閱讀旅圖：成功最關鍵的事-管理「不如預期」

小林，這件事情，為何又遲交？老是處理不好交待的任務，你的心去哪裡了？到底知不知道要用心！﹙唉！不是我不用心，而是主管您記錯日期啊！算了，下次這部分我也會計畫進去的…﹚

「不如預期」是計畫失敗帶來的打擊。因為經常不如預期，所以計畫沒有用。但不解的是，為何所有成功人士老是將「計畫」放在嘴邊？不斷強調計畫所帶來的價值，到底書中的理論與實務，差異在何處？計畫實在很麻煩，該如何做才真正有效？如何來管理職場中的「不如預期」？

計畫人人會做，其中的「安排」與「計畫」相關知識，每一個人對此認知又有很大的差異。

今天要閱讀的是《成功最關鍵的事─管控「不如預期」：日本心理戰略師教你計畫要成功，先把挫折、失敗、偷懶排進行事曆》，看看這一位年輕的心理學家如何應用心理學理論來強化管理「不如預期」。

❙ 跳開計畫的三個誤解

「每次都在截止日之前才完成工作。」﹙OS:我希望能給自己多一點檢查的時間嗎？﹚

「每天總是非常的忙碌，家事和小孩就忙得不可開交，難怪越來越…。」﹙OS:我能多一點優雅的時間嗎？﹚

「放假日總是塞滿太多預定的事情，結果是精．疲．力．盡。」﹙OS:假日放空一下不知可以嗎？﹚

擅長計畫與不會計畫人的區別，關鍵就在「拆解」。若能將複雜的工作進行拆解，讓每個步驟在最容易的狀態下進行，不須質疑、不用煩惱，好讓自己能夠輕輕鬆鬆地處理每件工作。

如何才能做到呢？對於工作安排，經常會有三個誤解，我們來細看之。

❶ 沒有標準的情況下行動
❷ 自以為這個也會，那個也會，同時展開許多的工作
❸ 沒有計畫會遇到挫折

❶ 沒有標準的情況下行動

你有排工作計畫的習慣嗎？上午製作會議報告，結果到下午還沒有完成。一般而言，我們總會根據過去經驗安排，但少了一個步驟，就是沒有對自己能辦到的工作有具體化的數字，沒有標準化，就等於沒有安排計畫，寫下來只是待辦清單而已，沒有時間感，同時，我們對時間感與生俱來就是很馬虎。

不少心理學都有類似的研究，時間感取決於我們對該件事的好惡。一件喜歡的事情，做2小時感覺是2分鐘。若是坐在一塊燒燙的板子上，2秒等於2小時，這就是所謂的「計畫錯誤」。

那如何跳脫「計畫錯誤」這個問題呢？書中指出兩個方法：

1. 找一位熟識自己的人，請他預測你會花多少時間結束這份工作。
2. 找一位與自己有深交的同事，預估如果由他來進行這份工作，會花多少時間。

這個方法主要是著重於「客觀性」，因為每一個人都會過於樂觀。建立屬於自己的工作標準時間，才是解決問題真正的源頭，避開自己對工作計畫安排的誤解，就是將自己的工作細步拆解，然後「記錄時間」。

❷ 自以為這個也會，那個也會，同時展開許多的工作

「多工」這個概念，會經常讓人誤解，同時進行ABCD這四件事情，這樣完成的速度較快，來看許多研究之中其中一個，已告訴我們不可能。原因是，根據研究指出，同時處理多項任務時，工作效率會下降四〇％，和單一任務相比，作業時間會多五〇％，作業失誤率增加五〇％。

因此，若是要快速完成ABCD這四件事情，應該要完成一個單一任務，再繼續下一個…，像這樣反覆完成工作，才是最快到達目的地的方法。千萬不要陷入「多工」作業的迷思。能進行所謂的「多工」作業，通常都有一定的限制條件，主要是因為有一些工作不需要太耗費大腦資源，才比較適合，例如，邊開車邊聽音樂…等。

若是要一次處理單一工作，有一個方法很有用，就是廣為人知的「番茄工作法」，排定工作順序之後，然後利用定時器﹙個人不太用手機的APP，喜歡傳統定時器﹚，這一個工作法也深受興正喜愛，有興趣的夥伴，可以參考這一篇文章「間歇高效率的番茄工作法」。

❸ 沒有計畫會遇到挫折

古有明訓，失敗為成功之母。失敗有關的格言，不勝枚舉，不外乎鼓勵世人從失敗中學習，從挫折中站起，記取失敗的教訓。不過，為了避免失敗，我們耗盡許多的心力進行計畫，滿腦子就是想要成功與順利，而非面對失敗，原因是我們都有「確認偏誤」。

「確認偏誤」指的是，當我們認定「希望能有這樣結論」時，只會蒐集有利於結論的資訊，完全忽略不利自己或矛盾的資訊，因而出現誤判。

應該會很順利，反而會不如預期。當結果導致失敗時，自己知悉無法到達原先預定的目標，會突然喪失鬥志，進而自我放棄，這樣的行為，於心學上稱之「管他的效應」。

若要避開這樣的想法，要將「失敗、挫折、計畫外的狀況」等情形，納入自己的計畫中。如果能擬定好面對這一切狀況的對策，才算得上真正會安排。

↑來源

❙ 進行計畫安排的技巧

適才適所，不論使用工具或方法，還是求職，都要符合自己的個性，這一點很重要。

美國心理學家教授諾倫將人類的心理狀態分成兩種，主要為樂觀派與悲觀派：

第一種「防衛型悲觀主義者」，這樣的人即使成功，也會擔心自己「下一次可能會失敗」。
第二種「戰略型樂天派」，這樣的人就是毫無理由地認為，自己「下次也沒有問題」。

先說明一下，並非「戰略型樂天派」比較容易成功，負面、消極的「防衛型悲觀主義者」比較容易失敗，這樣的說法是錯的。任何人都會成功，只是不同類型要採取不同戰略，差別僅止於此。

你是那一種型的呢？書中指出，日本高達98%的人，都是屬於「防衛型悲觀主義者」。個人認為，我自己也比較偏向這一型，若是如此，如何來進行計畫安排呢？

書中有七個技巧，興正特別分享三個技巧，非常推薦給大家：

技巧❶ 利用「If-then 計畫」原則，隨機應變
技巧❷ 滿足三C，讓你有主控權
技巧❸ 事先計畫挫折的放假日

技巧❶ 利用「If-then 計畫」原則，隨機應變

於九十四項學術研究證實，「If-then 計畫」是步驟安排的第一個技巧，是最有效且最強的步驟安排方法。這個技巧，顧名思義，就是「如果下午三點前如果無法整理好資料﹙if﹚→就暫停其它的工作﹙then﹚」，事先擬定計畫並列表，就沒有意志力的問題，會主動進行。如果我們無法決定「什麼時候要做什麼事情」，行動是很難持續的。

「If-then 計畫」非常符合「防衛型悲觀主義者」，原因無他，這類型的人很容易將所有事情陷入悲觀的預測。

技巧❷ 滿足三C，讓你有主控權

根據一項與幸福有關的研究，人的幸福感與自己能掌握多少自己的人生成正比。自己所擬的步驟愈是有幫助，幸福感愈會增加。

美國愛達荷大學曾針對八百位民眾的休假，進行調查，發現認為自己可以隨心所欲安排休假的人，幸福感比較高，喜歡挑戰新事物的人，也比較容易感到幸福。

一樣是在家無所事事，但做出「這個週末要在家放空」這樣決定的人，在安排就緒後實際去做時，幸福程度會變高，與事先沒有計畫的人有所差異。為何？這與以下三個C很有關：

ⓒ=Challenge，挑戰
ⓒ=Controllability，可控制地，依照自己所想的來度過
ⓒ=Careful Planning，周密的計畫，安排行程

這個技巧用於假日可以提高幸福感，那麼用於工作也是可行的。每天早上花十分鐘思考一天的行程，為自己掌握每一個今天做準備。或許一開始無法盡如人意，為避免大量不可控的因素，一個小小的技巧提供給你，就是記得留下空白的時間，至少是30%~50%以上，作為緩衝與調整之用，然後可以每三小時調整一次，相關文章為《創意，從計畫開始》。

技巧❸ 事先計畫挫折的放假日

想要完成長期執行相關的工作，例如：考試、專案執行、減肥計畫…等，維持動力最有效的技巧是計劃「放假日」。簡單來說，就是事先安排「放假日﹙放鬆日﹚」，當整個過程過於緊張時，也許某一天那根緊張的線突然斷裂時，這個做法就是為了平衡「管他的效應」這種極端的行為出現。

關鍵的作法是，不能於當日一早時決定「休假」，而是事先就排定，並且放入行事日曆中。那「放假日」是愈多愈好嗎？﹙找到一個放假的好理由了！恭喜我們大家…﹚哦！不，書中提出一個比例，在擬定計畫中，放假占十五％是恰當的，先這麼想心情就會變輕鬆了。﹙好吧！聊勝於無，趕緊打開個人的年度計畫，先加入再說…﹚

↑來源

❙ 別陷入時間安排的三個陷阱

花了時間進行計畫，但老是在中途很快就變了樣，明明是一個游刃有餘的計畫，最後時間上還是來不及，壓力很大。請檢查是否掉入了安排計畫的陷阱中，分享三個時間安排的陷阱：

陷阱❶ 用了達成率只有一成的計畫方法
陷阱❷ 陷入一切順利的錯覺
陷阱❸ 一遇到挫折就自暴自棄

陷阱❶ 用了達成率只有一成的計畫方法

為了達成目標，你會進行什麼樣的事前準備呢？英國心理學家查德．威斯曼博士發表了一些研究，結果顯示，有五個方法沒有效果﹙只有一成達成率﹚，另五個方法則比較有用。自己可以先行勾選，不過，要有心裡準備，答案讓人有很大的衝擊﹙答案在文章的最後面﹚：

01. Step by Step 進行準備。
02. 參考達成類似目標者來擬定計畫
03. 將自己的計畫告訴某人
04. 事先想像如果事情無法按準備的進行，事態會很嚴重
05. 想像事情如準備的方向進行，會有好的結果
06. 壓抑消極的想法
07. 每當接近目標時，就會給自己一個獎勵
08. 依賴意志力
09. 記錄進展的狀況
10. 想像目標達成時，人生會出現的改變

陷阱❷ 陷入一切順利的錯覺

有想法然後告訴別人，當對方聽到時，大部分的人都會對你說：「你好棒，加油唷！」看到對方的反應，自己產生了好心情，感覺自己已經開始往目標達成的方向前進，這正是陷阱的開始。

為了避開這樣的錯覺，建議大家不須將目標告訴他人，或是告訴他人之前，一定要有周密的計畫，這一點是最有效的。事情周密的計畫、細分流程步驟，以倒推計畫的方式擬定行程，明確定出該完成的事情，就不會產生這樣的錯覺。

陷阱❸ 一遇到挫折就自暴自棄

這一個陷阱是之前提到的「管他的效應」，前面也有說明對應的方法。若是要真正的破除，有三個方法可以使用：

① 設定長期目標：關鍵在於累積，人生是馬拉松，不是短跑。

② 將「放棄」的目標改為「做」的目標：目標不要設定「這個月不要亂花錢」，而是設定成「這個月要增加不要亂花錢的天數」。

③ 記錄失敗的次數：若是昨日亂花錢，今日有覺察到就記下來，然後想辦法於今日省錢。從失敗到回到正軌，只要看著紀錄，就會有失敗再起的經驗，慢慢自然就會變得更好。

關於陷阱❶ 的解答

對計畫排定沒有用的技巧，為偶數號碼﹙2，4，6，8，10﹚。不知你用了幾個？其中的第2點，參考達成類似目標者來擬定計畫，請大家務必思考，因為每一個人成功方法都不一樣，不能將成功者的經驗囫圇吞棗才對。

這一本書花了我較多的時間閱讀整理，正確的認知才能進行刻意的練習，否則只會越錯越多而已，分享我從書中獲得的三個心得：

SOP流程超級重要，尤其對專業自由工作者而言。從事專業自由工作者的原因，就是希望工作的彈性，若是要想要自己的工作彈性自主，背後就需要高度的自律，再加上做計畫正確的技巧，避免光有自律却仍一事無成。

時間的安排上，要符合自己的個性，自己屬於「防衛型悲觀主義者」，應要多作一些計畫不如預期的管理。

管他的效應與休假日，也是我的一大收穫，專業自由工作者很容易沒日沒夜的工作，但這並不利長久的工作，也不利於計畫的達成。

這一本書除上述之外，也有提到「GTD時間管理法」，同時對於目標的設定方式，有提到一個「MAC法則」﹙不是指蘋果電腦啦！…XD﹚，我覺得很受用，這二個單元我將另寫文章來介紹，尤其是目標設定，我也將結合OKR目標管理，實務說明我是如何來運作的。歡迎分享給你的朋友或是職場的夥伴，學會計畫的安排，人人都很需要。

也期待實務文章的分享，能再次與你相逢…

．．．參考資訊．．．

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