「小蔡,客戶找你。」背後一聲大叫。小蔡心中的OS,找我做什麼?客戶不是應要找業務嗎?為何要找一直找工程師呢?
過去生產線的時代、操作機器設備的時代,哪需要表達能力,工程師只要操作好機器即可;但現在任何工作都要求表達,用專業的語言,快速面對面的溝通。工作職場上,更是劇烈的變化,天下雜誌「未來職涯最需要的能力」一文指出,表達能力變得前所未有的重要。
表達能力如何訓練?從寫報告、做科展、寫日記、寫週記、上台報告都是很好的訓練。上台,第一件事情想到的是簡報,想到簡報,就想到PPT,然後,就打開電腦,結果腦袋一片空白。
簡報達人王永福於《上台的技術》中提及,如何構思內容並激發好點子?就是善用便利貼整理想法,應是將PPT放一旁,先盡情的發想,一個想法寫在一張便利貼上。若真的沒有點,就善用看書、找投影片與聽演講,讓你創意泉湧。
簡報的事前的準備工作很重要,除了利用便利貼之外,也可運用心智圖法的自由聯想,作散發式的思考。接續,再利用邏輯聯想,將內容進行收斂,準備順序如下:
➊思考整個簡報的全貌:運用5W2H為基礎架構,然後依據題目進行適當的調整。
➋思考簡報的架構:在思考簡報架構的階段時,若發現有不足的資訊或想要補充的資料等,就應於心智圖的相關分支上做筆記以防遺漏。運用心智圖軟體的話,就能夠輕鬆地完成調整。
➌收集資訊:簡報架構中所欠缺的資訊必須透過書籍、網路乃至人脈:等管道著手收集,同時適當的調整分支內容,不需要並將其刪除。
➍思考簡報背景: 相關的要點為起承轉合的構思,找出結論、吸引聽眾的重點與開場技巧,這些都可以逐一加入心智圖中。
➎完成心智圖:由於心智圖所能傳達的內容是以架構為主,相關的補充資訊,例如:Google試算表…等檔案來作為補充,可以進行超連結。
➏模擬簡報進行流程:擴充簡報架構使其更為詳細之後,便要測試該簡報是否能在有限的時間內完成,將各分支內容所需的時間加總,即能估算整體的時間,而進行調整。
除了傳統的簡報架構之外,於《slide ology中文版:視覺溝通:讓簡報與聽眾形成一種對話》中提出一個概念-組成圖像系統。擁有圖庫對整個組織都有好處,因為員工能動用可重複使用的部份,不需要為了自己的簡報,屢次尋覓與產業相關的適當圖像,因而能提高生產力。員工需要的工具就在手邊,可以將注意力放在建立有效的內容,而非從頭開始建立元素。
公司如此,個人也是如此,我們也可利用Google 雲端硬碟或是如相簿加上心智圖的架構,將相片有系統的分類,如此的圖庫,可重複使用且能讓自己的簡報呈現一致的風格,這樣的支援系統將讓你專注在自己的思考上。書提及兩大系統:
- 照片:投入時間,蒐集一套仔細思考過的概念。照片應該要能組成有凝聚力的系統,仿佛是出自同一位攝影師所拍下的作品。各人最喜歡的網站為以上兩個,利用時間,由下而上的去思考與整理,就會慢慢的找出自己的風格。
- 插圖:可以使用購買的圖,讓風格呈現一致,以讓自己達到更佳的表示效果。運用插圖來呈現,簡報的效果將大為提升,千萬不要為省錢,而採用美工圖,這樣將會耗費大量的心思考,效果卻是不佳。產業秘訣是,投資圖庫,然後給大家免費使用,間接成為產業的標準。自己則是愛用iconfinder,推薦給的大家。
職場的溝通一直是重要的能力,不論是經理人還是自由工作者,簡報也是「溝通」的管道之一,製作簡報之前,運用心智圖的發散與邏輯的功能,試著去調和,讓我們的頭腦做出最大的發揮,做出合理的解釋、找出全面性的樣貌,將是簡報成功最大因子。
讓我們先有全貌的概念,然後再決定留下什麼、捨棄什麼?試試看,會有不一樣的發現…
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