若是將人的一生﹙90歲﹚畫成一張圖，那會是什麼樣的圖形。其中之一，就是這張資訊圖表，是《等等但為何》﹙Wait But Why﹚這個超棒部落格版主提姆．厄本﹙Tim Urban﹚所提出，它說明了一件事：生命是有限的資源，而且，還短到不能浪費。
在這個脈絡下，生產力本身不是一個目的，而是讓你我整體來說過得更好的方法。若是我們能盡量少花時間在枯燥乏味的工作上，就能花更多的時間做自己開心的事。就共同來閱讀不再浪費生命的《最高生產力工作法：不再窮忙！有策略的組織工作X專注優先要務的習慣拿回人生主導權》
什麼是生產力？是按照一個簡單的方程式得出來的：完成的工作＝所耗費的時間ㄨ專注力的強度ㄨ執行速度。
三個特點，讓你成為具備超級生產力的人：
- 組織力：適當地安排每一項工作所耗費的時間
- 專注力：負擔每一項工作所需的專注度
- 加速力：盡可能快速而有效率地完成每一項工作
❙ 三的法則
在排出時間的優先順序上，你每花一分鐘都比工作十分鐘還要值得。排出工作任務的優先順序，是你一天當中最具生產力的活動之一。
有個寬口瓶，假如你由小至大，先從一層沙子裝起，再放進小石子，剩下的空間就不夠放石塊了。然而，若是從石塊裝起，小石子就會填進縫隙中，沙子會把剩下的空間填滿。
史蒂芬．柯維﹙Stephen Covey﹚在他的暢銷書《與成功有約：高效能人士的七個習慣》﹙The 7 Habits of Highly People﹚裡，就用了這個譬喻，闡述我們習慣安排工作的方法。
這個寬口瓶，就代表你的一天，而石塊、小石子和沙子，則代表了你需要完成的工作。石塊代表了最重要的工作任務，小石子是次要的，一粒一粒的沙子則是那些微不足道、沒什麼價值的待辦事項。柯維要說的是，我們如果一開始就專注在小事上，就沒有足夠的時間處理大的事務。因此，我們每天的第一要務，就是想清楚我們的石塊是什麼，從那些東西下手。
創業家告訴我們，每天早上在他們開始工作之前，先不管什麼事情迫切或不迫切，而是專心找出當天結束前要完成的最重要三件事情。接下來，他們就安排時間做這些事。
每天早上問問自己這個問題：「我今天非做不可的三件事情是什麼？」或者，用另一個方式問：「如果想對今天的工作感到滿意的話，我需要達成的三件事情是什麼？」
這個小訣竅，可以配合另一個建議：一定要從最難的工作下手。利用一早你往往最有活力的這項事實，先解決最困難的工作。假如你一天都從整理電子郵件和閱讀電子報開始，你就很容易拖延，當天你就會被迫彌補。如果你可以先完成重要的工作任務，那天剩下的時間就會圓滿落實了。
馬克.吐溫﹙Mark Twain﹚曾說：「要是你把活吞一隻青蛙當成早上第一件事的話，當天就沒有更糟糕的事情會發生在你身上了。」我們舉雙手雙腳贊成這句話。
❙ 設定時間格
找出三件重要的工作任務之後，你就需要為他們設定時間格﹙Timebox﹚，基本上，就是安排完成這些事情的所需時間。
我們之中，有太多人習慣只用會議把行程表填得滿滿，不管他們是跟客戶或同事開會，這麼做真的很可惜。如果你不決定自己的行程表，別人便會幫你安排時間。用適合你的方式計畫自己的一天，更能規劃重要任務，還能避免讓同事、電子郵件以及電子報綁架了你的時間。利用日曆規劃你的行程表，把時間預留給重要的任務吧。
以下有兩種日曆。哪一種看起來比較像你會用的呢？
- 高效日曆：三個明確設定好時間格的工作任務、一些簡短的會議、一天下來有三個彼此分開的時間處理電子郵件，還有充裕的午餐休息時間。
- 忙亂日曆：沒有任何設定好時間格的工作任務、太多冗長的會議、沒必要而徒增壓力的截止期限提示﹙若有規劃足夠的時間格完成工作任務，並不需要寫下期限﹚，還有只能在辦公桌前快速解決的可憐午餐。
➤善用離線時間
在飛機上等無法上網的離線時間，代表一個大好機會，讓你可以在最重要的工作任務上進展神速。許多創業家告訴我們，他們會在讓人分心的事如電子郵件、簡訊被阻斷時，處理最需要全神貫注的工作任務。
如果你得用Google文件或Google簡報完成報告，在開始離線工作之前，先在Google雲端硬碟上的設定選單當中，打開離線存取的功能，這個動作最多只花你五秒鐘。如果你有一堆要寫的電子郵件，你也可以選擇在Gmail的設定裡，打開離線模式。
❙ 非同步溝通優先
請容許我們介紹兩個聽起來有點賣弄學問的詞彙：同步溝通﹙synchronous communication﹚和非同步溝通。這兩者當中，其中一個等於大麻煩。
同步溝通指的是雙方在同一個時間上溝通，例如：面對面和電話對話。非同步溝通指的是雙方任何一邊都不需要立刻回覆的溝通，例如：書信往來、電子郵件或是手機簡訊。﹙現在於Google APP中也可以採用這樣的方式﹚
重點在於，同步溝通會威脅到你的生產力，因為需要你立即的參與，同時也會干擾你的工作。我們並不是建議你完全捨棄手機，而是你可能會想試看看只在以下的情況下使用手機：
1.過於複雜、無法透過電子郵件往來處理的情況
根據菲爾．賽門﹙Phil Simon﹚提出的「3封電子郵件原則」﹙The 3 Email Rule﹚，如果你針對一個討論主題，需要寄送三封以上的電子郵件給對方，建議提前跟對方安排電話討論，以免造成不必要的干擾。
2.真正的緊急情況
例如：你的網站故障、生產線出了問題或是你最重要的客戶需要你盡快答覆等等。除此之外的其他情況，都以非同步溝通為優先考量。
➤不要輕易接聽電話
訪談的好幾位創業家都說，若他們不認得來電號碼，往往就不接電話，很多創業家甚至完全不接電話。某種程度上，這是有道理的。大多數打電話來的人之所以會打電話，是因為對他們而言打電話比較方便，不過，對於另一頭接電話的人來說卻造成不便。
就本質上而言，打電話來的人就是在偷你的時間。如果來電的是你的老闆或重要的客戶，你應該要接起來，不過你要把這個情況當成底線。
➤一天最多看三次電子郵件
一般員工每15分鐘就會檢查一下他們的電子郵件。不過，你並不會在意等回信等上三或四個小時，對吧？既然如此，你就允許自己也這樣，限制自己一天只檢查兩次或三次電子郵件信件匣，避免不必要的干擾，例如：早上10點、下午2點和6點。把它想像成洗衣服，你不會一件一件個別洗髒衣服，你會等到洗衣機可以放滿再一起洗。
有位創業家引用了《一週工作4小時：擺脫朝九晚五的窮忙生活，晉身「新富族」！》﹙The 4-Hour Workweek﹚作者提摩西．費里斯﹙Tim Ferriss﹚的概念，建議設定自動回覆內容，跟對方說明你每天只在幾點和幾點看電子郵件，若有要事請傳簡訊。
為了協助你抗拒誘惑，不要一收到電子郵件就想去看，我們建議你利用Gmail的擴充元件「Inbox when Ready」，將你的收件匣預設為隱藏。這麼做會讓你既能寫電子郵件，又得以好好工作，不必每次有新郵件進來就被干擾。只有點選「顯示收件匣」才能瀏覽你的郵件。
❙ 打磨你的生產工具
➤ ❶硬體篇：想要打造最佳的工作環境，就要準備好最佳的工具
從你的電腦開始。假如每次你的電腦下載一個檔案時，螢幕就會出現沙漏的圖示，就代表你需要功能更強大的電腦。新電腦一天只要幫你省下10分鐘，5年下來你就會省下25天的時間。那麼，付1200美元﹙約36000元台幣﹚買一台更好的筆電，肯定合情合理。
買蘋果電腦還是其他品牌呢？我們並不想傷了和氣，不過我們訪談的創業家，絕大多數都用蘋果電腦。主要的論證是它們比較不常當機，也比較好看。
另一個小訣竅是增加滑鼠的追蹤速度﹙tracking speed﹚。雖然這看似不痛不癢，不過，這麼做可能會改變你的人生！如果你有使用滑鼠，試試看把它的追蹤速度增加到80%﹙若你膽量夠大，就增加到100%﹚。一開始滑鼠感覺有點失控，不過練習幾分鐘之後，你就可以駕馭了。
還有，備好一付能隨取隨用的耳機。當你在講電話時，還有手空出來記重點﹙這也意味著脖子比較不會痠﹚。
創業家們給的最後一個小建議是，所有的充電線和線材都買雙份，一份放家裡，另一份放辦公室。當要使用時就容易找到，你不會浪費時間回想上次到底在哪裡使用這些東西。而且，你的包包會輕一些。
➤ ❷軟體篇：善用谷歌的強大功能
談到軟體，建議你跟著潮流使用會比較好。谷歌在市場上享有霸主的地位，也就是說，它們可以聘僱更多的開發人員不停地工作，確保它們的產品最創新。而且，套句接受我們訪談的其中一位創業家所說的話﹙他說得挺精確﹚：臉書是發明出來占時間的，而谷歌發明出來是省時間的。
接受訪談的創業家當中，99%都使用Gmail收發電子郵件，用Chrome瀏覽網頁。除了速度比較快之外，比起競爭對手，谷歌最占上風的就是提供了數千個有用的擴充元件。
就像微軟的辦公室套裝軟體﹙Microsoft Office，包含Word、Excel和Power Point﹚，在1990年代時革新了你我工作的方式一樣，如今的創業家們全都改用谷歌的線上解決方案﹙Google試算表、Google文件，還有Google簡報﹚。谷歌誇口說，除了都免費以外，這些工具有以下三大獨特優點。
- 協力合作。可以同步工作且即時編輯同一份檔案，是極大的優勢。不用再浪費時間來回傳送夾帶大型附加檔案的電子郵件。作者三人只用Google文件寫這本書。
- 自動儲存。不用再擔心你的電腦一當機，你做的東西就沒有了，或者想辦法回想哪一個才是正確的檔案。谷歌會自動儲存你的工作，讓你可以從歷史紀錄中取用先前的檔案版本。比方說，若是新的實習生不小心刪除了你整個檔案，這時候自動儲存的功能就非常有用了。
- 功能強大。除了擁有跟微軟的辦公室套裝軟體﹙Office﹚一模一樣的功能之外，谷歌對好幾個工具的獨特函數﹙例如：Unique、Filter函數﹚以及更為雅致的圖文設計﹙Google試算表﹚，還相當自豪。
❙ 建立自動化
如果你必須重複同一個動作一次以上，那就把它自動化。在以下的四個領域中，建立自動化極為簡單。
》讓電腦自動填入表單
我們都曾有過無數次這樣的經驗：花十分鐘填寫個人詳細資料，結果網站當機了、試了5個不同的密碼之後，終於決定點選「忘記密碼」、被迫得翻找出信用卡，只為了買個東西等等。線上表單真是網頁的災害。
不過，你可以找到一些很棒的數位工具，會在線上自動填入你的詳細資料﹙除了提升安全性之外﹚。以記下使用者名稱和密碼而言，1Password很好用。假如你要找的是比較全面性、會幫你填入詳細資料的工具，Dashlane是訪談的創業家們最常推薦的工具。而且，這些工具也可以在智慧型手機上使用。
用這些工具，你唯一必須記得的就是你的主要密碼，也就是你網路上所有帳號的通關密碼。
》讓電腦整理電子郵件
收到的電子郵件包含了豐富的資訊，如：收件者、信件主旨、日期等等，這些資訊，都能用來自動產生回覆，進一步讓你的生活輕鬆一些。Gmail和Outlook讓你可以設定許多自動篩選條件。以下，我們舉幾個你能如何使用的例子：
- 用紅色標籤凸顯你的老闆和5個重要客戶寄給你的電子郵件。如此，你就可以在所有郵件中區分出最重要的郵件。
- 自動回覆特定的電子郵件。例如，如果你常常收到詢問是否有實習工作機會的電子郵件，而你無法提供工作機會，你可以設定篩選條件，所有從外部電子郵件信箱寄出、信件主旨包含「實習工作」字眼的電子郵件，都會收到客氣回絕的自動回覆。這個功能在Gmail設定底下的「罐裝回應」﹙canned responses﹚可以找到；或者，在Outlook裡設定郵件規則時，選擇「用郵件範本回覆」﹙Reply with a template﹚。
- 自動刪除或封存不必要的特定電子郵件種類。例如：出席確認，信件主旨寫著「接受邀請」的電子郵件。你只需要知道拒絕邀請的郵件，確認會出席的郵件就不用特別處理了。
》建立自動化
自動化工具之王就是Zapier；這個工具可以和超過1,000個以上的應用程式連結，包含Gmail、Google試算表、Outlook、Expensify、Dropbox和臉書，自動化你的工作，提升生產力。拿供應商的發票當例子，你可以用Zapier，把從供應商寄出、內含發票的電子郵件設為觸發點，再把回覆信件同時將發票歸檔到Dropbox，設為產生動作。你可以使用Zapier探索數千種可能組合，例如：在日曆中自動先安排搭機前兩個小時和降落後兩個小時，因為這些算往返時間。
另一個要推薦的工具是Hazel，目前只有蘋果電腦的版本可以用，用PC電腦，可以試看看Droplt。Hazel會自動根據你設定的參數，整理你的電腦，而不是連結不同的服務。例如，你的下載資料夾當中，有一個檔案超過了1G的大小，而且兩週都沒有開過，Hazel可以自動刪除它。或者，如果有個檔案內含「發票」這個字，Hazel可以製作一個複本，重新用日期和時間命名，自動把它歸檔進你的帳目資料夾。
你不需要資訊技術專家的幫忙，因為「機器人流程自動化」根本不需要寫程式的知識。你唯一需要的是耐心和常識。
》用人工智慧縮短工作流程
人工智慧多年來已在電影螢幕上發展蓬勃。相較之下，現實生活中的人工智慧進展很慢，一直到最近才有所不同。
2010年，徹底革新了人工智慧學習過程的深度學習﹙deep learning，是根據人類習得知識的方式而創立出來的模式﹚問世之後，一切都改變了。
舉個例子，在訓練能辨識圖片的人工智慧時，相較於用演算法教人工智慧「貓咪是四隻腳、有鬍鬚、還有兩隻耳朵的動物」，你只要讓人工智慧取得數百萬張圖片，並告訴它哪些圖片是真的貓咪，就可以了。多虧了線上資訊的大量成長﹙這要大大歸功於社群網路和線上媒體﹚，提供人工智慧所需的教育資源，才成就了這個革命性的進展。
這一切的結果，就是人工智慧的發展突然加速，改寫我們的生活和工作方式。然而，我們還不清楚人工智慧對經濟和社會有什麼長期影響，我們唯一知道的是，它帶來的影響至深且鉅。不過，至少目前可以讓它代替我們處理低價值的工作，為我們帶來好處。
1.用語音辨識聽寫訊息
2017年5月，谷歌的人工智慧語音辨識軟體利用深度學習的強大威力，將語音轉錄為文字的準確率達到了95%，遠比人類的轉錄結果還要優秀。
2.安裝「會思考」的輸入法
Swiftkey是iOS和Android上最受歡迎的應用程式之一，全世界有大約3億支智慧型手機安裝了這個程式。在你輸入文字時，Swiftkey在觸控銀幕鍵盤的上方會建議三個選項，能大大地減少你花在手機上打字的時間。
3.打破障礙的精細翻譯
有好長一段時間，我們不認為機器有辦法執行準確而精緻的翻譯工作。我們認為，機器沒有能力理解語言的有機本質，不管你談的是語言的細微度、諷刺用法或是雙關語等等。不過，自從2016年深度學習問世之後，改變了大局。現在，新的人工智慧軟體翻譯比非母語者做的翻譯，品質更為優良。
其它還有，虛擬助理幫你安排會面與更多人工智慧的未來，詳見該書哦！
❙ 快捷工作心法-兩大工具
➤工具一：如何使用Mixmax
Mixmax可以完全發揮Gmail的潛能，我們訪談的許多創業家，甚至稱之為顛覆遊戲規則的工具。以下是它的一些主要功能：
- 稍後寄出﹙Send Later﹚：你可以設定Mixmax在你選定的特定日期和時間寄出電子郵件。例如，在今天快過完，而你不想惹惱同事的情況下。
- 設定通知﹙Set Reminders﹚：假如你寄出電子郵件後，沒有在指定的天數內收到回覆，Mixmax可以傳送通知給你，讓你沒有負擔，不必靠自己記得要追蹤後續情況。
- 分享自己有空的時段﹙Share Availability﹚：只要點一下滑鼠，你就可以讓其他人看到你行程表裡任何有空的時段，在彼此的日曆上創建邀請。碰到要安排和對方開會、避免無意義的電子郵件往來的狀況時，這個功能就是相當寶貴的資源。
- 追蹤﹙Tracking﹚：Mixmax讓你得知，你寄出的電子郵件對方有沒有讀、什麼時候讀取。如果你想確認是否要聯繫對方追蹤後續狀況時，或者純粹出於好奇，這個功能十分有用。
- 順序排程﹙Sequences﹚：Mixmax讓你可以同一時間大量寄送電子郵件給數百位聯絡人，若之後他們沒有在設定好的期限內回覆，Mixmax可以寄出你設定的個人化訊息，替你聯繫、追蹤後續情況。
基本上，你點了「傳送」之後，就可以放輕鬆讓Mixmax接手。Mixmax的免費版本，可以讓你每個月使用大約10次，對於剛剛接觸的人就足夠了。免費版裡唯一沒有包含的是信件合併﹙Mail merge﹚的功能，如果你想用這種功能，你可以用YetAnotherMailMerge這個工具，雖然它的功能沒那麼多，不過，還是一個很實惠的替代方案。
➤工具二：Alfred最多人用的幾個功能
好幾個我們訪談的創業家都說，他們使用Alfred這個應用程式一天超過百次以上。目前只有蘋果電腦系統的版本。
Alfred是一對英國的夫妻安德魯．佩珀雷爾和維洛．佩珀雷爾﹙Andrew and Vero Pepperrell﹚於2010年所創造，而且他們年復一年地努力改善這個應用程式。因為他們的用心，Alfred可說真的是一個大師級的應用程式，可以替你省下大量的時間，不必每天浪費那麼多時間處理教人心煩的枝微小事。
❶即時搜尋
在蘋果電腦系統上，Alfred可以取代Spotlight的搜尋。跟Spotlight一樣，你只要按下「Command(⌘﹚+空白鍵」的快捷鍵，輸入你要找的東西的前幾個字母。
不過，Alfred更勝Spotlight的主要一點是，Alfred會按照你開啟那些檔案的次數，排序出搜尋結果，也就是說，在大部分的情況下，你只需要輸入前兩個或三個字母，應用程式就會準確叫出你需要的檔案。
❷網頁客製化搜尋
如果你要在亞馬遜上找這本《最高生產力工作法》﹙The Extra Hour﹚，通常你會有四個步驟：
- 打開網頁瀏覽器
- 打開一個新的分頁
- 上亞馬遜網頁
- 搜尋《最高生產力工作法》
用Alfred，你可以直接在它的搜尋列搜尋任何的網站﹙Command(⌘﹚+空白鍵﹚。接下來，假設你已經設定了「a」鍵是亞馬遜網頁的快捷鍵，你就可以把這整套程序縮減成一個步驟：在Alfred的搜尋列上輸入「a最高生產力工作法」，知悉原則，你會有無窮盡的選擇，你可以設定Alfred打開任何內含搜尋引擎的網站。
以下提供其他範例：
- 「g最高生產力工作法」→打開谷歌首頁，搜尋《最高生產力工作法》
- 「i最高生產力工作法」→打開谷歌圖片搜尋，搜尋《最高生產力工作法》
- 「wiki最高生產力工作法」→打開維基百科﹙Wikipedia﹚，搜尋《最高生產力工作法》
- 「m 紐約中央公園」→打開谷歌地圖搜尋﹙Google Maps﹚，搜尋紐約，中央公園
- 「t ananas」→打開Word Reference線上字典頁面﹙或谷歌翻譯﹚，翻譯ananas為英文。﹙這是法文鳳梨的意思﹚
- 「y 凱西．奈斯塔特」→打開Youtube頁面，搜尋凱西．奈斯塔特﹙Casey Neistat﹚
❸片段文字表﹙Snippets﹚
這是另一個有可能幫你省下幾百個小時的功能。Alfred結合了一個文字自動擴展工具﹙Text Expander﹚，在先前討論加快寫東西速度時也提過類似的東西。基本上，由你定義文字串及其對應的快速指令﹙例如：輸入「：addr」叫出你的辦公室地址﹚，之後只要輸入指令，Alfred就會幫你填寫剩下的部分。
Alfred的加贈功能是，創建日期或時間這種動態變數的快速指令。例如，你要為一個檔案命名，只要輸入「：date」，Alfred就會填進那天的日期，如「2018-04-24」。
你還可以從片段文字表﹙Snippets﹚載入事先寫好的清單，例如用「gg」鍵從Alfred的表情符號包﹙Emoji Pack﹚載入完整的表情符號清單。如此一來，想找某個表情符號時，你只要按下「我+空白鍵」再輸入「s」，接著打出你要找的表情符號的前幾個字母，就可以找到了。這麼做，比蘋果電腦系統下的表情符號快捷鍵「+Ctrl+空白鍵」還減少一個步驟。
❹管理你的剪貼簿
這是你很難想像會改變生活的功能之一，不過，相信我們，一旦你開始用，就絕對不會走回頭路了。舉例來說：你要貼上某個東西，但發現自己剛剛複製的是其他的東西。用Alfred，你只要輸入「⌘+⌥+V」快捷鍵，就可以叫出你過去一個星期複製/貼上的所有文字。不到半秒鐘，你的問題就解決了。
❺工作流程
Alfred的工作流程﹙Workflow﹚這個功能，能更進一步幫你省下功夫和時間，這是Alfred社群額外創造出來的功能和快速指令。以下是幾個範例：
輸入「pwgen」產生一組安全密碼。輸入「gif」，接著打出你要找的趣味動態圖片﹙Giphy﹚名稱，就可以得到搜尋結果。輸入「weather」，就可以取得你所在地區當天的氣象預報。有大量的工作流程任君挑選，這些你都可以在谷歌上輕易搜尋到。
❙ 如何利用多出來的一小時?
假設你照著建議執行，你會發現自己每天多了好幾個小時。要怎麼利用這些時間，由你自己決定。你可以把生產力的增益，轉化為以下兩者之一：金錢或時間。
選項一：把增加的生產力轉化成財務增益。
假如你選擇繼續埋頭工作，不改變你的生活方式，你的工作量會漸漸地填滿你分配給工作的時間，你會愈做愈多，業務成長會愈來愈快，你會提早升官......。
選項二：把你的生產力增益轉化成自由時間，讓你可以早點離開辦公室、每週休息一天，或是轉成兼差更好。
在許多盎格魯撒克遜﹙Anglo-Saxon﹚和北歐國家裡，人們普遍認為這樣的工作節奏是常態。在德國超過6點下班，人們會視為你組織能力欠佳或沒有效率。
思考工作價值的歷史角度也十分耐人尋味。在古典時期，人們認為工作是奴役的一種形式，是對人類尊嚴的一種侮辱。當時的人認為，人要成就自我就得透過休閒。無獨有偶，羅馬人也頌揚悠閒自得﹙otium﹚，把時間專門用在冥想、閱讀或是培養社會政治抱負之上。
少工作的人，才有未來。
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