我的鐵三角時間管理「工具箱」

誰不想要多一點時間？時間本來就該浪費在美好的事物中，時間是最稀少的資源，因此關於時間管理的研究已有相當歷史，猶如人類社會從農業革命演進到工業革命，再到資訊革命。《與成功有約》提及，目前時間管理理論已演化到第四代。

第Ⅰ代理論著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調配時間與精力。
第Ⅱ代理論強調行事曆與日程表，反映出時間管理已注意到規劃未來的重要。
第Ⅲ代講求優先順序的觀念。
第Ⅳ代理論出現，與以往截然不同之處在於，它根本否定「時間管理」這個名詞，主張關鍵不在於時間管理，而在於個人管理。與其著重於時間與事務的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。

從上述看到理論的進化，也看到工具的使用略有不同，例如：便條、備忘錄…等。回顧雲端技術還未席捲我們的生活與工作時的景象，部門成員各自執行工作後，往往要等到所有人共同開會時，才知道彼此在這段時間做了什麼，整體進度推進多少，常常因為必須彼此等待，或者一時聯絡不上對方，而消磨掉大量時間。

如今，只要將所有組員加入數位工具平台，任何人一更新工作進度，其他人便能即時收到通知，立刻執行下一步驟的動作，達到工作無縫接軌的境界。活用數位科技，變成一個重要的技能，過與不及，都需要不斷的調整。

《聰明人都在用的策略性偷懶法》一書建議：活用數位工具，為自己建立一個「外部大腦」。簡單說，就是把需要記憶背誦的資訊，都記在你隨時能提取的數位工具裡，將最菁華、最專注的心力，都投注在真正重要的工作上。數位工具的演變一日千里，很多人往往為了嘗鮮，下載了一大堆軟體，造成資訊分散、系統龐雜，反而無法可管。

另外有一些人，則是走到天平另一端，只打算用一個工具，來管理所有的工作，將一個工具徹底的發揮，活用到極緻。不過，我想工具會不斷的演化，一定有其道理。

這讓我想到一寓言故事-動物學校，學校內採用的活動課程包括跑步、爬行、游泳及飛行。為了方便管理，所有的動物都參加了每一項課程。以鴨子為例，游泳項目上的表現非常傑出，但跑步磨破皮還是不及格。每一種數位軟體都有設計的方向，想要解決某一個問題，不過，我們所遇到的問題，是比較綜合性與複雜。

對於時間管理的工具，許多人認為工作和私人應該分開，私人一個資料庫，工作一個資料，何奈「人」只有一個，這種分類的方法，將會導致資訊非常的分散，工作會十分沒有效率。

某一次，有主管向我要文件，直覺會在公司資料庫中，才驚覺與我的直覺並不一樣，根本無法在公司的資料庫中找出，也重新思考分開與整合這件事。

工具的選擇，我會以整合性為主，然後，找到該工具的特質，來解決我管理上的需求，就過去到目前職場需求，我特別選擇三款軟體來管理我的時間。

❙ 鐵三角工具

❶Google試算表

這一款軟體，與目前職場大家所熟知Office軟體Excel是一樣的，因此用它來進行繪製甘特圖、客製化的日曆、日行程表，再適合不過。

更重要的是，Google試算表可以用網頁模式，發佈到網路，網頁模式非常適合行動裝置的瀏覽。這樣的工作，是我最喜歡與順手的模式，小螢幕的手機用來進行臨時性的閱讀與查看資訊，然而電腦才是我真正的運轉中心，處理大量的工作。

❷Trello

Trello是一款專案管理工具，不僅能幫助個人及組織井然有序地規劃任務、提升團隊運作效率，免費版的多項強大功能，用來規劃自助旅遊行程、執行年度計畫…等，都不是問題。

我愛上這一款軟體的理由，就是它的介面設計，相當「簡潔」又不失設計感，簡易的功能選項和符號，非常好上手。另一個重要的理由，就是它的原理來自看板管理，任務以拖拉的方式即可重整，非常容易上手，符合目前多變的社會需求。

建立「看板」之後，「列表」可以依自己的工作流進行設計。而「列表」下方，就是每一個「任務卡片」，每一個任務都可以設定待辦清單Check List、加入標籤、記錄活動內容時，讓人愛不釋手。

❸Evernote

這是一款知名的數位筆記軟體，我已用七年，一開始接觸是寫課程筆記，不過，最近，它已轉變成時間管理不可或缺的支援系統。Evernote的強項是筆記，筆記無所不在，時間管理除了計畫之外，執行的細項、過程的紀錄、SOP流程的建立…等，通通在此。

時間管理對Evernote而言，只是一個行程的管理，Evernote對我的重要性，不僅如此，更重要的是在知識的管理，才是真正的要角，知識化系統的形成，都是以它為主。

這三個軟體，只要Google一下，就有許多的資訊可以參考，相信大家也不會太陌生，但要將這三個軟體磨合，卻花了近三年的時間，以Trello為例，早在幾年前就知悉，但就是融不進我的工作流。如今，總算慢慢地為每一個軟體找到定位，形成我時間管理的鐵三角。

這一個部落文章，未來也將為各位持續說明，我如何使用這三個軟體來進行時間管理。

❙ 鐵三角使用說明

年度計畫是我每年都會進行的，但只有計畫，是不會有任何成果的。那如何來展開呢？我就用這三個管理工具，來進一步向大家說明，我是如何來排定日行程工作，如何將年度計畫展開到每日工作中，我的工作流如下：

1. 查看年度計畫的願景。
2. 確認專案進度，利用Google試算表連結到Trello。
3. 利用Trello彈性，進行最佳任務的安排。
4. 利用螢幕切割視窗，同時顯示Trello與Evernote，從不同的專案中將「該週」的任務，整合到Evernote。
5. 利用螢幕切割視窗，同時顯示Google試算表與Evernote，依據「一週計畫」來排定日行程表。
6. 確認之後，以Google試算表的日行程進行一天的展開。

就如同《這些Google幫我做好的事》書中發出的疑問，「科技為我們帶來效率的同時，為何也伴隨讓人感到焦慮、混亂等壓力的副作用。本以為創造新秩序的科技，卻反而讓自己失序疏離？」

工具的選擇從來不是一件容易的事情，使用數位工具的目的是為了提升工作效率，而不是跟上流行。工具的選擇，應以「融合個人工作」為首要原則，以免捨本逐末，為了找工具下載工具、學會操作工具，反而壓縮了珍貴的工作時間。接續，就是整合性，目前選用三種工具，整合性相當的好，不論在任何裝置上都能上手。

．．．參考資訊．．．

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※ 首頁圖片來源 Photo by freestocks.org on Unsplash