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閱讀旅圖:成功最關鍵的事-管理「不如預期」


小林,這件事情,為何又遲交?老是處理不好交待的任務,你的心去哪裡了?到底知不知道要用心!﹙唉!不是我不用心,而是主管您記錯日期啊!算了,下次這部分我也會計畫進去的…﹚

「不如預期」是計畫失敗帶來的打擊。因為經常不如預期,所以計畫沒有用。但不解的是,為何所有成功人士老是將「計畫」放在嘴邊?不斷強調計畫所帶來的價值,到底書中的理論與實務,差異在何處?計畫實在很麻煩,該如何做才真正有效?如何來管理職場中的「不如預期」?

計畫人人會做,其中的「安排」與「計畫」相關知識,每一個人對此認知又有很大的差異。

今天要閱讀的是《成功最關鍵的事─管控「不如預期」:日本心理戰略師教你計畫要成功,先把挫折、失敗、偷懶排進行事曆》,看看這一位年輕的心理學家如何應用心理學理論來強化管理「不如預期」。



❙ 跳開計畫的三個誤解

「每次都在截止日之前才完成工作。」﹙OS:我希望能給自己多一點檢查的時間嗎?﹚

「每天總是非常的忙碌,家事和小孩就忙得不可開交,難怪越來越…。」﹙OS:我能多一點優雅的時間嗎?﹚

「放假日總是塞滿太多預定的事情,結果是精.疲.力.盡。」﹙OS:假日放空一下不知可以嗎?﹚

擅長計畫與不會計畫人的區別,關鍵就在「拆解」。若能將複雜的工作進行拆解,讓每個步驟在最容易的狀態下進行,不須質疑、不用煩惱,好讓自己能夠輕輕鬆鬆地處理每件工作。



如何才能做到呢?對於工作安排,經常會有三個誤解,我們來細看之。

❶ 沒有標準的情況下行動
❷ 自以為這個也會,那個也會,同時展開許多的工作
❸ 沒有計畫會遇到挫折

❶ 沒有標準的情況下行動

你有排工作計畫的習慣嗎?上午製作會議報告,結果到下午還沒有完成。一般而言,我們總會根據過去經驗安排,但少了一個步驟,就是沒有對自己能辦到的工作有具體化的數字,沒有標準化,就等於沒有安排計畫,寫下來只是待辦清單而已,沒有時間感,同時,我們對時間感與生俱來就是很馬虎。

不少心理學都有類似的研究,時間感取決於我們對該件事的好惡。一件喜歡的事情,做2小時感覺是2分鐘。若是坐在一塊燒燙的板子上,2秒等於2小時,這就是所謂的「計畫錯誤」。
那如何跳脫「計畫錯誤」這個問題呢?書中指出兩個方法:
  1. 找一位熟識自己的人,請他預測你會花多少時間結束這份工作。
  2. 找一位與自己有深交的同事,預估如果由他來進行這份工作,會花多少時間。
這個方法主要是著重於「客觀性」,因為每一個人都會過於樂觀。建立屬於自己的工作標準時間,才是解決問題真正的源頭,避開自己對工作計畫安排的誤解,就是將自己的工作細步拆解,然後「記錄時間」。

❷ 自以為這個也會,那個也會,同時展開許多的工作

「多工」這個概念,會經常讓人誤解,同時進行ABCD這四件事情,這樣完成的速度較快,來看許多研究之中其中一個,已告訴我們不可能。原因是,根據研究指出,同時處理多項任務時,工作效率會下降四〇%,和單一任務相比,作業時間會多五〇%,作業失誤率增加五〇%。

因此,若是要快速完成ABCD這四件事情,應該要完成一個單一任務,再繼續下一個…,像這樣反覆完成工作,才是最快到達目的地的方法。千萬不要陷入「多工」作業的迷思。能進行所謂的「多工」作業,通常都有一定的限制條件,主要是因為有一些工作不需要太耗費大腦資源,才比較適合,例如,邊開車邊聽音樂…等。

若是要一次處理單一工作,有一個方法很有用,就是廣為人知的「番茄工作法」,排定工作順序之後,然後利用定時器﹙個人不太用手機的APP,喜歡傳統定時器﹚,這一個工作法也深受興正喜愛,有興趣的夥伴,可以參考這一篇文章「間歇高效率的番茄工作法」。

❸ 沒有計畫會遇到挫折

古有明訓,失敗為成功之母。失敗有關的格言,不勝枚舉,不外乎鼓勵世人從失敗中學習,從挫折中站起,記取失敗的教訓。不過,為了避免失敗,我們耗盡許多的心力進行計畫,滿腦子就是想要成功與順利,而非面對失敗,原因是我們都有「確認偏誤」。

「確認偏誤」指的是,當我們認定「希望能有這樣結論」時,只會蒐集有利於結論的資訊,完全忽略不利自己或矛盾的資訊,因而出現誤判。

應該會很順利,反而會不如預期。當結果導致失敗時,自己知悉無法到達原先預定的目標,會突然喪失鬥志,進而自我放棄,這樣的行為,於心學上稱之「管他的效應」。

若要避開這樣的想法,要將「失敗、挫折、計畫外的狀況」等情形,納入自己的計畫中。如果能擬定好面對這一切狀況的對策,才算得上真正會安排。


❙ 進行計畫安排的技巧

適才適所,不論使用工具或方法,還是求職,都要符合自己的個性,這一點很重要。

美國心理學家教授諾倫將人類的心理狀態分成兩種,主要為樂觀派與悲觀派:
第一種「防衛型悲觀主義者」,這樣的人即使成功,也會擔心自己「下一次可能會失敗」。
第二種「戰略型樂天派」,這樣的人就是毫無理由地認為,自己「下次也沒有問題」。

先說明一下,並非「戰略型樂天派」比較容易成功,負面、消極的「防衛型悲觀主義者」比較容易失敗,這樣的說法是錯的。任何人都會成功,只是不同類型要採取不同戰略,差別僅止於此。

你是那一種型的呢?書中指出,日本高達98%的人,都是屬於「防衛型悲觀主義者」。個人認為,我自己也比較偏向這一型,若是如此,如何來進行計畫安排呢?

書中有七個技巧,興正特別分享三個技巧,非常推薦給大家:

技巧❶ 利用「If-then 計畫」原則,隨機應變
技巧❷ 滿足三C,讓你有主控權
技巧❸ 事先計畫挫折的放假日

技巧❶ 利用「If-then 計畫」原則,隨機應變

於九十四項學術研究證實,「If-then 計畫」是步驟安排的第一個技巧,是最有效且最強的步驟安排方法。這個技巧,顧名思義,就是「如果下午三點前如果無法整理好資料﹙if﹚→就暫停其它的工作﹙then﹚」,事先擬定計畫並列表,就沒有意志力的問題,會主動進行。如果我們無法決定「什麼時候要做什麼事情」,行動是很難持續的。

「If-then 計畫」非常符合「防衛型悲觀主義者」,原因無他,這類型的人很容易將所有事情陷入悲觀的預測。

技巧❷ 滿足三C,讓你有主控權

根據一項與幸福有關的研究,人的幸福感與自己能掌握多少自己的人生成正比。自己所擬的步驟愈是有幫助,幸福感愈會增加。

美國愛達荷大學曾針對八百位民眾的休假,進行調查,發現認為自己可以隨心所欲安排休假的人,幸福感比較高,喜歡挑戰新事物的人,也比較容易感到幸福。

一樣是在家無所事事,但做出「這個週末要在家放空」這樣決定的人,在安排就緒後實際去做時,幸福程度會變高,與事先沒有計畫的人有所差異。為何?這與以下三個C很有關:

ⓒ=Challenge,挑戰
ⓒ=Controllability,可控制地,依照自己所想的來度過
ⓒ=Careful Planning,周密的計畫,安排行程


這個技巧用於假日可以提高幸福感,那麼用於工作也是可行的。每天早上花十分鐘思考一天的行程,為自己掌握每一個今天做準備。或許一開始無法盡如人意,為避免大量不可控的因素,一個小小的技巧提供給你,就是記得留下空白的時間,至少是30%~50%以上,作為緩衝與調整之用,然後可以每三小時調整一次,相關文章為《創意,從計畫開始》。

技巧❸ 事先計畫挫折的放假日

想要完成長期執行相關的工作,例如:考試、專案執行、減肥計畫…等,維持動力最有效的技巧是計劃「放假日」。簡單來說,就是事先安排「放假日﹙放鬆日﹚」,當整個過程過於緊張時,也許某一天那根緊張的線突然斷裂時,這個做法就是為了平衡「管他的效應」這種極端的行為出現。

關鍵的作法是,不能於當日一早時決定「休假」,而是事先就排定,並且放入行事日曆中。那「放假日」是愈多愈好嗎?﹙找到一個放假的好理由了!恭喜我們大家…﹚哦!不,書中提出一個比例,在擬定計畫中,放假占十五%是恰當的,先這麼想心情就會變輕鬆了。﹙好吧!聊勝於無,趕緊打開個人的年度計畫,先加入再說…﹚

來源

❙ 別陷入時間安排的三個陷阱

花了時間進行計畫,但老是在中途很快就變了樣,明明是一個游刃有餘的計畫,最後時間上還是來不及,壓力很大。請檢查是否掉入了安排計畫的陷阱中,分享三個時間安排的陷阱:

陷阱❶ 用了達成率只有一成的計畫方法
陷阱❷ 陷入一切順利的錯覺
陷阱❸ 一遇到挫折就自暴自棄

陷阱❶ 用了達成率只有一成的計畫方法

為了達成目標,你會進行什麼樣的事前準備呢?英國心理學家查德.威斯曼博士發表了一些研究,結果顯示,有五個方法沒有效果﹙只有一成達成率﹚,另五個方法則比較有用。自己可以先行勾選,不過,要有心裡準備,答案讓人有很大的衝擊﹙答案在文章的最後面﹚:

01. Step by Step 進行準備。
02. 參考達成類似目標者來擬定計畫
03. 將自己的計畫告訴某人
04. 事先想像如果事情無法按準備的進行,事態會很嚴重
05. 想像事情如準備的方向進行,會有好的結果
06. 壓抑消極的想法
07. 每當接近目標時,就會給自己一個獎勵
08. 依賴意志力
09. 記錄進展的狀況
10. 想像目標達成時,人生會出現的改變

陷阱❷ 陷入一切順利的錯覺

有想法然後告訴別人,當對方聽到時,大部分的人都會對你說:「你好棒,加油唷!」看到對方的反應,自己產生了好心情,感覺自己已經開始往目標達成的方向前進,這正是陷阱的開始。

為了避開這樣的錯覺,建議大家不須將目標告訴他人,或是告訴他人之前,一定要有周密的計畫,這一點是最有效的。事情周密的計畫、細分流程步驟,以倒推計畫的方式擬定行程,明確定出該完成的事情,就不會產生這樣的錯覺。

陷阱❸ 一遇到挫折就自暴自棄

這一個陷阱是之前提到的「管他的效應」,前面也有說明對應的方法。若是要真正的破除,有三個方法可以使用:

① 設定長期目標:關鍵在於累積,人生是馬拉松,不是短跑。
② 將「放棄」的目標改為「做」的目標:目標不要設定「這個月不要亂花錢」,而是設定成「這個月要增加不要亂花錢的天數」。
③ 記錄失敗的次數:若是昨日亂花錢,今日有覺察到就記下來,然後想辦法於今日省錢。從失敗到回到正軌,只要看著紀錄,就會有失敗再起的經驗,慢慢自然就會變得更好。

關於陷阱❶ 的解答

對計畫排定沒有用的技巧,為偶數號碼﹙2,4,6,8,10﹚。不知你用了幾個?其中的第2點,參考達成類似目標者來擬定計畫,請大家務必思考,因為每一個人成功方法都不一樣,不能將成功者的經驗囫圇吞棗才對。

這一本書花了我較多的時間閱讀整理,正確的認知才能進行刻意的練習,否則只會越錯越多而已,分享我從書中獲得的三個心得:

SOP流程超級重要,尤其對專業自由工作者而言。從事專業自由工作者的原因,就是希望工作的彈性,若是要想要自己的工作彈性自主,背後就需要高度的自律,再加上做計畫正確的技巧,避免光有自律却仍一事無成

時間的安排上,要符合自己的個性,自己屬於「防衛型悲觀主義者」,應要多作一些計畫不如預期的管理。

管他的效應與休假日,也是我的一大收穫,專業自由工作者很容易沒日沒夜的工作,但這並不利長久的工作,也不利於計畫的達成。

這一本書除上述之外,也有提到「GTD時間管理法」,同時對於目標的設定方式,有提到一個「MAC法則」﹙不是指蘋果電腦啦!…XD﹚,我覺得很受用,這二個單元我將另寫文章來介紹,尤其是目標設定,我也將結合OKR目標管理,實務說明我是如何來運作的。歡迎分享給你的朋友或是職場的夥伴,學會計畫的安排,人人都很需要。

也期待實務文章的分享,能再次與你相逢…

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用心智圖畫出未來的職涯道路-08

《職場心智圖-超簡單、高效能》  

週五的夜晚,小秀與同事聚餐之後道別,隔日是週末假期但心情卻不如以往,有著一點點憂愁。一位與自己熟悉的夥伴即將離職轉換跑道,小秀面對未來的工作,心中多了一份焦慮。

小秀從事這份主編的工作,已將近三年,面對未來的職場,並沒有因為工作的熟悉度而展現出自信,反而因為世界正在快速的轉變,對自己的未來迷惘加深,卻不知該如何有效的思考。

除此自己考量之外,還有當我們遇見AI,人的優勢在哪裡?美國智庫皮尤研究中心,2017年調查4100名美國人,對此看法,超過7成的受調者擔心電腦將會搶走自己的飯碗。創新工場董事長兼首席執行官李開復曾說:「AL幫我們做重複性工作、釋放我們去做更多該做的事情。」

面對未來職涯該如何規劃?從三個面向來進行,稱之為職涯的金三角,三個要素為職業興趣、能力強項與價值觀。三要素對職涯上所代表意涵為:
能力強項:代表的是我最會什麼?少了『能力』,做起來會辛苦。職業興趣:呈現我喜歡做什麼?少了『興趣』,做起來會無趣。價值觀:我重視什麼?沒有什麼覺得沒有意義?少了『價值觀』,做起來難持久…
這三個面向,要考量的內容有很多,如何思考?這時可以利用心智圖來進行整合思緒,發散思考的同時兼具邏輯性的整合,
以小秀的個人職涯規劃為案例,繪製步驟如下:

一、繪製中心主題
中心主題代表的是一個未來性,代表自己未來的職涯想要達到的理想狀態。現職從事主編的小秀,在未來三年,希望能更有自信的去面對多變的未來,並且能獨當一面,於是在中心主題上畫下一位女生代表自己,看起來很開心,再加入一件超人裝,傳達的意涵為三年後的自己能力如同超人一般,最後於中心主題下方,再寫上自己的名字。圖案視覺化於中央,對於各面向的整合更容易聚焦。

二、職涯內容的展開
依據職涯金三角,將職業興趣、能力強項與價值觀,變成是心智圖的主幹。對於主幹顏色的選擇,職業興趣選用綠色來呈現,代表是一種樂在工作的感覺。能力強項,則是用橙色,有點黃金富裕的感覺,代表是內容越多,報酬就會越多金。價值觀選用藍色,代表是心中一把尺。



三、資料的探索與統整
能力強項:小秀最需要的是能力強項的探索,此時可以利用運用能力探索工具,例如個人技能評估表、能力強項卡…等,來協助小秀更加瞭解自己,將探索後的結果,整理至心智圖中。除了工具輔助之外,這時也可以回顧近幾年的工作經驗,將這些工具不足之處,加以補充。每一個人能力很多元,於未來職場發展的概…

個人年度計劃﹙職涯發展﹚ for 2020

5、4、3、2、1…新年快樂,新年新希望…﹙不變的台詞,變化的歲月﹚

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秋高氣爽的九月,公司會開始例行性進行一項計畫,就是設定明年目標。光是為公司想明年的目標,再加上今年底公司要檢討今年成果,早已有些焦頭爛額,再也找不出時間為自己想想,自己需要的是什麼?

每年都為達成公司的使命而努力,自己的願望清單早已深埋工作中,難道這是上班族無法扭轉的宿命嗎?回想起,就有些許不甘心,為何我變成現在這個樣子?

古有云:「你想什麼?就會去做什麼?然後經驗什麼?你就是什麼?」我們都希望明天的我,變得比今天更好更進步。期待未來的生活與過去不同,享有人生不同面貌,實踐自己的夢想。

夢想很大,有點摸不著頭緒,容易讓人感覺是混亂的,那倒不如從一個點出發。想要重整人生,或許年度計畫是一個不錯的起點。

如何來展開年度計畫呢?當我們覺得混亂的時候,擺脫方法超簡單,解法就在各位的手機上。當我們把玩著手機時,發現有點混亂時,會想到回到原始點,此時,會直覺按Home鍵。年度計畫也是一樣,要先找到一個起始點,按下Home鍵是一個不錯的方法。


年度計畫的Home鍵是什麼呢?其實,它是一個人生的參考點。探索人生參考點的方法有很多,推薦一個方法給大家,就是生命之輪。運用生命之輪的八個面向﹙分別為:工作、學習、家庭、健身、休閒、人脈、靈性、理財﹚進行反思,如同Home鍵,用來找到年度計畫的起始點。

生命之輪的操作方式為,將八個面向分為滿意度與時間配置。最滿意為10分,不滿意為0分。利用十分鐘的時間,就可以得出兩個輪子樣貌,不知您手上的形狀為何?是圓滑平衡?還是奇形怪狀?

完成之後,問問自己為何會有這樣分數?有什麼樣高峰經驗可以回想?從高峰經驗中獲得什麼?想要改善的是什麼?這就是年度畫的Home鍵,找到立足點,就知悉自己目前處境為何?依據這樣的結果來設定年度計畫,就會有所依據,進退之間能夠拿捏。

接續,開始構思年…