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全腦團隊的專案管理-15

《職場心智圖-超簡單、高效能》  

一九九O年四月,來自中國大陸、蘇俄及美國等二十名專家組成的國際登山隊伍,成功攀登上埃佛勒斯峰峰頂。此次登山行動,被金氏世界紀錄譽為有史以來最成功的登山冒險。

惠塔克擔任此一登山隊的隊長。他曾於一九六三年登上埃佛勒斯峰在國際登山界享有崇高地位,足以凝聚這個來自不同國家登山好手隊伍的向心力。擔任副隊長的湯姆生職業是會計師兼律師,其主要任務為掌握登山行程進度,及確保後勤補給不虞匱乏。兩人扮演不同角色,卻能相輔相成,成為執行專案管理的最佳組合。



湯姆生擅長分析事理,專注於左腦功能,惠塔克專注於右腦功能,適時給登山隊員所需的鼓舞與打氣。左腦右腦攜手合作,登上高峰,「全腦的團隊」成功執行自己設定的目標,如何來進行典範轉移。


回到職場的現況,許多規劃人員在思考專案時,立刻就跳到執行的細節,因為未全盤思考,忽略了某個重要細節,使得專案進度嚴重落後或整個觸礁;或是因為未慮及某些潛在風險,導致整個專案宣告失敗。

這是因為職場大多數夥伴都是偏向於使用左腦思考,若能善用右腦,運用心智圖來激發更多創意和直覺, 讓專案一開始時,有更周延的思考和更有效的選擇,將會改變過去的經驗呢?

我們有很多機會把心圖應用到專案管理。在安排專案進度、分配資源,或監視工作進度時,左腦或線型思考的確不可少。在定義專案範疇及初期規劃時,經理人卻需要全腦思考。

為什麼在專案定義上需要創意呢?首先,要達到專案目標,可能有很多選擇。舉例來說,某個公司要成立一個專案,來強化員工專業職能,做法之一就是請人資單位,規畫一系列課程。然而,也許還有較便宜、較有效率的解決方案。


若能應用「接力構想」或是世界咖啡館方式,讓團隊去探索其它解決問題的方式,或許可以得出現階段最好的解決方案。

前HP的資深副總陳國欽於《專案經理》訪談中提及,當組織正在執行某個專案時,一開始利害關係人的各種需求可能十分發散,這時候就可以用心智圖的方式有效分類,將類似的需求整合在一起,搭配專案管理的架構五大流程及十大知識領域,確立專案的目的(Goal)、現況(Situation)、目標(Objective)、 策略(Strategy),專案的產出就不會偏離 方向,並能順利達成目標。

確認專案的範疇之後,專案團隊就可以進一步發展這些行動的詳細步驟。團隊可將這詳細步驟一層層列出,進行「任務結構分解」(work breakdown structure,WBS),心圖非常適用在這個流程上。例如,強化員工專業職能,可以用讀書會的模式來進行,同時激發員工學習的動力。為了要順利辦讀書會,我們該準備哪些工作呢?



 
透過腦力激盪,大家想出許多待辦的事,例如選書,獎品、飲料、集點等。當成員陸續想出這些事項,把它 們變成彼此串聯的結構,使用不同的顏色加以區分,重要的工作加上圖示,好讓所有成員都能貢獻他們的想法。若這些待辦事項只是大類別,每一個大類別仍應透過腦力激盪過程,或是參考之前的專案,讓成員努力思考,鉅細靡遺地列出所有細項工作。例如,集點要分辦法、流程、設計集點卡…等工作。

完成工作分解全部過程後,我們建議專案團隊應進行風險分析。專案團隊應自問:我們準備進行的這些活動,可能出哪些差錯?如果出差錯,我們該如何補救?例如,讀書會時間,有超過一半的成員臨時間不允許,要取消?還是要延期?還是用線上課程進行補課?不論選擇哪一種,準備工作必不可少。

完成上面的規劃之後,再將心智圖轉化為大綱模式,搭配甘特圖、要徑管理﹙CPM﹚…等管理工具,與資訊系統的整合,就會讓專案管理因為全隊的參與,每一個人都有貢獻而產生樂趣,較能使團隊順利的運轉,幫助團隊做出好成績。



 

專案管理的關鍵技不但要懂規畫、更要善變。依據《MIT Sloan Management Review》報導,隨著產業環境趨於複雜多變,「穩定」變成了一件危險的事,成堆不可知的意外,經常讓人措手不及。

相對於績密規畫,「彈性和敏捷」反而是現代專案經理迫切需要的技能之一。以下是從超過150個成功專案經理身上,「歸納出的4個實際做法:
  1. 刻意加強合作關係:美國航太總 署(NASA)的專案經理會根據任務性質,選擇合適的成員,並深入培養彼此的默契。
  2. 滾動式規畫:專案前期,一如既往地備妥詳細的執行方案,但是到了專案中後期,則只擬訂概略方向,之後再從日常的任務執行中,不斷找尋「昨天沒達標的原因」,以及「有哪些成功之 處可以複製到之後的執行規畫」,從實做中逐步提取經驗,調整出中後期的實際做法。
  3. 保持團隊動力:在一個專案期間內,專案經理可以透過實際參與、面對面溝通、頻繁走進第一線關切專案進度,讓成員知道你的在乎程度,更有動力和你討論,一起完成專案目標。
  4. 適時喊停:好的專案經理會持續 預測可能扭轉局勢的變化,即使這種 「狀況不多見,他們也絲毫不敢大意。 一旦發現專案走不下去,就要適時叫停。
專案管理已變成組織的一部份,許多的組織而成為矩陣型。參與專案管理的人,一開始多傾向於採用分析型工具,也就是需用到左腦的工具。

然而,企業成立專案團隊,通常是未有許多經驗的新任務,尤其是在專案規劃階段,特別需要團隊一起發揮創意。此時,不妨運用心智圖,刺激右腦,讓大夥的腦袋發揮最大功用。

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閱讀《讓自己快速進化的PDCA筆記術》

by 蔡興正
PDCA是一套經常用在品質管理或改善業務流程,現在則成為不管任何業種、業態都耳熟能詳的商業用語,自己也很想嚐試,但總是找不到切入的點。閱讀《鬼速PDCA》之後,發現作者將這個方法用於思考目標落差時,思路變得非常清晰,因此我也用於年度計畫的專案管理上,果然就找出不少的問題。
若是要落實到每日的計畫中,這一本《讓自己快速進化的PDCA筆記術》給了自己不少想法。
書中提及,大家都知悉PDCA,但為何會轉不動呢?就是不知PDCA轉動方法,這句話引起不少我的好奇,進而閱讀。 PDCA筆記術介紹
為何要寫PDCA筆記術呢?有以下的優點:
短時間內就能找到改善問題的行動方式 自然而然就能釐清思緒 了解一天之內的行動或計劃問題點  從作者列舉的優點中,我找到閱讀這一本書的目標,藉由這本書來讓自己的產出更加有效率。如何讓PDCA轉動,其中有三個原則:

原則1:視覺化,只要能將PDCA視覺化,就能啟動循環。意思是,將自己想做的事情寫下來,只要有寫下來,成功的比率就高出很多。 原則2:模式化,運用商業模式轉動PDCA。利用複製的模式,輕易的往下展開。如同中央廚房的概念,不受到天氣、人員、心情的影響。 原則3:習慣化,讓轉動PDCA成為習慣。不要靠意志力,我們想要養成一個習慣,如何做到呢?就是讓時間與行為成為群組。決定好固定寫筆記的時間,利用雲端軟體讓筆記在不同的裝置隨時能夠出現。

PDCA筆記術製作方式
圖片來源:http://bit.ly/2k5TGHL 我希望這一本書能解決我的日常行動計劃,於書提出做筆記的方式,我重利用Evernote印象筆記設計自己的模版,同時也加入顏色,代表比較習慣於何時處理何事,以進行區別。

Evernote印象筆記更新表格的功能之後,讓人眼睛為之一亮,畫出來的質感與整體配色,讓人感覺很舒服,設計完每日的行動規畫表之後,寫下幾個工作的原則,讓自己可以依循,慢慢養成新習慣:
晚上睡前10分鐘,啟動明日的工作安排,作為一整天工作的結束。 早上0610再看是否要進行調整,但要空出30%緩衝時間。 每一個工作段落之後,利用二分鐘寫一下心得,不要等最後才寫。 中午休息過後,利用5分鐘,看是否有需要調整。 PDCA筆記術結合GTD時間管理法
書中後半部,作者提出讓PDCA高速運轉的GTD時間管理法,以這一個方法作為「入口控管工作」,讓PDCA筆記術與GTD時間管理法能於流程上進行…

閱讀《自宅創業聖經》

by蔡興正
低薪,讓人不知如何前進?除正職的工作之外,如何運用自己的專業、知識、技能,為自己創造更多的價值與產值?不坊開個小「外掛」,讓自己有超車的機會,不受限傳統的模式,另外走出一條路來…

開路需要是動腦 沒錢、沒才能、沒人脈,要如何開發另一條路,是危機也是契機,正因為什麼都沒有,因此必須動腦。

舉例,沒有錢的平谷與有存款二十萬的大洋,兩人都想利用網路來增加自己的價值。
平谷沒錢也沒有做網路的技術,所以使用免費且不需專業級技術的Google協作平台作為起步。
另一方面,大洋因為有錢,先到圖書館認真的進修半年,接著再委託專業人士,花了二十萬架設網站及部落格。
那麼,你認為哪一個人會率先成功呢?答案不一定,但從壓力角度來看,平谷早早就進入市場,不斷的調整網頁內容,再來是不用成本,只要有賺就是利潤,而大洋則需要處處受限於專業與成本的壓力,感覺日子難熬。

創造收入來源
如何來開啟「一人事業」,獲得金錢與自由呢?首先第一個問題是,請問你擁有幾個收入來源﹙Cash Point﹚呢?可以利用九宮的模式,來進行思考與盤點。
請問你有辦法全數填滿嗎?可能很多人會說,怎麼可能?一個是常態,可以填寫三個是不正常,更別說八個了?
如何來思考呢?就是將自己的興趣、經驗、強項進行轉換,對外自由地發佈自己的訊息,讓客戶說出「謝謝您!」,進而獲得金錢,想想看,從小到大的你,有哪些興趣?工作有什麼很棒的經驗與能力,可以進行轉換,相信就不難。

「一人事業」與「自由工作者」最大的差異,在於自由工作者需要迎合對方的要求,也就是接案型。而「一人事業」是更主動的提案型,主動出擊提供商品與服務販售。兩者都是自雇者,基礎雖然相同,情緒層面卻載然不同。

一人事業在不辭職的狀況之外,持續經營自己的事業,請不要設定今年要賺多少這種目標值,更重要的是自己是否擁有期待的感覺。

準備篇
* 商品就這樣打造:有商品才會有價值,也就是將自己的能力進行產出,才能進行販售。如何來思考,利用以下思考,輕鬆打造出24種不同商品,有沒有覺得可做的事情突然變很多呢? * 經營自我品牌:自己本身就是個「移動式廣告」,因此要善加的經營自己,將個人的能力、個性以及個人特質融為一體,並發揮個人的最大影響力。書中提及四個步驟,就是商用名稱→頭銜→宣傳口號→商號,這些都是經營個人品牌要注意的事項,更重要的是,記得準備好自己的作品集。

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