很多人都希望自己活得更成功、更有錢、更快樂、更健康，但他們就是做不到，於是他們錯怪到運氣不好、生活太忙、資源有限等等原因上。其實只要拿起一張紙 ﹙或打開一個App﹚，人生就可以煥然一新，很容易，人人都做得到。
想在人生的任何一個領域做得更成功，你需要的不是願望式思考，而是清單式思考。這可不是俏皮的文字遊戲，清單式思考極為有用，請共同來閱讀《高效人生的清單整理術：一張清單做完所有事，工作、生活、理財通通搞定》。
當你把目標白紙黑字寫下來的那一刻，這件事就成了你的責任，無論目標是去超市買雞蛋，還是寫一本書，主旨都一樣，那就是過上你想要的人生﹙以及劃掉那一個待辦事項﹚。
無論有沒有寫清單的習慣，這種低科技工具都能讓你受惠。你可以找到時間休息、看一本好書、做自己喜歡的事，只要掌握清單式思考，你可以重新主宰自己的人生，因為用「小目標」的方式思考，會比一個龐大的目標更加容易。
❙ 清單的好處多多
清單不但能幫你達成目標，也能記住事情，使你過得更平衡、更從容。我們都有類似的經驗，去外地旅行回到家才發現牙刷不見了，或是去服飾店一趟卻沒買原本要買的黑色長褲。
如果你有寫下來，可能不會忘。﹙好吧，有時候就算寫了還是會忘，但寫下來總是比較記得住。﹚清單也能紓解壓力、完成目標和拯救人生，甚至節省時間跟金錢，因為面對任何狀況，你心中都早有準備。
任務不分大小和性質，清單都能帶來一樣的好處。以下列出幾個清單的好處：
1.清單可減輕焦慮。
你有沒有說過：「我有那麼多事要做，怎麼做得完？」清單能幫你消除這些恐懼。當你把待辦事項寫在紙上﹙或手機裡﹚，就等於把它們從腦袋裡挪到紙上，壓力指數直線下降。
此外，人都是健忘的。這是真的，成年人的專注力平均可維持十五到二十分鐘，所以我們勢必會忘記一些該做的事。只要將想到的事情，立刻寫在顯眼的地方：冰箱門上的寫字板、書桌上的便利貼、一封電子郵件或手機的行事曆。想到任何該做的事就會立刻寫下來，否則肯定忘記！只要動手做其他事，剛才的想法立刻消失。花幾秒鐘寫下來，可為你省下不少時間與煩惱。
2.清單可提振腦力。
寫清單會用到大腦裡不常用到的部位。在你規劃生活的同時，你也在鍛鍊大腦，保持耳聰目明。記憶專家辛西亞．葛林博士﹙Cynthia Green﹚曾為作者的部落格撰寫了一篇文章，說明清單如何拯救大腦。她寫道：「記憶工具，例如清單，會強迫我們將注意力集中在必須記住的資訊上。這些工具把資訊放在有組織的架構裡，藉此為資訊賦予意義。」
3.清單可提升專注力。
清單像地圖，時時提醒你目的地在哪裡。用這工具來提升專注力，對人生的每個層面都有幫助。你會發現自己效率變高，所以有時間做真正喜愛的事。
生活忙碌使人愈來愈難維持專注力。你有沒有在打算寫電子郵件給客戶或朋友時，因為打開另一封電子郵件而忘了寫原本那一封？結果第一封信還沒寫，就開始寫第二封，此時老闆打電話給你，或是孩子開始哭鬧，或是快遞按門鈴………，啊！你懂吧？
清單能引領你回到被打斷的任務上。如果你必須回信給約翰，但此時老闆打電話過來，請把約翰寫在清單上：「寫信給約翰」。你跟我都知道，跟老闆講完電話之後，又會有別的事冒出來搶奪你的注意力。寫下來很簡單。這方法看似愚蠢，卻出奇有效。
4.清單可加強自信心。
我最喜歡劃掉待辦事項的感覺。這個動作有一種神奇的成就感，有時候作者甚至會把已經完成、但不在清單上的事情也寫上去，然後一筆劃掉！我的自信心隨之升高，人也變得更有動力和生產力。知道自己具備完成任務的能力，會使你想要完成更多任務。
記憶專家葛林博士指出，清單讓人有一種操之在我的感覺，這種積極向上的生活態度，讓我們充滿力量，完成的任務愈多，使你愈發覺得自己是個有執行力、有才能的人。
5.清單可整理思緒。
有時面對艱難的決定，甚至是規劃假期的時候，將所有的想法都寫下來。寫好清單，思考每一個步驟，能幫助你我達成想要的目標。面對即將發生的事，好更有心理準備。用清單清除大腦裡的紛雜思緒，你的想法會變得更乾淨。
6.清單使你胸有成竹。
美國女童軍的官方座右銘是「隨時做好準備」﹙Be prepared﹚ 這句話頗有幾分道理，雖然沒當過女童軍，卻將這句話謹記在心。手邊隨時準備好零食、一張紙跟一枝鉛筆，你無法預料自己何時用得上它們！生活中的大小事也適用這個原則：做好準備。無論是找房子還是找工作，我們都需要清單來掌握輕重緩急。
❙ 終極待辦清單
求職社群網站領英 ﹙LinkedIn.com﹚最近做了一項調查，發現六三%的專業人士會將待辦事項列成清單。當然，他們使用清單的方式是否正確另當別論。事實上，這一項調查也發現列清單的人之中，只有十一%表示自己順利完成清單上的一週待辦事項。
清單人人會列，到底是否有其它的訣竅呢？許多人很容易覺得清單上的待辦事項很煩，最後乾脆視而不見。現在要分享給你如何寫一張可令你堅持到底的終極待辦清單，而且是用寫清單的方式逐項列舉說明。
1.先寫下來再說。
不是立刻要做的事一下子就忘了，所以待辦事項一想到就得寫下來。順序不重要，先寫下來再說。於GTD時間管理法流程中，謂之捕捉《313-搞定！工作效率5步驟》。
2.分門別類。
確定要做的事情有哪些之後，將待辦事項分門別類：工作、家庭、孩子、玩樂等等。生活的每一個層面都應擁有自己的清單。若沒有分類，雜亂的清單會令你不知所措，最後直接放棄。
通常我會把不同類別的清單放在不同的地方，工作清單在公司的辦公桌抽屜裡，家庭清單在家裡的書桌抽屜裡。我知道每張清單的位置，也知道清單的內容屬於哪個類別，拿起清單之前我已有心理準備，知道接下來要處理哪一類的事務。這個做法效用之高，保證令你驚訝。
崔西．馬克斯醫師說：「這會幫你看清事情的輕重緩急，免得你被一大堆事情壓垮。」她也建議我們將時間切分成段，容易做得沒完沒了的事，要規定自己在某個時段內完成，例如處理電子郵件。區分時段能使你集中注意力，效率和生產力都會提高。
3.先後順序。
清單分類好之後，逐項確認並依照緊急和重要程度排序。這能幫助你掌握進度，專注在當下需要做的事情上，雖然有其他比較容易完成的任務，但它們都沒有你手邊的任務重要。請抗拒誘惑，不要先跑去處理那些簡單任務，這樣只會導致重要的事進度落後。
4 重寫一遍。
完成分類與排序之後，把清單重寫一遍。乾淨的清單一目了然，想要查閱和劃掉已完成事項都比較容易。認識我的人都知道，我會把清單重寫好幾遍，我不喜歡清單上東一坨、西一坨，如果清單太雜亂、註記太多，我會乾脆重寫一張。請你找到最適合自己的做法。
5.重複步驟一到四。
為了完成任務，該寫幾張清單就盡量寫。作者自己是每天寫一張新的，然後慢慢補充內容。隔天把前一天沒完成的事項加進新的清單裡，以此類推。
❙ 製作更高效的清單
是的，清單的寫法有對錯之分。光是寫在紙上還不夠，又臭又長的待辦清單，只會令人既焦慮又無措。清單明明應該讓人更加輕鬆愉快才對。
「將該做的事情全部寫下來，只會令我產生恐懼，認為自己絕對不可能完成所有任務。」瑪格麗特．摩爾﹙Margaret Moore﹚說。她是《練好專注力，事情再多也不煩！》﹙Organize Your Mind Organize Your Life﹚一書的共同作者。
她建議以「最佳劑量」﹙optimal doses﹚來做事。最佳劑量因人而異，因為只有我們才知道最適合自己的工作方式。「你必須找到剛剛好的劑量，這個劑量能使你感到條理分明、大局在握，而不是壓垮你。然而，只有在親身嘗試錯誤之後，你才能找到屬於你的最佳劑量。」她說。
無論你決定把清單寫在哪裡，最終結果都是要逐項完成清單上的任務。清單寫好之後，有幾種方式可幫助你駕馭清單：
❶評估任務
輕重緩急。這件事前面提過，可說是清單管理最重要的一件事。老實說，你寫在清單上的那些事可能一件也不急，自己要分清楚哪些是現在必須完成的？哪些可以等一等？
自知之明。這很難。你了解自己，清楚自己的能耐。但是一碰到待辦清單，有時就是很難誠實面對自己與現實。我完全明白。你想要立刻劃掉所有待辦事項！
判斷哪些事情應優先處理，是一項珍貴的本領，能為你帶來極大的幫助。如果你知道整理衣櫃得花兩小時，但你預約看醫生的時間是半小時後，那現在就不是整理衣櫃的好時機。
明確聚焦。具體而明確的清單能幫你簡化待辦事項。不要寫「整理車庫」，把執行步驟寫出來，只要一一列出「整理」的步驟，這項任務會更容易完成。待辦事項要明確，例如：
▢丟掉不用的節慶裝飾品。
▢把工具都收在同一處。
▢清除停車位上的雜物。
明確的行動指令也能幫你聚焦於真正的目標。不要寫「去超市購物」，而是「買生菜、番茄跟酪梨」，這樣比較清楚，也能減少你瞎逛的時間，使你快速完成購物任務。
❷規劃任務
以小搏大。有時候，小勝過大。在清單上穿插幾個簡單任務可提振精神，因為簡單的事完成得比較快。我知道前面說過不應該這麼做，但有時候先解決簡單任務能使你更有幹勁。怎樣的策略都行，只要能幫助你持之以恆就好。
一案一單。把你想在生活中完成的每一件事，不分類別全部寫在同一張清單上，這種做法大錯特錯。一個目標寫一張清單，你才不會驚慌失措或是腦袋一團漿糊。
❸分派任務
外包出去。媒合自由工作者與外包工作的線上平台「工作兔」﹙TaskRabbit﹚執行長麗雅．巴斯克 ﹙Leah Busque﹚，她曾經告訴作者，有能力做一件事，不代表那件事一定要由你來做。
身為前控制狂，我把這句話謹記在心。﹙我承認現在仍有輕微的控制狂症狀，只是沒有以前那麼嚴重了。﹚把任務分派出去，而不是全部攬在自己身上，這種能力將改變你的一生。
學會說不。哇塞！如果可以推掉你不想做的事，想像一下你能完成多少真正重要的事。沒錯，只要學會說「不」，你就能拿回人生的掌控權。我們很容易隨口答應邀約，例如：一起喝杯咖啡，或是陪朋友去看那場他說了好久的電影。但是，不可以把「好啊」當成標準答案。記住，時間很珍貴，你不需要自願當校外教學的導護媽媽，也不必主動要求負責某個專案。
不要因為不好意思拒絕就答應別人，除非那是你真正想做的事。拒絕做這些事，就能為行程表創造出更多空檔，提高生產力。
這個原則也適用職場。很難！在工作的場合說「不」真的很難。通常我們不得不答應。碰到這種情況，我會拿出待辦清單，看看有沒有能抽換的任務。比如我會請別人幫忙完成其中一個待辦事項，或是把任務直接交給另一位同事。以下提供幾種拒絕別人的好方法：
- 「我沒辦法接這份工作﹙或參加這個活動﹚，但是XXX應該很適合。」﹙提供解決方法，對方會很高興，你也不會因此有罪惡感。﹚
- 「請過X週之後再回來找我。那時候我比較有空，應該可以幫忙。」﹙要注意，行程表不可以有空檔就塞，一定要給自己充足的時間。﹚
- 「平常我肯定會答應你，但是我正在用一種新方法評估自己的工作量，我覺得現在的工作量很滿，所以只能拒絕你了。」﹙別擔心，只要誠懇回覆，對方都會體諒。﹚
❹設定期限
身為電視製作人，作者本身可說是設定期限的達人。設定期限也確實有用。為自己設定一個期限，做事比較不會拖拖拉拉，只要告訴大腦，你必須在萬聖節之前想好感恩節的菜色，你就能在萬聖節之前想好感恩節的菜色。正因如此，我每年八月就開始採買年終過節要用的東西，早點開始準備，感恩季開跑時才不會忙到發瘋。
簡單的待辦事項也可以用這招。我經常在待辦事項旁邊寫上時間。例如現在一點多了，我知道走路去洗衣店需要十五分鐘，所以我會設定這項任務必須在兩點之前完成，這樣既不耽誤原本的行程，又能多劃掉一個待辦事項。
❺獎勵自己
這是作者最喜歡的步驟，對每一個人而言都是重要的！說到處理待辦事項，獎勵可以發揮很大的效用。給自己一些值得期待的事，你會更想快點劃掉清單上的待辦事項。我經常賄賂自己，例如：「寫完這篇稿子，就能上臉書十分鐘。」你不妨試試，為了得到獎勵，你處理待辦事項的積極程度，肯定會嚇到自己。
❻提醒自己
我們無法百分之百記住每一件該做的事。絕對不可能。放自己一馬，用工具提醒自己吧。有時就算寫了待辦清單，也很容易忘記它的存在，最後一事也沒做，這時只要設定好提醒自己的方式，你就會記得拿起清單看一看。
作者每天都會用Outlook系統傳好幾次會議通知給自己，提醒自己別忘了該處理哪些事。除了手寫清單，這些自動跳出的提醒訊息，也是如期完成任務的一大助力。
❙ 書籍小結
流行歌手瑪丹娜、披頭四樂團主唱約翰．藍儂、鄉村歌手強尼．凱許﹙Johnny Cash﹚、生活家事達人瑪莎．史都華、脱口秀主持人艾倫．狄珍妮絲、美國開國元勳班．富蘭克林、美國前總統雷根、文藝復興博學家達文西、發明家愛迪生，這些人有什麼共通點？
他們都有製作清單的習慣。這些成功人士和許多執行長、忙碌的創業家一樣，都使用清單管理自己的想法、思緒與任務。
寫一張清單，待辦事項、規劃活動、解決問題與處理任何任務，都會變得簡單許多。書中會分享給你：
▢用清單幫助你完成更多事。▢節省時間。
▢更井井有條。
▢更有生產力。
▢節省金錢。
▢紓解壓力。
若你是一個忙得不可開交的人，就找找書中的靈感吧！對我而言，上面的待辦清單結合GTD時間管理法的管理流程，十分受用喔！
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