《數位職人必備的超效知識管理術》
藉由書中提及的六個高度,將前後兩篇的文章進行定位與連結,大衛‧艾倫書中提,檢視工作的6種專注高度,事情的輕重緩急勢必會影響選擇,但大部分判定優先順序的模式,套用到現在工作中都不太牢靠。為了確定該優先處理的事項,請務必先了解自己工作的本質。我們可以從6種專注高度(horizons of focus)來檢視工作,就好比從大樓不同樓層往外看,景色一定會有所不同。
- 第5層高度:人生目的與原則。
- 第4層高度:願景。未來3~5年的展望,會帶來更大格局的思維(例如:企業策略、環境趨勢、職涯與生活方式的轉變)。影響因素包含:對生涯、家庭、財務與生活品質更長遠的期待與考量。
- 第3層高度:年度目標。未來1~2年內想達成的成就,會引導界定工作到不同的面向。
- 第2層高度:專注及責任範圍,每個人都會因為自身角色、興趣與責任而需執行許多專案和行動,這些都是自己想要有所成果的重要領域。例如:職場中的策略計畫、員工發展、市場調查。生活中的居家環境、心靈信仰、休閒娛樂。
- 第1層高度:現行專案,眼前的行動大多是從手上 30 ~ 100 件專案衍生而來,而且是在短時間內要完成要完成的。例如:規畫銷售會、找牙醫。
- 地面層:現行行動:指的就是必須取的行動,包括:必須撥打的電話、該回覆的電子郵件、該辦的瑣事或伴侶溝通的事項。
我們就從第三層高度談起,每一年,我總是會利一天的時間,思考自己的年度計畫。看見計劃兩個字,大家聯想到大部份是麻煩,無用,計劃趕不上變化。
一位主管與我分享的故事,我之前的工作是在代工製造業,與外國工程師接觸的時間不算少。細看外國工程師與本國工程師的差異,就是當被交待一件事情時,外國工程師總是拿起筆,逐一寫下要進行的事,再向對方確認,若是沒有問題,則開進行。而本國工程師被交待一件事情時,總是以最快的速度來完成,完全不需要計劃,但過程中,難免有疑問,甚致做錯的事情發生,相較兩位工程師而言,大部份的比例,外國工程師的做法,速度反而快。
從這個案例來思考,並不是我們要去推崇外國工程師有多好,相信台灣工程師也有絕佳的素質,只是就這一件事情上,我們可以學習什麼?再用一句柆拉克(Peter Drucker)說過話,他說:「計畫本身毫無價值可言,但計畫的過程十分珍貴。」若是從這樣的角度來思考,我們是否能從另一個角度來思考關於計劃這件事。
年度計畫的過程我就不談了,完成之後,將自己利用心智圖展開範疇,放於最上方,中間結合Google試算表,製作年度計畫的甘特圖,然後,再將重要的專案,放於表格式,進行列管。下方,就是週計畫,如此一來,這一則記事就從年度計畫一路到週週計畫,由上而下結合完成,運作起來就會變得很順暢。
設定專案儀表板
年度計畫中,專案是比較複雜的步驟,才能完成,也需要耗費較大的資源。過去於企業是專業經理人的角色,習慣將專案進行開展。開展的專案,也相同放於Evernote平台進行管理。
專案儀表板的格式如下圖所示,我總共分為四個大項,專案資訊/排程檢核點/文件位置/參考資料,用進行控制專案之用,同時將此格式作成範本,以利快速複製新專案,運用相同的模式,控管專案。
專案管理-進度標籤
進行專案時,通常是許多的個專案同時展開,進度不一樣,為了方便管理與更新進度,設定七種不同的標籤來進行管理,如此一來,專案可以放於不同的「記事本」中,運用標籤的功能,可以快速將相同進度的專案整理出來,如此一來,便能有效的管理。
設定的標籤是可以建立成為巢狀式,方便大家運用。除此之外,也可以設定任務,第一、第二、第三…等標籤,設定標籤操作雖十分簡單,經由大家的創意,就可以運用在許多面向上,進度管理,只是其中之一的運用哦!
年度目標計畫越大、設定達成的時間越長,如果沒有時時檢視,就容易因為自己的自律性不足、專注度不夠,最終以失敗收場。因此年度目標,必須再往下切割成每季、每月甚至每週為期的目標,逐步實踐。切割為短期執行目標的好處,除了比較容易執行之外,也可以時時修正、逐步完善,使得遠大的目標計畫更容易達成。
用自己的年度目標作為案例,於職場專案也是一樣,相信您可以進行轉換,甚致可以改良更好。同時,主管最需要的是「主動回報」這是四個字,讓主管無後顧之憂,若要能定期的「主動回報」,相信系統化更新最新專案工作進度將會為您帶來極大的效益。
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