最好方法,不是藏一手,而是創新與學習,創新的能量就來自「深度工作力」。那什麼是深度工作?什麼又是淺薄工作?
深度工作
在免於分心的專注狀態下進行職業活動。這種專注可以把你的認知能力推向極限,而這種努力可以創造新價值,改進你的技術,並且是他人所難以模仿的。
淺薄工作
非高認知需求、偏向後勤的工作,往往在注意力分散中執行。這類工作通常無法創造多少新價值,而且很容易模仿。
深度工作具有極高價值的技術,為何需要深度工作,有兩個理由:
第一個理由與學習有關。
今日的資訊經濟仰賴快速進步的複雜系統,你必須有能力很快學會複雜事物。達成這個目的需要深度工作,如果你不培養這種能力,你可能隨著科技進步而落後。同時也代表著,學習力將來即是翻身力。
第二個理由是,數位網路革命的影響是兩面刃。
進入深度狀態主要的障礙之一,就是我們不斷會有「渴望」,將注意轉向淺薄的衝動。經常出現的人生幾個重大的「渴望」,分別為享受美食、睡覺和性,同時也包括辛苦工作之後的小休息、檢查電子郵件和社群網站。如何才能成功地抗拒這些容易分心事物呢?需要幾個原則來協助你,《深度工作力》一書總共提出四大原則,十八種策略,我個人則是從「時間管理」的角度出發,歸納三大原則,七個策略,來協助我慢慢培養深度工作能力。
創造有用的東西,它可以通達的受眾(亦即僱主或顧客)基本上是無限的,這將使你的報酬大幅增加。另一方面,如果你創造的東西平庸無奇,你的麻煩可大了,你的受眾很容易在線上找到更好的替代品。
❙ 原則一:培養深度工作力
策略一:確立自己的工作哲學
時間的安排是第一個重要的策略,與自己的工作哲學有關。我採用節奏式的深度時間安排,就是依據自己能量的高低,進行於每一個時段安排。上午是我能量最高的時候,不是去上課,就是安排寫作,這個時段為深度工作刻意安排。簡單、易懂、不費力、亦不需選擇,讓大腦直接進入工作模式。為每一個工作創造節奏,把它們變成簡單而規律的習慣。
夏佩爾博士是一位忙碌的博士候選人,也是一位孩子剛出生的父親,正苦惱工作繁忙之時,改用這樣的方法,於五點半到七點,只專注寫論文,然後,早餐與上班,上班前就完成一天的論文量。夏佩爾形容這種有節奏的時間安排「超級有生產力,而且沒有罪惡感」。
節奏式的安排,是藉由堅持不懈的作息支持深度工作,確保有規律地達成少量成果,一年下來,往往足以累積可觀的深度時間。想像未來的成果與進度的安排,是一個重要的輔助。
策略二:建立深度工作的儀式
對於以心智創造價值的人,有一個常被忽略的事實是,他們很少隨意改變自己的工作習慣。以得過普立茲獎的傳記作家卡羅(Robert Caro)為例,一篇 2009年刊登的雜誌側寫說:「卡羅的紐約辦公室每一吋地方都有規矩。」他放書的位置、堆疊筆記本的方式、牆上擺設的東西,甚至他穿什麼衣服到辦公室,一切都按照一套既定的習慣,而且在卡羅漫長的生涯中很少改變。「我訓練自己變得有條有理。」
關於儀式方法,我則是以拿到定時器為提示點,利用《番茄工作法》來進行,只要按下定時器的一瞬間,就開始啟動我的工作模式。若是於短暫休息的3分鐘,記得補足半杯水,多喝水有利於保持專注度。
於個人工作習慣方面,書中提及採用的是《執行力的修練》介紹的四大紀律,分別為:
❶ 專注在最重要的事情:少就是多,相關文章可參考《OKR:做最重要的事》
❷ 根據領先指標行動:就是花在重要目標的深度工作的時間
❸ 設置醒目的計分板:有比對的數字,讓人有前進的動力
❹ 定期檢討成效:關鍵在於定期檢討,並養成事先計畫一週工作的好習慣
為何作者會特別提出這一本書,其中有講到破壞式創新大師克雷頓‧克里斯汀生與英特爾葛洛夫的一段小故事,葛洛夫想要為下一個產品創新時,找到了雷頓‧克里斯汀生,當雷頓‧克里斯汀生滔滔不絕地說「怎麼」做時,葛洛夫打斷他的話,告訴創新大師,他是要知道做「什麼」,而非「怎麼」做。所以,這四點的方向很重要,細節上有所不同是可接受的。
❙ 原則二:學會擁抱無聊
策略四:要懶惰
策略四:要懶惰
創造有價值的東西需要努力,而這些努力需要心智定期得到釋放與休閒的支持。小說兼漫畫家克里德的解釋:懶惰並非度假、放縱或罪惡,它對大腦不可或缺,就像維他命D對身體一樣,缺少它將使我們的心智生病,像是造成缺陷或向優病……聽起來似乎矛盾,但它是把工作做好所不可或缺的元素。
停止思考有助於領悟,將一些事情的決定轉交由無意識的心智來進行,效果會更好,換句話說,若你吸收與思考重要的事務一段時間之後,接著去進行一些不相關的事務,讓心智的潛意識層來領會,將會得到的結果會更好,想更進一步知悉更多的夥伴,可以參考書182頁。
除此之外,停止思考有助於補充深度工作需要的能量,這是有關於「注意力恢復理論」的研究。當你完成一整天的工作之後,需要進行的是,與朋友閒談、孩子聊天、輕鬆地散步…等,這些都有助於恢復明日注意力。
相反的,一整天之後,你依然不停地確認電子郵件,檢查與回覆,短期之間可能對你的工作有效益,但這些工作將無法讓你恢復原有的注意力,而使你的工作效率日漸衰退,一段時期沒感覺,但注意長期累積疲勞的影響。
策略五:別逃避分心,要逃避專注
分心難免,不需要逃避,而是要梳理,如同大禹治水,不是防止築堤,而是疏通導引。將分心的事務﹙例如:使用網路、確認訊息、吃些零食、小休息…﹚排入你一日的工作計畫中,讓心智能獲得小戰果。心智比較難以拒絕的是「高刺激的低價值活動」,而不想要「低刺激的高價值活動」。
藉由計畫性地安排,隔絕分心,讓自己的心智慢慢減少分心次數,進而強化控制注意力的肌肉。經由時間的記錄,來分析自己的工作流,有數據、有依據也比較容易改善,進步也容易看得見。
策略六:安排工作日的每一分鐘
2013年英國電視監管局調查二十五歲到三十四歲的年齡層,利用「訪談」的方式進行統計,這個年齡層每週花十五到十六小時看電視。這聽起來很多,但實際為嚴重低估,若改用安排計時器的實際記錄的方式,統計結果顯示是二十八小時。
我們每天花時間在「自動駕駛」上,並不會去思考我們如何利時間,這是一個極大的問題。若沒有刻意去保護與維持深度的工作,無關緊要的事務將會佔滿你的工作計畫中。
在每個工作開始之前,找到專為這一個策略而準備的計畫表,為自己寫下今日的行程,一直到你就寢為止。完成工作日的時間安排之後,每一分鐘都會專屬於某一件事務,除了專注工作,分心工作也需要排入,這樣你就會有高效的一天,因為你不必再問自己,等一下要進行什麼工作,而只要照表操課即可。
時間表的目的,不是束縛,而是深思熟慮。
策略七:確認淺薄工作的時間比率
一個很少被問到的問題:「我花在淺薄的工作時間應該占多少比率?」
對一般人而言,時間應為30%~50%。忙碌的我們,是否正在盤算能否低於30%,不過,你得想想主管的擔心,你是否會變成鑽研大思想家、但從不回覆電子郵件的知識工作隱士。﹙意思是只專注自己的工作,從不理會他人,別忘記,組織是一個團體喔!﹚
同時,書也提到一個數字,深度工作一天不會超過四小時,畢竟每一人的面對的工作職場不同,一天工作開始,先以保護這四小時為出發點,想辦法有效能去理處理淺薄的工作﹙運用Excel的VBA處理重複性的工作即是﹚,即能讓我們有時間能投入深度工作中。
❙ 結論:真正的快樂不是來自休閒活動
花了如此大的勁於工作之中,最重要還是要讓自己快樂,吃喝玩樂多一點,工作少一點,好好的享受人生,是大部分人的期盼。
世界上著名的心理學家之一契克森米哈,於1980年代,用一種新的技術,精確地測量每日行為對心理層面的影響。契克森米哈經由研究之後,提出了「心流﹙Flow﹚」這一個名詞的解釋是:
心流:最好的時刻總是發生在一個人自發性的發揮身體或心智的極限,完成困難且有價值的事情時。
這個觀念到目前為止,與主流的觀念仍是相反,放鬆才能快樂,應要花更多的時間在休閒活動上才對。但諷刺的是,工作實際上比休閒時間更容易獲得快樂。如同心流活動,它有內建的目標,反饋的法則和挑戰,需要專注並全神投入。
而休閒時間是未經建構的,因此沒有任何努力之下,放鬆反而不快樂。若能透過深度工作,讓一週之間產出較多的「心流」時刻,對生活的滿意度更高,人類似乎在沉浸於挑戰時最快樂,而休閒並不是不重要,它的目的只是為儲備下一次的能量,為下一個心流時刻做準備。
深度的專注工作,個人認為是一種創造價值的過程,當然,有也人因為分心而創造有價值的結果。個人目前為專業自由工作者,需要的是提高個人的生產力,同時也保護好休息的時間,不能一直想用少少的時間,想要完成許多的工作,應要從品質去提升才行,分享閱讀後的三個心得:
- 專業的複雜度日益提高,需要更專注才能持續一定的品質,深度工作時數是關鍵。
- 保有空白的時間,才能讓腦中的知識產生連結,同時也能將一部分的決定,交給潛意識來進行,會更為直覺。
- 務實記錄才能讓自己進步,憑印象的作業方式,會讓自己誤判自己工作所需的時間,原因是我們對時間的使用過於樂觀,且很容易要求完美。
順手傳給你的朋友,相信你的朋友也許有機會如同班恩一樣,於職涯轉化的過程中,重新找回自己的自信心與一片天。
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