跳到主要內容

簡報構思與支援圖庫建置-13

  《職場心智圖-超簡單、高效能》 

「小蔡,客戶找你。」背後一聲大叫。小蔡心中的OS,找我做什麼?客戶不是應要找業務嗎?為何要找一直找工程師呢?
 

過去生產線的時代、操作機器設備的時代,哪需要表達能力,工程師只要操作好機器即可;但現在任何工作都要求表達,用專業的語言,快速面對面的溝通。工作職場上,更是劇烈的變化,天下雜誌「未來職涯最需要的能力」一文指出,表達能力變得前所未有的重要。

表達能力如何訓練?從寫報告、做科展、寫日記、寫週記、上台報告都是很好的訓練。上台,第一件事情想到的是簡報,想到簡報,就想到PPT,然後,就打開電腦,結果腦袋一片空白。


 

簡報達人王永福於《上台的技術》中提及,如何構思內容並激發好點子?就是善用便利貼整理想法,應是將PPT放一旁,先盡情的發想,一個想法寫在一張便利貼上。若真的沒有點,就善用看書、找投影片與聽演講,讓你創意泉湧。

簡報的事前的準備工作很重要,除了利用便利貼之外,也可運用心智圖法的自由聯想,作散發式的思考。接續,再利用邏輯聯想,將內容進行收斂,準備順序如下:


➊思考整個簡報的全貌:運用5W2H為基礎架構,然後依據題目進行適當的調整。


➋思考簡報的架構:在思考簡報架構的階段時,若發現有不足的資訊或想要補充的資料等,就應於心智圖的相關分支上做筆記以防遺漏。運用心智圖軟體的話,就能夠輕鬆地完成調整。


➌收集資訊:簡報架構中所欠缺的資訊必須透過書籍、網路乃至人脈:等管道著手收集,同時適當的調整分支內容,不需要並將其刪除。




➍思考簡報背景: 相關的要點為起承轉合的構思,找出結論、吸引聽眾的重點與開場技巧,這些都可以逐一加入心智圖中。


➎完成心智圖:由於心智圖所能傳達的內容是以架構為主,相關的補充資訊,例如:Google試算表…等檔案來作為補充,可以進行超連結。


➏模擬簡報進行流程:擴充簡報架構使其更為詳細之後,便要測試該簡報是否能在有限的時間內完成,將各分支內容所需的時間加總,即能估算整體的時間,而進行調整。

除了傳統的簡報架構之外,於《slide ology中文版:視覺溝通:讓簡報與聽眾形成一種對話》中提出一個概念-組成圖像系統。擁有圖庫對整個組織都有好處,因為員工能動用可重複使用的部份,不需要為了自己的簡報,屢次尋覓與產業相關的適當圖像,因而能提高生產力。員工需要的工具就在手邊,可以將注意力放在建立有效的內容,而非從頭開始建立元素。

公司如此,個人也是如此,我們也可利用Google 雲端硬碟或是如相簿加上心智圖的架構,將相片有系統的分類,如此的圖庫,可重複使用且能讓自己的簡報呈現一致的風格,這樣的支援系統將讓你專注在自己的思考上。書提及兩大系統:



  • 照片:投入時間,蒐集一套仔細思考過的概念。照片應該要能組成有凝聚力的系統,仿佛是出自同一位攝影師所拍下的作品。各人最喜歡的網站為以上兩個,利用時間,由下而上的去思考與整理,就會慢慢的找出自己的風格。
  • 插圖:可以使用購買的圖,讓風格呈現一致,以讓自己達到更佳的表示效果。運用插圖來呈現,簡報的效果將大為提升,千萬不要為省錢,而採用美工圖,這樣將會耗費大量的心思考,效果卻是不佳。產業秘訣是,投資圖庫,然後給大家免費使用,間接成為產業的標準。自己則是愛用iconfinder,推薦給的大家。
簡報的呈現是結果,或許我們更加注意是過程。簡報不再是提字稿,滿滿的字不但吸引不了人,且會造成對方極大的反感。丹尼爾於《未來在等待的人才》提出,我們生活在一個全然不同的年代和世紀裡。在這個時代裡,能夠擁有「與眾不同的想法」的人,會比過去更有價值,簡報不就是一個傳達訊息的好方式。

職場的溝通一直是重要的能力,不論是經理人還是自由工作者,簡報也是「溝通」的管道之一,製作簡報之前,運用心智圖的發散與邏輯的功能,試著去調和,讓我們的頭腦做出最大的發揮,做出合理的解釋、找出全面性的樣貌,將是簡報成功最大因子。

讓我們先有全貌的概念,然後再決定留下什麼、捨棄什麼?試試看,會有不一樣的發現…

留言

與您加分

閱讀旅圖:OGSM打造高敏捷團隊

年度計畫、KPIs慢慢走入輔助的角色,取而代之是一種「變動性」指標的方法。從新聞的瀏覽當中,常見的標題為「雪崩式」〇〇,以2020的疫情而言,旅遊業 雪崩式下滑速度 ,讓人感到十分難以適應這個世界,除了標題是為吸引人之外,更重要的是,現在世界變得太快,不再是狼來了,而是被咬了。 雖世界變化的很快,目標與計畫的本質從未變更,不斷地進步是方法。未來三十年的藍圖依然可以想,只不過,別忘記要隨時更新而已。談到「可變的」目標或是計畫,去年最為熱門的方法就是「OKR目標管理」,因這個議題而出了許多本書,這些書籍內容大部分都是以國外的經驗為主,少有一本在地化經驗的書。 一個系統的導入過程,相信不論是經營者、專業經理人,甚至員工,都會希望聽聽本土的案例如何進行?畢竟若能有一個本土實際的案例來作為參考,那麼就最好 要 不過。因為一位好友-詹〇〇的推薦,讓我接觸到這一本書,閱讀時因為有之前OKR的知識,覺得這一本不論是在觀念的說明,還是計畫的過程,非常符合國內中小企業,甚至是個人工作很值得參考的一本書。 於變化時代之下,用一張紙管理自己的年度計畫與目標,將一些重要的工作進行整理,這樣一來不但能夠聚焦,更能強化自己在快速變化的世界裡有著強韌的適應性,就讓我們一起來閱讀《 OGSM打造高敏捷團隊 》吧! ❙  OGSM方法簡介 什麼是OGSM呢?由以下4大內容所組成: Objective(最終目的):企業願景,是全公司上下均須全力以赴的最終目的。 Goal(具體目標):SMART原則將目標化為實際作為,讓員工均能集中目標且竭盡全力朝目標前進。 Strategy(策略):以三大資源「人、錢、時間」,進一步設定出達到具體目標的做法。 Measure(檢核):在執行策略的過程中,將過程切割成小的指標,透過設定小指標,讓執行者確定沒有走偏或走錯路徑。 ❙ 3步驟輕鬆寫出Objective最終目的 任何方法的目的,都是企業往理想方向邁進。設定最終目的,主要提供員工前進的方向,引導到何處,進而產生競爭優勢是重要關鍵,所以第一步必須審視環境。環境的資料有兩種,一種是外部環境,另一種是內部環境。如果你對於撰寫「最終目的」很頭痛,以下3步驟將幫助你寫出專屬的理想國藍圖。 第1步:蒐集外部資訊 對外部環境的審視可以使用SWOT分析,建議只要特別回答自身的優勢﹙Strength﹚、機會﹙Opportunity﹚

閱讀旅圖:5W1H經典思考法

PEST、SF、3C、SWOT、價值鏈、PPM、STP、4P、AIDMA、AISAS、產品生命週期、〇〇流問題解決法、ㄨㄨ式創意發想法…等,各式各樣的商業架構,相信大家都略知一二,或是 曾 經使用過其中一、兩個方法。 的確,這些架構或思考工具是開闊思想、整理思緒的強大武器,只要適時適所地善加運用,還能作為加深思想的思考工具。 不過,現今的職場上,能 活用這些思考架構並做出成果 的人並不常見。為何會如此?職場上 究竟發生了什麼事呢?《 5W1H經典思考法:容易獲得成果的人都在用 》的作者渡邊,提出他的看法: 為了讓提案看起來更有內容,加入過多沒意義的架構去 分析的「虛有其表型」 只是習慣性地把資訊套進框架中,然後將其一一列出整 理的「實況轉播型」 不分青紅皂白地硬用架構,結果無法好好統整而使自己 陷入混亂的「弄巧成拙型」 這三種「架構症候群」已經蔓延在大街小巷之中。 這些症狀的共通點,就是不知道自己為何要用這些架 構﹙ 想找出什麼重點 ﹚。換句話說,架構症候群的人不擅 長讓思考化繁為簡,直搗核心問題。 明明學了很多架構及創造、思考法,卻無法適當活用。那為何不將複雜 轉 化至最簡單的手法呢? 在發現問題、構思點子、說服他人或解決問題時,將能開 闊視野且釐清本質的5W1H分散、拆解,或是組合。 光靠5W1H這個 簡單卻強大的思考工具, 就能做到許多你意想不到的事情。 ❙  以Big- Why回推「真正目的」 製造醫療相關產品的公司HogyMedical,當初也是如此。現在他們是製造針筒、手術刀、縫線等多種手術相關消耗品,創造高銷售純利﹙ 2017年3月期:16% ﹚的優良醫療相關器械製造商。 過去,他們 主要的販賣手法 是將產品拿去向醫師一一推銷, 因為他們認為自己只是賣 針筒或手術刀等物品的業者。 但是, 在重新審視「我們公司是為了什麼存在?」 「為什麼顧客不買我們的產品?」等目的﹙ Why ﹚之後, 他們發現顧客重視的並非「安全 的 在短時間內完成手術」; 更進一步察覺到 , 顧客追求的真正目的﹙ Big- Why ﹚是「增加一天內的手術數量,改善醫院的經營狀況﹙ 事業收益 ﹚」 。 於 是,Hogy Medical 以回推出來的結果,重新定義了公司的事業目的。 現在, 將自家製造的42種器材包裝成一包的「白 內障手術包」, 有了手術器具包之後,醫院的手術 前置準備時

動手來張心智圖-閱讀與繪製一次搞定-02

《職場心智圖-超簡單、高效能》  工人要蓋房子,最好先看過設計圖?知道房子長什麼樣子?想要學彈鋼琴,最好摸過鋼琴,讓手指試試按下琴鍵那一刻的觸感。 當你想學心智圖時,最好也先看過心智圖,並且學習如何看一張心智 圖,有「看」心智圖的經驗跟能力之後,我們學習「做」心智圖就更事半功倍。 一張心智圖色彩繽紛,排列的方式也與我們熟知的條列式大為不同?如何來閱讀心智圖,當然首先就得了解,如何正確閱讀心智圖,才能有『見林亦見樹』的效果。 閱讀一張心智圖,共分為三個步驟: 從 中心主題 (Central Image)的圖像開始,那是心智圖的焦點。 閱讀與中心圖像聯結的所有 主幹(Main Branch) 上關 鍵字。它相當於一個章節的標題,可以讓你瞭解心智圖的各個主題是什麼﹙※小叮嚀:看的順序,從右上角接續順時鐘﹚。 閱讀與Main Branch相連結的 支幹(Sub-Branch) 與次支幹 (Sub-Sub-Branch),它可以幫助你整理資料的關聯性及輕鬆記憶。   試試看,運用以上的三個步驟,來看看榜首筆記術,要如何才能考上台大電機系呢? 要認識心智圖,可以探其源頭。我們可以從認識這四位人物開始,每位人物都有其貢獻: 西北大學認知科學心理學家──柯林斯(Allan M. Collins)教授,於1960年代提出「語意網絡」(Semantic Network)。 康乃爾大學──諾瓦克(Joseph D. Novak),在1970年代與他的研究團隊提出「概念構圖」(Concept Map)。 英國大眾心理學家──東尼‧博贊(Tony Buzan),1974年透過《Use Your Head》一書向世人介紹「放射思考」(Radiant Thinking)模式的心智圖法。 華人心智圖法大師──孫易新(Mickey Sun),於1997年至英國博贊中心接受師資培訓,將心智圖法引進華人世界,並將課程從西方人的思維與學習模式轉換成適合華人、兼具西方與東方優點的本土化課程。 到底什麼是心智圖呢?心智圖﹙Mind Map﹚的概念定義是 「心智地圖」﹙Map of your Mind﹚,用一句話來說明,就是「呈現出大腦思考內容的一張圖」。所以,當你對一件事理解很透徹時,畫出來的心智圖就會簡單易懂,反之,若是因為自己的知識背景不足或是不清楚要理解的內容時,畫