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主題學習筆記整理術-13

 《數位職人必備的超效知識管理術》

【哈佛幸福課】約有一千位共同選修的學生，那麼，在哈佛中是什麼議題被最多人討論呢？令人驚訝的是，哈佛傑出的講師無不異口同聲強調「工作與生活達到平衡」，這些在商務領域成就非凡的菁英，有很多人都對自己的生活感到懊悔。因此才會苦口婆心的勸誠只顧追求職涯成就的年輕人，必須先有穩健踏實的生涯規劃，再來累積職涯。
 
在二十歲思考如何取得工作與生活的平衡，老實說還太早。年輕世代應該多把時間精力放在工作上，然後規劃職涯目標，進行投資自我。投資自我是指取得證照、學習語言、閱讀商務書籍，或是為了拓展自己的視野，遍覽及體驗不同領域的知識經驗。

運用現代多元知識，來進行自主學習，同時，也可以打破地域與時間的限制。主題式學習是一個可以運用的方法，提出的人是日本大前研一。大前研一每年都會給自己定下一個研究主題，然後這一年，大前研一就繞著該主題去研究。
 
以前面提及主題為例，「工作與生活的平衡」這個主題對剛入職場人而言，也許會過大而不知如何開始，若將主題換成「提高生產力」，相信每個人都有這樣的需求，尤其是面對人工智慧、高度自動化的產業世界，都需要重新進行思考。

記事架構
當我們有主題之後，就可以展開資料收集，為了保持資料井然有序，首先請建立一個「記事本」，方便將同類的記事整合在一起。若目前沒有這樣的資訊，最快的方式就是上網搜尋，運用搜尋的技巧，找到一篇「高產值工作法」，這是我想要的內容，文章利用Web Clipper擷取網頁方式進行收錄，收錄之前可以先標註重點，再放入「提高生產力」的記事本中。

 

閱讀方式
文章中提及更為詳細的內容，收錄於《高績效心智》一書當中，上網查詢相關資料，進行試閱與購買。書購買回來之後，將書進行登記，以利自己將來能夠方便進行查詢。

Evernote 能幫我們記錄大量的資訊，對於資訊的吸收與「記事」內容品質的提升，需要強化「如何學習」的技能，《改變工作順序，每天上班只需4小時》書中，作者提出【齊藤式速讀術】，可以於30分鐘內讀完一本書，其流程為：
  1. 預覽 5分。重點為看封面與書腰、封面折口、目錄、前言、後記、序、小標題、插圖與圖表。其中作者將目錄稱一本書的「嚮導地圖」。利用心智圖，進行目錄的整理並放於同一個記事中，以便於進行閱讀順序與時間的配罝。
  2. 拍照式閱讀 5分
  3. 略讀(Skimming)20分
   
第二與第三步驟，有其專業需要篇幅來介紹，此篇我就不分享。前面五分鐘，我覺得最重要，利用五分鐘來判斷書是否要繼續讀是關鍵，以免讀到最後，不但沒有收穫，時間也浪費。若是決定開始要讀書，書的內容是由文章所組成，可以參考【閱讀文章筆記加工術】如何來閱讀一篇文章。

記事整理
閱讀《高績效心智》心程的過程中，除了畫重點，也會因為內容而有所思考。若是重要的書籍，我就會進行簡報的製作，目的很簡單，用分享的心情來閱讀，就會更加熟記內容以讓自己能夠內化。
簡報的軟體，我選用Google簡報來進行，Google簡報是一款雲端的軟體，簡單易用且便於分享，書中「重新設計工作：找出價值缺口」這一個章節，介紹一個載爾高中葛林﹙Greg Green﹚校長的故事，從快要關校的危機，因為重新設計流程，進而逆轉勝，其中逆轉的關鍵與我的工作息息相關，刻意將它製成簡報，並連結至記事中，方便我日後的複習。
葛林﹙Greg Green﹚校長因為利用線上教學，翻轉學生極低的畢業率，重新引起我對線上教學的興趣，進而找到相關製作影片的要訣，將它一併整理進來。


連結整合 
書是觸發思考的媒介，影響通常很深遠，也會觸發一些不同的想像，但書很重，無法一直帶在身邊。然而，靈感常在最不預期之處發生，如何帶著書走呢？可以利用行動裝置來拍照或掃描，書中印象深刻的內容﹙不需全掃，幾頁即可﹚，將來於不同場合中，看到與這個主題有相關的手稿或刊物時，利用拍照進行存放，相似資訊整合的過程中，不但可以再次重溫內容，也方便以後參考或查詢之用。

 

主題式的學習，我們運用一些數位科技工具﹙Xmind、GoogleAPP、拍照﹚，但全數將這些內容整理在一個平台﹙Evernote﹚中，不但可以隨時累積靈感，有新的訊息也能從中思考，讓「主題式」的學習更加有系統，這樣的方式是否與傳統的學習模式，或是整理資料的方式，有許多的差異，讓資訊流更清楚與管理，進而提升我們的生產力。

願意在週末用一天時間充實自己的人，一年下來就有五十天。假設一天花八個小時，一整年即高達四百小時。不論何時，都可以認真充實自己，以後必定可以在職涯上有一翻作為，除了實體上課學習之外，我們也可以利這樣自學的方式，善用數位工具與自學能力，打破時間與空間的限制，一起來為自己的下一桶金而努力！
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閱讀旅圖：OGSM打造高敏捷團隊

年度計畫、KPIs慢慢走入輔助的角色，取而代之是一種「變動性」指標的方法。從新聞的瀏覽當中，常見的標題為「雪崩式」〇〇，以2020的疫情而言，旅遊業 雪崩式下滑速度 ，讓人感到十分難以適應這個世界，除了標題是為吸引人之外，更重要的是，現在世界變得太快，不再是狼來了，而是被咬了。 雖世界變化的很快，目標與計畫的本質從未變更，不斷地進步是方法。未來三十年的藍圖依然可以想，只不過，別忘記要隨時更新而已。談到「可變的」目標或是計畫，去年最為熱門的方法就是「OKR目標管理」，因這個議題而出了許多本書，這些書籍內容大部分都是以國外的經驗為主，少有一本在地化經驗的書。 一個系統的導入過程，相信不論是經營者、專業經理人，甚至員工，都會希望聽聽本土的案例如何進行？畢竟若能有一個本土實際的案例來作為參考，那麼就最好 要 不過。因為一位好友-詹〇〇的推薦，讓我接觸到這一本書，閱讀時因為有之前OKR的知識，覺得這一本不論是在觀念的說明，還是計畫的過程，非常符合國內中小企業，甚至是個人工作很值得參考的一本書。 於變化時代之下，用一張紙管理自己的年度計畫與目標，將一些重要的工作進行整理，這樣一來不但能夠聚焦，更能強化自己在快速變化的世界裡有著強韌的適應性，就讓我們一起來閱讀《 OGSM打造高敏捷團隊 》吧！ ❙  OGSM方法簡介 什麼是OGSM呢？由以下4大內容所組成： Objective（最終目的）：企業願景，是全公司上下均須全力以赴的最終目的。 Goal（具體目標）：SMART原則將目標化為實際作為，讓員工均能集中目標且竭盡全力朝目標前進。 Strategy（策略）：以三大資源「人、錢、時間」，進一步設定出達到具體目標的做法。 Measure（檢核）：在執行策略的過程中，將過程切割成小的指標，透過設定小指標，讓執行者確定沒有走偏或走錯路徑。 ❙ 3步驟輕鬆寫出Objective最終目的 任何方法的目的，都是企業往理想方向邁進。設定最終目的，主要提供員工前進的方向，引導到何處，進而產生競爭優勢是重要關鍵，所以第一步必須審視環境。環境的資料有兩種，一種是外部環境，另一種是內部環境。如果你對於撰寫「最終目的」很頭痛，以下3步驟將幫助你寫出專屬的理想國藍圖。 第1步：蒐集外部資訊 對外部環境的審視可以使用SWOT分析，建議只要特別回答自身的優勢﹙Strength﹚、機會﹙Opportun...
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閱讀旅圖：5W1H經典思考法

PEST、SF、3C、SWOT、價值鏈、PPM、STP、4P、AIDMA、AISAS、產品生命週期、〇〇流問題解決法、ㄨㄨ式創意發想法…等，各式各樣的商業架構，相信大家都略知一二，或是 曾 經使用過其中一、兩個方法。 的確，這些架構或思考工具是開闊思想、整理思緒的強大武器，只要適時適所地善加運用，還能作為加深思想的思考工具。 不過，現今的職場上，能 活用這些思考架構並做出成果 的人並不常見。為何會如此？職場上 究竟發生了什麼事呢？《 5W1H經典思考法：容易獲得成果的人都在用 》的作者渡邊，提出他的看法： 為了讓提案看起來更有內容，加入過多沒意義的架構去 分析的「虛有其表型」 只是習慣性地把資訊套進框架中，然後將其一一列出整 理的「實況轉播型」 不分青紅皂白地硬用架構，結果無法好好統整而使自己 陷入混亂的「弄巧成拙型」 這三種「架構症候群」已經蔓延在大街小巷之中。 這些症狀的共通點，就是不知道自己為何要用這些架 構﹙ 想找出什麼重點 ﹚。換句話說，架構症候群的人不擅 長讓思考化繁為簡，直搗核心問題。 明明學了很多架構及創造、思考法，卻無法適當活用。那為何不將複雜 轉 化至最簡單的手法呢？ 在發現問題、構思點子、說服他人或解決問題時，將能開 闊視野且釐清本質的5W1H分散、拆解，或是組合。 光靠5W1H這個 簡單卻強大的思考工具， 就能做到許多你意想不到的事情。 ❙  以Big- Why回推「真正目的」 製造醫療相關產品的公司HogyMedical，當初也是如此。現在他們是製造針筒、手術刀、縫線等多種手術相關消耗品，創造高銷售純利﹙ 2017年3月期：16% ﹚的優良醫療相關器械製造商。 過去，他們 主要的販賣手法 是將產品拿去向醫師一一推銷， 因為他們認為自己只是賣 針筒或手術刀等物品的業者。 但是， 在重新審視「我們公司是為了什麼存在？」 「為什麼顧客不買我們的產品？」等目的﹙ Why ﹚之後， 他們發現顧客重視的並非「安全 的 在短時間內完成手術」; 更進一步察覺到 ， 顧客追求的真正目的﹙ Big- Why ﹚是「增加一天內的手術數量，改善醫院的經營狀況﹙ 事業收益 ﹚」 。 於 是，Hogy Medical 以回推出來的結果，重新定義了公司的事業目的。 現在， 將自家製造的42種器材包裝成一包的「白 內障手術包」， 有了手術器具包之後，醫院的手術 前...
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閱讀旅圖：讓自己快速進化的PDCA筆記術

有位男士實踐了PDCA筆記術之後，得到下列成果： 原本加班超過一百小時以上→變成二十個小時﹙以前沒有一例一休哦！﹚ 兩內年減重十三公斤 個人年收入倍增 一樣是知悉PDCA，但展現出現成效不一樣。 於職場工作的夥伴，對PDCA不會太陌生。 PDCA是一套經常用於品質改善的流程，現在則成為不論任何行業都耳熟能詳的商業語言，個人也十分感到有興趣，使用過程中總感覺有一些些的不對勁，自己也說不上來。 閱讀《 鬼術PDCA 》之後，發現作者將這個方法用於思考目標的落差時，思路變得非常清晰，我也用於年度計畫的專案管理上，果然就找出不少的問題。 若是要落實到每日的計畫與專案計畫，這一本《 讓自己快速進化的PDCA筆記術 》讓我得到一些啟發，作者就是前面提到的男士岡村拓朗。 書中提及，大家都知悉PDCA，但為何會轉不動呢？就是不知PDCA的轉動方法，這句話引起我不少的好奇，進而閱讀。 為何要用PDCA來成為筆記的架構呢？有以下優點： 短時間能改善問題的行動方式 自然而然就能釐清思緒 了解一天之內的行動或計劃的問題點 從作者列舉優點中，找到閱讀這一本書的目的，藉由這本書的觀念啟發，讓自己工作更省力一點，品質更高一點，持續不斷地改善。 ❙ PDCA轉動的三原則 如何讓PDCA轉動，主要有三個原則： 原則1：視覺化 PDCA一點都不難，但為何無法順利運作？關鍵原因不是執行問題，而是沒有看到計畫的整體圖像。所謂的整體圖像是指，於腦中產生像是從上方俯瞰整體計畫的一幅畫，如果不能如同看一幅畫那樣，看出整體圖像不斷的出現變變化或是改善，就很難察覺PDCA的運作，甚致覺得PDCA是無效的。 如何來視覺化呢？首先是圖像化，於《 創意，從計畫開始 》該書提到，製作計畫﹙專案﹚目標，水野學的方法是利用「Google的圖片檢索」方式來進行，利用檢索方式來將計畫﹙專案﹚目標圖像化，並進行目的確認，只要能將PDCA視覺化，就能啟動循環。 第二步驟則是數值化。圖像化讓我們有一個方向，數值化則是精準地反應計畫目標的情形，有數字即能精準掌握。若連改善方案或是行動都能數值化，那要轉動PDCA就會變得非常容易。 最後，就是寫下來。 將自己想做的事情寫下來，只是寫下來，成功機率就會高出很多...
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