《職場心智圖-超簡單、高效能》
在一份大專院校統計來台人數資料表中,為了使人們更直覺的看到這九年人數量與年增率的走勢,我們需要將這份人數資料表透過Excel圖表的方式直覺的表達出來,那麼我們製作的折線圖與長條圖,就可以看做是資料視覺化的一種表現形式。這樣的情況相信大家並不陌生。
職場上,於表達的清晰度上,我們常說圖勝文,主要是因為將數字用資料視覺化。「資料視覺化」主要是藉著像的方式,清晰有效地傳達與溝通資訊。但是,這不代表資料視覺料視化就一定要呈現許多圖形特效,或者是為了看起來絢麗多彩而顯得過於複雜。
為了有效地傳達思考理念,必須同時注重美學與功能需求,透過直覺地傳達關鍵的要點,進而對於相當散亂而且又複雜的資料集的深入洞察。若數字轉化為圖表職場的夥伴早已習慣,那麼,文字呢?是否也有相同的技能,值得我們進行修練?
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現在答案公佈了!使用兩種方式,來為大家說明:
第一張是傳統的條列式,右邊則是利用一種運用視覺化的方式來呈現,其主要的基礎原理來自心智圖法。相較左邊呈現的方式,若使用於說明與溝通時,是否右邊這一張圖的呈現會顯得比較有趣,同時說明時也比較容易讓大家聚焦,重點一看就了解。
不但如此,右邊這一張圖,同時進行重點的重整與排列,並用色彩來配合文字,且於要強調的內容之處,也加入插圖,這正是傳統條列式與心智圖法不同之處。若能善加利用這種方式善加的運用到工作中,相信不論是在溝通表達與說明重點時,一定都能得心應手。
文字轉化為視覺的圖形,稱之為圖解。圖解絕不是為了圖而圖,而是一種輔助工具,目的是讓人輕鬆地掌握事物的全貌或問題的根源。而要畫出這樣一張理路清晰的圖,繪圖的人一定是已經將來龍去脈、因果關係都理解通透了,相信看圖的人──可能是你的老闆、可能是你的客戶,都可以從中鑑別出你的思考力、邏輯力與傳達力。
為何要使用圖解?圖解思考具備三大優點,➊印象深刻:有圖可以強化記憶,較容易轉化長期記憶;➋化繁為簡:表達時只用關鍵字,再加人類天生右腦具備完形的功能,即可去除不必要的文字;➌易懂易記:將其邏輯分類,由大至小,強調因果關係。從上述兩隻烏龜,運用兩種不同的表達的方式,相信立即可以體驗。
我們過去用到許多的圖解工具,圖解思考的三種分類,➊呈現狀態:直方圖、圓餅圖…等。;➋分類分析:魚骨圖、曼陀羅…等;➌展現關聯:樹狀圖、網絡圖…等。牢記五種樣式,圖解不必從零開始:
- 樹狀圖:又稱階層架構圖、金字塔圖或因數分解圖,圖形屬於階層結構關係,有「抽象大綱—具體細節」的架構,適用於圖解邏輯性或大形複雜的問題,以掌握全貌和結構。
- 表格、座標軸、矩陣:適用於能夠兩項特徵(亦即以「縱軸和橫軸)加以分析的資訊,將事物分類思 考、分門別類,藉此釐清彼此的關聯性或優先順序。若資訊量頗多,可以用「表格」來整理。內容若能以數值表示,就可製作成包含縱橫兩軸的「座標軸」;若無法以數值表達,也可透過文字,分別在4個 象限中加以說明,製作成「短陣」。
- 數據型圖表:最常用的包括折線圖、長條圖和圓餅圖(或派圖)。「折線圖」適於呈現時間序列上的變化或走勢;「長條圖」適合用來呈現本質不連續的資料;「圓餅圖,適用於表現多項要素的構成比例。
- 循環圖:元素間呈現循環關係,經常用於掌握複雜元素的整體關係概況。
- 流程圖:適用於呈現事物的流程、時程或步驟,常見的SOP都會使用到。
圖解是在商業世界裡生存的必要技能之一,究竟圖解可以為工作或工作者帶來哪些好處?經理人雜誌「圖解の力量」,為我們整理出以下說明「圖解的魔力」:
- 鍛練思考力:基本上,能夠畫出一張清晰易懂的圖解,就等於是將問題或現況,翻來覆去地徹底耙梳理過一遍。
- 展現邏輯力:為讓自己看懂或向他人完整說明,須先將複雜資訊或問題進行分類與歸納,去除任何困惑、矛盾、遺漏或重複之處,有助於讓問題的整體面貌更清晰。
- 增進解讀力:即使資訊的內容艱澀難懂,但藉由拆解各個元素之間的關係,將複雜的大架構變成一個個容易理解和吸收的小單位,就能以深入淺出的方式說明自己的想法。
- 激發創造力:為了製作圖解而分析資料時,通常會一邊思考「A和B為什麼會連結在一起?用什麼方式連結?連結起來又會怎樣?⋯⋯」,無形之中便產生出腦力激盪的效果,有助於創意的發想。
- 加速理解力:思考的脈絡理路通常都是在腦內運作,很難清楚呈現給他人看,但透過圖解將其「視覺化」,也就是將繪圖者理解事物的來龍去脈、前因後果攤在眾人眼前,不但能夠加速讀者的理解,也能藉此引發讀者的討論,從而得以彙整多數人的不同意見。
- 強化溝通力:無論是做筆記、整理會議紀錄和討論內容、撰寫企畫書或提案書、製作簡報或協商談判,圖解不但能整理自己的思緒,也比純文字更能讓人輕鬆地閱讀與理解,進而將自己想表達的內容,正確地傳達給聽眾,贏得認可與共識。
《邏輯思考法圖解:思考、書寫、談話有邏輯的35條致勝準則》作家西村克己說:「認真的思考這一個時代,大家都喜歡單純而明快、容易理解的東西。喜歡鑽研複雜事物的人,在商業的世界裡是不存的。」您同意嗎?
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