偶爾閱讀整理的書籍,一位漂亮的二十幾歲女子,對外求助整理房間的秘訣。當整理顧問到達時,所見不大的房間,有著被隨意丟放的書籍、散落的衣物,堆積成「島」。捨,是一個人人都懂,但不見得做到的事。整理顧問從丟掉不要物品開始,「島」就消失了,然後再進行簡單的分類,二十幾歲的女子露出滿意的神情。
「整理真的有那麼簡單嗎?」不如現在就馬上拿出你的皮夾試試看!只要依照下列步驟進行,被擠暴的皮夾,外形會瞬間變回原有的樣子:
- 先將皮夾內所有東西取出。
- 丟掉已經有一段時間沒使用的集點卡或收據。
- 一個月以上沒使用的卡片收入抽屉。
- 選出最常使用的卡片,將其放在最方便拿取的地方。
- 剩餘的東西以個人拿取方便排放整齊即可。
人們習慣在發生問題時,以熟悉的方式解決大部分的問題。例如,因保存文件的方式有誤,才會出現文件整理上的問題,但人們會習慣以原本錯誤的方式繼續整理文件,最終會以「我就是不會整理」為由而放棄。世界上沒有「不會整理的人」,只有不斷用錯誤方式整理的人。
回到知識時代,每一個人平日收藏的資訊量,若轉化成有形,其數量也不在話下。許多人愛用Evernote是因為它有一個非常棒的功能,就是一鍵即可以收藏網路的文章,滿足大家收藏「好文」的需求心。只是,日子一久,「好文」就會變「霉文」,不知不覺讓人煩惱起來,那如何來整理呢?或許,我們可以借用上述的五步驟,進行初步的整理
回到知識時代,每一個人平日收藏的資訊量,若轉化成有形,其數量也不在話下。許多人愛用Evernote是因為它有一個非常棒的功能,就是一鍵即可以收藏網路的文章,滿足大家收藏「好文」的需求心。只是,日子一久,「好文」就會變「霉文」,不知不覺讓人煩惱起來,那如何來整理呢?或許,我們可以借用上述的五步驟,進行初步的整理
- 於左側的資訊看板,點選「所有記事」。
- 利用搜尋語法搜尋出舊資料,語法為:-created:year-3,Evernote即可找出三年前建立的文章,若不需要即可快速刪除﹙前面加負號﹚。
- 利用搜尋語法﹙Updated:month-3﹚,找出最近三個月有更新過的文章。
- 將三個月有更新過的文章,利用標籤簡單分類,依重要的程度,給予星號﹙✭﹚。
- 將標註有五顆星的標籤,加入捷徑即可。
這樣一來,至少理清Evernote內到底存放什麼?什麼內容或是記事對我而言,最重要。當然,這只是初步的整理,並無法解決你的問題,不過,我想「整理」這件事情是重要的,不整理就無法融合自己所學。於過去的職場中,進行系統導入時,我們經常要去盤點相關的文件,是否有需要,記得主管經常提醒專案團隊,「要在系統導入時進行清理,否則只會垃圾進,垃圾出。 (Garbage in, Garbage out) 」。
整理既然如此的重要,那為何有些人就不習慣整理呢?《1天15分鐘改變人生的整理術》書中分析三大原因:
❶ 沒有餘裕
沒有餘裕指的沒有時間、體力、心情…等,所以不整理。細細的推敲,是不想整理,因為買櫃子來放比較容易。一個空間不夠,再申請一個。導致七、八個帳號,光記帳號與密碼就花了許多時間,更別提記得資訊放在哪一個帳號。
很多朋友問我,我的Evernote的資料應該很多才是,細看記事的數量,我只有二千多則記事,比較其他人動不動就上萬則,根本是小巫見大巫。小小秘訣無他,就是需要再放進來,不要什麼都放即可。注意記事的含金量,而不是數量。
❷害怕
所謂的害怕,是指對整理有恐懼,感到很煩,不會整理,除此之外,對整理抱持完美主義也在此列。許多人覺得若不整理到盡善盡美,乾脆就放棄。其實,大可不必,整理只要依循「80/20」法則即可,順序應要從最重要的、最緊急、經常使用的開始即可。
經常整理的我,心中想的不是完美,而是「順應直覺」。將所有的東西,擺放至直覺可以找到為止,因此,整理的方法不要經常變更,而是要不斷的優化才行。
❶ 沒有餘裕
沒有餘裕指的沒有時間、體力、心情…等,所以不整理。細細的推敲,是不想整理,因為買櫃子來放比較容易。一個空間不夠,再申請一個。導致七、八個帳號,光記帳號與密碼就花了許多時間,更別提記得資訊放在哪一個帳號。
很多朋友問我,我的Evernote的資料應該很多才是,細看記事的數量,我只有二千多則記事,比較其他人動不動就上萬則,根本是小巫見大巫。小小秘訣無他,就是需要再放進來,不要什麼都放即可。注意記事的含金量,而不是數量。
❷害怕
所謂的害怕,是指對整理有恐懼,感到很煩,不會整理,除此之外,對整理抱持完美主義也在此列。許多人覺得若不整理到盡善盡美,乾脆就放棄。其實,大可不必,整理只要依循「80/20」法則即可,順序應要從最重要的、最緊急、經常使用的開始即可。
經常整理的我,心中想的不是完美,而是「順應直覺」。將所有的東西,擺放至直覺可以找到為止,因此,整理的方法不要經常變更,而是要不斷的優化才行。
❸覺得沒必要
「不整理也沒關係」「有整理的必要嗎?」如同棉被,不用折,因為晚上會再攤開。住在仁川的崔容憲老師身為教師已經十餘年了,總是苦惱著「要怎麼做,才能讓孩子們把書讀得更好呢?」他注意到了,如果是功課不好的孩子,通常他的置物櫃、書桌、抽屜、書包也都呈現一個「沒有整理」的現象。
雖然功課好的學生之中,也有幾個不太會整理的學生,但是功課不好的學生,在整理收納方面一定也是亂七八糟的。整理對人的影響,或許比看到表面還要多。
另一個想法就是只要會搜尋就好了。當然是沒有錯,不過,你也可以試試看,通常善用搜尋的人,會於關鍵字與搜尋技巧下足功夫,因為現在的文章,為了要吸睛,經常使用一些誇張的用詞,也經常文不對題。所以,搜尋當然很好,但之前下的整理功夫更是重要。
目前我是一位專業的工作者,主要是以講授課程為核心。「工作整理」對我而言,是不可或缺的技能,因為市場變化快速,課程的內容亦需要經常更新,若無法將資料有系統的進行吸收與轉化,就無法做好自己的工作。
過去在工作職場上,任職是專業管理,從檔案接收到量產,我必需要負責整合小組成員的工作,因此有自己的一個工作流程非常重要,在學校並沒有學過整理的我,除了學習前輩的作業方式之外,自己也很努力進行整理,慢慢地一步一步去記住工作上的細節,才能在目前這個新職務上,穩定地產出。整理力,是一個看不見且強大的支柱。
所謂整理,其實就是在支配自身生活與空間的混亂。換句話說,就是成為自己人生的主導者,而不是被混亂的生活牽著鼻子走。因此,整理是所有自我開發的出發點。只要把書桌整理好,工作也會被整理清楚。工作整理清楚,下班後的生活也會有所不同。像這樣,整理可說是將眼前的變化引領到未來變化的第一個步驟。
「不整理也沒關係」「有整理的必要嗎?」如同棉被,不用折,因為晚上會再攤開。住在仁川的崔容憲老師身為教師已經十餘年了,總是苦惱著「要怎麼做,才能讓孩子們把書讀得更好呢?」他注意到了,如果是功課不好的孩子,通常他的置物櫃、書桌、抽屜、書包也都呈現一個「沒有整理」的現象。
雖然功課好的學生之中,也有幾個不太會整理的學生,但是功課不好的學生,在整理收納方面一定也是亂七八糟的。整理對人的影響,或許比看到表面還要多。
另一個想法就是只要會搜尋就好了。當然是沒有錯,不過,你也可以試試看,通常善用搜尋的人,會於關鍵字與搜尋技巧下足功夫,因為現在的文章,為了要吸睛,經常使用一些誇張的用詞,也經常文不對題。所以,搜尋當然很好,但之前下的整理功夫更是重要。
目前我是一位專業的工作者,主要是以講授課程為核心。「工作整理」對我而言,是不可或缺的技能,因為市場變化快速,課程的內容亦需要經常更新,若無法將資料有系統的進行吸收與轉化,就無法做好自己的工作。
過去在工作職場上,任職是專業管理,從檔案接收到量產,我必需要負責整合小組成員的工作,因此有自己的一個工作流程非常重要,在學校並沒有學過整理的我,除了學習前輩的作業方式之外,自己也很努力進行整理,慢慢地一步一步去記住工作上的細節,才能在目前這個新職務上,穩定地產出。整理力,是一個看不見且強大的支柱。
所謂整理,其實就是在支配自身生活與空間的混亂。換句話說,就是成為自己人生的主導者,而不是被混亂的生活牽著鼻子走。因此,整理是所有自我開發的出發點。只要把書桌整理好,工作也會被整理清楚。工作整理清楚,下班後的生活也會有所不同。像這樣,整理可說是將眼前的變化引領到未來變化的第一個步驟。
通常,談到整理,腦海中想到的莫過於整理辦公桌或者資料建檔之類的技巧,這些當然很重要,但對我而言,整理得從「腦袋」開始。除此之外,還有心靈、日程表…等,整理除了方法之外,更重要的還有整理的思維。
雖然我是一個對整理不是很拿手的人,但我還是盡可能學習這方面的技能。因為,我們有壓力時,總是發現在特定時間之下,找不到特定的物品,例如:總經理要重要客戶的聯繫方式,要的時候突然找不到;昨日才寫的筆記,居然一時之間弄丟。因此,我相信整理是必要的,相信的理由為:
❶ 整理是資產
有搬家經驗的朋友,是否在搬家的過程中才發現,原來我有這個物品,這就是我早就想要的,原來我早已買過。整理會經常找出我們早已遺忘之事、物。對我而言,我也經常收集一些有趣、多元的資訊,製作成簡報分享給職場的朋友。
雖然我是一個對整理不是很拿手的人,但我還是盡可能學習這方面的技能。因為,我們有壓力時,總是發現在特定時間之下,找不到特定的物品,例如:總經理要重要客戶的聯繫方式,要的時候突然找不到;昨日才寫的筆記,居然一時之間弄丟。因此,我相信整理是必要的,相信的理由為:
❶ 整理是資產
有搬家經驗的朋友,是否在搬家的過程中才發現,原來我有這個物品,這就是我早就想要的,原來我早已買過。整理會經常找出我們早已遺忘之事、物。對我而言,我也經常收集一些有趣、多元的資訊,製作成簡報分享給職場的朋友。
因為簡報對一位講師而言,是一個重要的資產,當我將所有的簡報整理成資料庫,才發現,原來我有這些「內容」,怎麼都忘了。在這樣的過程中,我對整理也產生了更多的興趣,並持續的努力實踐。
❷ 整理是時間
史丹佛大學有位教授把人一生花在吃飯、睡覺上的時間做了一個表,結果發現人一生花十五個月的時間在找東西。如果有好習慣,東西用完放回原位,就不需要找。愛因斯坦說:「人的差異來自業餘時間,業餘時間能成就一個人,也能毀滅一個人。」別人找東西時,你在看書,就多了知識。其實管理時間並非只能透過計畫表來執行,只要整理工作的空間、所需物品﹙實體、文件與專業知識﹚,便能大大減少時間浪費並提高生產力。
❸ 整理是機會
暢銷書《空間淨化風水術》的作者凱倫.金史頓(Karen Kingston)強調「雜物一旦累積,就表示你的生活一定出現了問題。」「如果說家和工作的場所是流動生命力的空間,那麼雜物就是紊亂你的能量並使其混亂的東西。」
從有形物品與空間來看是如此,回頭看看Evernote若是你收集資料的大本營,那麼,那些許多偏離你技能強項的知識小文,是否不斷的干擾你,將你有限的「專注力」給磨滅了?因為不夠集中心力,能力當然無法深根,即使有機會,也會因為如此,而只能眼睜睜的看著機會從手中消失。
有形的整理可以找回浪費的金錢、時間和能量。進入知識時代,交付出去可能只是一個檔案、一個數字、一個份文件而已,整理有形的物品的同時,也要關注資訊的整理,才能重新獲取金錢、時間和能量,從中找到全新的機會。一切,都從一件小事開始,那就是「整理」。
一起動手吧!兩個人一起整理更好,全家一起,就幸福美滿了。
...參考資訊...
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❷ 整理是時間
史丹佛大學有位教授把人一生花在吃飯、睡覺上的時間做了一個表,結果發現人一生花十五個月的時間在找東西。如果有好習慣,東西用完放回原位,就不需要找。愛因斯坦說:「人的差異來自業餘時間,業餘時間能成就一個人,也能毀滅一個人。」別人找東西時,你在看書,就多了知識。其實管理時間並非只能透過計畫表來執行,只要整理工作的空間、所需物品﹙實體、文件與專業知識﹚,便能大大減少時間浪費並提高生產力。
❸ 整理是機會
暢銷書《空間淨化風水術》的作者凱倫.金史頓(Karen Kingston)強調「雜物一旦累積,就表示你的生活一定出現了問題。」「如果說家和工作的場所是流動生命力的空間,那麼雜物就是紊亂你的能量並使其混亂的東西。」
從有形物品與空間來看是如此,回頭看看Evernote若是你收集資料的大本營,那麼,那些許多偏離你技能強項的知識小文,是否不斷的干擾你,將你有限的「專注力」給磨滅了?因為不夠集中心力,能力當然無法深根,即使有機會,也會因為如此,而只能眼睜睜的看著機會從手中消失。
有形的整理可以找回浪費的金錢、時間和能量。進入知識時代,交付出去可能只是一個檔案、一個數字、一個份文件而已,整理有形的物品的同時,也要關注資訊的整理,才能重新獲取金錢、時間和能量,從中找到全新的機會。一切,都從一件小事開始,那就是「整理」。
一起動手吧!兩個人一起整理更好,全家一起,就幸福美滿了。
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※ 首頁圖片 Photo by Jeff Sheldon on Unsplash
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