《數位職人必備的超效知識管理術》
筆記,是商務人士必備的習慣之一,有人利用筆記本管理企畫的執行 進度,有人用來記錄突然想起的企畫內容,有人使用筆記本歸納整理會議重點,有人用來整理自我投資所學的知識。
許多人沿襲學生時代的方法來使用筆記本,社會人士的筆記術與學生時代的筆記術是截然不同,做筆記不是為了記住而是遺忘。職場事情多如牛毛,不可能全部都記牢。為了日後著想,先予以記錄,然後遺忘。如此一來便能毫無壓力地將重心著眼於眼前之事,這才是工作效率表現最頂級的方法。
做筆記的另一個目的,是為累積經驗知識。能夠認真「記錄」工作内容,將經驗當存款累積的人,將來於工作成果與效率上,將會有驚人的成效。人類是無法只靠大腦累積經驗的生物,不是只靠記憶,確實「記錄」才能夠真正累積經驗。
資源平台,一查就有
將筆記的功能延伸,利用Evernote平台,將可集結個人於職場的種種經驗,化身為最強的資源庫。資源庫裡面,可以包含這些項目,根據這些項目,去建立一本專業資源庫的「記事本」,若有檔案,則建議與Google 雲端硬碟結合,進行超連結:
- 個人專案覆歷與相關規劃
- 檢核清單-用於設計、品保、製造方面,讓我們工作不重工
- 課程教案
- 公司員工手冊的重要
- 範本填寫指南-不要放空白,應要完成該範本,再利用圖片標註一一說明
- 生產力軟體指南
職場工作久了,工作流程已是如此根深蒂固,似乎已經沒有可以再優化的可能。或許你可以試著將自己的工作流程記錄,詳細指南說明你如何完工作,從中即可獲得一些靈感,對於需要執行同樣的任務的夥伴來說,卻會是不可或缺的手冊指南。
工作流程大抵可分為三大基本類型:程序、檢核清單、操作說明:
- 程序:簡列出要提出成品或服務需要完全哪些細項任務。例如產品從樣品到量產的開發流程…等。
- 檢核清單:確保任務通常依特定順序完成。勾掉任務即表示進度完成,尚未勾掉的事項則可用來提醒還有哪些事情還沒做。例如會議前的檢核表、教育訓練的準備…等。
- 操作說明:提供一步步的清楚指示。此類說明通常伴隨有圖片,也就是為何很適合在螢幕上解釋工作流。例如模具的組成與操作方式、文件規檔方式與存放位置標示…等。
個人化的專業知識庫
在以前員工只要接受公司內的職場訓練,就能順利升遷,回應組織內的要求。也就 是說,只要搭上組織這艘船、進入公司,就能夠安心過一輩子,沒有必要學習在船外游泳。然而,上班族需要學習法已經是勢不可擋的潮流,以才能回應變化快速的世界的潮流。盤點自己的專案,進而強化自己專業的優化,而不是漫無目的存取與存放。
經由上述的方法,將資料分類存放,培養資訊收納能力。從中,可以培養三種軟技能,第一、即可資料價值的判斷能力,讓自己的專業不斷的更新;第二、日後需要時的搜尋能力,將自己專業先大致分類,埋下重要的關鍵字,才能縮小搜尋範圍,快速找到;最後,從複雜資料中判斷趨勢的能力。
我們每個人都該培養散亂資訊的整理術。一旦學好,對於日後你各領域的增長都有顯著的效應,沒人能懂所有事情,但我們知道怎麼快速蒐集,也知道怎麼把平常那些暫時用不到的資訊整理起來,等哪天有需要時,就可以快速找出來派上用場。
最值得花時間去理解的訊息,其實是別人「如何做某些事情」、「解決某事情的原則」、「思維方法」、「價值觀」等內容,畢竟搜尋引擎以及網路的興起後,純記憶力所產生的 Knowledge 已經不值錢了。 能把資料活用的能力才值錢,能思考預估以及解決問題的 Wisdom (智慧)才值錢。
我們要培養自己的觀點,讓自己在看到不同人使用的方法與原則時,找出一個最符合自己行事主軸的做法,或是從別人的方法與原則中找出優缺點,並且改為己用,這才會是讓自己提升Wisdom (智慧)的關鍵,也是個人專技能提升的關鍵所在,一切,就從記錄出發。
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