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目前顯示的是 四月, 2018的文章

「搞定」自己的時間,掌握主導權

by蔡興正 
時間管理是舊的議題,有必要年年重新檢視與調整。2018年至目前為止已過三分之一,漸漸發現工作不準時的比例越來越高,並不急著用盡心力將事情完成,而是選擇重新檢視自己的時間管理系統。

彼得.杜拉克於《有效的管理者》提及,一般認為管理者都是從計畫說起,看似很合乎邏輯,可惜的是管理者的工作計畫,很少真正發生作用。計畫,常只是紙上談兵,無法產生價值。
彼得.杜拉克說,應不能先談計畫,而是要從掌握時間開始,認清自己花時間在甚麼地方,才是真正的起點。管理自己的時間,減少非生產性的工作所佔用的時間,是時間管理的要訣。

時間是一項不能取代的稀少的資源,數位時代之下,每一天都有卓越的軟體工具產出,但因為過多的選擇而間接造成工作效率的短路。工具是一種術法,一直會有新的軟體產生,而真正能滿足我們的需求,應是流程,以流程為主要的架構,然後去選擇自己慣用的軟體工具,這樣更能達到自己對於時間管理的需求,藉由不斷的精進流程,讓自己的目標逐步實現。

提到時間管理的流程,就不得不提「搞定」這一本書,裡面有眾所週知的GTD流程。我喜歡書中提及的一段話:
GTD流程並不是要做完所有的事,而是要推廣適度應對個人世界的方式,也就是指引你在任何時刻都能做出最佳的決策,並排除當下未處理事項所帶來的干擾與壓力,最後得到清晰的思緒和心理空間。現況我們正面臨到的問題是,更多的要求但資源不足。每一個人都有一堆的工作需要進行,而造成壓力不斷的攀升。過去,我們的可以很清楚的區分工作與生活,然而強調快速回應的世代裡,界線已變得糊糢,而導致工作影響生活,然而生活的不安定,也影響工作。

新時代需要新的方法,來達到我們對於時間管理的三個要求:❶可靠的系統協助我們收集,不必再依靠大腦來記憶;❷下一步的行動計畫,讓自己能允許雜事進入,並容易進行安排;❸期限中完成該完成的工作,行動內容經過管理與整合,就能維持對他人高度的承諾。相信以上的三點,是每一個人最基本的需求。

GTD流程的五步驟,讓你重新掌握生活,精通工作,主要關鍵在於您是否不斷的依據自己的現況進行調整,並持續願意不斷慢慢地轉化成為自己的一部份,於繁忙與龐大壓力下譜出美好人生曲調:



※捕捉:整理上課筆記,丟棄過期雜誌,這些都是我們需要進行的工作,當然,你可以放在腦袋中,也可以將這些事項,放入一個「收件匣」中,將需要記憶的事情逐出腦袋中,然後定期的將這些事項清空。收集的工具不需要太多,…

行動辦公的起點Google雲端硬碟

by 蔡興正
科技,來自人性,讓我們的生活有許多的改變,隨手拍照,美食、旅行…等,隨時隨地的分享,連結變得方便許多,同時花費的時間也更多了。
行動裝置的便利,讓我們工作與生活的界線也開始糊糢,工作責任制,工作缺乏邊界,讓人也感受到壓力。時間管理的轉換,開始追求並不是明顯的界線,而是有系統的使用時間,並不需要受到週一工作,週六休息傳統模式的制約。
若是如此,我們會隨時移動,若在一段時間中,提高自己的效能變得很重要,這一切的起點,可以從一個簡單的方式開始,就是將檔案換個方式存取。只要將檔案放於「桌機」中的Google 雲端硬碟中,這些檔案可以與小組成員共用,並透過任何電腦、智慧型手機或平板電腦存取檔案。
用一個實際案例來說明,出門前利用家中的電腦編輯簡報,將檔案放於雲端中,於搭乘交通工具時間中,可以利用行動裝置繼續編輯與除錯,到了公司打開電腦可以接續進行。將單位時間的效能提高,剩下的時間,當然就想要有完整的時間休閒。

結果呈現
過去我們都需要利用開啟瀏覽器,才能進行雲端作業。
如果您想在個人電腦中開啟檔案並加以編輯,又希望將檔案同時儲存在雲端硬碟中,請安裝 Mac/PC 版 Google 雲端硬碟。桌面同步用戶端可讓您透過簡便的方式儲存大量檔案,不必為了上傳作業耗費漫長時間。
準備事項與使用軟體
個人版:備份與同步處理,將電腦、相機或 SD 卡中的檔案備份到雲端,即可使用任何裝置或電腦在 Google 雲端硬碟中存取檔案。公司版:雲端硬碟檔案串流,Google 雲端硬碟全新的存取方式,可以直接從 Mac 或 PC 存取需要的雲端檔案,不必擔心磁碟空間不敷使用。當您有需要時,可以利用檔案串流的技術,快速讀取資料,而不需將所有的檔案都下載。操作說明
個人版安裝完成之後,系統會建立名稱為「Google 雲端硬碟」的桌面資料夾。這個資料夾的運作方式就和電腦中任何其他資料夾相同,唯一的差別在於,您存入其中的檔案都會自動同步到雲端硬碟線上版和已安裝雲端硬碟的其他裝置。
於Google 雲端硬碟的設定中下載。進行安裝與登入。設定我的電腦與Google 雲端硬碟要同步的選項。進行同步,完成之後,就可以輕鬆在自己熟悉的環境工作。利用心智圖將Google 雲端硬碟進行重整。影片說明

立即行動
一件事情,用傳統的作法,只能單獨使用,用了不同的做法,就可以產出許多的效益。週末找一個早晨無人打擾的時間,根據影片,花個5…

碎片資訊轉化為「知識系統」

by蔡興正
清晨六點半,公車正前往台北,等著搭車的小游,正看著雜誌的好文推薦;中午十二點半休息時,珊珊正看著訂閱的影音,要為今晚彩排活動加入新的想法;晚上八點,正在慢跑小林,除了注意路況,耳朵也正在收聽最新的TED的演講,除了練身體,也練習語文,腦袋多工的運轉是數位時代下的寫照。
聚沙成塔的知識庫高價值
資訊量的爆增,因為「手機+網路」成為基本備配,社群媒體也是另一股力量,手機裡只要簡單的動作,就會有大量觸動人心的標題,讓你一個接一個的點閱,資訊越多越有種不安的感覺。原本安排要完成的工作,因此而中斷,一個完整的時間,被突如其來的訊息打斷,完整專注時段成了碎片化,焦慮因此而生。

除此之外,「碎片化的學習」這個議題應運而生。它指的是利用零碎的時間吸收資訊;也包括把本來龐大的知識系統碎片化後,轉化成輕薄短小的各式各樣的「懶人包」形式,讓人更容易隨時隨地的吸收資訊。從市場面來考量,越多人想要,就會有越多人提供。
一則訊息要讓人快速的消化,通常必須把複雜的事物簡單化,往往省去背後的原理和關聯性,慢慢讓人思路也會陷入「懶人包」的思考法,這與台積電張忠謀提及的「苦思」,似乎呈現極大的反差。大陸線上職涯教育網站橙子學院創辦人古典將這類的「碎片化資料」形容為「沙子」,如果沙子之間沒關聯,蒐集再多的沙子,聚集起來也只有沙漠,而無法「積沙成塔」,「積沙成塔」才是「沙子」真正有價值之處。大多數的人會沉浸在「今天又學到許多的東西」的喜悅中,但卻不知,這只是華麗外表。

先知道要什麼,才能拿到對的拼圖
不過,不必擔心,碎片化的學習,本來就是應運這個時代而生的,並沒有很大的問題,而是,我們需要將學習的流程,重新的梳理。識博管理顧問執行長張國洋說:「學習就像拼圖,得先知道您要拼什麼。 」如果想要拼出蒙娜麗莎的微笑,如果別人給你的是Hello Kitty的拼圖,自然就會放到一邊,否則拿再多的無相關的拼圖,不論再如何用力,也拼不出蒙娜麗莎。

換句話說,在資訊碎片時代,當每個人都知道要學習,卻不知道該學什麼,也無法用一點心力去動腦筋去想需要什麼,最後,不管網路傳來什麼消息,都當作學習素材,結果只會變成「用碎片時間學習碎片資訊」,自然無法帶來具體的成效。

重新梳理學習流程,讓知識系統化
如何來重新梳理流程呢?「你的知識需要管理」提出幾個要點,分享給大家:
學習目標的確立:時代變化的很快,相信大家有感受到。想要擁有快樂的一生就得…

閱讀《MAC活用萬事通》學習筆記

by蔡興正
等人,閱讀有興趣的文章時,發現一篇文章寫著「善用 Mac 內建的辭典/字典,查單字不用離開網頁」,是專業工作者蘋果仁的文章,快速的一看,才發現於電腦偶而會出現的畫面,自己因為不明白為何會跑出,就毫無意識將畫面關閉,未曾想過這一個畫面是如此的好用,同時也提醒自己,對於每日用超個六小時的MAC電腦的技能,雖作業系統一直不斷的更新,自己仍用舊的習慣,應需要再更新與強化。
利用Hyread快速的找到一本《Mac活用萬事通》,利用二十元租借下來,先利用十分鐘的時間的看過一次,有興趣的內容進行標籤,然後,再逐漸的練習與改變自己的作業習慣,讓數位工具活用更有效能。
或許您不是MAC的使用者,不過,經由我的分享,可以去反思,於Win的系統之下,是否還有更省時與省力的操作方式。
快捷做法強化 Dock位置改變:Dock就是平日快取、執行程式的工具,由下方改置順手的右邊,理由為現在的螢幕比較寬,放於兩側瀏覽文件或是網頁時的比例佳,同時,也不會因為要點選下方文件,而不小心點到Dock,讓操作的範圍變得較均衡。設定熱點:於Mission Control設定時,加入熱點設定。螢幕熱點的意思,指的是可以設定滑鼠游標碰到螢幕四個點時會啟動什麼樣的效果。我設定於左上角為保護程式,這樣一來,若有事臨時要離開座位時,只要將滑鼠移至左上角,就可以啟動保護螢幕。強化快捷鍵:記得好用的快捷鍵,可以讓您工作變得很快速,而不需依靠滑鼠作業。除基本快捷鍵之外,我又強化這兩個「 command+`」與「command+,」的應用,也將重新設定慣用的快捷鍵,將輸入法切換改為「command+空白鍵」,將開啟Spotlight設定為option+空白鍵,這樣的操作更加直覺,Spotlight的功能實在多元,需要常常使用與打開。 萬能的預覽程式 處理PDF:於MAC只要是看PDF並不需要安裝程式,點選兩下即可。重要的是可以於PDF中標示重點,加入對話框,詳見最後的附件畫面說明。當然要標註相片也很適用,我會看大量的電子書與雜誌,若有一些重點要標示,會很好用哦!局部放大效果:於對話框中,可以將圖片局部放大,藍點是控制放大範圍,綠點是控制放大倍數,圖片的重點就會變得很醒目。這是一個小功能,對我將來要製作簡報的特別說明時,將會有大大的效果。電子簽名:常遇到客戶寄來一份文件需要簽名,就要列印→簽名→拍照…等過程,可以利用預覽程…

國小-社會﹙四上﹚-第一次月考預習筆記

這是我第一次用心智圖來進行筆記的整理,目前我是三年級,還沒有正式開始讀四年級之前,我先練習以下三張,爸比說可以之後,才請姐姐教我畫四年級上學期的第一課,作為事前預之用,這樣就可以比較自由分配時間。
【社會-四年級第一課】
以下是我的練習共三張,就是拿姐姐的整理好的筆記,照抄一次,練習如何寫字、畫線與版面的配置,大家可以先試試!!



by 三年級 蔡尚哲

國小-社會﹙五下﹚-第一次月考複習筆記

利用清明連假,進行一下學業總複習,將重點用自己話重新組合,這樣月考快到時,複習時的速度就快多囉!

 【南一-社會-五下-第一單元 日本統台下的臺灣】
 【南一-社會-五下-第一單元 日本統台下的臺灣-抗日運動】
 【南一-社會-五下-第一單元 日本統台下的臺灣-殖民統治】
 【南一-社會-五下-第一單元 日本統台下的臺灣-殖民統治】
【南一-社會-五下-第二單元 戰後臺灣的政治發展-從威權到民主化】
【南一-社會-五下-第二單元 戰後臺灣的政治發展-民主政治的運作】
【南一-社會-五下-第三單元 臺灣的社會變遷與文化-臺灣的社會變遷】

【南一-社會-五下-第三單元 臺灣的社會變遷與文化-臺灣的文化傳承與創新】 by 蔡依珊

讓檔案唯一化的管理術

by蔡興正
時間進入數位化時代,知識相對農、工業的時代,顯得更為重要,面對知識的產出與保護,需要更盡一份心力。近一年,不斷致力於研習雲端工作術,並將資料進行整合與連結,為何需要如此大費周章呢?
分享二個生活經驗… 事件一,夥伴打給電話我,不知為何《2016年度計劃》檔案不見了,那一天還在啊!我迅速的回想,那幾天正在整理檔案,不知那個筋不對,以為這個檔案只是用來示範,應該已經用不到,我將它刪除並且從垃圾桶中移除,後來才發現我弄錯,該檔案是Google試算表,急忙向Google小組求救…

事件二,二○一八的一月底,爸比,該你洗澡囉!一如往常,同時手中正進行準備三天後的青少班心智圖法課程,藉由洗澡休息一下,放鬆之後,準備將簡報進行總結。
重新回到書桌,鍵入密碼?訊息顯示是錯的?再來一次?還是錯的?打了近二年的密碼?不論如何重新鍵入,密碼都是錯的?急忙上網尋找解救的方式,試了許多方法都無效,那我剛完成的教案如何是好?心血不都白費了嗎?我的檔案被綁架了嗎?腦中因為突來的狀況,而呈現一片混亂,只能求救二位好友…

結果,事情都有一個圓滿的結果,事件一已過二年的時光,現在回想依然印象深刻,其最後的結果為: 事件一,二十四小時之後,取回我的檔案… 事件二,認識的友人說,我的運氣真好,密碼被鎖住的狀況,只有萬分之一不到,只能用重新安裝系統來處理,代價是資料會不見,不過,事後因為有雲端備份,檔案完好如初…
上述的問題能得到好的解決結果,自己覺得有一個很重要的關鍵,就是我使用Google 雲端硬碟同步機制,讓我可以於發生問題時,多一層保障,也多了一個救援的管道。

為何要使用雲端硬碟? 於個人應用使用過程中,分享三個重要的原因: 找到雲端專家:資料的備份,許多的資訊高手,都有自己備份的方法。而我而言,只有一個人,平常會產出大量的文件,我選擇投資一些費用,請這些專家協助我進行備份、檔案管理與救援…等,這樣我就可以大大的省力,專注自己該做的事情。行動工作術:講師的工作,守時很重要,為避免許多的因素的干擾,通常需要提前到,多出來的半小時,不好好利用,就有點可惜,利用雲端工作,工作無縫接軌,讓產出提高效率。管理與分享:檔案修修改改,無可避免,每改一版Google 雲端硬碟會自動存成另一版,讓我從此擺脫V1版、V2版的命名方式,對於檔案管理與瘦身,有大大的助益。再來,若要與夥伴協同合作,或是臨時有人需要一些檔案,當下就可以…

縫合信息碎片化的Google協作平台

by 蔡興正
「信息碎片化」出沒中?人手一機讓「信息碎片化」更加被突顯。何謂「信息碎片化」,依據MBA智庫百科的說明,是指人們通過網路傳媒瞭解閱讀非常多的信息,但卻沒有深刻的理解和記憶,讓自己瞭解的東西成為過眼雲煙。

世界變化十分快速,碎片化的知識、回憶、相片…等是否有機會重新縫合呢?將零碎的知識、相片與影片重新再一次串起,藉由穿針引線,將不同的元素與不同的情感進行串接,想必會有意想不到的結果。

分享給串接者一款數位工具--Google協作平台。Google開發人員對「協作平台」的定位,為讓團隊進行協作的網站,資訊平台…,這個定位對需要異地、異時工作的團隊而言,很容易理解,那麼對我只一個人的而言,甚致我只是一位家庭主婦而言,有什麼幫助嗎?如何來應用呢?如何與數位時代接軌?

以下幾個案例,希望能協助您拓展想法,分享案例:
【團隊協作】
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家庭生活記錄點滴~帶著桌球去旅行個人數位平台整合~做自己的生命設計師個人化的行銷網站個人化電子的名片 觀看相關超連結說明﹙若沒出現畫面請稍待﹚↓↓↓

Google協作平台是個很容易手上的整合平台,除了可以整合GoogleAPP之外,也可以與其它的軟體進行整合,由上面的這一個案例,相信可以帶給您一些想法。

Google協作平台可以是一個主角,也可以一個被整合者,讓自己慢慢地連結與整合,即可以將碎片化的人生進行縫合,和自己的情感與之呼應,讓冰冷的數位工具變成跨越生命阻礙有力的支撐點

如何入手與開始,提供幾個資源給大家:
操作指南:Google協作平台學習平台中心影片資源:建立協作平台﹙點選超連結 開始 3分35秒﹚線上課程:Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕 第二單﹙影片說明﹚歡迎你分享這篇文章…