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打造雲端資料管理儀表板-09

 《職場心智圖-超簡單、高效能》  

「在哪裡?到底在哪裡!記得明明資料不是已經放到隨身碟中了嗎?」兩天之後要於學習社群分享的小桂,在一家安靜優雅的咖啡店中,簡報整理到一半,因為找不到前陣子費時搜尋的資料,而顯得心浮氣燥。

檔案存放在家裡的USB嗎?為了資料而再回去拿真是費時費力,但,此時此該,就是想不起來,資料放到哪裡去了?

本來計畫蒐集完資料再一鼓作氣完成簡報,享受與同事分享的樂趣,現在因為找到不到資料,而顯得焦慮不安,不但打亂製作簡報的心情,注意力也無法集中,只能下次再進行,打亂整日的行程。


《情報力一數位檔案管理分析達人》引述《紐約時報》(The New York Times),2008年時, 全球一周所產出的資訊量,比18世紀一個人一生接觸到的資訊量還要多。國際數據資訊中心 (IDC)則指出,自2009~2020年間,資訊量還要再爆增44倍,小桂的情況不難理解。


資訊整理於職場上變成一個重要的技能,經理人月刊主編陳毓說,「整理」的目的不是 「創造一個完美的環境」,是「在20秒內就能找到所需的資料」。


換言之,若是職場出現任何需要解決的問題,只要能在20秒內找到正確的人詢問、Google出有用的網頁參考、翻出有參考性的書籍雜誌查證、調出過去的電腦檔案追蹤.........這,才是效率。


電腦檔案一直是工作中使用最為頻繁的,也值得此件事情進行管理。做好檔案管理,即能提升工作效能,因此,設計一張「檔案管理」的架構圖變得十分重要,除了可以快速存取,也可以讓自己避免迷失在龐大資訊浩瀚汪洋中。


有效率的進行檔案管理,再藉由雲端同步的概念,讓資料有系統的存放於不同跨裝置中,再善用搜尋來輔助,即能成為一個高效的工作者。


未來職場強調的是工作與生活平衡的概念,對於數位資料的管理,不該只有專注於工作上,必需要再加入學習與生活的角度思考,利用這個三個面向進行展開,讓自己的資料庫形成網絡,打破傳統分櫃儲存的思維。

如何將資料與檔案來進行有效率的整理呢?以我自己的案例分享,是利用心智圖的邏輯架構來進行系統化的整理,讓自己清楚目前所擁有的知識庫樣貌。


繪製的過程中,會先讓想法先發散後再聚焦整合。於發散的程過,推薦您可以利用心智圖軟體工具﹙Xmind)或是利用便利貼來進行發想與整理,具體操作的步驟如下:

  • 繪製中心主題:中心主題是心智圖的核心就像人體的心臟一樣重要,這張資料管理架構圖,能引領我快速的找到資料所在位置,因此,我就聯想到航行設備的船舵控制船舶航向方向,與這張心智圖的核心目的相同,所以找到一張合適的圖,將圖片放置於中心主題,很符合及切題。
  • 資料架構的兩步曲
    • 自由發散:先利用自由聯想的方式,將自己所想到的內容,全部寫在便利貼上或是用電腦鍵入,在過程中是否要分類都是可行的。此過程主要目的是「創造數量」不是質量,可以設定發想時間,一直到自己想不出來為止。
    • 邏輯收斂:從上一個步驟述至止,心智圖呈現出來的方式,是比較沒有架構與邏輯性的。我們可以利用分類的方式﹙Top-Down﹚或是堆疊的方式﹙Bottom-UP﹚,將所有項目進行比較具有結構化分類,如同下圖最後呈現出來的心智圖,我共分為四大類,而從圖中可以看出這四大類的下一位階也清楚的展開來。
  • 善用色彩進行區分:色彩主要讓我能進行區分在排列上有差異化:
    • 「目標」用的紅色,表達內心感受是要對目標賦有熱情,不斷向自己的目標前進。
    • 「工作」我則選擇是藍色,執行過程中要考量到邏輯與順序性。
    • 「生活」,當然想的是綠色,如同躺在大地草原上休憩,舒服自在的享受。
    • 「學習」,我選擇是橙色,象徵快樂與幸福的感覺,活到老,學到老,更富意義達到工作與生活動平衡。

  • 樹狀編碼:資料管理儀表板心智圖是資料匣的架構圖,為了要在開啟資料匣時,其順序能與心智圖所呈現出來是相同順序,而進行編碼。以工作區而言來思考,下一階為專案、例行、專業手冊與封存,此階每一個項目以10-40作為編碼,接續10-專案的下一階,再以11-證照考取、12-課程開發、13-資料庫代表三個專案,如此檔案編碼的一致性,可以幫助我們於資料的整理更有整齊的架構。
  • 網狀連結:資料管理儀表板心智圖上,是否有發現,B-工作區中,10-專案內的雲端與30-專業手冊的底色為黃色,且同時於D-學習區後,20-專案中的Google也是加入黃色底。這代表的是什麼意涵呢?今年要將專業手冊進行雲端化,雲端化所使用的平台,正是Google。這樣加入底色顏色表示,在俯瞰整張心智圖時,強化彼此關連性的連結。
  • 重點加插圖
    • 於工作方面,將B-工作區中的11-證照考取加入$的符號,希望能藉由證照的考取,讓自己的功力累積更上層樓,帶來收入的提升與穩定
    • 於生活方面,於C-生活區內的11-美食中隱藏版的美食,有加入愛心的符號,主要希望能款待好友與家人增加情感交流。
    • 運動方面,31-運動,主要列出提醒自己過去運動量都較不足,要多練習。最後,於學習方面,20-專業指的是刻意學習是重要的經營模式,變成為一個自由的專業者。
  • 資料匣的超連結:將這一張資料管理儀表板心智圖,利用超連結的方式,與資料匣進行連結。想要進行資料的編輯時,只要點選心智圖上的超連結,即可開啟資料匣,若要連結檔案亦是相同的方式。
雲端資料管理,並不是將所有檔案放到雲端即可,真正目的,在於透過心智圖來幫助流程的改造。雲端的資料庫,可以讓我們不受地點與時間的限制。

打造一個系統化的雲端資料庫,擺脫過去只是單點電腦或載具尋找資料,這一張資料管理儀表板心智圖清楚陳列出資料庫的結構,將來若是需要進行知識升級時,不論是要去除舊(刪除舊知識)佈新(新增知識),都會是有意義系統化的進與出,一切的知識也盡在您的掌握,就只需要一張紙即可縱觀全貌。


勝間和代在《新.知識生產術》中解釋,「高明地取得資訊、自己加工、產出,再連結到賺錢之上,就是「提升知識生產力」的過程。


這種「利用資訊賺錢、再把錢拿去購買資訊」的正向循環,將使資訊擁有者和資訊缺乏者之間的距離,愈拉愈大。記得打造出屬於自己的儀表板,讓資料的進與出,都在彈指之間。

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