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全腦團隊的專案管理-15

《職場心智圖-超簡單、高效能》  

一九九O年四月,來自中國大陸、蘇俄及美國等二十名專家組成的國際登山隊伍,成功攀登上埃佛勒斯峰峰頂。此次登山行動,被金氏世界紀錄譽為有史以來最成功的登山冒險。

惠塔克擔任此一登山隊的隊長。他曾於一九六三年登上埃佛勒斯峰在國際登山界享有崇高地位,足以凝聚這個來自不同國家登山好手隊伍的向心力。擔任副隊長的湯姆生職業是會計師兼律師,其主要任務為掌握登山行程進度,及確保後勤補給不虞匱乏。兩人扮演不同角色,卻能相輔相成,成為執行專案管理的最佳組合。



湯姆生擅長分析事理,專注於左腦功能,惠塔克專注於右腦功能,適時給登山隊員所需的鼓舞與打氣。左腦右腦攜手合作,登上高峰,「全腦的團隊」成功執行自己設定的目標,如何來進行典範轉移。


回到職場的現況,許多規劃人員在思考專案時,立刻就跳到執行的細節,因為未全盤思考,忽略了某個重要細節,使得專案進度嚴重落後或整個觸礁;或是因為未慮及某些潛在風險,導致整個專案宣告失敗。

這是因為職場大多數夥伴都是偏向於使用左腦思考,若能善用右腦,運用心智圖來激發更多創意和直覺, 讓專案一開始時,有更周延的思考和更有效的選擇,將會改變過去的經驗呢?

我們有很多機會把心圖應用到專案管理。在安排專案進度、分配資源,或監視工作進度時,左腦或線型思考的確不可少。在定義專案範疇及初期規劃時,經理人卻需要全腦思考。

為什麼在專案定義上需要創意呢?首先,要達到專案目標,可能有很多選擇。舉例來說,某個公司要成立一個專案,來強化員工專業職能,做法之一就是請人資單位,規畫一系列課程。然而,也許還有較便宜、較有效率的解決方案。


若能應用「接力構想」或是世界咖啡館方式,讓團隊去探索其它解決問題的方式,或許可以得出現階段最好的解決方案。

前HP的資深副總陳國欽於《專案經理》訪談中提及,當組織正在執行某個專案時,一開始利害關係人的各種需求可能十分發散,這時候就可以用心智圖的方式有效分類,將類似的需求整合在一起,搭配專案管理的架構五大流程及十大知識領域,確立專案的目的(Goal)、現況(Situation)、目標(Objective)、 策略(Strategy),專案的產出就不會偏離 方向,並能順利達成目標。

確認專案的範疇之後,專案團隊就可以進一步發展這些行動的詳細步驟。團隊可將這詳細步驟一層層列出,進行「任務結構分解」(work breakdown structure,WBS),心圖非常適用在這個流程上。例如,強化員工專業職能,可以用讀書會的模式來進行,同時激發員工學習的動力。為了要順利辦讀書會,我們該準備哪些工作呢?



 
透過腦力激盪,大家想出許多待辦的事,例如選書,獎品、飲料、集點等。當成員陸續想出這些事項,把它 們變成彼此串聯的結構,使用不同的顏色加以區分,重要的工作加上圖示,好讓所有成員都能貢獻他們的想法。若這些待辦事項只是大類別,每一個大類別仍應透過腦力激盪過程,或是參考之前的專案,讓成員努力思考,鉅細靡遺地列出所有細項工作。例如,集點要分辦法、流程、設計集點卡…等工作。

完成工作分解全部過程後,我們建議專案團隊應進行風險分析。專案團隊應自問:我們準備進行的這些活動,可能出哪些差錯?如果出差錯,我們該如何補救?例如,讀書會時間,有超過一半的成員臨時間不允許,要取消?還是要延期?還是用線上課程進行補課?不論選擇哪一種,準備工作必不可少。

完成上面的規劃之後,再將心智圖轉化為大綱模式,搭配甘特圖、要徑管理﹙CPM﹚…等管理工具,與資訊系統的整合,就會讓專案管理因為全隊的參與,每一個人都有貢獻而產生樂趣,較能使團隊順利的運轉,幫助團隊做出好成績。



 

專案管理的關鍵技不但要懂規畫、更要善變。依據《MIT Sloan Management Review》報導,隨著產業環境趨於複雜多變,「穩定」變成了一件危險的事,成堆不可知的意外,經常讓人措手不及。

相對於績密規畫,「彈性和敏捷」反而是現代專案經理迫切需要的技能之一。以下是從超過150個成功專案經理身上,「歸納出的4個實際做法:
  1. 刻意加強合作關係:美國航太總 署(NASA)的專案經理會根據任務性質,選擇合適的成員,並深入培養彼此的默契。
  2. 滾動式規畫:專案前期,一如既往地備妥詳細的執行方案,但是到了專案中後期,則只擬訂概略方向,之後再從日常的任務執行中,不斷找尋「昨天沒達標的原因」,以及「有哪些成功之 處可以複製到之後的執行規畫」,從實做中逐步提取經驗,調整出中後期的實際做法。
  3. 保持團隊動力:在一個專案期間內,專案經理可以透過實際參與、面對面溝通、頻繁走進第一線關切專案進度,讓成員知道你的在乎程度,更有動力和你討論,一起完成專案目標。
  4. 適時喊停:好的專案經理會持續 預測可能扭轉局勢的變化,即使這種 「狀況不多見,他們也絲毫不敢大意。 一旦發現專案走不下去,就要適時叫停。
專案管理已變成組織的一部份,許多的組織而成為矩陣型。參與專案管理的人,一開始多傾向於採用分析型工具,也就是需用到左腦的工具。

然而,企業成立專案團隊,通常是未有許多經驗的新任務,尤其是在專案規劃階段,特別需要團隊一起發揮創意。此時,不妨運用心智圖,刺激右腦,讓大夥的腦袋發揮最大功用。

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個人年度計劃﹙職涯發展﹚ for 2020

5、4、3、2、1…新年快樂,新年新希望…﹙不變的台詞,變化的歲月﹚

「煙火好像沒有比從前好看,但還是不自覺地走過來。真希望明年能到世界各地去旅行,不再被一堆鳥事圍繞!!」看著煙火的Sandy,自然地脫口而出。「這不是跟去年一樣嗎?又是去旅行,S小姐,能點些別的嗎?」Sandy最要好朋友,一旁吐糟說…
旅行,不是許願就好,總是要做點什麼吧??每個人心中都有想做的事,只是有人經常想,有人只有在「特別節日想」,例如:12/31、或是生日時,有人費了很大的勁,也不太清楚自己要許什麼願望,因為想要的太多。

秋高氣爽的九月,公司會開始例行性進行一項計畫,就是設定明年目標。光是為公司想明年的目標,再加上今年底公司要檢討今年成果,早已有些焦頭爛額,再也找不出時間為自己想想,自己需要的是什麼?

每年都為達成公司的使命而努力,自己的願望清單早已深埋工作中,難道這是上班族無法扭轉的宿命嗎?回想起,就有些許不甘心,為何我變成現在這個樣子?

古有云:「你想什麼?就會去做什麼?然後經驗什麼?你就是什麼?」我們都希望明天的我,變得比今天更好更進步。期待未來的生活與過去不同,享有人生不同面貌,實踐自己的夢想。

夢想很大,有點摸不著頭緒,容易讓人感覺是混亂的,那倒不如從一個點出發。想要重整人生,或許年度計畫是一個不錯的起點。

如何來展開年度計畫呢?當我們覺得混亂的時候,擺脫方法超簡單,解法就在各位的手機上。當我們把玩著手機時,發現有點混亂時,會想到回到原始點,此時,會直覺按Home鍵。年度計畫也是一樣,要先找到一個起始點,按下Home鍵是一個不錯的方法。


年度計畫的Home鍵是什麼呢?其實,它是一個人生的參考點。探索人生參考點的方法有很多,推薦一個方法給大家,就是生命之輪。運用生命之輪的八個面向﹙分別為:工作、學習、家庭、健身、休閒、人脈、靈性、理財﹚進行反思,如同Home鍵,用來找到年度計畫的起始點。

生命之輪的操作方式為,將八個面向分為滿意度與時間配置。最滿意為10分,不滿意為0分。利用十分鐘的時間,就可以得出兩個輪子樣貌,不知您手上的形狀為何?是圓滑平衡?還是奇形怪狀?

完成之後,問問自己為何會有這樣分數?有什麼樣高峰經驗可以回想?從高峰經驗中獲得什麼?想要改善的是什麼?這就是年度畫的Home鍵,找到立足點,就知悉自己目前處境為何?依據這樣的結果來設定年度計畫,就會有所依據,進退之間能夠拿捏。

接續,開始構思年…

用心智圖畫出未來的職涯道路-08

《職場心智圖-超簡單、高效能》  

週五的夜晚,小秀與同事聚餐之後道別,隔日是週末假期但心情卻不如以往,有著一點點憂愁。一位與自己熟悉的夥伴即將離職轉換跑道,小秀面對未來的工作,心中多了一份焦慮。

小秀從事這份主編的工作,已將近三年,面對未來的職場,並沒有因為工作的熟悉度而展現出自信,反而因為世界正在快速的轉變,對自己的未來迷惘加深,卻不知該如何有效的思考。

除此自己考量之外,還有當我們遇見AI,人的優勢在哪裡?美國智庫皮尤研究中心,2017年調查4100名美國人,對此看法,超過7成的受調者擔心電腦將會搶走自己的飯碗。創新工場董事長兼首席執行官李開復曾說:「AL幫我們做重複性工作、釋放我們去做更多該做的事情。」

面對未來職涯該如何規劃?從三個面向來進行,稱之為職涯的金三角,三個要素為職業興趣、能力強項與價值觀。三要素對職涯上所代表意涵為:
能力強項:代表的是我最會什麼?少了『能力』,做起來會辛苦。職業興趣:呈現我喜歡做什麼?少了『興趣』,做起來會無趣。價值觀:我重視什麼?沒有什麼覺得沒有意義?少了『價值觀』,做起來難持久…
這三個面向,要考量的內容有很多,如何思考?這時可以利用心智圖來進行整合思緒,發散思考的同時兼具邏輯性的整合,
以小秀的個人職涯規劃為案例,繪製步驟如下:

一、繪製中心主題
中心主題代表的是一個未來性,代表自己未來的職涯想要達到的理想狀態。現職從事主編的小秀,在未來三年,希望能更有自信的去面對多變的未來,並且能獨當一面,於是在中心主題上畫下一位女生代表自己,看起來很開心,再加入一件超人裝,傳達的意涵為三年後的自己能力如同超人一般,最後於中心主題下方,再寫上自己的名字。圖案視覺化於中央,對於各面向的整合更容易聚焦。

二、職涯內容的展開
依據職涯金三角,將職業興趣、能力強項與價值觀,變成是心智圖的主幹。對於主幹顏色的選擇,職業興趣選用綠色來呈現,代表是一種樂在工作的感覺。能力強項,則是用橙色,有點黃金富裕的感覺,代表是內容越多,報酬就會越多金。價值觀選用藍色,代表是心中一把尺。



三、資料的探索與統整
能力強項:小秀最需要的是能力強項的探索,此時可以利用運用能力探索工具,例如個人技能評估表、能力強項卡…等,來協助小秀更加瞭解自己,將探索後的結果,整理至心智圖中。除了工具輔助之外,這時也可以回顧近幾年的工作經驗,將這些工具不足之處,加以補充。每一個人能力很多元,於未來職場發展的概…

「搞定」自己時間核心關鍵-流程✚工具

牆上時間晚上九點,課長終於結束一天的行程,緩緩靠上椅子,準備下班。在眾人的眼中,十分盡責,下一個升遷的人選,當然是他。

一年一度的升遷,公佈欄上的經理名字,居然不是課長,而是每天準時下班的專員。怎麼會這樣?原來企業需要新模式來帶領。一例一休的新法規,每週工時四十小時外,企業必須落實週休二日。必要時雖可在休息日工作,但加班費大幅提高,以月薪三萬元的上班族來說,加班八小時的人力費用,從本來五六百元大幅提升到一千五百元以上。

「事情做不完,我自願加班」,以後很難行得通,沒有功勞也有苦勞的思維模式,受到嚴酷的考驗。主管眼中對「能幹」的定義,將快速轉變為「充分把握上班時間完成工作」,因為,這才代表能以最低成本達到目標。

TED《如何掌控你的空閒時間》演說中,提到一則故事。一位忙碌女士,星期三晚上她有事出門, 回家後發現她的熱水器已經故障, 地下室當下到處都是水,為了處理這件事情,那個禮拜總共花了七個小時。七個小時?不是連一小時都擠不出來嗎?為何還有七小時的時間來處理呢?
時間是一項不能取代的稀少的資源,是人生中最重要的資產。你不是沒有時間,而是要思考你選擇的方式!數位時代之下,每一天都有卓越的軟體工具產出,但因為過多的選擇而間接造成工作效率的短路。軟體工具是一種術法,會一直不斷的更新,而真正能滿足我們的需求應是「流程」。以流程為主要的架構,然後去選擇自己慣用的軟體工具,這樣更能達到自己對於時間管理的需求,藉由不斷的精進流程,讓自己的目標逐步實現。

現況我們正面臨到的問題是,更多的要求但資源不足。每一個人都有一堆的工作需要進行,而造成壓力不斷的攀升。過去,我們可以很清楚的區分工作與生活,然而強調快速回應的世代裡,界線已變得糊糢,而導致工作影響生活,然而生活的不安定,也影響工作。

提到時間管理的流程,就不得不提「搞定」這一本書,我喜歡書中提及的一段話:
GTD流程並不是要做完所有的事,而是要推廣適度應對個人世界的方式,也就是指引你在任何時刻都能做出最佳的決策,並排除當下未處理事項所帶來的干擾與壓力,最後得到清晰的思緒和心理空間。


新時代需要新的方法,來達到我們對於時間管理的三個要求:
❶可靠的系統協助我們收集,不必再依靠大腦來記憶;
❷下一步的行動計畫,讓自己能允許雜事進入,並容易進行安排;
❸期限中完成該完成的工作,行動內容經過管理與整合,就能維持對他人高度的承諾。
以上提及三點,應是每一個人最基本…