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目前顯示的是 十一月, 2018的文章

專案資訊整合至協作平台序曲-05

《Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕》  
主動解決問題是職場升遷的必備的要件之一,若是覺得太難,或許可以從主動回去開始。專案主動的回報,是一件重要的事情,時代正在變化,回報的方式,也可以多元。

前一篇的例子中,凱文輕鬆的回報專案進度,與過去大家使用的傳統的Google Mail不同,這倒引起同事羅傑的好奇心。「你所謂的專案管理回報系統,能讓人看仔細嗎?什麼是Google協作平台,有聽過Google Mail、Google日曆…等,就是沒聽過這個玩意?」羅傑好奇的問。樂於分享的凱文,說明了什麼是Google協作平台。


協作平台可以用於建置網站,重點是無需網頁設計人員或是資訊人員的協助,就能輕鬆打造內部專案中心、對外公開網站。目前Google提供是新版協作平台,可以將所有檔案都儲存在 Google 雲端硬碟中,即能編輯協作平台及進行協作。設計完成之後,新版的協作平台是響應式設計,協作平台會自動調整大小,為使用者提供最佳使用體驗。

回到專案管理而言,專案的資訊來自四面八方,要持續追蹤小組時間表、專案資訊和資源等是相當耗時的一件事,整合變得很重要,建立一個單一的平台,找到專案小組的聯絡資訊、專案最新狀態、規劃藍圖、相關資源與其他資源。

那麼?什麼樣的專案資訊,要放於協作平台?協作平台要如何排版,與進行使用呢?我們就慢慢進一步來拆解與使用。



在還沒有開始使用Google協作平台之前,心中應要想法。如同寫作文一般,需要進行草稿設計。以下這個例子從草稿到數位化的例子,取自「人人都能上手的資訊圖表設計術」,左邊為草稿,右邊為成品。事前的準備,可以為數位化的工作節省不少的空間與時間。

先放下Google協作平台不談,一般而言,先來想想專案管理需要管理清單,要列入管理的有首先,會有專案的目標、公佈欄。第二、時程的管理,會有專案時程與共用日曆,過程中,我們也需要一些圖表 來掌控成本、工時統計以及組織表,最後,專案文件放置的位置也需要被定義。另外也有些專案可能有需要申請相關的技術文件與文具,我們也設計一些表單來進行流程的申請

有了清單之後要進行版面的配置,我們可以很快的用草圖將他設計出來,設計草圖的時候其實都是一些簡單的概念,只要進行一些示意圖的設計即可。如何來設計草圖呢?


每一個人專案背景經驗都不一樣,因為有些人會想看成本 有些人則會想到進度,就依自己的需求而定。興正分享自己的經驗。個人比較從資…

GoogleAPP的介紹與整合-04

《Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕》
羅傑眼神專注,每週五正在進行工作報告,撰寫該週的專案進度,深怕一下子就錯過寄信的時間。一樣是專案經理的凱文,卻一派輕鬆。羅傑好心提醒凱文,難道你不知道老闆要出門,還不趕快處理,小心…哦!

凱文卻很輕鬆的回應,老闆昨日已經看過了,也給我一些指示。羅傑不太相信,又騙人。凱文展示用Google協作平台完成的專案計畫,老闆隨時看進度,而羅傑採用傳統電子郵件,老闆只能被動的被通知。

Google協作平台代表是主動,凱文隨時更新,老闆隨時可以看,掌握住時間,然而,羅傑很努力,每週老闆都要等他的報告。不同的數位工具,成就了不同的系統。

想成功將數位技術整合至專案管理當中並非一蹴可以成,需要妥善規劃和充分準備。第一步是瞭解這件事的重要性,以及有哪些工具可用,瞭解有哪些技術可能派上用場。

科技可以在職場中創造一個更貼近現實世界的環境,讓團隊成員做好充分準備,以進入連結日漸緊密,且全球性競爭激烈市場。此外,有許多科技可協助團隊妥善規劃日常作業程序。

G Suite目前分為企業版與教育版,興正目前使用的是G Suite企業帳號,發現許多功能與目前免費帳號是一致,初期接觸的夥伴,可以先申請免費帳號開始進行練習。免費固然是一大優點,但最棒的是,善用這些工具不僅貼近的需求,而且還能協助您開創許多不同溝通方法,讓您的團隊更有溝通上更效率,作業程序上更有次序,關鍵在於保持一致的訊息。
以下就這一次會用到的GoogleAPP,進行簡單的說明與介紹:

Google 雲端硬碟:顧名思義是雲端上的硬碟,可供儲存所有檔案,包括作文、設計、繪圖、錄音檔和影片等各種資料!「雲端硬碟」一般帳號為15G,企業版可以申請至無限量儲存空間,若是無限量的空間,會多一個功能為小組雲端硬碟。
從此不再害怕電腦當機會導致資料遺失。

可以透過任何裝置存取檔案,最棒的是,再也不必儲存檔案,每次當您進行編輯時,雲端硬碟便會自動儲存變更,若是應用Windows系列的文件,還可以進行版本的儲查。


Google 協作平台:建立專案管理的網頁,整合GoogleAPP之用,讓團隊的溝通,更加順暢。
Google 文件﹙等於Word﹚:可以透過智慧編輯和樣式設定工具,輕鬆設定內文和段落格式。為讓文件更加生動活潑,能加入連結、圖片、繪圖和表格。
Google 試算表﹙等於Excel﹚:建立試算表來分析資料,並可將資料製成圖…

雲端安全性與專案管理權限管理-03

《Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕》
雲端資料安全嗎?幾乎每一人都會關心的問題?也許大家會擔心,為何要將重要的資料給他人保管,不過,想想自己對錢的處理,錢對每一個人而言都是貴重,那為何要存放於銀行呢?

將資料交給專業人士來進行保管,不但可以保管,還可以進行異地備份,就以下三種狀況,來提供大家思考:

一、內部主機 vs. 雲端硬碟
資料放在公司內部的主機大家都會覺得非常的安全,可是別忘記了資料的存放,除此之外,還有桌機、筆電,跟USB。簡單的觀察,公司重要的資料被放在沒有被保護的桌機或者是筆電上,例如總經理的電腦。每十台筆記型電腦會有一台被偷,於USB方面,有高達66%的人,遺失過他們的USB,而這USB裡面放有重要的資料。

若是將資料放在雲端的硬碟就不會帶用USB,不會有遺失與被偷,電腦的資料也可以受到保謢。同時長期儲存的效果,更不用擔心檔案與郵件損壞,更不用怕害主機會被偷喔!


二、政府機關有權檢視我的資料嗎?
Google很重視個人的隱私,除非政府機關提出符合的法律的程序。絕不會「開後門」,讓他人存取您的資料或資料所屬的伺服器。這表示任何政府單位 (無論隸屬美國或其他國家/地區) 都無法直接存取 Google 使用者的資訊。

比較有名的案例是,美國司法部2006年要求,Google交出2005年6月1號到7月31號兩個月的關鍵字檢索,主的目的是要查出有多少的兒童會搜尋到色情內容,但Google拒絕了,最後美國司法部告上法庭,判決的結果是Google並不需要交出資料。

三、資料放在Google安全嗎?
Google所有的資訊都採取與網路銀行同等的安全機制。
裡面有許多安全的專家致力維護資料的安全,保護您的資訊。維護服務時獲得的深入分析資料,有助於Google預先偵測及自動封鎖安全性威脅,站在前線幫我們好好把關。如果偵測到安全性風險並認為需要通知您,會發出通知。

除了系統本身,那麼?我們做什麼事情可以讓資料更安全,提供以下五個作法供大家參考
定期備份資料使用獨立的密碼不要社群混用建立備份的郵件與手機號碼設定可疑活動的主動要通知開啟兩步驟的驗證這些(做法)都會讓你的資料更為安全,特別要跟各位介紹的是保護二跟保護五,如何設定密碼?密碼設定的第一個原則,長度一定要8碼,但不要隨設定,例如:12345678、password…等,雖有八碼,還是很容易資料外洩,如何來設定呢?

設定的密碼技巧大…

專案管理的概念與範疇-02

《Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕》
現代人事情很多,不管是公事還是私事,每天總有做不完的事,所以才會覺得這些做不完的事有必要管一管。因此,衍生出了「專案管理」以及「時間管理」兩個概念。不過專案管理聽起來有點難,到底什麼是專案?常聽高手說,人生無處不是「專案」。

專案感覺上很特別,其實專案無所不在,例如:搬家結婚舉辦員工旅遊…等都是專案。專案與一般工作有什麼差別呢?通常工作,一般指的是例行性的日常工作,對相於一般工作來說,專案是屬於非例行性的,專案有以下幾個特徵:
清楚定義的工作範疇具一次性跟多工作業會有明確的開始及結束的時間有預算的限制有一個專責團隊
由以上幾特徵,進行簡區分一下,是否比較容易判斷呢?進一步來說明,專案管理的三五十,分別為金三角,五流程,十領域。當然這是給初次進行專案管理的夥伴,相關的細節就請參照PMP。

專案管理裡的金三角為何?就是時間、品質與成本,這三個是專案經人最關心的,完成一個專案我們經常掛在嘴邊,要如期、如質、如預算。

專案進行時要管理的事務較多,因此會有一個標準的流程讓大家依循。為了要讓專案能達到金三角的要求,進行專案時候我們通常會依據五大流程。五大流程從右上角開始分別為起始、計劃、執行、控管最後是結案,那這五個流程的關係是什麼呢?

專案的起始會有一個目標,這個目標用來訂計劃有了計劃之後會執行,在執行的過程我們必需要進行監控與控制,因此計劃、執行與監控就會形成一個小循環,不斷的循環到專案結束為止,然後最後會進行專案結案的動作,五個流程當中會有許多的細項需要執行,依序往下開展我們稱之為十大領域。

專案管理的十大領域裡,A會有序為專案的整合、專案的範疇,專案時程規劃、專案的成本,專案的品質、裡面會有哪些成員,還有溝通的機制、專案的利害關係人,專案的風險、最後為採購,以上就是我們經常聽到的五個大流程及十大領域。



對於第一次接觸專案管理的朋友是否有初步的認識呢?如果想要進一步深入瞭解專案管理的運作方式,建議各位可以買相關書或上網搜尋相關的資料或是參與相關課程,在專案有了基礎概念之後在未展開專案之前,通常我們先會對專案範疇先進行確認,專案範疇是非常重要。

範疇管理大概是我們在工作上頭最關鍵的一項工作了,當主管交辦一項工作下來時,你如何確保你完全明瞭主管要你做的內容是什麼?也就是說做到那些東西就能滿足老闆的需求。

以讀書會例,主管要的是大家都參加,你限制名額…

平台決勝時代下的專案管理-01

《Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕》
平台崛起讓職場產生許多的變化?《商業周刊:平台吞噬全世界》報導中,傳統的公司-中國海爾進行一場大變革。海爾建構了一個「腦力平台」,分為三步驟進行組織的再造:
第一個裁員:海爾裁員掉一些員工,所謂裁員指的是裁掉中階主管,將八萬多人變為上千個微小的企業,這些微小的企業是一個平台主跟創客主。有名「雷神」就是出自於此。電競外設可以說是一股極具潛力的能量,雷神作為海爾的旗下品牌,他具有強大的實力,它的每一款電競外設都讓玩家追崇。 第二步糾眾:他糾眾並集結世界,海爾為要加速創新在台平當中與全球300多家企業機構進行連結,研發不只有內部,也可以世界連結。第三個精簡:他精簡組織,與經銷商分手省去大量的業務員,透過巨商匯平台讓零售商直接下單,如此巨大且傳統的一家公司,他們進行如此大的改變,代表變職場生態也的激烈正在改變中。

當大公司有平台的概念之後,原來的單位就會被拆解成小團隊,也將會重新定義公司與個人的角色。公司從巨型的組織,轉化為小單位。在於平台運作的小團隊,執行方面都會強調是快跟準,專案管理的運作正是共同的語言。

專案管理的之下,成員即可靈活的調度。員工的職位從固定到不固定,靈活的去展現自己的能力,藉由公司平台來發展自己。如果更精確的來說明公司與個人的角色,公司將來是協調資源、制定規則、調派人才與扁平快速。那麼?個人呢?每一個人必需要去發揮個人的價值、建立個人品牌、結合資源並主動積極,而不再是被動的等待命令。

《Carrer雜誌-全球中階主管不見了!》的報導中,指出至2030年職場四大的趨勢:
趨勢一稱之為精進技能:因為人工智慧不斷的來襲趨勢二創新與應用:你必需要Job到Work 這是指工作到完成Work指的是任務趨勢三個人跟組織開始進行分工:如何分工呢?當然是透過專案管理的模式趨勢四公司更需要彈性人力的運用:一個人如果能有雲端的幫手就可與一群人開始競爭
美國人力資源管理學會(Society for Human Resource Management,SHRM)公布最新報告中顯示,消失最快的中階主管。在全球職場中,M 型化真的來臨了。中階主管的決策功能交還高層、執行工作則由低階工作者代理,網路科技的精密與多樣化發展,也是壓垮中階主管的最後一根稻草,這些職缺轉為自動化,或被國際外包工作者取代。

在未來大趨勢中,我們看到兩個重要的概念就是「專案管理」…