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架構雲端個人化知識庫-15

  《數位職人必備的超效知識管理術》

人生如何才能改變呢?答案就在身旁,一位五歲開始閱讀整理的刊物,十五歲就開始研究整理的事物,原來,「整理」即能改變。

過去處於知識匱乏時代,看到知識就想掌握,同時因為利用Web Clipper擷取網頁時又很方便,許多資訊毫不考慮就往Evernote裡面存放,想要應用時,似乎也不是很方便。那麽如何來整理呢?麻理恵於《怦然心動的人生整理魔法》一書提及,篩選出要丟棄的東西,留下來的物品才決定定位。這套整理魔法不只讓工作與生活焕然一新,更能看見自己人生理想的模樣。


 

整理這個行為本身是一連串的單純作業,是把這裡的東西移動到那裡,把這裡的東西收到那個架子裡。實際上把東西移來移去一點都不難,真正難的點是戰勝「哪一天會再用到」、「下次要再買好浪費」的擔心。

整理的奧義,就是要把自己身邊的環境稍微整理得舒適一些,增加每天心動的感覺。在心動物品的圍繞下生活就能變得幸福。真正的整理是「只留下心動的東西,其他都丟掉」,所以先想過怎樣的生活環境會讓你心動是很重要的,知道目的地才知道過程要怎麼取捨。

如何決定留或不留,判定:手觸摸時是否感到心動。用這句話,開始雲端資料庫的整理,當我一眼看到資訊時是否感到心動呢?若沒有,就捨棄呢?或是於「記事」事中,留下一些關鍵字,以後有需要再Google查詢即可,沒有必要放於自己的資料庫中,增加個人時間的浪費。

用「捨的整理術」,迎接下一個人生
完成「斷捨離」之後,快速將留下來的資訊看過一遍,即可以思考如何來進行分類。雖然Evernote搜尋功能很強大,不過,有系統的分類,有於將來資料庫的修正與擴張。整理一張雲端知識架構圖,目的在建立一個全貌,讓整個系統有一個清楚的樣貌,這是資料庫的核心,類似人的骨幹,一但骨幹決定了,將來的樣貌就會決定。

依據《成功者的筆記本都記些什麼?》之中提及的內容,筆記的類別應有三種,分別為記事功能、母艦型筆記本與行程筆記本。利用心智圖依此三種類型,進行初步的展開,將更具有結構性,三種類型的記事本功能,說明如下供大家規劃時使用:


 

1. 記事型:生活中靈感事物不斷發生,來得又快又急,當只要有點子時,需立即記錄下來,暫時不用想著如何去分類,只需記下來放入點子記事本中即可,當我們要進行記事整理時,再來處理即可。

2. 行程型
內容掌管行程,只要與行動有關記事,都記錄於此,例如,個人年度計畫、月與週計畫的執行細項、課程的安排、專案管理…等。

3. 母艦型
取一個自己比較喜歡的名稱,意思是個人要精進,必需要靠這一本記事本,記事的內容,主要是與自己人生想要擁有的知識相關。這一類記事本是精華所在,可再將其分類為三大項,包括生活、工作與學習。再依據這三個項目,進行思考的規劃。

當我們有金三角的架構之後,可以用來解決許多的人使用Everenote的困擾。許多人使用雲端筆記時間較長之後,記事本沒有分類,發現整個系統是混亂的,並無助於自己進行思考、安排行程,如何將記事妥善分類,進而打造一個有效率的工作空間。

完成雲端知識架構圖之後,就可以根據圖中的內容,來建置Evernote記事本。於在Evernote中軟體中,區分記事本堆疊、記事本及記事,分別對應雲端知識架構圖,說明如下:

  • 記事本堆疊:底色為藍色底白色字,代表將相同類別的記事本,堆疊在一起,可以想像成將幾本類似的記事本,裝訂成冊。
  • 記事本:底色為淺綠色藍色字,外型為圓角型方框,代表這是一本記事本。
  • 記事:則是無底色藍色字,這是將來記事本要記錄的內容,先進行備註。

定義明確後,即可以至Evernote開始建置新資料庫架構,若Evernote有舊資料存在,資料量並不大,則可以建立一「待處理記事本」,先將所有的資料移至此記事本中;若是有多本記事本且資料量較大,先將所有記事本重新命名,加入「舊」字進行辨別,待新「記事本」建置完成之後,再開始進行逐步整理與調整。


 

整理的過程中,常常用快捷鍵節省時間,整理這幾個快捷徑鍵給大家,若是使用Mac夥伴,請將Ctrl→ ⌘即可:
  • 新增記事:Ctrl + N→隨時打開新記事,快速開始記錄筆記。
  • 新增記事本:Ctrl + Shift + N→需要開新的記事本的時候,快速建立它。
  • 加入今天日期時間:Alt + Shift + D
  • 文字上加連結:Ctrl + K→當保留下來文章關鍵字時,要與網路文章連結時
  • 隨時搜尋記事裡的內容:Ctrl + F
整理過程中,麻理恵提我們,整理的關鍵並非是整理收納技巧,而是培養正確的整理心態,成為「會整理的人」。成為「會整理的人」就會發現效率增加了,事業就會走強;思緒清澈了,心情就會愉快;健康改善了,精神就會變好;心靈都提升了,運勢當然也就正向翻轉。讓我們一起跟著整理魔法走,用「捨的整理術」,迎接下一個人生!

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