為什麼嘗試各種時間管理方法最後都失效？還是又回到原本雜亂、高壓、拖延與缺乏成就感的狀態？
為什麼會這樣呢？因為，一個有效的時間管理，一個可以讓自己快樂的自我實現方法，不能只是依靠方法、個性、想法的改變，而要依靠「一套系統」的改變。
如果今天我想要去海邊浮潛，但我實際上不善於游泳，或是不會游泳，這時候怎麼辦呢？直接下水嗎？不太可能。不然，就把游泳練好，再來浮潛，不過，那會是什麼時候呢？
這就好像等退休後再來享受旅行，等工作不忙時再來陪伴孩子一樣，實現的那一天卻遙遙無期。當我們因為技能不足、時間不夠，沒辦法好好享受浮潛時，卻沒有發現，簡單的方法就在旁邊。什麼是簡單的方法？
就是浮潛不一定需要依靠游泳技巧，甚至不一定要會游泳，只要有教練教你整套操作、應變的流程，然後戴上浮潛設備，依靠指示一步一步執行，就能在浮潛中欣賞美麗的海底世界。
時間管理，也是同樣的道理。我們不能依靠自己的天性與能力來解決問題，那很容易失控，更容易恢復原本狀態，也常常緩不濟急。我們需要的是一套「支援系統」，享受時間管理帶來的效率、成就感，甚至不可思議的樂趣。
新的一年，總是從一個很漂亮的計畫開始，空白筆記本一開始寫得井井有條，一開始都那麼美好，但很快的，我們會發現自己又進入雜亂狀態，又開始東牆補西牆，又開始混亂忙碌，哪裡出問題就去哪補洞，那些新年的願望目標，早就丢到九霄雲外。
閱讀《大腦減壓的子彈筆記術》我們就從兩個面來思考，為自己慢慢建立一個「支援系統」。
❙ 原則與理論
整理女王近藤麻理惠，著有《怦然心動的人生整理魔法》，她說：只要徹底完成一次整理，就很難恢復混亂的狀態。但是，大多數人其實從來沒有完成過一次徹底的整理。
什麼是建立一套系統？以近藤麻里惠的家居整理來看，就是把所有東西拿出來，一個一個決定它們的去留，把不心動的東西丟掉，留下的東西則要決定一個固定的整理位置。例如把家裡所有衣服拿出來，一次丟掉所有不要的衣服，接著根據自己需求的分類，為每一種衣服決定好位置，這樣一來，衣服的系統就建立起來了。
只要做一次這樣徹底的整理，那麼接下來有新的衣服想買了，我們就可以透過自己的系統，知道自己是否需要這樣的衣服，如果買了又應該擺放到哪個固定的位置。明確知道自己工作、約會、出遊可以有哪些衣服選擇？喜愛哪些衣服？以及這些衣服在哪裡？這都是因為有了系統，以及建立了一個100%徹底的系統，才能把各種雜亂的問題，輕鬆的迎刃而解。無論是家居整理，還是時間管理，都是一樣的道理。
創造的時間管理系統為我們帶來兩個價值：
❶ 利用系統來幫助大腦減壓
我們誤以為要把所有的事情全部都做完，我們才會覺得滿足、才會覺得快樂、才會覺得輕鬆、才會覺得沒有壓力。但事實上並非如此，因為事情永遠沒完沒了。
那什麼是真正有效的無壓狀態呢？並不是感覺到自己完全不需要再去做任何事情了，真正的無壓狀態，其實只要能很明確的知道自己現在應該做什麼事情、應該以什麼樣的行動為優先。
當這樣的心態產生之後，即使還有很多沒有完成的事情，即使發生很多意料之外的雜事，依然可以專注，而專注就會讓我們感到自在與滿足，並且幫助我們持續推動重要的任務，掌握住人生之事。
❷利用系統可以專注下一步行動
讓大腦所有的煩惱、雜事、壓力，全部都放入系統中，任何一點都不要留在大腦裡。而不是有些重要事情在待辦清單上，有些小事、雜事，以為用自己的大腦就可以管理好。
此時我們的意志力將會被耗盡，看似不同的事情，但使用意志力是相同的。我們不需要一個有超能力的超級英雄，來不斷逼我們向前走，而是需要背後一個有效的支援系統，用這個系統來推動我們，持續的去專注在某個重要的專案上面。
❙ 建置一套數位支援系統
前面提及，有衣服也需要衣櫃。我們每天發生的大事、小事，也需要有地方來處理。此時挑一個適合自己的工具就變得重要，作者選擇Evernote作為時間管理的工具，用此來建立自己的時間管理「支援系統」。
❶ 建構一個讓大腦減壓的系統，讓人不用去關心瑣碎的事情。
❷ 聚焦在那些最關鍵、最有價值的目標上面。
❸ 快速且明確地提供專注當下最值得選擇的下一步行動的工作。
在自己的心中釐清「價值」之後，再來就是針對「軟體功能」去思考。
- 要能以少駁多，要能歸納整理出一個以專案視角，管理所有任務、行動的工作流程。
- 這個系統要能夠幫我關聯相關行動、拆解困難任務變成更具體的下一步行動。
- 每一個專案的任務跟行動，甚至包含資料，都擺放在同一個位置，這樣子我才能夠一次看到所有我需要執行的步驟。
- 這個系統必須要有時間提醒的基本功能。
- 系統更需要有一個排程順序的功能，就像一個工廠的生產線一樣，只要照著排程一步一步做，就不會漏掉任何一個關鍵的環節，並且永遠知道下一步應該推進哪一件事情。
- 這個系統還能幫助我判斷優先權重，幫助我經由系統來選擇出最重要的目標。
- 系統能夠透過幫我選擇出當下這個情境最有價值的行動。
那麼，Evernote到底有什麼功能，能完成作者提出的七項功能的要求呢？作者整理出將Evernote用於時間管理系統上可以達到的功能：
- 要能以少駁多，Evernote的「筆記標籤、記事連結功能」，可以最終幫我用少數專案筆記，管理上萬則任務筆記。
- Evernote的「記事連結功能」可以幫我關聯相關行動 ，「筆記大綱功能」可以拆解困難任務變成更具體的下一步行動。
- Evernote可以統整各種形式內容，於是每一個專案的任務、行動、資料，都能擺放在同一個位置。
- Evernote這個系統有「時間提醒」的基本功能。
- Evernote也能利用「記事連結」打造出排程順序的功能，照著排程一步一步做，就不會漏掉任何一個關鍵的環節。
- Evernote系統的「標籤設計」能幫助我們判斷優先權重，經由系統來選擇出最重要的事。
- Evernote系統能夠透過「標籤與搜尋功能」幫我選擇出當下這個情境最有價值的行動。
從七大功能來看，我們可以歸納出兩個重要的功能，分別為「標籤」與「記事連結」，利用這兩個功能，再加上作者的想像力、習慣與處理專案的經驗，即能形成一套個人化的時間管理「支援系統」。
※Evernote的重要小辭典：
- 標籤：我們可以在每一則記事上貼上標籤，標籤可以為「！重要」、「！緊急」…等，只要點選這個標籤，就可以一次找出所有的相關的資訊。除此之外，作者更用於專案的分類上，這樣一來，就不會因為分類而大傷腦筋。
- 記事連結功能：這個最容易理解，就是去看一下維基百科的頁面，資料之間可以互相連結，而不是單獨存在，有如我們的腦神經。
❙ 任務拆解術﹙讓時間系統發揮的關鍵技巧﹚
當我將任務進行集中管理之後，接續最重要的是拆解出具體下一步行動清單，這時候這個任務，才能有效地往下推進。具體的下一步行動清單，可以幫助我們知道應該怎麼執行？知道可以在什麼時間去推進這個任務的成果？
不過，此時會遇到一個很大的難題，當我們在拆解任務的時候，或許我們還相對容易看到任務的成果，但是我們卻不知道怎麼拆解出具體詳細的下一步行動清單。例如：要寫一份報告，我們覺得就是寫一份報告啊？還能夠拆解出甚麼行動清單呢？
其實寫一份報告，想到需要設定題目、需要搜尋資料、需要研究案例、需要列出大綱、需要寫一個草稿、需要畫一個圖等等行動，這對不熟悉寫報告或是想要提升效能的人而言，是很重要的。不過，拆解的步驟，會隨著你對該事務的熟悉度而減少。
要怎麼樣在各種工作、日常事情上，都學會可以快速地拆解出下一步行動呢？作者提到任務拆解的四個面向，作者以任務為核心，展開四個方向：
- 上：我需要先做什麼？這個任務需要哪些前置行動？有哪些前置條件？
- 下：我能繼續做什麼？完成這個行動後？我還可以繼續採取哪些行動？
- 左：我還可以做什麼？這條路如果走不通，可以換成做什麼？
- 右：我還想要做什麼？這個任務我有沒有其他想要的成果？
作者提及一段話，並不是什麼任務都要用此四個面向，而是如果當你發現任務走不通、卡住、拖延，那麼可以從這四種方向裡面，去尋找一個方向，或是採用兩個、三個方向試試看，有沒有可能把行動拆解得更具體、更詳細以及更可能被執行?
運用這四個面向來自我提問，讓大腦重新再檢視工作任務的安排。先利用心智圖的關鍵字思考，再配合四個面向的提問，將這兩者進行工作任務排定時，前後思路的整合，或許是一個很好的工作方式。
如何妥善安排工作，切成最適規模的任務，自動完成好計畫，這個作法威力十足，不但能建立良好的自我覺察、工作時直覺地找出任務的最適規模，還能帶動心流的感覺。只要具備這項能力，當然能隨時把專案切割成符合自己工作記憶的任務。碰到沒遇過的工作專案時，只需要重複這些步驟即可。
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