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將工作計畫變成延展工作任務

如何將工作準時完成?一直是我費盡心思的問題,觀察一些前輩,明明手上有好幾個案子,應該和自己一樣忙的夥伴,總能每天在固定時間完成,還能巧妙安排時間,培養興趣,進行家務處理,不假他人之手。

還有能在繁忙課業中,找出空檔用於自己的興趣,成績還名列前茅的同學,這到底是怎麼回事?這些人真是超人?能夠一心多用,感覺真的是超好的。

你與我一樣羨慕他們有「多工」作業的能力嗎?閱讀《成功最關鍵的事》一書,才知悉原來這只是霧裡看花,這是我們對時間安排有重大的誤解!一心多用,能夠事事做得很好嗎?根據書上所述猶他大學一項研究,有一種人無論進行任何作業都不會降低效率,他們被稱為「Super Tasker」,但事實上擁有這項能力者,僅占總人口數二%,你若不是屬於這二%,就記得不要多工作業。


拿著放大鏡,細細觀察高效能職場人士,他們並不是多工作業,而是完成單一任務後,再繼續下一個單一任務,然後再下一個…,像這樣反覆進行。因為於短時間完成許多的工作,讓人誤以為他們是多工作業。

除此之外,我們總認為,大腦會挑簡單的先做。其實,從另一個面向來思考,是你的任務切得不夠細。若能切割至較小的任務,讓大腦認為這個很簡單,那麼,大腦自然不會拒絕你,你的工作也能順利展開。

為了讓工作計畫順利展開,需修煉排定任務的能力,其關鍵有二:
合理的切割工作計畫﹙包含應變計畫﹚,直到看起來簡單﹙符合你的能力﹚。列出任務的先後順序,確保在時間內,集中精神每次處理單一任務。這一篇文章,我們鎖定在第一個關鍵,我們經常將工作切割得不夠細緻,而間接造成專案上的延誤,讓大腦不斷超載,進而抗拒,即使用了強大的意志力,讓我們的大腦「就範」,也因為資料過於複雜,使得自己無法集中精神來進行工作的展開。

還記得,我們有分享這個例子嗎?要「為凱特規劃一個生日派對」,於過去的經驗中,我們立即產出三個想法:

1. 邀請朋友出席。
2. 詢問凱特喜歡什麼派對。
3. 買禮物送給她。

若你只是寫下這樣的工作任務,一樣無法執行,因為大腦無法進入心流,原因在於無法將工作一步到位的完成。因此,再重提一次,拆解工作,依據個人的能力,讓工作能夠一步到位的完成,才是一個好的計畫。

如何來拆解呢?這一次,我們運用心智圖的「關鍵字思考法」來對此詳加說明,心智圖運作的四個核心原則,第一個為關鍵字,若是將句子用關鍵字﹙ 指的是主要名詞、次要為動詞﹚進行拆解,留下思考的活口,謂之關鍵字思考法。

讓大家…
最近的文章

運用子彈整理術串接數位筆記工作流

一枝筆,一本記事本,簡單運作的原則,即能找回人生。人生,不再是長長的待辦清單,而是一件一件與自己有關的事,不論是記錄下來或是劃線完成,都是一件讓人開心的事,這就是《子彈思考整理術》令人著迷的地方。

《子彈思考整理術》主要是手寫,不過,個人情有獨鍾數位筆記。數位工具我主要是以筆電為主,運用筆電製作出一本數位筆記。對我而言,數位筆記有許多手寫做不到的事情。不過,《子彈思考整理術》卻保有手感溫度,進而思考如何將書中提及觀念,應用於我的Evernote之中,讓我有機會回頭重新審視自己筆記?如何能加入手寫溫度,同時滿足我享有多媒體﹙相片、圖像﹚記錄的偏好?
「最徒勞無功的情況莫過於極有效率地完成毫無意義的事」-現代管理學之父彼得.杜拉克(Peter Drucker)《子彈思考整理術》是什麼?作者提及,不論你希望多麼有組織,生活的本質就是混亂,而且不可預測。子彈筆記系統的目的是要擁抱混亂,而不是抵抗混亂。確實如此,只要在混亂中,可以找到前進的方向即可,在霧茫茫的一片中,看見一盞指引的明燈就好。

於子彈筆記系統中,總共想要與大家分享三個要點:
索引目錄標記符號連結移轉❙ 索引目錄

子彈筆記系統採用模組化方式,取代傳統計畫表的線性結構。群組是子彈筆記系統的核心,總共有四大群組,讓所有發生的事情有所依循,讓你有條理地處理混亂,分別為:
索引:統整所有單元,快速找到你腦中所想的事情。日誌:以天為單位的記錄。月誌:記錄當月應要進行的工作。未來誌:記錄未來要進行的工作。提取第一個整理筆記的概念,就是索引用於Evernote。其它三項,我則是使用Google試算表來取代。索引於子彈筆記系統採用上,共分為兩種:

❶ 主要索引
如同傳統方式,於頁面最前方,加入頁碼。確實,索引讓人一目瞭然,於Evernote中,我製作了「年度計畫」的索引頁,看起來很清爽,又放於捷徑上,讓我方便隨時使用。
推薦一個小小秘訣,就是若要快速切換到Evernote捷徑,只要按下⌘﹙Ctrl﹚ + 1,則會連接第一個捷徑,依此類推,試試Evernote給我們的小小驚喜。

❷ 專有索引
若你是學生,你的子彈筆記可能是用來記錄課程。如果你是專案經理,你的子彈筆記可能專門用來追蹤專案的不同面向。
既然是特定主題,筆記的內容可能隨時都會增加,因此採用的方式是動態效果的呈現,於Evernote的功能上,使用標籤的作法,利用「tag」的功能,能讓筆記筆數是…

10元銅板價學會數位筆記,何苦花費黃金時間搜尋?

「到底是要怎樣用啦!」晚上九點安靜的辦公室,小美心中大聲的怒吼,從來沒有將自己心愛的手機,狠狠的放在一旁。

手上面顯示的是今天下午開會的白板畫面,小美用手機拍下來,想要將白板所寫的會議記錄簡單標示出重點,然後再整理成有邏輯的內容。但此時,運用數位工具來進行,卻發現不知該如何進行?

心中想著,要標示重點用美顏功能不是很簡單嗎?還是重新改回一週之前,自己擅長的傳統筆記,拿著紙就這樣隨心所慾在紙張上面畫來畫去,不就好嗎?何必自己找麻煩,堅持使用數位筆記的軟體來進行呢?

回想自己會用數位筆記,就是因為手稿容易被丟來丟去,要收藏與保管也不是容易,更要命的是,臨時要用時,根本無法救急,以致讓自己進來公司快一年半了,好像與新人沒兩樣。

回想之前在Line群組之中,當Line群組響個不停,專案主管正在工地的現場,追問大家,專案的資料到底放在誰那邊?「拜託,是沒有手錶嗎?」現在是下班時間,要用不會自己回去辦公室找,小蔡心想著。

然後,這一個想法,不到一分鐘,就被小許給重重的一擊,小許提供立刻提供了一份主管需要的資料,但此時,小蔡、小美與小許正一起聚餐。

雖然現在是下班聚餐,不太想談公事,但小美還是忍不住的詢問,那位小許先生,藉問一下,請問你如何做到的呢?這時小許才小小的分享,自己平常就是用數位筆記來進行記錄與匯整資料。

現在資訊太混亂,社群也超多,當今網路的使用者,每天花費在搜尋資料時間就佔了整體的 21%,無論是行銷人員還是營業部門,光是「找到工作需要的資訊」這件事情,隨時都在重複進行,甚至時常針對相同的內容搜尋了兩次、三次以上。這樣的重複作業,難怪一天 24 小時總是不夠用。﹙資料來源:Evernote Blog

小美美點點頭,心想:「真的時間不夠用,我不想一直加班,我也要來學數位筆記,我也要變更好,不然我青春快不在了。」

工作原本就難以消化的小美,為了省下辛苦賺來的錢,只能利用空餘的時間,進行網路的資料的搜尋,不管是文章閱讀,還是操作的方式,就努力的學習,總有一天,也會讓其它的對我有不同的看法。

忍痛一週,不追劇也減少上社群哈啦的時間,總算累積了數十則數位筆記,秀給對數位筆記不熟悉的朋友看,大家都對小美讚美有加,小美真是太用功、太強了,真是數位美少女…!!

回想這一週,小美冷靜了下來,為何我總是感覺到有學習,但對於操作還是不很熟悉,而且效率也不高。整理一篇一篇的文章還可以,但要匯整就有點力不從心…

巧用數位筆記成為更好的自己

「一份牛排與紅酒…」剛從台灣飛到東京完成專案,在東京前往紐約飛機上,東威輕聲點餐。想想在職場忙碌了許久,終於有機會到國外一展身手,專案的進度又挺順利的,東威回想著,有著滿意笑容。空服員遞上一杯紅酒,東威不小心滑落,酒杯破裂的聲音,灑滿地的紅酒,讓東威嚇了一跳。

「慘了!…」從辦公室桌面上驚醒過來的東威,拍拍自己的頭,原來只是一場夢,想想若能早點實現這樣的畫面,該有多好。東威不斷的努力想要成為一個在職場無往不利,且能夠準時下班的人。不過,明明很努力,為何到現在與剛進入公司時的情況一樣,工作沒有做完的一天,進度越來越複雜,難以掌控,一天到晚都得面對許多人的臉色,身心疲憊啊!

職場工作者面對無從預知的工作、排程、會議…等,撲天蓋地的資訊隨時而來,千萬不能只靠大腦,你需要的是筆記。筆記的技能是邁向職場成功的關鍵能力,知識時代來臨,必須隨時書寫、記錄稍縱即逝的靈感和對話,還有行程的安排,待辦事務的清單…等,顯然是讓你的大腦頻頻當機的原兇。讓大腦發揮應有的能力,最佳的方法,就是將這些想法立即移出大腦,置於筆記中,讓筆記成為大腦資訊減壓的最佳武器。

筆記成為東威最佳的助手,運用手寫筆記,讓東威解決了不少的麻煩,“想到什麼,馬上記下來,筆記是你用心活著的證據。“這句話東威是最佳的實踐者。隨著工作資歷,接到工作也越來越多,一本筆記不夠,就再買一本。

有一天主管突然問東威,最近在忙什麼?東威抓起桌上的好幾本筆記,向主管逐一的報告,東威說得精彩,主管卻聽得眉頭深鎖,許多待辦清單集結而成的工作報告,讓人一時之間抓不到重點,白白錯失了一個自我表現的好機會。

再加上數位時代,社群生氣蓬勃、電子工具、雲端技術…等,收藏的資料散落在各地,想要快速找到運用的資訊,真是時代的大考驗。既然無法管理數位,只好又回到與未寫筆記之前工作模式一樣,只能靠自己不斷不斷加班,來將工作消化,運用筆記來強化效能的信念,慢慢煙消雲散。


日本桌球新星平野美宇,她的外號是「筆記本美少女」,曾在2017年亞洲桌球錦標賽女子單打,連續擊敗中國名將取得第一名。平野美宇打球有個習慣,在比賽中休息或暫停時,會翻閱筆記本,因為上面記錄了對手的技術特點。她說「我害怕比賽時會記不起對手的弱點,因此每打完一局,我都會看看筆記本提醒自己。」

若要善用職場筆記來解決忙碌的問題,那該如何進行呢?首先,可以保留傳統筆記,運用塗鴉方式帶動思考力,同時也要克服傳統筆…

我的鐵三角時間管理「工具箱」

誰不想要多一點時間?時間本來就該浪費在美好的事物中,時間是最稀少的資源,因此關於時間管理的研究已有相當歷史,猶如人類社會從農業革命演進到工業革命,再到資訊革命。《與成功有約》提及,目前時間管理理論已演化到第四代。

第Ⅰ代理論著重利用便條與備忘錄,在忙碌中調配時間與精力。
第Ⅱ代理論強調行事曆與日程表,反映出時間管理已注意到規劃未來的重要。
第Ⅲ代講求優先順序的觀念。
第Ⅳ代理論出現,與以往截然不同之處在於,它根本否定「時間管理」這個名詞,主張關鍵不在於時間管理,而在於個人管理。與其著重於時間與事務的安排,不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。

從上述看到理論的進化,也看到工具的使用略有不同,例如:便條、備忘錄…等。回顧雲端技術還未席捲我們的生活與工作時的景象,部門成員各自執行工作後,往往要等到所有人共同開會時,才知道彼此在這段時間做了什麼,整體進度推進多少,常常因為必須彼此等待,或者一時聯絡不上對方,而消磨掉大量時間。
如今,只要將所有組員加入數位工具平台,任何人一更新工作進度,其他人便能即時收到通知,立刻執行下一步驟的動作,達到工作無縫接軌的境界。活用數位科技,變成一個重要的技能,過與不及,都需要不斷的調整。

《聰明人都在用的策略性偷懶法》一書建議:活用數位工具,為自己建立一個「外部大腦」。簡單說,就是把需要記憶背誦的資訊,都記在你隨時能提取的數位工具裡,將最菁華、最專注的心力,都投注在真正重要的工作上。數位工具的演變一日千里,很多人往往為了嘗鮮,下載了一大堆軟體,造成資訊分散、系統龐雜,反而無法可管。

另外有一些人,則是走到天平另一端,只打算用一個工具,來管理所有的工作,將一個工具徹底的發揮,活用到極緻。不過,我想工具會不斷的演化,一定有其道理。

這讓我想到一寓言故事-動物學校,學校內採用的活動課程包括跑步、爬行、游泳及飛行。為了方便管理,所有的動物都參加了每一項課程。以鴨子為例,游泳項目上的表現非常傑出,但跑步磨破皮還是不及格。每一種數位軟體都有設計的方向,想要解決某一個問題,不過,我們所遇到的問題,是比較綜合性與複雜。
對於時間管理的工具,許多人認為工作和私人應該分開,私人一個資料庫,工作一個資料,何奈「人」只有一個,這種分類的方法,將會導致資訊非常的分散,工作會十分沒有效率。
某一次,有主管向我要文件,直覺會在公司資料庫中,才驚覺與我的直覺並不一樣,根本無法在公司的資料庫中找…

製作個人年度計畫書

「手冊 for 2020 」,你做好了嗎?

最近,社群中經常出現的一個檔案,來協助你進行二○二○的規劃。手冊裡面提及,它可以協助你回顧去年並計劃來年。為何要計劃來年?計劃未來的一年是個好習慣,它會幫助你看到成功與失敗,並會幫助你了解許多事可以在一年內發生。向過去學習可幫助你在計劃未來時,不再做同樣的事並讓你感到對自我生命的掌握。十分同意也很佩服,有人願意透過不同的形式來幫助人。

自己也超想成為理想中的自己,思考未來的模式,零工經濟是個人最喜歡的模式。2008年金融海嘯之後,全球經歷二次大戰以來最嚴重的經濟衰退,全球全職的職缺成長不到百分之一,只有零工經濟不斷成長。零工經濟是一個新的概念,需要努力的開創,一個公司、一人創業這些名詞也逐漸流行,因此,寫年度計畫書,應不只是公司的需求,個人我也很需要用它來指引我前進。

時間總是飛快,一年容易又秋天。被工作進度追得焦頭爛額,卻與自己的期待有落差時,騰出一天時間來,靜下心,讓個人年度計畫書,作為改變你的職場生命的起點。花時間把資訊系統化,做好年度計畫,培養計劃和企劃能力,將是最好的投資。
Planning is everything. Plans are nothing! 計畫本身不值錢,但制訂計畫卻很重要!二次大戰期間艾森豪帶領同盟國聯軍,跨越英倫海峽反敗為勝,靠的就是縝密的情報蒐集和靈活應變。艾森豪的名言:“Planning is everything. Plans are nothing!”可以理解為:必須把「計劃」當作動詞,而不是將「計劃」當成名詞,是完全沒用的。

年度計畫書是設定未來一年工作上的策略和行動計畫,職場每一個領域的每個人應都需要計劃。「21世紀情報社會的基礎是思考方法,企劃就是『思考方法』。」日本首席企劃大師高橋憲行認為,這是一個人人都必須擁有企劃力的時代,上班族憑好的企劃力就可以翻身和加薪。

❙ 年度計畫書的四功能

#1 :清楚寫下目標
每一個人的專注力都很有限,想要比去年的自己更成長,當然有許多外在因素影響,例如:市場、政策和付出的心力…等等。但是當你清楚成長目標和策略,將可以引導自己的行動去達成具體目標,而不是隨波逐流不斷回應他人的需求。

#2:管理優先順序
當你的目標清楚,自然策略就會聚焦,注意力的分配也會更為精準、有效率。譬如,運用短期工作計劃與每日的行程規劃,將精力投入到有助於達成長期目標相關的準備。其他和達成…

職涯畫布串接人生目標

幾年下來,看著自己的存摺,數字總算能慢慢穩定地向上,而不再呈現加加減減的問題。家,讓自己會很安心與舒服,這是背後一股穩定的力量,應要好好的用心打造,有言道,金窩銀窩不如自己狗窩。

窩該如何來設計才好呢?溫馨的家,大致有兩個面向要思考:
改造應要能符合自己的需求﹙未來與現在﹚以及生活習慣,這是方向的思考。釐清方向之後,就要設計一個工程藍圖,以利施工,這是改造必要的過程。想要長期經營個人品牌,或是重新設計人生也是一樣,亦需這兩個點:
方向思考:就是,釐清「目標」,引導著商業模式的設計,目標是最關鍵的要素。工程藍圖:依循你的「目標」而來,這一份藍圖,無法適合所有人,因為它與目標緊緊相扣。
文章分享三個重點: 如何去思考人生的終極目標?無法思考終極目標?能否有其他的方案?為何我的職涯畫布的內容,會不斷變動?第一版的職涯畫布,重新先盤點自己。第二版的職涯畫布,進行修正或重建時,必須依據您的個人目標而來。當工作與人生目標一致,不僅能讓職涯突飛猛進,還能從中得到滿足。
如果你的工作和人生目標無法一致,就只是把問題搬到另一張辦公桌而已。一布魯斯·赫茲﹙Bruce Hazen﹚❙ 思考人生的終極目標

如何來設定自己的目標呢?《商業模式新生代(個人篇)︰一張畫布重塑你的職業生涯》提出三個方式供大家參考:

❶寫下封面故事:這是由視覺思維領域的專家大衛·斯貝特﹙David Sibbet﹚所創立,協助人們把人生目標及核心興趣連結起來。方法為:想像一家媒體要以你做為封面故事,那會是什麼?寫下媒體報導你的文字。



❷三大關鍵問題:思考三個關鍵的問題,利用小組互相討論的方式,寫下自己的答案,然後分享並討論。
回想人生中自我實現感的時刻,當時你在做什麼?為什麼你的感覺這麼好?盡量精確地描述這些感受。說出一個或數個你的人生典範或偶像。你最佩服誰?為什麼?寫出幾個能貼切描述對方特質的字眼。由此可以看出每個人的價值觀。假如你離開人世,你會希望你的朋友如何想念你?提及你哪些事? ❸你的樂透新人生:一個平凡的早晨,快遞送來厚厚的法律文件,裡面藏著震撼與驚喜:超有錢的怪咖叔叔去世了,留給你五十億台幣的資產,但前提是你得先滿足兩個條件才可以取得並支配這筆錢。
第一年,第一個任務:整年的時間拿來學習新事物。集中所有時間及精力,有目標地學習新事物。所以,你想學什麼?你希望如何開發及拓展你自己?
第二年,第二個任務:找出一個贊助的對象。去調查…