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閱讀旅圖:深度工作力

注意力爭奪戰,一個專心不容易的年代,一個快速改變的世界,當我們前浪不斷的死在沙灘上時,難道再也回不去了嗎?當世界正打算拋開我們的時候,我們只能默默接受嗎?有時候,我們匆忙遍尋無數的方法,而沒有著落時,解決的辦法之一,居然可能就在自己身上,聽聽班恩職涯改造的故事!!

班恩是一位年輕的理財顧問師,這一家公司雇用班恩來為進行複雜交易的銀行業者製作報表。班恩說,我用前輩教我的方法,完成工作需要六小時,後來,班恩發現,這些工作可以用一套拼湊起來的Excel腳本來處理,也就是Excel的巨集指令。

班恩改用自己方法,將新工作用一連串的巨集來處理,本來要六小時的工作,現在只要一個按鈕即可,班恩反思這樣的工作,若是如此,那麼這一份工作還有什麼價值呢?他必須要提高價值,因而想要轉職成為電腦程式設計師,家人為此決定擔憂不已,原因是,班恩是經濟系畢業的,毫無程式的基礎。

班恩再度採用不同於常人的方法,學習電腦程式這個複雜的工作,需要極度的專心,這是一種需要深度工作的專業。他將自己鎖在沒有電腦的房間、只有教科書、記事卡和螢光筆。房間沒有讓他分心的事務,唯一工作讓他保持專注,每天在自己房間超過五小時,讀完十八本書。

苦讀二個月之後,班恩參加以嚴格聞名的課程-「設計訓練營 Dev Bootcamp」,參加課程的人只有一半會畢業,班恩不但順利畢業,而且是第一名。深度的工作成效顯著,讓班恩快速找到工作,班恩之前的理財顧問年薪四萬美元,但電腦程式設計師,年薪可以高達十萬美元,而且還會依能力不斷向上調整。

班恩的故事凸顯一個重要的教訓,我們太少在意外面的變化,常會以為自己的工作經驗,千萬不可告訴別人,以免被取代。但避免被取代最好方法,不是藏一手,而是創新與學習,創新的能量就來自「深度工作力」。那什麼是深度工作?什麼又是淺薄工作?

深度工作

在免於分心的專注狀態下進行職業活動。這種專注可以把你的認知能力推向極限,而這種努力可以創造新價值,改進你的技術,並且是他人所難以模仿的。

淺薄工作

非高認知需求、偏向後勤的工作,往往在注意力分散中執行。這類工作通常無法創造多少新價值,而且很容易模仿。

深度工作具有極高價值的技術,為何需要深度工作,有兩個理由:

第一個理由與學習有關。
今日的資訊經濟仰賴快速進步的複雜系統,你必須有能力很快學會複雜事物。達成這個目的需要深度工作,如果你不培養這種能力,你可能隨著科技進步而落後。同時也代表著,…
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閱讀職人:成功最關鍵的事-管理「不如預期」

小林,這件事情,為何又遲交?老是處理不好交待的任務,你的心去哪裡了?到底知不知道要用心!﹙唉!不是我不用心,而是主管您記錯日期啊!算了,下次這部分我也會計畫進去的…﹚

「不如預期」是計畫失敗帶來的打擊。因為經常不如預期,所以計畫沒有用。但不解的是,為何所有成功人士老是將「計畫」放在嘴邊?不斷強調計畫所帶來的價值,到底書中的理論與實務,差異在何處?計畫實在很麻煩,該如何做才真正有效?如何來管理職場中的「不如預期」?

計畫人人會做,其中的「安排」與「計畫」相關知識,每一個人對此認知又有很大的差異。

今天要閱讀的是《成功最關鍵的事─管控「不如預期」:日本心理戰略師教你計畫要成功,先把挫折、失敗、偷懶排進行事曆》,看看這一位年輕的心理學家如何應用心理學理論來強化管理「不如預期」。



❙ 跳開計畫的三個誤解

「每次都在截止日之前才完成工作。」﹙OS:我希望能給自己多一點檢查的時間嗎?﹚

「每天總是非常的忙碌,家事和小孩就忙得不可開交,難怪越來越…。」﹙OS:我能多一點優雅的時間嗎?﹚

「放假日總是塞滿太多預定的事情,結果是精.疲.力.盡。」﹙OS:假日放空一下不知可以嗎?﹚

擅長計畫與不會計畫人的區別,關鍵就在「拆解」。若能將複雜的工作進行拆解,讓每個步驟在最容易的狀態下進行,不須質疑、不用煩惱,好讓自己能夠輕輕鬆鬆地處理每件工作。



如何才能做到呢?對於工作安排,經常會有三個誤解,我們來細看之。
❶ 沒有標準的情況下行動
❷ 自以為這個也會,那個也會,同時展開許多的工作
❸ 沒有計畫會遇到挫折

❶ 沒有標準的情況下行動
你有排工作計畫的習慣嗎?上午製作會議報告,結果到下午還沒有完成。一般而言,我們總會根據過去經驗安排,但少了一個步驟,就是沒有對自己能辦到的工作有具體化的數字,沒有標準化,就等於沒有安排計畫,寫下來只是待辦清單而已,沒有時間感,同時,我們對時間感與生俱來就是很馬虎。
不少心理學都有類似的研究,時間感取決於我們對該件事的好惡。一件喜歡的事情,做2小時感覺是2分鐘。若是坐在一塊燒燙的板子上,2秒等於2小時,這就是所謂的「計畫錯誤」。 那如何跳脫「計畫錯誤」這個問題呢?書中指出兩個方法: 找一位熟識自己的人,請他預測你會花多少時間結束這份工作。找一位與自己有深交的同事,預估如果由他來進行這份工作,會花多少時間。這個方法主要是著重於「客觀性」,因為每一個人都會過於樂觀。建立屬於自己的工作標準時間,才是解…

閱讀職人:加速式.子彈學習法則

新人約翰剛來報到,不過,背後有著「驚人」的真相。

約翰不僅履歷造假,面試滿口謊言,而且對自己的職務一無所知,也不會該職務必須要精通的軟體。大家都等著看笑話,有人也準備挺身而出,結束這一個荒謬的事情。

約翰,準備打包吧!實力還是最重要的…

幾週過去之後,約翰並沒打包,他進步的程度讓人驚艷,試用期間一結束,工作表現達到業界該有的水準,找不出「專業不足」的問題。

Why?Why?Why?

學習能力補足約翰的問題,有人可能會贏在起跑點,但學習能力才是支撐人們邁向最終成就的骨幹。細細回想約翰這幾週的表現,桌上貼滿便利貼,記事本上滿滿的筆記,還有一組組的「三步驟」模組化的程式指令來進行練習,學習的技巧與幹勁,征服了所有人。

約翰的故事啟發人心,為我們的舊思維帶來改變,如何掌握學習的精華,為自己的專業翻身,我們一同來研讀《加速式.子彈學習法則》這一書本。

❙ 十種學習方法
學習方法有超多種的,你有認識哪些方法呢?
二○一三年,美國的肯特州立大學教授群,找出常見的十種學習的方法,出線的原因,在於「相對簡單好用,受許多學生的青睞」。是哪十種呢?
美國的肯特州立大學鄧洛斯基團隊以「學習」和「記憶」為目標,根據效果的好壞來評比每一種方法,以下是該團隊為這十種常見的學習方法進行評比:
※ 摘要法:要求學習者彙整書上學到的內容,找出正文重點,排除重複資訊。但,沒學過的人幾乎做不來。 ※ 畫重點:廣受全球歡迎,但螢光筆總是找不到最適切的內容與重點。整體而言,畫重點更容易分心。 ※ 關鍵字記憶法:截取要內容的字首,將它們編成一個故事進行記憶,例如:八國聯軍﹙俄德法美日奧義英﹚-「餓的話每日熬一鷹」。 ※ 圖像輔助學習:使用圖像來進行記憶,比關鍵字記憶法更難,也比較抽象,對學員而言較為挑戰。 ※ 重讀:最多人使用的複習法,但重複必需要抓緊複習的時間,對記憶有幫忙,但對深入解讀主題效用不大。

上述的五種方法,效果差指的是對維持理解度、完整性與實用性來看。當然,若是正確的使用,對學生而言,仍是很有效果,鄧洛斯基團隊認為,這些學習的方法,僅會停留在理解表面或是背誦方面仍有價值,但對深度理解來說就沒有任何價值。
※ 習題測驗﹙提取練習﹚
看著一張白紙,沒有任何提示之下,能回想起過去所學的資訊。
※ 精緻化詢問
利用問題,來進行學習。利用問題來思考「為什麼」比「是什麼」更重要。例如:雨水如何來的?為何雲朵不留住雨?
※ 自我解釋
這個方法與「精緻化…

閱讀職人:間歇高效率的番茄工作法

1987年9月,一位大學生,一個定時器,一個微不足道的時間長度﹙2分鐘﹚,改變許多人的工作模式。全球成千上萬的人,利用廚房的定時器工作,目的很簡單,一段不受干擾的時間,專注的工作。

番茄工作法的發明人,法蘭西斯科.西里洛為了大學的一堂考試,因為太多的干擾,心情定不下來,問自己,能否專注讀十分鐘的書。於是在廚房找到了一個「番茄形狀」的料理定時器,設定十分鐘讓自己專注。

在這短短的時間中,法蘭西斯科.西里洛獲得從所未有的平靜,同時,頭腦也經歷一段從未有的感受,從狂風暴雨到風平浪靜。這個方式,讓他一路過關斬將,通過考試,進而開始研究。

為何番茄鐘會有效?一個番茄鐘要設定多久?一天適合用幾次?法蘭西斯科.西里洛經過幾年的研究,定出一套能增進效能的工作法則,命名為「番茄工作法」。

❙ 番茄工作法的三個要點
以不同的方式看待時間:不再抱持時間流逝的概念,而是獲得,從而降低焦慮,進而提升效能。善用頭腦:我們能學得更好,是因為在某個時刻全神貫注。簡單易用:簡單方法與工具,專注於致力達成目標,而不是將方法變複雜。❙ 番茄工作法的準備與原則 準備一個定時器﹙建議不要用手機,你會控制不住﹚準備一張工作清單﹙內容為當日工作計畫安排﹚別懷疑,這樣即可,就準備開工囉!工具不難,關鍵在於每日工作計畫,短期可以當日想,長期若要有效果,工作清單最好能於前一晚就準備好。

❙ 番茄工作法的工作原則
►給第一次嘗試夥伴
設定第一個番茄鐘,時間為25分鐘。番茄鐘響起,停止工作,休息3~5分鐘。﹙安排喝水,上廁所…等,千萬記得別玩手機,回mail,因為時間一下子就到了﹚繼續下一個番茄鐘,時間一樣為25分鐘,依此類推。完成第四個番茄鐘之後,可以進行長休息,時間約為15~20分鐘。﹙可以去倒杯咖啡、出去走一走,聊聊天…等,重點是別進行複雜的事情,否則會影響下一個階段工作進行﹚※溫馨小提醒: 番茄鐘不可以打斷,要全神貫注。番茄鐘沒有半個,請無條件進位。若番茄鐘時間未到,可以進行全盤的回顧與整理,不要直接中斷。番茄鐘響起,就立即停止,千萬不可以再「 多做個幾分鐘」❙ 番茄工作法的心中疑慮

Q:設定時間一定要25分鐘嗎?
答案當然不是,許多人會覺得25分鐘很短,因此就設定2小時。關於設定時間的長度,根據許多研究與統計之後,書中的建議是最佳長度為20~35分鐘,最多不要超過40分鐘,主要原因為以下兩點:
番茄鐘代表有效的最小工作單位。一天當中,…

閱讀旅圖:OKR:做最重要的事

目標管理並不是新的議題,但經常會出現兩種狀況:

情況一:請大家前往中部,收到指令,請立即行動!有些人到了台中,有人到南投,結果有一些人跑彰化。但主管卻在阿里山等大家﹙報告主管,阿里山是南部,XD... )。每一人都盡力朝著不同方向前進,它們的作用有可能互相抵銷,更重要的是用盡全力還是與公司的目標不符。

情況二:小林,你的KPI績效指標下來了,想辦法要作到十萬人次的點閱率哦!於是小林,將原來的一篇文章,拆成二十篇小文章,分送給不同的好友與社群,更重要的是,研發點閱機器人﹙重要的副業﹚。
年底,小林指標沒問題,完全達標。但年終收到的獎金,卻打了六折,原因是消費者購買公司的產品變少了,公司總業績沒有達標。消費者覺得看公司資訊,變得很麻煩,而且似乎不夠用心,進而打了退堂鼓。


目標只在主管的心中,保密到家,KPI績效指標結果導向,不注重執行過程,這些都是職場上急需解決的事情。此時,明星級的管理工具出現,因Google創業之初,使用它之後變成如今大家眼中的大神,它是誰-《OKR:做最重要的事》。

讓團隊能朝向同一個方向前進,讓員工能做「最重要的事」,正是這一本想要傳達的事情,閱讀這一本書,自己想推薦給大家的三個理由:
公開透明的目標,讓每一個人彼此理解目前的工作,上下串聯,一線員工也能提出自己想做的事。管理重點在過程,而非結果。不是用OKR目標管理的結果,與考績相連,鼓勵員工設定挑戰目標。於未來多變、不確定且複雜的年代,時時校準前進的方向,而非一年一次的檢討。如何來檢驗上面的例子呢?就來談談,為何OKR目標管理這個方法,受到大家的注目,一個主要的原因是Google採用了這一個管理的方法,來看看大家熟知的兩個GoogleAPP,是如何變為眾所周知。

2001年,一位年輕的保羅.布赫海特工程師投入一項代號為「訓鹿」的計畫中,這個計畫一開始只是在Google「20%時間」裡去研發,最後卻成為全球領先的網路電子郵件服務,也就是我們常用的Gmail。這是一個由下而上的案例,若不是因為OKR目標管理這方法解放了員工,不必逐層下達去命令員工該做的事,就不會有這樣的結果。

2014年的蘇珊.沃西,為YouTuBe的新任執行長,她繼承了前所未見、獨一無二目標:
四年內,YouTuBe的用戶每日觀看時間必須達到10小時,也就是說,是目前的10倍。這是一個很大的挑戰,若是用傳統的管理模式,例如:KPI績效指標,相信…

閱讀旅圖:為什麼聰明人都用方格筆記本?

人人都知悉要寫筆記,但寫筆記的工具與方法,卻很少有老師教,高橋政史於《為什麼聰明人都用方格筆記本?》中提到如何來寫筆記:

► 給學生
別再原封不動抄老師黑板的內容,而是抄寫時改變「眼睛使用的方法」。

✖ 看黑板→抄寫筆記 〇 看黑板→烙印於腦海中→不看黑板→將烙印在腦中的內容重現於筆記上。
只要留下這一秒鐘的空白,你的筆記就會進化成頭腦變好的筆記。原因為當你有感到挑戰時,恰是你腦袋正在拓展高速記憶的證據。這個也是理解力提升的關鍵,一位會讀書與頭腦好的同學,總是會區分出「已理解」與「未理解」,然後積極的將未理解的消除。

► 給職場
成為商務人士之後,筆記的目的在於引導「一個結論」,因此捨棄成為重中之重。因為具備捨的能力,才能從龐大的資訊中找到關鍵的重要資訊。
✖ 總之寫下來就對了,以後可能會用到,沒整理也沒關係。肥胖筆記是一事無成的牽絆。 〇 將資訊利用適切方法與格式,有效率與高準確度,將結論快速引導出來,並接續下一步的行動。

那問題來了,什麼是「適切方法」與「格式」呢?在此之前,我們能來思考一下,何謂差筆記?差筆記能帶給我們什麼樣的影響呢?就來好好讀讀高橋政史於《為什麼聰明人都用方格筆記本?》,書中提出無法發揮能力的筆記具有以下特徵:

① 給人的第一印象是雜亂,完全不想要看第二遍的「雜亂筆記」。 ② A6以下沒有思考空間的「小筆記本」。
③ 使用4種以上顏色書寫的「七彩筆記」。
④ 那個也寫、這個也抄的「肥胖筆記」。
⑤ 只是將黑板或白板的資訊一字不漏寫下的「剪貼筆記」。
⑥ 沒有留白,寫得密密麻麻、沒有空隙的「無縫隙筆記」。
⑦ 沒有圖表和插圖的「純文字筆記」。
⑧ 重看時無法回憶當時內容的 「徒有其表的漂亮筆記」。


❙ 工具篇
● 筆記本:方格筆記本,是外商顧問公司的必備武器,例如麥肯錫、波士頓公司。著名的日本作家大前研一,甚至自己製作超大型的方格筆記本,波士頓公司平常用的是L!FE公司生產的方格筆記。
● 原子筆:好寫、順手是最高原則。波士頓公司是使用PILOT「V-CORN」的黑藍紅三色原子筆。另一款則是用於學習筆記,書中推薦的是PILOT「HI-TEC-C」原子筆。

❙ 格式篇

工具到手之後,一個好的筆記的使用上,可以掌握以下三個特點:

❶ 橫向使用:為何不是縱向,而是橫向?因為人的思考受到「眼睛構造」影響。人的眼睛是左右排列,電腦的螢幕也是左右,使用橫向將會讓彼此覺得非常協調,讓視野廣闊、掌握整…

閱讀職涯:創意,從計畫開始

小高,請問這個什麼時候會好?
小高:「我不知道,這個東西沒有做過,等我想出來再通知你。」
是是是,請你慢慢想。﹙唉!拜託人家真是困難﹚

身為一個案子負責人,或是管理人員,每每遇到關於創意或是發想的案子,交期就難以預估。幸運,沒事,不然所有的責任都算我的。反思,一樣是上面案例,若是由總經理來問小高,那小高能回答無法預估嗎?

「比起依照行程進行,做出好東西比較重要!」
「創意的工作沒有辦法依時間進行。」

「人們對創意相關的工作總是有些誤解。」一位創意總監如此說。所有專案都一定會有截止日期,時間是凌駕一切的王者。

這一段話破除了職場常見的迷思,創意無法計畫。他是誰?他是水野學,一位創意總監,出了一本新作《創意,從計畫開始》,值得個人工作者、創意人員或是專案負責人,好好研讀。

不論任何工作,都有時間的限制,因此都需要「工作計畫」。同時,我們的生命也有限,任何計畫才都需要結案的日期。世界上的任何事物,都是受時間支配,不管做任何工作,必需要經常考量「應要多少的時間完成」。

商場上,我們收了錢,交期卻一再延誤,以為「做出好東西為優先就能違反約定日」,有這樣的想法萬萬不可取。遵守結案日期,就代表重視與他人的約定,這是水野學創業過程,成功重要因子。創意總監經常掛在嘴邊的話就是「能征服日程計畫表就能征服工作」。

為何計畫如此的重要,書中提到對個人與專案的優勢,就讓我們一起來探個究竟。

於個人效能最大化方面,從書中取出三點與大家分享,分別為❶讓大腦空白;❷事情很多,但一件一件來;❸良好工作表現的關鍵。


❙ 個人效能UP!

►讓大腦留空白 

忙碌,讓大腦胡思亂想,覺得這個不可行,那個也不可行,腦中有各種想法不斷浮現,反而無法行動。解決的方法正是,將「正在做的事」或「想到的事」全部拋出腦外,大腦會瞬間減壓,即可讓工作快速進行的祕訣。

將想法拋出腦外有三種作法:❶ 寫在紙上;❷ 輸入電腦﹙手機﹚;❸與他人分享﹙交辦他人﹚。讓思考外部化,可以讓事情不停留在自己的腦海之中,壓力一降,想點子會變得更容易,創意,正是效能提升的重要因子。

►事情很多,但一件一件來

工作的交辦事項,如同雪球,而這個雪球必需要想辦法不能越滾越大。如何限制雪球的發展,就是快速的處理。當一個工作來時,可以快速且集中精神,製作出雛型,然後就分享給其他的人。不需要完美,某個程度即可,除了拋棄完美心態,另一個重要的點,就是一次不想很多的案子。
創造自己可以集中精神的…