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簡報構思與支援圖庫建置-13

  《職場心智圖-超簡單、高效能》 

「小蔡,客戶找你。」背後一聲大叫。小蔡心中的OS,找我做什麼?客戶不是應要找業務嗎?為何要找一直找工程師呢?
 

過去生產線的時代、操作機器設備的時代,哪需要表達能力,工程師只要操作好機器即可;但現在任何工作都要求表達,用專業的語言,快速面對面的溝通。工作職場上,更是劇烈的變化,天下雜誌「未來職涯最需要的能力」一文指出,表達能力變得前所未有的重要。

表達能力如何訓練?從寫報告、做科展、寫日記、寫週記、上台報告都是很好的訓練。上台,第一件事情想到的是簡報,想到簡報,就想到PPT,然後,就打開電腦,結果腦袋一片空白。


 

簡報達人王永福於《上台的技術》中提及,如何構思內容並激發好點子?就是善用便利貼整理想法,應是將PPT放一旁,先盡情的發想,一個想法寫在一張便利貼上。若真的沒有點,就善用看書、找投影片與聽演講,讓你創意泉湧。

簡報的事前的準備工作很重要,除了利用便利貼之外,也可運用心智圖法的自由聯想,作散發式的思考。接續,再利用邏輯聯想,將內容進行收斂,準備順序如下:


➊思考整個簡報的全貌:運用5W2H為基礎架構,然後依據題目進行適當的調整。


➋思考簡報的架構:在思考簡報架構的階段時,若發現有不足的資訊或想要補充的資料等,就應於心智圖的相關分支上做筆記以防遺漏。運用心智圖軟體的話,就能夠輕鬆地完成調整。


➌收集資訊:簡報架構中所欠缺的資訊必須透過書籍、網路乃至人脈:等管道著手收集,同時適當的調整分支內容,不需要並將其刪除。




➍思考簡報背景: 相關的要點為起承轉合的構思,找出結論、吸引聽眾的重點與開場技巧,這些都可以逐一加入心智圖中。


➎完成心智圖:由於心智圖所能傳達的內容是以架構為主,相關的補充資訊,例如:Google試算表…等檔案來作為補充,可以進行超連結。


➏模擬簡報進行流程:擴充簡報架構使其更為詳細之後,便要測試該簡報是否能在有限的時間內完成,將各分支內容所需的時間加總,即能估算整體的時間,而進行調整。

除了傳統的簡報架構之外,於《slide ology中文版:視覺溝通:讓簡報與聽眾形成一種對話》中提出一個概念-組成圖像系統。擁有圖庫對整個組織都有好處,因為員工能動用可重複使用的部份,不需要為了自己的簡報,屢次尋覓與產業相關的適當圖像,因而能提高生產力。員工需要的工具就在手邊,可以將注意力放在建立有效的內容,而非從頭開始建立元素。

公司如此,個人也是如此,我們也可利用Google 雲端硬碟或是如相簿加上心智圖的架構,將相片有系統的分類,如此的圖庫,可重複使用且能讓自己的簡報呈現一致的風格,這樣的支援系統將讓你專注在自己的思考上。書提及兩大系統:



  • 照片:投入時間,蒐集一套仔細思考過的概念。照片應該要能組成有凝聚力的系統,仿佛是出自同一位攝影師所拍下的作品。各人最喜歡的網站為以上兩個,利用時間,由下而上的去思考與整理,就會慢慢的找出自己的風格。
  • 插圖:可以使用購買的圖,讓風格呈現一致,以讓自己達到更佳的表示效果。運用插圖來呈現,簡報的效果將大為提升,千萬不要為省錢,而採用美工圖,這樣將會耗費大量的心思考,效果卻是不佳。產業秘訣是,投資圖庫,然後給大家免費使用,間接成為產業的標準。自己則是愛用iconfinder,推薦給的大家。
簡報的呈現是結果,或許我們更加注意是過程。簡報不再是提字稿,滿滿的字不但吸引不了人,且會造成對方極大的反感。丹尼爾於《未來在等待的人才》提出,我們生活在一個全然不同的年代和世紀裡。在這個時代裡,能夠擁有「與眾不同的想法」的人,會比過去更有價值,簡報不就是一個傳達訊息的好方式。

職場的溝通一直是重要的能力,不論是經理人還是自由工作者,簡報也是「溝通」的管道之一,製作簡報之前,運用心智圖的發散與邏輯的功能,試著去調和,讓我們的頭腦做出最大的發揮,做出合理的解釋、找出全面性的樣貌,將是簡報成功最大因子。

讓我們先有全貌的概念,然後再決定留下什麼、捨棄什麼?試試看,會有不一樣的發現…

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閱讀《讓自己快速進化的PDCA筆記術》

by 蔡興正
PDCA是一套經常用在品質管理或改善業務流程,現在則成為不管任何業種、業態都耳熟能詳的商業用語,自己也很想嚐試,但總是找不到切入的點。閱讀《鬼速PDCA》之後,發現作者將這個方法用於思考目標落差時,思路變得非常清晰,因此我也用於年度計畫的專案管理上,果然就找出不少的問題。
若是要落實到每日的計畫中,這一本《讓自己快速進化的PDCA筆記術》給了自己不少想法。
書中提及,大家都知悉PDCA,但為何會轉不動呢?就是不知PDCA轉動方法,這句話引起不少我的好奇,進而閱讀。 PDCA筆記術介紹
為何要寫PDCA筆記術呢?有以下的優點:
短時間內就能找到改善問題的行動方式 自然而然就能釐清思緒 了解一天之內的行動或計劃問題點  從作者列舉的優點中,我找到閱讀這一本書的目標,藉由這本書來讓自己的產出更加有效率。如何讓PDCA轉動,其中有三個原則:

原則1:視覺化,只要能將PDCA視覺化,就能啟動循環。意思是,將自己想做的事情寫下來,只要有寫下來,成功的比率就高出很多。 原則2:模式化,運用商業模式轉動PDCA。利用複製的模式,輕易的往下展開。如同中央廚房的概念,不受到天氣、人員、心情的影響。 原則3:習慣化,讓轉動PDCA成為習慣。不要靠意志力,我們想要養成一個習慣,如何做到呢?就是讓時間與行為成為群組。決定好固定寫筆記的時間,利用雲端軟體讓筆記在不同的裝置隨時能夠出現。

PDCA筆記術製作方式
圖片來源:http://bit.ly/2k5TGHL 我希望這一本書能解決我的日常行動計劃,於書提出做筆記的方式,我重利用Evernote印象筆記設計自己的模版,同時也加入顏色,代表比較習慣於何時處理何事,以進行區別。

Evernote印象筆記更新表格的功能之後,讓人眼睛為之一亮,畫出來的質感與整體配色,讓人感覺很舒服,設計完每日的行動規畫表之後,寫下幾個工作的原則,讓自己可以依循,慢慢養成新習慣:
晚上睡前10分鐘,啟動明日的工作安排,作為一整天工作的結束。 早上0610再看是否要進行調整,但要空出30%緩衝時間。 每一個工作段落之後,利用二分鐘寫一下心得,不要等最後才寫。 中午休息過後,利用5分鐘,看是否有需要調整。 PDCA筆記術結合GTD時間管理法
書中後半部,作者提出讓PDCA高速運轉的GTD時間管理法,以這一個方法作為「入口控管工作」,讓PDCA筆記術與GTD時間管理法能於流程上進行…

閱讀《自宅創業聖經》

by蔡興正
低薪,讓人不知如何前進?除正職的工作之外,如何運用自己的專業、知識、技能,為自己創造更多的價值與產值?不坊開個小「外掛」,讓自己有超車的機會,不受限傳統的模式,另外走出一條路來…

開路需要是動腦 沒錢、沒才能、沒人脈,要如何開發另一條路,是危機也是契機,正因為什麼都沒有,因此必須動腦。

舉例,沒有錢的平谷與有存款二十萬的大洋,兩人都想利用網路來增加自己的價值。
平谷沒錢也沒有做網路的技術,所以使用免費且不需專業級技術的Google協作平台作為起步。
另一方面,大洋因為有錢,先到圖書館認真的進修半年,接著再委託專業人士,花了二十萬架設網站及部落格。
那麼,你認為哪一個人會率先成功呢?答案不一定,但從壓力角度來看,平谷早早就進入市場,不斷的調整網頁內容,再來是不用成本,只要有賺就是利潤,而大洋則需要處處受限於專業與成本的壓力,感覺日子難熬。

創造收入來源
如何來開啟「一人事業」,獲得金錢與自由呢?首先第一個問題是,請問你擁有幾個收入來源﹙Cash Point﹚呢?可以利用九宮的模式,來進行思考與盤點。
請問你有辦法全數填滿嗎?可能很多人會說,怎麼可能?一個是常態,可以填寫三個是不正常,更別說八個了?
如何來思考呢?就是將自己的興趣、經驗、強項進行轉換,對外自由地發佈自己的訊息,讓客戶說出「謝謝您!」,進而獲得金錢,想想看,從小到大的你,有哪些興趣?工作有什麼很棒的經驗與能力,可以進行轉換,相信就不難。

「一人事業」與「自由工作者」最大的差異,在於自由工作者需要迎合對方的要求,也就是接案型。而「一人事業」是更主動的提案型,主動出擊提供商品與服務販售。兩者都是自雇者,基礎雖然相同,情緒層面卻載然不同。

一人事業在不辭職的狀況之外,持續經營自己的事業,請不要設定今年要賺多少這種目標值,更重要的是自己是否擁有期待的感覺。

準備篇
* 商品就這樣打造:有商品才會有價值,也就是將自己的能力進行產出,才能進行販售。如何來思考,利用以下思考,輕鬆打造出24種不同商品,有沒有覺得可做的事情突然變很多呢? * 經營自我品牌:自己本身就是個「移動式廣告」,因此要善加的經營自己,將個人的能力、個性以及個人特質融為一體,並發揮個人的最大影響力。書中提及四個步驟,就是商用名稱→頭銜→宣傳口號→商號,這些都是經營個人品牌要注意的事項,更重要的是,記得準備好自己的作品集。

* 網路活用術:網路活用術方面,目前我們可以與人…

主題文章-大腦的IPO

單一文章力量有限,「主題式文章」的文章,能讓知識結成網

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