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Evernote進階操作-#P1-05

《數位職人必備的超效知識管理術》
 
你認識喬丹嗎?還是魔術強森?這些都是陪我渡過青春期的大明星,未曾謀面卻是重要支柱。為了知悉大明星最新的招術,所屬球隊的戰蹟,總是省吃節用的買籃球周刊。累積一段時間之後,雜誌佔滿房間,凌亂程度自然不在話下,實在看不下去的母親就經常會“提醒“我,能不能將你不看的雜誌處理一下呢?

我心中的OS,「我有時候還是會看,而且是我“辛苦“得來,不想丟啊!」後來,連我自己也忍不住,細細的回想,其實我經常看雜誌的某幾頁而非全部,於是我決定將雜誌一再翻閱的內容剪下來,並分為籃球場上五大位置﹙控球後衛、得分後衛、大小前鋒,中鋒﹚,好幾百本的雜誌,體積變成原有的幾十分之一,且收好在自己的櫃子中,想看立即找到,這個工作,於職場上就是整理文件的技能。

當我們開始收集許多的資訊,接續就要進行必要的整理,而整理的目的,在於留下對自己真正重要的東西。

整理建檔並不是為了丟棄,而是為了留下。~by日本設計師坂戶健司
Evernote 是我們知識的大本營,不是為整理而整理,而是理清自己所需,將資訊放到該去的地方,將一些常用的範本,集中管理,快速的引用並快速的解決問題。

 

建立 Evernote 帳戶時,會有一本預設記事本,建議您重新命名記事本,命名為「收件箱」或是「暫存區」,將所有初次收集到的「記事」放到「收件箱」記事本,沉澱一段時間,再進一步分類整理,主要目的是為剋服當下的衝動,回到理智面來思考,避免造成Evernote裡面有大量的資訊,分不清楚何者該留?何者該棄?

若要進行「記事」管理,以下幾個功能,協助您於「記事」管理更加便利:

  1. 移動記事
  2. 複製記事
  3. 合併記事
  4. 製作總目錄
  5. 複製記事連結
  6. 加入標籤
移動記事:當我們將「記事」按照類別、位置或用途來區隔時,就需要開一個檔案匣也是「記事本」來存放。移動記事,可以快速將「記事」移到該去的「記事本」中,讓這些記事類型有所區隔而且較容易尋找。

 

複製記事:當我們開始整理相同的資訊時,為了採用統一的格式,先建立一則「記事」,利用複製記事將範本格式進行複製,這樣一來所有的「記事」的內容都會統一,這個技巧,我用於書籍的整理上。

 

合併記事:用來將多篇「記事」進行合併,例如專案的資訊的整合。合併記事非常簡單。Windows 上請按住 CTRL,Mac 版請按住 Cmd 再按滑鼠選擇多篇記事,點選記事清單旁視窗中的合併記事,新記事標題會直接使用最上面的記事的標題。

若不小心合併了記事,都可以從「垃圾桶」記事本復原每一則記事。合併的記事排序,可指定排序選項(例如:「標題」、「建立日期」、「更新日期」等),先將記事排序好,再進行合併。

製作總目錄:當我們「記事」較多時,可以建立一份參考的索引,以方便我們快速的尋找,將您要建立索引的記事選取之後,即可建立一份目錄記事。

複製記事連結:記事連結讓您可以從一則記事連到另一則記事。如同上一個功能製做總目錄的方式,這是系統協助我們建立的,而此功能,可以在「記事」的任意位置上,插入記事連結,讓資訊形成一個網狀的連結系統。

加入標籤:當您為一則「記事」分類困擾時,可以於該記事中加入單一或多組關鍵字,當您希望使用關鍵字在記事本裡更快找到記事時,就能透過標籤檢索出相同類別的「記事」,是另類的搜尋的方式。

整理到底是為何?為了我們寶貴的時間,不希望浪費時間在找東西上。同時,整理時,我們也可以加入設計力,強化我們對資訊的管理。


《大整理術》作者坂戶健司,也是一位設計師於書中提及,整理應要做到四大關鍵,就是顏色統一、形狀統一、形式統一、大小統一。同類型的資料,放入相同顏色的資料檔案中,不但外觀要去思考統一,「記事」內容也要進行統一。整理除了「外表」美觀,更進一步,是重要的是,更有設計感。

美,是重要的元素。不美,沒有人想看,美,讓會讓人一再流連忘返。從設計師的觀點,帶入整理的心法,整理需要邏輯力,更需要的是設計力。您,今天設計了嗎?

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