《職場心智圖-超簡單、高效能》
一九九O年四月,來自中國大陸、蘇俄及美國等二十名專家組成的國際登山隊伍,成功攀登上埃佛勒斯峰峰頂。此次登山行動,被金氏世界紀錄譽為有史以來最成功的登山冒險。
惠塔克擔任此一登山隊的隊長。他曾於一九六三年登上埃佛勒斯峰在國際登山界享有崇高地位,足以凝聚這個來自不同國家登山好手隊伍的向心力。擔任副隊長的湯姆生職業是會計師兼律師,其主要任務為掌握登山行程進度,及確保後勤補給不虞匱乏。兩人扮演不同角色,卻能相輔相成,成為執行專案管理的最佳組合。
湯姆生擅長分析事理,專注於左腦功能,惠塔克專注於右腦功能,適時給登山隊員所需的鼓舞與打氣。左腦右腦攜手合作,登上高峰,「全腦的團隊」成功執行自己設定的目標,如何來進行典範轉移。
回到職場的現況,許多規劃人員在思考專案時,立刻就跳到執行的細節,因為未全盤思考,忽略了某個重要細節,使得專案進度嚴重落後或整個觸礁;或是因為未慮及某些潛在風險,導致整個專案宣告失敗。
這是因為職場大多數夥伴都是偏向於使用左腦思考,若能善用右腦,運用心智圖來激發更多創意和直覺, 讓專案一開始時,有更周延的思考和更有效的選擇,將會改變過去的經驗呢?
我們有很多機會把心圖應用到專案管理。在安排專案進度、分配資源,或監視工作進度時,左腦或線型思考的確不可少。在定義專案範疇及初期規劃時,經理人卻需要全腦思考。
為什麼在專案定義上需要創意呢?首先,要達到專案目標,可能有很多選擇。舉例來說,某個公司要成立一個專案,來強化員工專業職能,做法之一就是請人資單位,規畫一系列課程。然而,也許還有較便宜、較有效率的解決方案。
若能應用「接力構想」或是世界咖啡館方式,讓團隊去探索其它解決問題的方式,或許可以得出現階段最好的解決方案。
前HP的資深副總陳國欽於《專案經理》訪談中提及,當組織正在執行某個專案時,一開始利害關係人的各種需求可能十分發散,這時候就可以用心智圖的方式有效分類,將類似的需求整合在一起,搭配專案管理的架構五大流程及十大知識領域,確立專案的目的(Goal)、現況(Situation)、目標(Objective)、 策略(Strategy),專案的產出就不會偏離 方向,並能順利達成目標。
確認專案的範疇之後,專案團隊就可以進一步發展這些行動的詳細步驟。團隊可將這詳細步驟一層層列出,進行「任務結構分解」(work breakdown structure,WBS),心圖非常適用在這個流程上。例如,強化員工專業職能,可以用讀書會的模式來進行,同時激發員工學習的動力。為了要順利辦讀書會,我們該準備哪些工作呢?
透過腦力激盪,大家想出許多待辦的事,例如選書,獎品、飲料、集點等。當成員陸續想出這些事項,把它 們變成彼此串聯的結構,使用不同的顏色加以區分,重要的工作加上圖示,好讓所有成員都能貢獻他們的想法。若這些待辦事項只是大類別,每一個大類別仍應透過腦力激盪過程,或是參考之前的專案,讓成員努力思考,鉅細靡遺地列出所有細項工作。例如,集點要分辦法、流程、設計集點卡…等工作。
完成工作分解全部過程後,我們建議專案團隊應進行風險分析。專案團隊應自問:我們準備進行的這些活動,可能出哪些差錯?如果出差錯,我們該如何補救?例如,讀書會時間,有超過一半的成員臨時間不允許,要取消?還是要延期?還是用線上課程進行補課?不論選擇哪一種,準備工作必不可少。
完成上面的規劃之後,再將心智圖轉化為大綱模式,搭配甘特圖、要徑管理﹙CPM﹚…等管理工具,與資訊系統的整合,就會讓專案管理因為全隊的參與,每一個人都有貢獻而產生樂趣,較能使團隊順利的運轉,幫助團隊做出好成績。
專案管理的關鍵技不但要懂規畫、更要善變。依據《MIT Sloan Management Review》報導,隨著產業環境趨於複雜多變,「穩定」變成了一件危險的事,成堆不可知的意外,經常讓人措手不及。
相對於績密規畫,「彈性和敏捷」反而是現代專案經理迫切需要的技能之一。以下是從超過150個成功專案經理身上,「歸納出的4個實際做法:
- 刻意加強合作關係:美國航太總 署(NASA)的專案經理會根據任務性質,選擇合適的成員,並深入培養彼此的默契。
- 滾動式規畫:專案前期,一如既往地備妥詳細的執行方案,但是到了專案中後期,則只擬訂概略方向,之後再從日常的任務執行中,不斷找尋「昨天沒達標的原因」,以及「有哪些成功之 處可以複製到之後的執行規畫」,從實做中逐步提取經驗,調整出中後期的實際做法。
- 保持團隊動力:在一個專案期間內,專案經理可以透過實際參與、面對面溝通、頻繁走進第一線關切專案進度,讓成員知道你的在乎程度,更有動力和你討論,一起完成專案目標。
- 適時喊停:好的專案經理會持續 預測可能扭轉局勢的變化,即使這種 「狀況不多見,他們也絲毫不敢大意。 一旦發現專案走不下去,就要適時叫停。
然而,企業成立專案團隊,通常是未有許多經驗的新任務,尤其是在專案規劃階段,特別需要團隊一起發揮創意。此時,不妨運用心智圖,刺激右腦,讓大夥的腦袋發揮最大功用。
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