閱讀旅圖：我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題

如果做簡報也能像樂高一樣，該有多好玩呢？問題是可能嗎？想想，若是一個新手玩樂高積木，要憑一已之力，組裝出一隻大象，可能需要想半天﹙到底該從頭、還是從身體開始…XD…好難哦！！﹚

如果有一份指引說明書，內容清清楚楚的說明，大部分的人，就能輕鬆的組出一隻大象，空間邏輯出眾的人，還可以發揮巧思改變成其他造型的大象，不是嗎？

那麼關鍵在哪裡呢？答案是「說明書」，有說明書在手上，跟著說明書的指引，我們可以專注地找積木﹙蒐集資料﹚，而不必費神的思考，下一步，下下一步為何？這是否就省力不少…

這就是一本書《我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題》想要傳達的概念，若能針對職場需要簡報的人，提供一個「說明書」，好讓平日已傷透腦筋的職場朋友，能於進行簡報之前，針對工作進度或是大型提案有一個報告的架構，然後依據「報告架構」蒐集對的內容，這樣就與玩積木一樣了，專注在內容的準備即可。

❙ 簡報的核心架構

「小蔡，說了半天，你到底想要說什麼？」主管一臉不耐煩，聽了三分鐘，還是聽不到重點。

這一個問題，對一位新手簡報人員，是經常得面對的。明明用心準備了很久，為何老是得不到主管的肯定？問題之一，可能就是想到什麼寫什麼，單張投影片漂漂亮亮的，但整份的簡報架構看起來就像流水帳呢？

若使用邏輯框架重新組織時，就會發現許多不足的部分，其中一種「邏輯框架」就是運用STAR來重組整個簡報的順序，結果就會不一樣。這也是一種模組化的方式，為何模組化如此的重要，模組化的簡報思考又有什麼核心價值？原來模組化是結合系統思維、敏捷思維與商業思維，從這三個思維延伸出三大核心價值：

❶ 系統思維：簡報不是獨立的工作，而是解決問題的過程。若要簡報有效，一開始就要構思簡報的內容，需要具備哪些條件？解決問題的同時，也在完成簡報的內容。

❷ 敏捷的思維：拆解簡報的關鍵因素，做有價值的事、增加應變彈性。在職場最缺的就是時間，於有限的時間內，都能組織對應的簡報內容，從容面對各種報告場景，提升應變的彈性。

❸ 商業思維：簡報不僅是交差，也要解決問題，更是提升個人價值的機會。有價值不是用嘴說的，也不在於你懂多少，而是你如何去呈現你的工作成果與專業價值。

那麼？除了上述的STAR邏輯思考框架之外，還有其它的嗎？

書中整理出工作型簡報常見的三大類型、九種邏輯框架﹙詳見第076頁﹚。這可是書中精華重點之一，非常推薦大家，慢慢細嚼，只要能掌握這九種邏輯框架，再稍加變化，相信這是一個簡報「無敵」的開始。

關於三大類型，我稍作文字補充說明之：

※ 時間類型：呈現趨勢、時程、流程、步驟等時間流向的架構

進度﹙工作﹚報告是職場中最為常見的報告之一，以年度報告為例，準備時即可利用這期間框架，區分為三段：過去﹙成果與反思﹚、現在﹙進度說明﹚、未來﹙規劃與挑戰﹚，報告架構就會變得完整與清楚。除了期間框架之外，也可用以「階段框架」與「步驟框架」來進行。

※ 空間類型：根據規模大小、距離遠近來組織架構

主要是針對規劃產業或是市場分析報告，內容繁多，要如何來規劃這一個報告才不會凌亂呢？如果內容是涉及規模大小，就採用「規模框架」，由大至小的規劃架構；如果內容是涉及地域遠近，就採用「距離框架」從遠到近的規劃架構。

※ 情境類型：根據場景時機與強調焦點來選擇適當的框架

以四個例子來說明：

1. 你準備向主管報吿一個專案企畫的內容規劃。→採用的是主題框架。
2. 準備公司內部升職報告。→採用的是議題框架。
3. 資安事件的問題處理匯報。→採用的是問題框架。
4. 專案計畫的成果報告。→採用的是課題框架。

決定架構之後，即可搭配上述的表格，再加以細化裡面的結構，以主題框架而言，你必須要進一步準備框架元素，說明專案企畫，讓聽眾快速掌握全貌，其元素有三：

• 目的：為什麼要談論內容？
• 關聯：內容對於簡報對象的關聯、影響或重要性？
• 效益：內容對於簡報對象有什麼價值？可以獲得什麼？

❙ 設計自己的簡報範本

思考的框架完成之後，接續要進行的就是簡報範本的製作。有一個簡單好用的範本，讓你降低工作的準備難度，書中提出了三個步驟，打造出專屬於你的簡報範本。

步驟 ① —設計版面

投影片的版面，就如同房屋的格局，決定資訊區塊的位置分配，盡可能符合受眾的視覺習慣。有以下兩個重要的規則：

• 視覺動向：從左到右、由上到下、順時針
• 吸睛程度：人物圖像 ＞ 景物圖像 ＞ 文字數據

工作簡報的版面，不需要太複雜，受眾的專注力應該投入在我們希望他們看到的資訊上，而不是多樣化的版面設計，可以設計五張投影片作為母版。

步驟 ② —選擇字體

簡報中的字體，會影響整體的風格。其中字體的種類不能過多之外，還有一個比較需要注意的細節，即是否有襯線：

• 有襯線：字體乾淨俐落，適合商務風格與動態呈現，做為放大字體也很適合。
• 無襯線：給人的感覺是較為人文與靜態，容易辨識，適合做為內容說明。

沒有絕對的對與錯，只要是感覺，就代表因人而異，而非絕對的標準，依據你使用的軟體，來進行選擇。書也提到兩種字體的使用，若是需要加粗、或是作為關鍵訊息，作者偏好「微軟雅黑體」，其它的內文，則使用的是「微軟正黑體」，供大家參考。

步驟 ③ —挑選色彩

色彩的應用絕對是一個重點，過去五顏六色的簡報，誤以為很高級，看完專業簡報之後，才知悉專業簡報刻意的使用色彩的種類，更能凸顯色彩代表「重要」的意義。中國的水墨畫，憑藉著深淺色也能展現出層次感的變化，簡報更是如此，謹慎的使用色彩更是重要。

簡報中的色彩，有兩層的意義：第一、用來凸顯重點；第二、呈現出品牌形象。建立色彩組合時，只需要挑選背景色、主題色與重點色，其中主題色與重點色，依據作者的經驗，佔整個簡報的比例不到兩成，大多都是以背景色為主。其原則如下：

• 背景色：淺底深字、深底淺字
• 主題色：自家公司或個人品牌，符合簡報的主題色彩
• 重點色：對應於主題色能產生強烈對比的色彩

若能於簡報範本加注一些心力，不但整體的簡報較具有一體性，同時也會降低受眾的閱讀難度，因此版面的排版方式也很重要，簡報完成之後，可以格狀檢視進行查看，以下兩種排版方式，提供職場的朋友參考：

• 並列﹙水平並列、垂直並列、水平垂直混和﹚
• 左右﹙左圖右文、左表右文﹚

❙ 舊簡報大翻身實務

※ 簡報內容層次概念

簡報就是化繁為簡，意思是文字越少越好，而且盡量以視覺化的圖像來呈現。不過，問題是，有時候考量到報告的場景，主管不希望你刪除過多的文字，以避免誤解，畢竟圖有時候不夠精準，看的角度不同，意思就不同。而文字是屬於精準表達型的，一個簡報文字很多，該如何是好呢？

其實，化繁為簡總共有兩種意涵：

1. 資訊減量：就是刪除文字，以圖作為主要表達的方式。
2. 層次區別：運用層次的區別，讓大量的資訊或是文字的內容，能有更好的理解方式。

如何做到第二項的層次區別呢？層次區別目的在於讓簡報者好說明，而聽眾也更容易理解。其步驟有三個：

1. 摘出重點文字
2. 建立新的層次﹙加入小標題﹚
3. 運用設計原則強化視覺效果。﹙對齊、顏色等技巧﹚

※ 整合參考的四技巧

於不同的媒材上找簡報的素材，這些素材通常是經由翻拍或是掃瞄，解析度不佳、圖片太小、風格不符，進而造成整合簡報時，產生許多的問題，可以運用以下四個技巧來處理。

技巧❶：重製
清晰度不佳，可以利用找示意圖的方式來取代原有圖像。

技巧❷：崁入
若圖像風格與簡報有所出入，建議可以將該圖片利用去背的方式來進行，這樣就會大大的減少突兀感。
若是要將圖片去背，改為可攜式網路圖形（英語：Portable Network Graphics，PNG），書中推薦一個網站，供大家參考，網址：https://pngtree.com/ ﹙有付費與免費兩種方式，記得詳看哦！﹚

技巧❸：加框
將圖片加入框線配合陰影效果，即會創造出浮貼的層次感。

技巧❹：放大鏡
利用局部圖形分裁方式，製作出特殊形狀的圖像，用於複雜圖像的局部說明，是相當有效果的的降噪技巧。

❙ 結論：模組化風格，源自你的個性

不論任何的事情，都需要來回地確認與精雕細琢，如何讓自己精益求精，那麼檢查的步驟必不可少，運用三個步驟來幫簡報進行健檢：

步驟❶ 檢視架構邏輯

1. 目的：確認簡報的目的是什麼？希望聽眾的反應是什麼？
2. 開場：是否有與聽眾建立連結？
3. 內容：架構是否有邏輯？過場頁或階段性總結是否有改善聽眾的專注力？
4. 結尾：讓聽眾留下深刻印象，以及喚起行動。

步驟❷ 檢視內容層次

• 元素：每一張投影片，是否有包含三個元素：標題、內容與重點訊息？
• 階層：是否有重複運用「留白，對齊、對比」這幾個設計元素，維持簡報的一致性，降低聽眾的疲勞認知？

步驟❸ 檢視視覺風格

• 字型：使用字型不要超過兩種，一種用於標題與重點訊息，一種用於輔助資訊。
• 配色：配色方案為何？是否有符合這一次的簡報內容？

表達溝通是職場重要的一環，閱讀這一本書，慢慢去消化一個簡報該如何來進行？從開始執行工作，就開始思考簡報的核心要素，而非完成工作才思考與整理。

同時作者分享「思路模組化」的概念，必定有助於簡報的準備工作，這也是我一直想要精進的，分享三個收穫：

1. 思維可視化，作者提到作簡報的九宮格與三大類型的九種邏輯框架，這是一種思維可視化，是這一本書的精華所在，也是作者功力深厚之所在，更是不斷地修改而來，這一個作法值得思考與學習。
2. 工作簡報循此脈絡，那麼教學簡報是否也是如此？用工作型簡報重新來架構與修正教學型的簡報，想必收穫也會很大，這應會讓學生或是學員，更為專注。
3. 重製新簡報相信大家想到就會感覺「無能為力」，若改成有系統化逐一修正舊簡報的內容，應是可行。舊簡報數量非常龐大，過去若沒有系統化，導致簡報上下位階並不明顯，若能運用Xmind﹙心智圖﹚進行架構整理，再適時加入「過場頁」﹙單元與單元之間﹚與「導覽列」﹙一個單元若頁數過多時輔助使用﹚，將會是一個好的開始。

簡報如同你的個性，不論如何用力學習他人，也是學不來的。回到自己的身上，了解自身的優劣點，設定適當的目標，選擇正確定位自己的簡報，才是我閱讀此本書該做的事情，分享給你，更希望分享給你的朋友，一起提升「價值」。

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