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目前顯示的是 九月, 2018的文章

選擇如何更容易的分析法-12

《職場心智圖-超簡單、高效能》 
一支球棒和一顆球合計要價1.10美元。球棒比球貴1美元,請問這顆球要多少錢?
答案是…最下方

答對了嗎?恭喜你,你跟超過五成的哈佛、MIT名校高材生一樣,都答錯了。這個小測驗印證了:多數人都懶得「動腦」,習慣相信直覺給的快速答案,因而也容易被直覺誤導,犯下錯誤。心理學大師卡尼曼說,重大決定,不要相信直覺。

選擇如此重要,但為何大家不想要選擇,甚致陷入選擇的癱瘓中,再想想以下的案例,關於醫療 - 你去看醫生,醫生不會直接告訴你該怎麼做?醫生告訴你﹐我們可以選A 或是選B,A有這些好處﹐有這些危險性,B有這些好處﹐有這些危險性。你想怎麼做﹖Barry Schwartz 於《談選擇的癱瘓》中舉出一個生活中的例子。


你回答﹕「醫生﹐我該怎麼做!」
醫生再重複﹕A有這些利弊﹐B有這些利弊你想怎麼做﹖ 
然後你說:「醫生﹐如果你是我﹐你會怎麼做。」
醫生說:「但我不是你。」

結果是﹐我們說這是“病人的自主權” 聽上去好像是件好事,但實際上它不過是把做出選擇的重擔和責任,從一個真正有能力的人,也就是醫生,轉移到一個相對無知而且正在生病狀態中,可能無法做出什麼好決定的人 - 也就是患者身上。

選擇無所不在,為何要避免直覺做出選擇,分享二種方法給大家:

富蘭克林成交法
在困難選擇之間, 一種選擇在某些方面是好的, 另一種選擇在另一些方面也是好的, 而且這兩種都不可能完勝對方。

據說富蘭克林做一件事情的時候有這樣的一種習慣,取出二張紙,拿筆分別在上面畫一條線,第一張紙左邊寫上做這個決定A的好處,右邊寫上做這個決定A的壞處。

第二張紙左邊寫上做這個決定B的好處,右邊寫上做這個決定B的壞處。應用這種方法,也可以在銷售上達到很好的效果,鼓勵潛在客戶去考慮事情的正、反面,突出購買是正確選擇的方法,稱之為「富蘭克林成交法」,又稱「理性分析成交法」。


雙值分析法
於既有的選項中,選出其中之一,謂之雙值分析法。如上面的例子,是否要於週未去報名學習課程。雙值分析法是用條列式來書寫,思考的過程中,很容易陷入選項不足的窘境。將雙值分析結合心智圖法的放射狀思考,能改善傳統條列式的書寫的侷限,進而產生更多選項,以供進行決策參考。

則是諾斯與博贊合寫Get Ahead中,提出面對每一種不同的選擇,每一種選擇展開分支都為優點與缺點,意即心智圖法的第一層與第二層為固定的架構。從分支之後去列出優點、缺點的項目,以…

架構思考讓企劃有好開始-11

《職場心智圖-超簡單、高效能》 
在職場中,我們經常面臨老闆的交辦事項,例如想要籌組一個讀書會,舉辦員工旅行,為管理績效而成立一個全廠戰情室…等,工作不斷的接腫而來,要如何快速展開呢?

雖知利用心智圖來處理,但總是感覺到下不了手,畫完一個中心主題之後,主幹就不知如何下手?於工作職場的應用,主要是要將心智圖配合管理理論來進行,利用管理學上既有架構,搭配心智圖法產生的思考的創造力,讓我們快速的去進行思考,好讓我們提升工作的企劃力與執行力。


管理學上既有架構等於解數學的公式,平日就需要搜集,以備不時之需。而在所有邏輯思考法中,「5W2H」可說是最容易學習和操作的方法之一。5W2H是在二次大戰時,由美國陸軍兵器修理部所提出,之後廣泛應用於企業決策和管理議題上,有助於工作者在思考問題時不會有所疏漏。

5W2H分析法又稱「七何分析法」,包括:Why(為什麼做)、What(做什麼)、Where(在哪裡做)、When(何時做)、Who(由誰做)、How(如何做)、How much(成本是多少)。更詳細地說:
What就是確立問題,了解「目的是什麼?做什麼工作?」Why是說明背景或提出問題,也就是「為什麼要這麼做?理由何在?原因是什麼?」When指的是時間,設定「什麼時間完成?什麼時機最適宜?」Who是對象,指明「由誰來做?誰來完成?」Where是地點,確認「在哪裡做?從哪裡入手?」How是方法,提出「怎麼做?如何做會更好?如何實施?做法是什麼?」How much則是花費或成本,計算「要花多少預算?金額是多少?」舉例來說,如果只傳達「下禮拜四要開會」,卻未事先說明「從幾點開到幾點」「在什麼地點開」「開會目的是什麼」等訊息,與會者就無法安排自己的時間表。若能從這七個面向來思考,是否立即提提升自己的思考力。


5W2H很容易應用,但於思考問題上,有其順序性。於職場面臨的狀況,主要類別有兩種,一為問題解決,另一個為企劃思考。

於問題解決上,根據目前業界常用的六步驟,第一個步驟為發現與確認問題,接續才是找發生問題的原因,相對七何分析法,第一個步驟談的是內容,就是What的部份,第二步驟則是原因,也就是Why。

企劃案的方式,一樣也是用七何分析法,但企業第一個問題就是為何做這件事?原因是什麼?然後,再根據原因來思考要進行的內容為何?為何要做這件事情,有如火車頭,方向錯了,整個思考就是錯了,因此得要花比較多的…

拆開再重組打開腦中思路-10

《職場心智圖-超簡單、高效能》  
幼兒園小朋友在這個任務的表現比商學院的學生還要好,會出現在什麼情況中出現呢?

武耶克(Tom Wujec)在他很受歡迎的 TED 演說裡講題為「建造高塔,建立團隊」,描述了名為「棉花糖挑戰」 (Marshmallow Challenge)的設計活動:各個隊伍在18分 鐘內,只能使用義大利麵、紙膠帶、線和一顆必須放在最上 面的棉花糖,盡量建造出最高的雕塑。武耶克指出,幼兒園小朋友在這個任務的表現比商學院的學生還要好。為什麼?



商學院學生常常為了在指定的 18 分鐘內設計和建造出結構,而想出鉅細靡遺的計畫,但他們卻沒有時間處理沒想到的問題,所以到最後很多人的結構都倒了,多數幼兒園小 朋友採取不一樣的做法,不斷利用組合→修正→拆開→再重組的方式來運作。

場景回到二年前,一位朋友認真學習心智圖,並很快使用於自己的年度計劃。使用的過程中,心中有一個疑惑,看別人使用心智圖時,思路似乎會變得快且廣,可是為何自己感受不到這樣的結果,反而是很快的陷入思考的困境,為何?

學員向我提出這樣的疑惑,於是我請他將正在構思中的心智圖原始檔寄給我,收到之後,花了十分鐘就解除疑惑,重新打開朋友的思路,為何會如此?過程中,我只是將內容重新組合與拆解,運用心智圖法核心關鍵所衍生出來的一種很特別的思考法—關鍵字思考法。


心智圖法是屬於圖解思考的一種,心智圖法有四個操作性的定義,分別為關鍵詞、放射狀結構、顏色與圖像。關鍵詞主要是源自於語意學,因此每一條線上的關鍵字詞,針對不同的使用場合而有所不同。

比較常用的方法,就是用於文章筆記中,整理的過程中,若是有遇到書名、篇名、章節名稱、專有名詞,特定不切割的概念時,是可以允許寫二個以上的詞於同一條線上。於文章與書籍的內容,仍盡量要用一個語詞的原則,讓資料統整更具有自由度與結構性。

另一個運用,則是用於思考中,不同的文章筆記,每一條線都必需要掌握一個關鍵字的原則,特別是在創意發想、工作計劃、問題分析等場合。如何進行拆解,簡單的原則就是將詞性分開,創造出思考的空間,這樣的空間,我們稱之為「思考活口」。



以下面的案例來說明,是對超市買東西進行發想,於是寫下我要去超市買東西,要買拿鐵咖啡、冰紅茶。這是一個思考,因此,需要掌握一個關鍵字的原則,分解如下步驟:
我要去超市買東西→拆解為「超市-買-東西」,同時將不需要的字予以省略。接續,將拿鐵咖啡→拆解為「…

打造雲端資料管理儀表板-09

《職場心智圖-超簡單、高效能》  
「在哪裡?到底在哪裡!記得明明資料不是已經放到隨身碟中了嗎?」兩天之後要於學習社群分享的小桂,在一家安靜優雅的咖啡店中,簡報整理到一半,因為找不到前陣子費時搜尋的資料,而顯得心浮氣燥。

檔案存放在家裡的USB嗎?為了資料而再回去拿真是費時費力,但,此時此該,就是想不起來,資料放到哪裡去了?

本來計畫蒐集完資料再一鼓作氣完成簡報,享受與同事分享的樂趣,現在因為找到不到資料,而顯得焦慮不安,不但打亂製作簡報的心情,注意力也無法集中,只能下次再進行,打亂整日的行程。

《情報力一數位檔案管理分析達人》引述《紐約時報》(The New York Times),2008年時, 全球一周所產出的資訊量,比18世紀一個人一生接觸到的資訊量還要多。國際數據資訊中心 (IDC)則指出,自2009~2020年間,資訊量還要再爆增44倍,小桂的情況不難理解。

資訊整理於職場上變成一個重要的技能,經理人月刊主編陳毓說,「整理」的目的不是 「創造一個完美的環境」,是「在20秒內就能找到所需的資料」。

換言之,若是職場出現任何需要解決的問題,只要能在20秒內找到正確的人詢問、Google出有用的網頁參考、翻出有參考性的書籍雜誌查證、調出過去的電腦檔案追蹤.........這,才是效率。


電腦檔案一直是工作中使用最為頻繁的,也值得此件事情進行管理。做好檔案管理,即能提升工作效能,因此,設計一張「檔案管理」的架構圖變得十分重要,除了可以快速存取,也可以讓自己避免迷失在龐大資訊浩瀚汪洋中。

有效率的進行檔案管理,再藉由雲端同步的概念,讓資料有系統的存放於不同跨裝置中,再善用搜尋來輔助,即能成為一個高效的工作者。

未來職場強調的是工作與生活平衡的概念,對於數位資料的管理,不該只有專注於工作上,必需要再加入學習與生活的角度思考,利用這個三個面向進行展開,讓自己的資料庫形成網絡,打破傳統分櫃儲存的思維。

如何將資料與檔案來進行有效率的整理呢?以我自己的案例分享,是利用心智圖的邏輯架構來進行系統化的整理,讓自己清楚目前所擁有的知識庫樣貌。

繪製的過程中,會先讓想法先發散後再聚焦整合。於發散的程過,推薦您可以利用心智圖軟體工具﹙Xmind)或是利用便利貼來進行發想與整理,具體操作的步驟如下:
繪製中心主題:中心主題是心智圖的核心就像人體的心臟一樣重要,這張資料管理架構圖,能引領我快速的找到資料所在…

用心智圖畫出未來的職涯道路-08

《職場心智圖-超簡單、高效能》  

週五的夜晚,小秀與同事聚餐之後道別,隔日是週末假期但心情卻不如以往,有著一點點憂愁。一位與自己熟悉的夥伴即將離職轉換跑道,小秀面對未來的工作,心中多了一份焦慮。

小秀從事這份主編的工作,已將近三年,面對未來的職場,並沒有因為工作的熟悉度而展現出自信,反而因為世界正在快速的轉變,對自己的未來迷惘加深,卻不知該如何有效的思考。

除此自己考量之外,還有當我們遇見AI,人的優勢在哪裡?美國智庫皮尤研究中心,2017年調查4100名美國人,對此看法,超過7成的受調者擔心電腦將會搶走自己的飯碗。創新工場董事長兼首席執行官李開復曾說:「AL幫我們做重複性工作、釋放我們去做更多該做的事情。」

面對未來職涯該如何規劃?從三個面向來進行,稱之為職涯的金三角,三個要素為職業興趣、能力強項與價值觀。三要素對職涯上所代表意涵為:
能力強項:代表的是我最會什麼?少了『能力』,做起來會辛苦。職業興趣:呈現我喜歡做什麼?少了『興趣』,做起來會無趣。價值觀:我重視什麼?沒有什麼覺得沒有意義?少了『價值觀』,做起來難持久…
這三個面向,要考量的內容有很多,如何思考?這時可以利用心智圖來進行整合思緒,發散思考的同時兼具邏輯性的整合,
以小秀的個人職涯規劃為案例,繪製步驟如下:

一、繪製中心主題
中心主題代表的是一個未來性,代表自己未來的職涯想要達到的理想狀態。現職從事主編的小秀,在未來三年,希望能更有自信的去面對多變的未來,並且能獨當一面,於是在中心主題上畫下一位女生代表自己,看起來很開心,再加入一件超人裝,傳達的意涵為三年後的自己能力如同超人一般,最後於中心主題下方,再寫上自己的名字。圖案視覺化於中央,對於各面向的整合更容易聚焦。

二、職涯內容的展開
依據職涯金三角,將職業興趣、能力強項與價值觀,變成是心智圖的主幹。對於主幹顏色的選擇,職業興趣選用綠色來呈現,代表是一種樂在工作的感覺。能力強項,則是用橙色,有點黃金富裕的感覺,代表是內容越多,報酬就會越多金。價值觀選用藍色,代表是心中一把尺。



三、資料的探索與統整
能力強項:小秀最需要的是能力強項的探索,此時可以利用運用能力探索工具,例如個人技能評估表、能力強項卡…等,來協助小秀更加瞭解自己,將探索後的結果,整理至心智圖中。除了工具輔助之外,這時也可以回顧近幾年的工作經驗,將這些工具不足之處,加以補充。每一個人能力很多元,於未來職場發展的概…

心智圖的「公式」三結構-07

《職場心智圖-超簡單、高效能》  
有過這樣的經驗嗎?於理科的測驗中,看著別人輕鬆解題、交卷,自己卻毫無頭緒、百思不得其解的慘痛經驗嗎?其實,解題高手並不見得天賦異秉,常常,他們只是善用「公式」,因此看見一道題目,就知道如何找出解題捷徑。

場景拉回職場,你是否經常身陷會議或思考的泥沼,面對眼前的議題,腦袋像打結的毛線球般陷入膠著?就在這時,有個同事跳了出來做出一套有條理的分析,很快地,大家馬上知道問題癥結出在哪裡、現在該做什麼,原本混濁的思緒立刻有眉目。

為何解題高手能立即處理問題?為何同事能夠將打結的毛線球輕易解開?在學生時代,我們不會善用公式,進入職場,忘了將大腦內建「解決問題」的應用軟體,也就是思考架構,用來解決商業問題的「公式」。

討論「公式」之後,我們回頭來看,面對不同的情況,想要用心智圖來釐清問題時,其實也有三種簡單的「公式」。心智圖是由「樹狀結構」與「網狀脈絡」所構成,內容屬性則為「自由聯想」與「邏輯聯想」。使用於不同的場合中,大致可以區分為以下三種主要的結構:


一、類別關係
主要呈現出來分為幾個部分,其中最上位階代表的是最大類別的概念,接續次位階是中位階,依此類推,最後一個位階為具體的名稱或描述,是由抽象至具體的概念。還記得嗎?前面將自我介紹分為四大類,「 教育」、「 工作」、「 興趣」與「證照」。若是用於整理一本書,以孫易新老師2014年出版的《心智圖法:理論與應用》一書為例,從目錄的結構中,主要分為三大部分,然後我再將參考資料整理進來,就成為如下圖的四個類別。該書於2015年評選為文化部推薦適合高中職以上學生的優良課外讀物,頗值得一讀。
二、因果關係
以樹狀結構來表示原因與結果的關係,這一類的結構很適用於問題分析解決的情境中,上位階代表的是原因,下位階代表的則是對策、負責人員…等。「因果關係」除了上下位階有因果關係外,同時也將問題進行分類,看似簡單的圖形化結構,其中存在讓您與眾不同的細節競爭力。以下圖為例,案例的來源出自孫易新老師2014年出版的《心智圖法:理論與應用》一書之中,中心主題為「社區公園髒亂」,用藍色底色代表造成社區公園髒亂的「問題」,「原因」為亂丟垃圾、亂丟煙蒂…等,用的是黃色底色來表示。重要目的是為了要解決亂丟垃圾這一個問題,其「對策」為增加垃圾桶…等,對策區則是使用綠色底色來表示,應用色彩區分出「問題-原因-對策」,運用這樣的方式呈現是否活化…

讓大腦思緒綻放與飛揚的秘密-06

《職場心智圖-超簡單、高效能》  
旅行,是每一個喜愛的事情。每一次出發前,總是要討論一番。關於旅行這一個議題,有人先想到要去哪裡?與誰去?九月比較好?還是十月?大家想到的分別有地點、朋友、日期…等,不同的面向,於心智圖法中稱之為「水平思考」。
因為地點,而想到花蓮→依據花蓮想到賞鯨→想到賞鯨想到石梯坪,一路向下展開,由大至小,稱之為「垂直聯想」。於心智圖法中,以上是常見的聯想的方式,亦可以稱之為分為「水平思考」與「垂直思考」兩種思考模式。

水平思考
運用:以「想要去旅行」為中心主題,展開地點、朋友、日期、禮物、多少錢,這五項即是水平思考的模式。水平思考的展開,同時也搭配管理的理論來進行,我將於未來文章,再向大家說明。來源:擴散和水平思考法是英國心理學家愛德華.狄波諾博士(Dr Edward De Bono)所倡導的廣告創意思考法,因此,此方法通常又被稱作狄波諾理論。意涵:水平思維並非聚焦事物的確定性,而是考慮它多種選擇的可能性;關鍵不在完善舊觀點,而是如何提出新觀點;不是一昧地追求正確性,而是追求豐富性,提出富有創造性的見解、觀點和方案。這種方法的運用,一般是基於人的發散性思維,故又把這種方法稱為發散式思維法。於心智圖法上博贊先生稱之為「Brain Bloom」,孫易新老師認這樣的方式,像太陽光向四面八方放射出去,為讓小朋友能夠理解,使用了「光芒」一詞。

垂直思考 運用:以「想要去旅行」為中心主題,根據地點,想到花蓮、石梯坪這二項,即是垂直思考的模式。功能在於增進思考的深度,強化問題分析、推演的能力與記憶力。意涵:垂直思考是在一個固定的範圍內,按照一定的思考線路,往上或往下式的垂直路徑進行思考,故被稱為垂直思考法,亦稱之為邏輯思考法或是收斂性思維。此方法偏重於已有的經驗和知識,將舊的經驗和知識的重新組合來產生創意,提出的形式上難以有較大的突破。於心智圖法上博贊先生稱之為「Brain Flow」,孫易新老師認這樣的方式,與團康活動的「聯想接龍」相似,用使用了「接龍」一詞。

回到旅行的規劃,花蓮→依據花蓮想到賞鯨→想到賞鯨想到石梯坪,想到賞鯨想到暈船,想到嘔吐,再想到可怕…,有無發現,聯想的內容,慢慢的與旅行已經無關係,也是常聽許多朋友說,心智圖會一直發散收不回來。

人類的思考本來就是跳躍與放射狀,對自己的目的若不清楚,很快就會失去焦點。於發想的過程中,大腦於聯想屬性,又可以分為「…

一步一步畫出心智圖-05

《職場心智圖-超簡單、高效能》 
為何需要有流程?為何要有步驟呢?這讓我想到過去的職場工作中,有一些人對SOP非常的熱衷,原來背後的思路自來明確目標與動機, 有一份想要持續打造最佳工作流程。

職場上有許多的制式化、重複性高的例行工作,若有一套標準流程,一來能提高工作效率,二來是追求穩定、更加完善的工作品質。

「當我們把日常工作的每個步驟制定下來,避開那些浪費你時間的多餘動作,就能以最快的路徑做出成果。一旦發生問題,也 能夠透過檢討,回頭修正流程,使下一次的工作更加流暢。

程式設計的領域有一項非常著名的賽事,叫做「電腦鼠迷宮」。比賽方法很簡單,參賽者必須在電子老鼠身上輸入程式,最快走出迷宮者,就贏得勝利。賽途中,電子老鼠撞壁後會立刻修正路線,並記憶起來。在不斷修正下,電子鼠最終會得到一條逃出迷宮的最佳捷徑。

繪製心智圖也是一樣,要如何開始呢?是否有方法流程步驟可以依循呢?應用於職場與單純的興趣不同,於職場夥伴都能理解,真的競爭力來自細節與過程,準備的過程中早已可細察決定最後的結果。所以,不論任何事,先要掌握其過程,探究其原理,才能真正的發揮效果。


若要掌握心智圖的繪製的方法,孫易新老師於著作《案例解析!超高效心智圖法入門》一書中,提出六個簡單的步驟,即可完成一張心智圖。其六步驟如下:

一、確認核心主題
繪製心智圖的第一步驟,就是確認繪製這張心智圖的目的是什麼,再依據目的將一個與目的有關的代表性圖像畫於紙張正中間,紙張大小以A4橫向書寫為佳,這個圖像,我們稱之為「中心主題」。依據目的,該中心主題若需要被精準的傳達,則需要加入文字來說明。

以自我介紹為例子,那最重要的資訊,為自己的名字。利用圖像來代表自己的名字,可以利用諧音、姓名的意義或醍個人特質來聯想。我就是以意義來聯想我的名字,個人喜歡學習,又長的像大樹一樣,因此我的「中心主題」畫了一顆樹為代表,希望經由學習,進而讓自己成長茁壯就像一棵大樹一樣 ,我稱之為學習樹。

關於諧音的聯想,例如中心主題上畫上一顆大麵包來表示自己的名字,因為麵包的英文為Bread,諧音唸起來就像布來德,這樣的方式,就是諧音的聯想。

二、掌握大綱架構
中心主題決定好之後,接下來便要思考要分為幾大類?以我們熟悉的作文書寫架構再來思考,就是要分為幾大段?架構決定好之後,才能往下一步思考?


以「自我介紹」為案例,分為四大類,分別為「 教育」、「 工作」、「 興趣」與「證照」…

旅行規畫應用篇-10

《數位職人必備的超效知識管理術》
旅行,都是每個人很嚮往的事情,如何來將旅行規劃作的完整,我們可以利用一個小小的技巧,讓旅行規劃進度更加順暢,讓每個人的分工更加緊密,讓我們事後的旅行有著完全回憶。

如何來快速思考,此時每個人想到意見都會有不同,如何來快速整合所有人意見與想法,我們可以應用心智圖加上「5W2H」,有助於工作者在思考問題時不會有所疏漏。5W2H分析法又稱「七何分析法」,更詳細地說:
Why是說明背景或提出問題,也就是「為什麼要這麼做?理由何在?原因是什麼?」What就是確立問題,了解「目的是什麼?做什麼工作?」When指的是時間,設定「什麼時間完成?什麼時機最適宜?」Who是對象,指明「由誰來做?誰來完成?」Where是地點,確認「在哪裡做?從哪裡入手?」How是方法,提出「怎麼做?如何做會更好?如何實施?做法是什麼?」How much則是花費或成本,計算「要花多少預算?金額是多少?」
其方法很簡單,可以利用目前最熱門的Line群組,每個人將自己針對要旅行這件事,都表達自己的意見,但Line群組的討論,此時每個人都表達自己意見時,就會顯得很凌亂。

若能運用心智圖將每個人的意見進行整理並配合「5W2H」,完成的效果,就會呈現如上圖,然後,再將Xmind心智圖直接傳到Evernote中,方法就是選擇:檔案→存入Evernote,第一步就完成。


Evernote能於旅行規畫上,自己覺得有三大點:

Web Clipper 快速收集網路文章
不論是多麼豐富的資訊,都是從一點一滴開始累積,而Evernote的Web Clipper,讓任何人都可以輕鬆的從零開始,累積知識。

大部份的記事,也幾乎是從Web Clipper開始。善用利用零碎時間來進行,利用行動裝置即可針對景點、美食、風景…等進行收集相關資訊。不過,收集時也可以早對標題進行改寫,以讓自己將來進行記事連結時更加順手。

記事內部連結,資訊跟著去旅行
Evernote的網頁擷取功能,讓外部資訊進入,旅行也需要進行準備事項,還有之前就有收集的資訊就收集不少的資訊,如何讓資訊有順序的出現?

那就是利用行程,再加上複製內部連結與表格的應用,順著旅行的行程走。如此一來,不需費用的找資訊,輕鬆的來回「記事」之間,臨時的記事,也能快速記下,變成自己最佳的導覽手冊。

圖片標記隨手畫
Evernote提供的整理方式很多元,而在旅行中,最喜歡的整理方式,…

超連結將不同知識與延伸-09

《數位職人必備的超效知識管理術》
世界最精密的機器是什麼?眾多的答案之一,便是「大腦」,而且它就在我們的頂端。在你的成長過程,不同的經歷,你對自己的身份認同也逐漸改變。

從學生到成人,從單身到已婚。同樣地﹐每個大腦的聯結體,也隨著時間改變,怎樣的改變呢?神經元﹐就像樹一樣可以長出新的枝幹,也可以失去一些老枝幹,突觸可以被創造,也可以被淘汰,突觸可以長大,也可以變小。

神經元如何連結,決定了我們大腦知識的樣貌。同理,我們可以反過來說,您的知識庫的樣貌,就看「記事如何來連結」。相同的類別的知識,被放於相同檔案櫃中,這是過去的方式,知識應要腦神經一樣,不斷的連結,形成一個網,知識網能活化我們的知識庫。

於Evernote要如何來進行呢?不同的版本,請參考不同的操作方式:
Mac:開啟記事清單,在要建立記事連結的記事上按右鍵,再選複製記事連結。Windows:打開記事清單,在要建立連結的記事上按右鍵,再選複製內部連結。iPad、iPhone 和 iPod touch:開啟記事,點擊共用按鈕(向上箭頭方格),點擊複製連結,再選私有連結。Android:開啟記事,點擊選項選單 (三點圖示),再點複製內部連結。網頁版:開啟記事,點擊記事頂端的選項按鈕 (3 點圖示),再點複製記事連結。


我利用一個例子,來為大家說明,我是如何來應用。《深度職場力:拋開熱情迷思,專心把自己變強! MIT電腦科學博士寫給工作人的深度精進指南》這一本書,非常符合我想要觀念,因此就新增一則「記事」來記錄,同時,在我的「記事本」中,也有一本雜誌《職涯資本勝出法則》,是作者早期的作,因此我就進行串連。

整理過程中,發現書中寫了一段話,為什麼有些人熱愛自己的工作,但很多人不喜歡呢?「技能思維」增加你在工作中創造的價值,是開創精采職涯的根基。

這讓我想起,之前讀過一篇文章「專修「藍寶堅尼」 超跑技師大揭秘」,與這一段話,非常的符合這一則「記事」,因此又將文章與書籍進行超連結。這樣一來,這三篇文章,因為《深度職場力》產生連結,形成一個小小的網。


我們從日常生活中所得到的資訊與經驗、思考的題材,或是事情的關鍵等畢竟是有限的,然而就是要從這些有限的資源加以組合思考新的東西。

這個時候成為題材的這些東西,並不單只有自己下意識想要蒐集的內容,常常也包括突然間碰到的人所提到的一些瑣碎的事情,或是從偶然間取得的東西中想到的。
連結就是從有限的資源…

活用素材啟動創意靈感-08

《數位職人必備的超效知識管理術》 真是難題?太傷腦筋了,想很久,還是想不出來,有誰能告訴我答案啊!!是誰內心大吼著,是李醫師,看看他遇到什麼樣的難題。

李醫師的難題:
她的病患胃部長了一顆腫瘤,很有可能是惡性的。很不幸地, 它長在無法用外科手術切除的位置。放射線治療是剩下的唯一治療方式。但放射療法有個麻煩的地方是:放射線強烈到可以殺死腫瘤,也同時會殺死腫瘤周圍的健康組織、導致永久的傷害,而那傷害還可能會危害到病患的生命。李醫師該怎麼做才能成功治療病患呢?

如果你能解決這個問題,那就是太好了,您是少數可以立刻解決問題的人。這是心理學家卡爾·登司 (Karl Duncker)為了研究頓悟 (insight)發展出來的問題。

這個研究結果顯示十個 人中只有一人能在第一次看到這個問題時就解決這個問題,大多數人通常會被這個問題難倒。知識不缺,但如利用知識創造價值,所謂創造價值就是解決問題。

一般而言,李醫師與同事們,會在他們所受過訓練的醫學訓練中,用她的醫學知識專心的去思考,如何解決上面的問題。但是,如果在她的醫學知識中,無法找到解決的方法,才會開始思考從不同領域的角度來思考解決的方法。


我們來看凱斯·科 (Keith Koh)的故事,他只是普通的辦公用品商人。在他的工廠中,他們用一種能發出明亮白光的特殊燈具,讓作業員可以小心地核驗商品上面的漆色 。這些燈具非常昂貴,當燈具中的燈絲燒毀了,凱斯就想找出可以修理這個燈具的方法,免得要去買新的。

凱斯的工廠裡有雷射光的設備,他決定用雷射光修復這些燈絲。為避免雷射光損壞燈泡的易碎玻璃,凱斯從不同方向射入微弱的雷射光束到燈絲損壞的部位。

當這些微弱光束集中射在同一個位置上時,可以將損壞的燈絲融化黏合,重新恢復可用的狀態。而每一道雷射光束都很微弱,不足以融化燈泡的玻璃。這個方法,凱斯是從他大學時的教授身上學到的。

看完這一個故事,你想到了嗎?惡性腫瘤就像是那個壞掉的燈絲,沒有任何個別光束可以強到殺死健康細胞組織,但全部的放射光束聚焦在腫瘤上,就足夠有威力可以殺死癌細胞。

這是如何聰明運用自己知識的案例,是否給我們有很大的啟發,如何將自己知識,靈活應用於不同場合中呢?Evernote有一個功能正扮演這樣的角色,將分屬於「記事本」的不同的「記事」集結,讓自己的素材,因為靈活的應用而被啟發~~它就是「標籤」。

於Evernote上,標籤為「記事」標上關鍵字,當累積…

Evernote筆記進階搜尋技巧-07

《數位職人必備的超效知識管理術》 搜尋,是改變人類學習樣貌的兩個關鍵字。過去,是一個擁有知識為王的年代,有知識佔盡先機。但近年來,人們學習的方式產生很大的變化,在這個網路上幾乎什麼都查得到的年代,「補習」、「上課」似乎慢慢過時了。

Google認為,現代人需要的不是課程,而是「經驗值」。若要能快速吸收好的經驗值,自己也需要下一些功夫,需要有一些先備的知識。在自己打造的圖書館﹙Evernote﹚內搜尋,就是一個重要的起始點,若發現不足,再以這些知識為背景,向外去延伸與求助時,目標與範疇明確,進而漫遊於網路知識海時就不會迷失。
於Evernote中搜尋,廣義而言,個人總共分以下三種:
搜尋語法:利用關鍵字或是程式語法標籤記事:利用標籤,串接不同的「記事本」的「記事」記事內連結:利用「記事」內部超連結,變成一個知識網,如同大腦一樣,可以利用聯想找您需要的內容這一篇文章,將專注於第一種類別的介紹,讓大家知悉相關的語法。要於Evernote中搜尋,可以直接使用我們已學會搜尋技巧,不過,Evernote也有進階的語法﹙參考網址於最下方﹚,讓我們來嚐試應用,一起來操做。

關鍵字搜尋
於右上角搜尋的欄位中,鍵字您要搜尋的內容:
不確定需要的資料的位置時,想要擴大搜尋範圍:any: 專家 知識管理已確定需要的資料所含的關鍵字,想要縮小搜尋範圍:專家 知識管理﹙去除any: 這個語法﹚若記得「記事」的標題,可以直接搜尋標題:intitle:知識管理※小秘技:搜尋時可以加入 “知識管理"﹙雙引號﹚來找出完全符合這個詞組的「記事」,或是透過「 -專家 」在搜尋時排除有出現 “專家“ 關鍵字的「記事」。

利用時間搜尋找回憶
機器幫我們「快速」找資料,人類則賦予這些資料存在的「意義」,時間流是人重要的認知,運用對時間的概念加上語法來搜尋,可以如此來巧妙搭配應用:
想知道過去一週使用Evernote的狀況:created:week-1想知道過去一週完成哪些事情:reminderDoneTime:day-7﹙若要有結果,記事內含核取方塊且勾選完成之記事﹚想知道2017這一整年收集的資料:created:20170101 -created:20171231
強化資源應用的方法
書是我們最好的朋友,但很多時候,我們並未充份使用它。我將有關於書的「記事」,建立一則範本給記錄書籍用。書買來之後,利用「記事」範本來記錄…

Evernote進階操作-P#2-06

《數位職人必備的超效知識管理術》
《與成功有約》一書,於要事第一章節中,成功大師告訴我們,要將事情分為「要事」與「瑣事」。簡單常理,當然要從事是要事,而不是瑣事。但為何我們總是做不到?買牛奶、訂票車、訂閱商業網路文章…等,都是屬於瑣事,不做又不行,而大老闆為何都不需要?因為,大老闆通常有秘書代為執行,一般人卻沒有。

因此,除了吸收《與成功有約》中的觀念,同時也要思考,如何「有效率地處理瑣事」,以及「擠出時間」來執行原本重要的事,不會被瑣事所牽絆住。如何來扭轉這樣狀況,能否自己也找個「不用錢」的秘書,於零碎時間「高效能」的處理「瑣事」。

以下幾個重要小技巧,有如貼身秘書一般,讓能於快速的有效的處理雜事,快速的收集資料,並分享於社群中,累積人脈。請務必要利用零碎時間來學讓「記事」更有效的使用法。
五個必學的快速鍵檢視模式:檔案與圖片一鍵成簡報模式網路文章收集一步到位電子郵件的備用公共連結分享到社群附加雲端硬碟檔案到記事五個必學的快速鍵:利用鍵盤,讓我們快速的切換到不同的畫面中,比起滑鼠的使用還要快速。利用這些細緻的操作方式,將為您的工作,帶來不同的效益。﹙Ctrl為Windows版,Mac版只要將Ctrl→⌘即可﹚
新增記事:Ctrl + N,隨時打開新記事,快速開始記錄筆記。新增記事本:Ctrl + Shift + N,你需要開新的記事本的時候,快速建立它。加入日期時間:Alt + Shift + D / Mac:⌘+Shift + D,雖然你哪都可以用,於撰寫標題時特別好用 !文字上加連結:Ctrl + K,你寫的記事裡要加一個連結的話…快速切換:Win:Shift + Alt + N /Mac:⌘ + J 【點選圖片,進入簡報說明
檢視模式
記事檢視:與檔案總管一樣,可以任意的變更記事排序的方式。Evernote 提供多種記事排序方式。排序設定會套用到整個應用程式,設定後所有記事本、搜尋結果、記事清單等都會以同樣方式排序。無法針對不同記事做不同排序。

瀏覽圖片:如果您的記事裡包含多張照片、螢幕截圖、或掃描檔,可以使用圖庫模式輕鬆瀏覽檢視。在圖片上按滑鼠兩下即可開啟圖庫模式,左右瀏覽即可檢視更多圖片,而無需在整份記事裡捲動。

一鍵成簡報模式:將所有資料蒐集在一、兩份 Evernote 記事中、點一個按鈕、就可以開始簡報。無論您是透過大螢幕向諸多聽眾簡報,或是讓小組圍繞在筆電旁報告…

Evernote進階操作-#P1-05

《數位職人必備的超效知識管理術》 你認識喬丹嗎?還是魔術強森?這些都是陪我渡過青春期的大明星,未曾謀面卻是重要支柱。為了知悉大明星最新的招術,所屬球隊的戰蹟,總是省吃節用的買籃球周刊。累積一段時間之後,雜誌佔滿房間,凌亂程度自然不在話下,實在看不下去的母親就經常會“提醒“我,能不能將你不看的雜誌處理一下呢?

我心中的OS,「我有時候還是會看,而且是我“辛苦“得來,不想丟啊!」後來,連我自己也忍不住,細細的回想,其實我經常看雜誌的某幾頁而非全部,於是我決定將雜誌一再翻閱的內容剪下來,並分為籃球場上五大位置﹙控球後衛、得分後衛、大小前鋒,中鋒﹚,好幾百本的雜誌,體積變成原有的幾十分之一,且收好在自己的櫃子中,想看立即找到,這個工作,於職場上就是整理文件的技能。

當我們開始收集許多的資訊,接續就要進行必要的整理,而整理的目的,在於留下對自己真正重要的東西。
整理建檔並不是為了丟棄,而是為了留下。~by日本設計師坂戶健司Evernote 是我們知識的大本營,不是為整理而整理,而是理清自己所需,將資訊放到該去的地方,將一些常用的範本,集中管理,快速的引用並快速的解決問題。


建立 Evernote 帳戶時,會有一本預設記事本,建議您重新命名記事本,命名為「收件箱」或是「暫存區」,將所有初次收集到的「記事」放到「收件箱」記事本,沉澱一段時間,再進一步分類整理,主要目的是為剋服當下的衝動,回到理智面來思考,避免造成Evernote裡面有大量的資訊,分不清楚何者該留?何者該棄?

若要進行「記事」管理,以下幾個功能,協助您於「記事」管理更加便利:
移動記事複製記事合併記事製作總目錄複製記事連結加入標籤移動記事:當我們將「記事」按照類別、位置或用途來區隔時,就需要開一個檔案匣也是「記事本」來存放。移動記事,可以快速將「記事」移到該去的「記事本」中,讓這些記事類型有所區隔而且較容易尋找。


複製記事:當我們開始整理相同的資訊時,為了採用統一的格式,先建立一則「記事」,利用複製記事將範本格式進行複製,這樣一來所有的「記事」的內容都會統一,這個技巧,我用於書籍的整理上。


合併記事:用來將多篇「記事」進行合併,例如專案的資訊的整合。合併記事非常簡單。Windows 上請按住 CTRL,Mac 版請按住 Cmd 再按滑鼠選擇多篇記事,點選記事清單旁視窗中的合併記事,新記事標題會直接使用最上面的記事的標題。

若不小心合…