少就是多,簡化你工作中的低影響力任務之所以能如此有效,原因很簡單:你花愈少的時間和精力處理,你就有愈多的時間和精力投注在真正重要的任務上。因此,你應該要努力簡化你的工作,如此才有大量時間拿來做那些最富成效的工作。 你的行事曆裡留有愈多開放的空間,你就有愈多的彈性安排何時做哪些事情;加上你的專注力和精力隨時在波動,這麼做能讓你變得更有生產力。一旦你簡化了工作行程,對於一些臨時出現的高回報任務項目,你的反應會變得更加靈敏。 簡化行事曆得以創造更多空間留給高回報的任務,如此一來,當臨時發生緊急事件需要處理時,你才有更充裕的空間足以反應。再說,簡化行事曆能讓你一整天保持禪定般的清晰思維,這感覺超級美妙!根據城市規劃人士的說法﹙搞不好就是規劃「期望路線」的同一批人﹚, 理想的高速公路車流管控,關鍵不在於車輛的多寡,也不在於車速的快慢,而在於車輛之間留有多大的空間。同樣的,你每天所做的工作也是如此。 當你努力盡可能排滿一天行事曆時,你很難有多大的生產力;因為若是臨時出現什麼任務,你勢必會手忙腳亂。簡化你每天的行程,等於為那些高回報活動保留更多的專注力,如此才能更加專心做好事情。總之,你的各項任務,就好比生產力高速公路上的車輛。 Photo by Danielle MacInnes 此外,當你為最高回報活動創造更多的專注力之後,還有助於你想出更好的點子。我們之所以常會在淋浴時﹙而不是在使用智慧型手機時﹚想到許多絕妙的點子,理由很簡單:沖澡的時候,我們為自己的頭腦創造出更多的專注力空間,天馬行空地恣意空想,許多新的點子和念頭便因此不斷湧現。 而當你簡化生活中的低回報任務時,也會達到類似的效果。這麼做不僅能讓你有更多的時間和精力得以投入在高回報任務上,還能幫助你產生更多絕妙的點子。 ❙ 刪減不重要事物 ➤不重要的事物帶來成就感,卻早該刪除 儘管在一年計畫開始之初,《最有生產力的一年》作者花了不少時間找出對自己影響最大的任務,但卻沒有把低回報的任務當一回事,直到工作支援任務多到令他難以招架、生產力開始下降時,才意識到自己早該予以重視,有些事該捨則捨。 在 作者 查看自己第一次的時間紀錄時,除了對自己的拖延時數感到驚訝之外,另一個令 他 訝異的則是:一整個星期花在低回報維護任務上的時間,竟多得超乎想像。雖然感覺自己很有生產力﹙因為總是忙著處理它們﹚,但它們卻沒有幫助自己完成任何有意義的事