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GoogleAPP的介紹與整合-04

《Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕》  

羅傑眼神專注,每週五正在進行工作報告,撰寫該週的專案進度,深怕一下子就錯過寄信的時間。一樣是專案經理的凱文,卻一派輕鬆。羅傑好心提醒凱文,難道你不知道老闆要出門,還不趕快處理,小心…哦!

凱文卻很輕鬆的回應,老闆昨日已經看過了,也給我一些指示。羅傑不太相信,又騙人。凱文展示用Google協作平台完成的專案計畫,老闆隨時看進度,而羅傑採用傳統電子郵件,老闆只能被動的被通知。

Google協作平台代表是主動,凱文隨時更新,老闆隨時可以看,掌握住時間,然而,羅傑很努力,每週老闆都要等他的報告。不同的數位工具,成就了不同的系統。

想成功將數位技術整合至專案管理當中並非一蹴可以成,需要妥善規劃和充分準備。第一步是瞭解這件事的重要性,以及有哪些工具可用,瞭解有哪些技術可能派上用場。

科技可以在職場中創造一個更貼近現實世界的環境,讓團隊成員做好充分準備,以進入連結日漸緊密,且全球性競爭激烈市場。此外,有許多科技可協助團隊妥善規劃日常作業程序。


 
  
G Suite目前分為企業版與教育版,興正目前使用的是G Suite企業帳號,發現許多功能與目前免費帳號是一致,初期接觸的夥伴,可以先申請免費帳號開始進行練習。免費固然是一大優點,但最棒的是,善用這些工具不僅貼近的需求,而且還能協助您開創許多不同溝通方法,讓您的團隊更有溝通上更效率,作業程序上更有次序,關鍵在於保持一致的訊息。

以下就這一次會用到的GoogleAPP,進行簡單的說明與介紹:


Google 雲端硬碟:顧名思義是雲端上的硬碟,可供儲存所有檔案,包括作文、設計、繪圖、錄音檔和影片等各種資料!「雲端硬碟」一般帳號為15G,企業版可以申請至無限量儲存空間,若是無限量的空間,會多一個功能為小組雲端硬碟。
從此不再害怕電腦當機會導致資料遺失。


可以透過任何裝置存取檔案,最棒的是,再也不必儲存檔案,每次當您進行編輯時,雲端硬碟便會自動儲存變更,若是應用Windows系列的文件,還可以進行版本的儲查。


Google 協作平台:建立專案管理的網頁,整合GoogleAPP之用,讓團隊的溝通,更加順暢。
Google 文件﹙等於Word﹚:可以透過智慧編輯和樣式設定工具,輕鬆設定內文和段落格式。為讓文件更加生動活潑,能加入連結、圖片、繪圖和表格。
Google 試算表﹙等於Excel﹚:建立試算表來分析資料,並可將資料製成圖表以圖像化的方式來呈現。
Google 簡報﹙等於PPT﹚:進行簡報的絕佳利器,利用雲端協同合作,不怕被俢俢改改。


Google 表單:快速建立問卷調查來收集資訊,同時連結Google試算表,進行試算與分析。
Google 繪圖:透過形狀、文字和圖片來製作圖形和流程圖。


Google 日曆:安排行程、日曆和預約事項,是時間管理的主要軟體。
Gmail:電子郵件、通訊錄、工作表和通訊。運用Tasks即能與Google日曆結合。
Google Hangouts:進行即時視訊會議和通訊。



專案管理之中,若能選擇適當的工具,必能減輕團隊的壓力。關鍵是必須清楚瞭解特定工具的基本功能,就能選出適當的工具來執行工作。GoogleAPP軟體具備以下三個關鍵,是讓人愛不釋手也是專案管理人員最佳輔助的利器:

  1. 即時分享:今天的檔案,能分享給我嗎?不好意思,我沒帶身上,明日再處理。運用雲端工作,立即即可以處理,省時省事。
  2. 團隊協作:簡報完成了,請大家給我一些建議。傳統的模式,就發出一封信,大家回饋之後,又要重新整理。若是經由共同協作,就不需再重新彙整,即可完成,不論是同步的溝,還是不同的溝通。
  3. 不限裝置:GoogleAPP是利用瀏覽器工作,因此不需安裝任何軟軟體,只要利用帳號登入即可,不論是在重要場合筆電出狀況,還是需要支援的時候,只要連上網可。
若要閱讀下篇文章之前,請學習夥伴可以申請一個Google App帳號,指的就是Gmail了喔!同時也要請各位下載軟體叫Xmind8,請上網搜尋與安裝,以利接續文章的閱讀與學習。

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個人年度計劃﹙職涯發展﹚ for 2020

5、4、3、2、1…新年快樂,新年新希望…﹙不變的台詞,變化的歲月﹚

「煙火好像沒有比從前好看,但還是不自覺地走過來。真希望明年能到世界各地去旅行,不再被一堆鳥事圍繞!!」看著煙火的Sandy,自然地脫口而出。「這不是跟去年一樣嗎?又是去旅行,S小姐,能點些別的嗎?」Sandy最要好朋友,一旁吐糟說…
旅行,不是許願就好,總是要做點什麼吧??每個人心中都有想做的事,只是有人經常想,有人只有在「特別節日想」,例如:12/31、或是生日時,有人費了很大的勁,也不太清楚自己要許什麼願望,因為想要的太多。

秋高氣爽的九月,公司會開始例行性進行一項計畫,就是設定明年目標。光是為公司想明年的目標,再加上今年底公司要檢討今年成果,早已有些焦頭爛額,再也找不出時間為自己想想,自己需要的是什麼?

每年都為達成公司的使命而努力,自己的願望清單早已深埋工作中,難道這是上班族無法扭轉的宿命嗎?回想起,就有些許不甘心,為何我變成現在這個樣子?

古有云:「你想什麼?就會去做什麼?然後經驗什麼?你就是什麼?」我們都希望明天的我,變得比今天更好更進步。期待未來的生活與過去不同,享有人生不同面貌,實踐自己的夢想。

夢想很大,有點摸不著頭緒,容易讓人感覺是混亂的,那倒不如從一個點出發。想要重整人生,或許年度計畫是一個不錯的起點。

如何來展開年度計畫呢?當我們覺得混亂的時候,擺脫方法超簡單,解法就在各位的手機上。當我們把玩著手機時,發現有點混亂時,會想到回到原始點,此時,會直覺按Home鍵。年度計畫也是一樣,要先找到一個起始點,按下Home鍵是一個不錯的方法。


年度計畫的Home鍵是什麼呢?其實,它是一個人生的參考點。探索人生參考點的方法有很多,推薦一個方法給大家,就是生命之輪。運用生命之輪的八個面向﹙分別為:工作、學習、家庭、健身、休閒、人脈、靈性、理財﹚進行反思,如同Home鍵,用來找到年度計畫的起始點。

生命之輪的操作方式為,將八個面向分為滿意度與時間配置。最滿意為10分,不滿意為0分。利用十分鐘的時間,就可以得出兩個輪子樣貌,不知您手上的形狀為何?是圓滑平衡?還是奇形怪狀?

完成之後,問問自己為何會有這樣分數?有什麼樣高峰經驗可以回想?從高峰經驗中獲得什麼?想要改善的是什麼?這就是年度畫的Home鍵,找到立足點,就知悉自己目前處境為何?依據這樣的結果來設定年度計畫,就會有所依據,進退之間能夠拿捏。

接續,開始構思年…

Evernote筆記進階搜尋技巧-07

《數位職人必備的超效知識管理術》 搜尋,是改變人類學習樣貌的兩個關鍵字。過去,是一個擁有知識為王的年代,有知識佔盡先機。但近年來,人們學習的方式產生很大的變化,在這個網路上幾乎什麼都查得到的年代,「補習」、「上課」似乎慢慢過時了。

Google認為,現代人需要的不是課程,而是「經驗值」。若要能快速吸收好的經驗值,自己也需要下一些功夫,需要有一些先備的知識。在自己打造的圖書館﹙Evernote﹚內搜尋,就是一個重要的起始點,若發現不足,再以這些知識為背景,向外去延伸與求助時,目標與範疇明確,進而漫遊於網路知識海時就不會迷失。
於Evernote中搜尋,廣義而言,個人總共分以下三種:
搜尋語法:利用關鍵字或是程式語法標籤記事:利用標籤,串接不同的「記事本」的「記事」記事內連結:利用「記事」內部超連結,變成一個知識網,如同大腦一樣,可以利用聯想找您需要的內容這一篇文章,將專注於第一種類別的介紹,讓大家知悉相關的語法。要於Evernote中搜尋,可以直接使用我們已學會搜尋技巧,不過,Evernote也有進階的語法﹙參考網址於最下方﹚,讓我們來嚐試應用,一起來操做。

關鍵字搜尋
於右上角搜尋的欄位中,鍵字您要搜尋的內容:
不確定需要的資料的位置時,想要擴大搜尋範圍:any: 專家 知識管理已確定需要的資料所含的關鍵字,想要縮小搜尋範圍:專家 知識管理﹙去除any: 這個語法﹚若記得「記事」的標題,可以直接搜尋標題:intitle:知識管理※小秘技:搜尋時可以加入 “知識管理"﹙雙引號﹚來找出完全符合這個詞組的「記事」,或是透過「 -專家 」在搜尋時排除有出現 “專家“ 關鍵字的「記事」。

利用時間搜尋找回憶
機器幫我們「快速」找資料,人類則賦予這些資料存在的「意義」,時間流是人重要的認知,運用對時間的概念加上語法來搜尋,可以如此來巧妙搭配應用:
想知道過去一週使用Evernote的狀況:created:week-1想知道過去一週完成哪些事情:reminderDoneTime:day-7﹙若要有結果,記事內含核取方塊且勾選完成之記事﹚想知道2017這一整年收集的資料:created:20170101 -created:20171231
強化資源應用的方法
書是我們最好的朋友,但很多時候,我們並未充份使用它。我將有關於書的「記事」,建立一則範本給記錄書籍用。書買來之後,利用「記事」範本來記錄…

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